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タスクの見落としや入力ミスが発生すると、その後の業務に影響を及ぼしかねません。
そういった人的ミスを防止するために、ChatworkとBacklogを連携し、Chatworkにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する自動化の導入をおすすめします。
この自動化を導入すれば、Chatworkにメッセージが投稿されるたびに、手作業でBacklogに課題を追加する手間が省けます。
これにより、正確かつスピーディーなタスク確認や業務遂行を実現できるでしょう。
ChatworkのメッセージからBacklogに課題を自動追加することで、タスクの追加漏れや抜けを防止できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業担当者が顧客要望をChatworkで共有すると、その内容がBacklogの課題として追加されるため、タスクの追加漏れによる作業遅延を回避できます。</span>
これにより、信頼性の高いタスク管理の実現が可能になるでしょう。
また、この自動化は手作業でのタスク追加の手間を省くだけでなく、スムーズなタスク確認や業務遂行ができるといったメリットがあります。
Chatworkのメッセージ内容を基に、Backlogに課題を自動追加することで、タスクの優先度を把握しやすくなるでしょう。
たとえば、Chatworkから受信した全てのメッセージ内容をBacklog側で優先度を高く設定できます。
これにより、<span class="mark-yellow">タスクの優先度が明確化され、優先的に処理するタスクの判断が容易になるでしょう。</span>
その結果、チーム内の業務が進めやすくなり、優先度が高いタスクの処理がスムーズに進められるはずです。
Chatworkのメッセージ内容をBacklogの課題として追加する自動化を導入すれば、タスク管理を一元化できます。
たとえば、<span class="mark-yellow">Chatworkで顧客からの問い合わせを共有している場合、自動的にBacklogに課題が追加されるため、複数のシステムの移動が不要になります。</span>
これにより、Backlogで課題を追加するために、Chatworkのメッセージ内容を確認する必要がなくなるでしょう。
このように、Chatworkのメッセージ内容がBacklogの課題として一元化されることで、チーム内でのタスク処理が円滑に進められるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Chatworkにメッセージが投稿があったら、Backlogに課題を追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Chatworkのメッセージ投稿をAPIで受け取り、BacklogのAPIを介して課題を追加することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ChatworkとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Chatworkのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるのでそこからChatworkを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインしましょう。
続いて、Backlogのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同じように、検索欄でBacklogを検索するか、一覧から探しましょう
以下の画面が表示されるので、「ドメイン」を設定してください。
ChatworkとBacklogがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページから変更してください。
最初に、Chatworkの設定を行うので、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Backlogの設定を行うので、「課題の追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
次に、「課題の件名」を設定しましょう。
今回は例として、Chatworkの「メッセージID」を件名として表示する前提で設定を行います。
Chatworkのアウトプットを活用して設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
スクロールし、「課題の種別ID」を候補から選択するか、説明の通りに設定してください。
枠内をクリックすると候補が表示されます。
次に、「課題の優先度」を設定しましょう。
「低・中・高」の中から選択します。
「課題の詳細」にChatworkのメッセージ内容を活用する場合は、以下のように設定しましょう。
他にも必要な項目があれば、設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもChatworkとBacklogを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Chatworkで特定のメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を自動登録するフローです。
今回のテンプレートと異なるのは、特定のメッセージ投稿をトリガーとし、Backlogに課題を追加する点です。
指定した語句を含むメッセージが投稿されたら、課題を追加できるため、顧客要望や業務依頼といった内容のタスクを追加できます。
2.Backlogに課題が追加されたら、自動的にChatworkに通知するフローです。
課題追加がChatworkに通知されるため、タスクの確認をスピーディーに行いたい方に最適です。
タスクの共有がスムーズに行われるので、タスク確認が遅れる心配がなくなるでしょう。
3.フォームに回答があったら、自動的にBacklogに課題を追加し、Chatworkに通知するフローです。
フォームの回答内容がBacklogの課題として追加されるので、顧客からの問い合わせ対応に活用できます。
Chatworkに通知することで、タスクの見落としを防ぐことができます。
Chatworkのメッセージ内容に基づいたBacklogへの課題の自動追加は、タスクの優先度が明確になり、スムーズな業務進行が実現できるかもしれません。
Backlogの優先度を「高」に設定しておくことで、タスクを優先的に進められます。
これにより、優先度に応じて業務を進められるため、重要タスクの処理がスムーズに行われるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを利用し、タスク追加の手間を省いて、作業時間を短縮しましょう。
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