フォームの問い合わせ内容をChatGPTで要約してMicrosoft Excelに追加する

■概要

フォームから寄せられる問い合わせは、内容の確認や要点の把握、管理表への転記など、対応に手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合、担当者の負担が大きくなり、対応の遅れや抜け漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け付けた問い合わせ内容をChatGPTが自動で要約し、その結果をMicrosoft Excelに自動で追加できます。一連のタスクを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせをMicrosoft Excelで管理し、手入力に手間を感じている方
• ChatGPTを活用して、問い合わせ内容の要点把握や分類を効率化したいと考えている方
• 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信後の内容確認から要約、Microsoft Excelへの転記までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
• 手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎ、ChatGPTによる要約で問い合わせ対応の品質標準化にも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、問い合わせを受け付けるためのフォーム項目を設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、フォームで受け取った内容を要約するようプロンプトを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、ChatGPTが要約した内容やフォームの受付情報を指定のファイルに行として追加するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTのオペレーションでは、フォームで受け取った内容を基に、要約する際の言葉遣いや詳細度、出力形式などをプロンプトで任意に設定できます。
• Microsoft Excelのオペレーションでは、問い合わせ内容を追加するファイルやシート、データを挿入する列などを任意で指定してください。

■注意事項

• ChatGPT、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は下記をご参照ください。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。