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日々の業務の中で、特定の社員の情報をすぐに確認したい場面は意外と多いですよね。
例えば、Chatworkで社員に関するやり取りがあった際に、手動でHRMOSを開いて検索するのは手間がかかります。
そこで今回は、Chatworkにメッセージが投稿された際に、自動でHRMOSから該当する社員を検索し、結果を通知する方法をご紹介します。
この連携によって、業務の効率化が期待できますよ！
普段からChatworkとHRMOSを活用している方は、このブログの手順に沿って設定するだけで、ノーコードで連携と自動化を実現できるので、ぜひ参考にしてください。
ここからは、Yoomのテンプレート【Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して通知する方法】という連携フローを使って設定の解説をします。
■概要
Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSに連携して社員を検索し、検索内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の登録情報を管理する必要のある方
・事務職員やオフィスマネージャー
・人事部の担当者
・企業から業務委託を受けている社会保険労務士など士業の方
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・登録のメールアドレスをChatworkに送付し、それを基に登録内容の検索をし内容を取得できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Chatworkへのメッセージ送付のみで詳細情報が取得できるため、時間を短縮し業務を効率化します。
・従業員情報の取得・検索にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
・使い慣れたChatwork上で社員情報を検索できるため、従業員にとって利便性の向上を図ることができます。
・従業員はChatworkを通じて必要な社員情報を取得でき、情報へのアクセス性が向上して業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Chatwork、HRMOSのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
Chatworkにメッセージが投稿された場合、Chatwork APIを使用してメッセージを受け取り、HRMOSのAPIを活用して該当する社員を検索し、通知を行うことができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもChatworkとHRMOSの連携を簡単に自動化できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)HRMOSのマイアプリ登録には、アクセストークンの取得が必要です。
あらかじめHRMOSにログインし、取得してください。
まず、HRMOSに管理者権限でログインし、Admin画面に遷移します。
Admin画面で「会社」タブを選択し、サイドメニューの「Adminの設定」を選択します。
「Adminの設定」ページで「API」タブを選択し、新たにAPIトークンを生成します。
トークン生成時のポップアップで、トークンの名称と権限を選択してください。
権限は既存のグループから選択が可能です。（デフォルトの「管理者」グループは使用できません。）
もし、グループの作成がまだの場合は、「Adminの設定」ページの「グループ」タブからグループを作成し、「社員情報の権限」「部署情報の権限」タブから必要な権限をグループに付与してください。
生成したトークンをコピーしてください。
詳しくはこちらを参考にしてください。
HRMOSのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Chatwork」と「HRMOS」を１つずつ検索します。
Chatworkを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。
ChatworkのユーザーアカウントIDの確認方法 | Yoomヘルプセンター
同様にHRMOS勤怠を選択したら、事前準備で取得した情報を基に必要事項を入力し、「追加」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSに連携して社員を検索し、検索内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の登録情報を管理する必要のある方
・事務職員やオフィスマネージャー
・人事部の担当者
・企業から業務委託を受けている社会保険労務士など士業の方
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・登録のメールアドレスをChatworkに送付し、それを基に登録内容の検索をし内容を取得できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Chatworkへのメッセージ送付のみで詳細情報が取得できるため、時間を短縮し業務を効率化します。
・従業員情報の取得・検索にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
・使い慣れたChatwork上で社員情報を検索できるため、従業員にとって利便性の向上を図ることができます。
・従業員はChatworkを通じて必要な社員情報を取得でき、情報へのアクセス性が向上して業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Chatwork、HRMOSのそれぞれとYoomを連携させてください。
1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 社員を検索」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「社員を検索」を選択し、必須項目を入力します。
3) 必須項目を入力してください。
検索キーワードは候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2)アクションは「メッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力してください。
メッセージ内容は候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。
これで【Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して通知する方法】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSに連携して社員を検索し、検索内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の登録情報を管理する必要のある方
・事務職員やオフィスマネージャー
・人事部の担当者
