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「この集計、関数を組むだけで1時間かかってしまった……」
「マクロができれば楽なのに、勉強する時間がない」
日々の業務で、こんなふうにExcel作業に時間を奪われていませんか？データの整理や複雑な計算式の組み立ては、集中力を要する上にミスも許されない、意外とストレスのたまる作業です。
もし、これらの作業を「会話」するだけでAIが代行してくれるとしたらどうでしょう。
ChatGPTを活用すれば、Excel業務の劇的な効率化が可能です。関数の作成から面倒なデータ整理、さらには高度なデータ分析まで、AIがあなたの専属アシスタントとしてサポートしてくれます。
本記事では、ChatGPTをExcelで活用する3つの基本パターンに加え、実際に筆者がChatGPTを使って検証した「本当に使える」活用テクニックをご紹介！今日からすぐに試せる内容ばかりですので、ぜひ参考にしてください。
まずはExcel業務でChatGPTを活用する際の、代表的な3つのアプローチをご紹介します。それぞれ手軽さやできることが異なるため、自分に合った方法を選びましょう。
最もシンプルで、誰でもすぐに始められる方法です。WebブラウザでChatGPTを開き、「〇〇をする関数を教えて」と質問して、返ってきた答えをExcelに貼り付けるだけで任意の関数を設定できます。
メリット: 無料で使えて、特別な設定が不要。
デメリット: 画面を行き来する必要があるため、大量の処理には向かない。
Excel自体にChatGPTの機能を追加する「アドイン」を使用する方法です。Apps Do Wondersが開発した「ChatGPT for Excel」などのアドインを導入すると、セルの中に`=AI("質問内容")`のように直接AIへの指示を書き込めるようになります。
メリット: Excelの画面から離れずに作業が完結する。大量のデータ処理もドラッグ操作で一括適用できる。
デメリット: 多くの機能を利用するにはAPIキーの取得や、有料プランへの加入が必要になる場合がある。
ChatGPTにExcelファイルを直接アップロードし、分析や加工を丸投げする方法です。「このデータの傾向を分析して」「グラフを作って」と指示するだけで、AIがファイルを読み込んで実行してくれます。
メリット: 基本的な「データ分析」機能は無料プランでも利用可能。CSVやExcelなどのファイルをアップロードして簡易的な分析やチャート作成ができる。
デメリット: 機密情報の扱いに注意が必要（設定で学習除外は可能）。
ハイパーオートメーションツール「Yoom」とChatGPTを組み合わせて様々な業務を自動化できます。たとえばフォーム回答をもとにChatGPTで文章を生成し、Googleドキュメントで書類を発行するなどといった複数ツールとの連携も可能。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀
ここからは、実際に私がChatGPTを使ってExcel業務をどれくらい効率化できるのか検証した結果をご紹介します。「こんなことまでできるの？」という驚きの活用法をご覧ください。
「もしA列が5万以上なら『Aランク』、3万以上なら『Bランク』、それ以外は『Cランク』と表示させたい…」
こういった条件分岐、IF関数を何重にも入れ子にする必要があり、慣れていないと括弧の数などでエラーになりがちです。
そこで、ChatGPTにこのように指示してみました。
プロンプト（指示）
> 「Excelで、A2セルの値が50,000以上なら『A』、30,000以上なら『B』、それ以外なら『C』と表示する関数を作ってください。」
結果、一発で下記の関数が生成されました！ChatGPTからは以下のような回答が返ってきます。
> =IF(A2>=50000, "A", IF(A2>=30000, "B", "C"))
早速、生成された関数をデモデータにコピペしてみました。すると添付画像のように、E列に関数を入れることでA列の値を参照してランクが自動的に入ってくるように設定できました！
今後は「VLOOKUP関数で別シートからデータを引っ張りたい」といった、少しややこしい関数も、シート名と列の条件を伝えるだけで正確な数式を教えてくれます。エラーが出て確認をする手間が省けますし、関数を覚えたり関数について一から調べる必要もありません。
💡ポイント
ChatGPTが生成した関数でもエラーが出ることもあります。エラーが出た場合、エラーの画面をスクリーンショットで画像化し、エラーの原因をChatGPTに尋ねればOK。トラブルシューティングもAIに任せることで、より効率化できます。
顧客リストなどでよくあるのが、「東京都新宿区〇〇」のように住所が1つのセルにつながってしまっているケースや、半角・全角が混在しているデータです。これを手作業で修正するのは大変ですよね。
ここでは、アドイン機能（またはブラウザ版へのデータ貼り付け）を使って検証しました。
入れてみたAI関数：
> =AI.ASK("住所 '" & B2 & "' を分割し、都道府県を返してください")
結果、AI関数を入れるだけで分割に成功しました！もちろんExcelの標準機能にも「区切り位置」指定などはありますが、AIのすごいところは「東京都」「神奈川県」といった都道府県の文字数を自動で判別し、文脈を理解して分割してくれる点です。
1点注意すべき点は、AI関数もChatGPTで生成した方が早いという点です。AI関数にも半角ルールなどのフォーマットがあるため、ChatGPT上でAI関数も生成するとエラーが少なくスムーズに進められるでしょう。
さらに、表記ゆれを修正する検証も行ってみました。
入れてみたAI関数：
≻ =AI.ASK("以下の住所の表記を統一してください：「" & B2 & "」。「（株）」を「株式会社」に変換してください。")
「株式会社」と「（株）」が入り混じっていた住所ですが、E列に上記のAI関数を入れることで表記ゆれをなくすことが出来ました！このようなデータクレンジング（整形）作業においては、AI関数が大いに役立つでしょう。
最後に、ChatGPTの「Data Analysis」機能を使い、ダミーの売上データファイルをアップロードして分析を依頼しました。