・企業から業務委託を受けている社会保険労務士など士業の方
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・登録のメールアドレスをChatworkに送付し、それを基に登録内容の検索をし内容を取得できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Chatworkへのメッセージ送付のみで詳細情報が取得できるため、時間を短縮し業務を効率化します。
・従業員情報の取得・検索にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
・使い慣れたChatwork上で社員情報を検索できるため、従業員にとって利便性の向上を図ることができます。
・従業員はChatworkを通じて必要な社員情報を取得でき、情報へのアクセス性が向上して業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Chatwork、HRMOSのそれぞれとYoomを連携させてください。
上記の連携以外にも、ツールを組み合わせることで様々な自動化が可能です。
YoomにはChatworkやHRMOSを使った自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。
1.Chatworkでメッセージが投稿されたらHRMOS勤怠に打刻を登録する
このテンプレートは、Chatworkでメッセージが投稿されると、自動でHRMOS勤怠に打刻を登録する仕組みです。例えば、リモートワーク時に「おはようございます」とChatworkに投稿すると、そのまま出勤時刻として記録されます。手動での打刻忘れを防ぎ、勤怠管理の正確性向上が期待できます。これにより、日々の業務負担を軽減できます。
■概要
Chatworkで出退勤の連絡を受け、その都度HRMOS勤怠に手動で打刻するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業による打刻漏れや入力ミスは、正確な勤怠管理の妨げにもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定メッセージをトリガーにHRMOS勤怠へ自動で打刻登録が可能になり、こうした日々の繰り返し業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してChatworkに通知する
このテンプレートは、HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを自動で検知し、Chatworkに通知を送る仕組みです。
例えば、総務や人事部が手動で確認する手間を省き、従業員に素早くリマインドを送ることができます。
これにより、打刻漏れを早期に修正できるため、勤怠管理の正確性が向上し、給与計算時のミス防止が見込めます。
■概要
HRMOS勤怠で前日の勤怠漏れを検知してChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもアプリ同士を簡単に連携できます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HRMOS勤怠を活用して勤怠管理を行っている企業
・HRMOS勤怠を利用しているが、従業員の勤怠漏れを手動で確認する作業に負担を感じている方
2. 社内ツールとしてChatworkを利用している企業
・勤怠漏れの情報を見落とすことなく、確実かつ正確に通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、HRMOS勤怠上の前日の打刻漏れを自動的に検知し、Chatworkに通知を送ることができます。
すぐに勤怠漏れに気づくことができるため、修正作業を迅速に行えます。
これにより、勤怠管理の正確性が向上し、従業員の労務管理にかかる負担が軽減されます。
さらに、HRMOS勤怠に直接アクセスすることなく打刻漏れを確認できるため、管理者は手間をかけずに勤怠状況を簡単に把握できるようになります。
この連携により、日々の業務が効率化され、生産性向上に寄与します。
■注意事項
・HRMOS勤怠とChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する
このテンプレートは、Chatworkでメッセージが送信されると、AIが投稿内容を解析し、必要なテキストを自動で抽出してMicrosoft Excelに追加する仕組みです。
例えば、営業部がChatworkで共有した顧客対応内容を自動で整理し、エクセルに記録することで、データ入力の手間削減が見込めます。
これにより、手動入力のミスを防ぎ、業務の効率化や情報の一元管理が期待できます。
■概要
Chatworkに投稿される日報や問い合わせ内容などを、都度手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Chatworkへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが内容を解析し、必要な情報だけをMicrosoft Excelに自動で追加するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
従来は従業員からの問い合わせがChatworkに投稿された際、担当者が手動でHRMOSを検索し、該当する社員の情報を確認してから対応していました。
しかし、Chatworkに投稿された内容を基にHRMOSで社員を自動検索し、適切な担当者へ通知することで、手作業を削減し、業務のスピードアップが期待できます。
この自動化によって、問い合わせから対応までのプロセスがスピーディーに行われるため、時間短縮が見込めます。
例えば、緊急の対応が必要な場合でも、素早く情報が共有されるため、業務効率向上が期待できます。
手作業による検索や通知では、入力ミスや見落としが発生するリスクがあります。
でも、HRMOSとの連携により、自動で社員情報を検索し、正確に通知できるため、ヒューマンエラー防止が期待できます。
例えば、新規プロジェクトのメンバーを選定する際、自動化によりChatworkの情報を元にHRMOSで正確な社員データを取得し、適切なメンバーに通知できるため、プロジェクトの立ち上げ時のミスを防ぎ、スムーズなスタートが期待できます。
ChatworkとHRMOSの連携により、関係者全員が素早く必要な情報を受け取れるため、情報共有の遅延や行き違いの防止が期待できます。
例えば、新しい社内ルールや人事異動の情報を全社員に周知する際、手動で各部署に情報を伝えるのは時間と手間がかかります。
しかし、自動化によって、HRMOSの社員データを活用し、Chatworkを通じて一斉に情報を通知することができるので、全員が同時に最新の情報を取得できます。
これにより、組織全体でのスムーズな情報共有が見込めます。
今回は、Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して通知する方法をご紹介しました。
ChatworkとHRMOSの連携は、社内業務の効率化と情報共有の効率化が期待できます。
自動化によって手作業によるミスや対応の遅れを防ぎ、正確な業務運営が見込めます。
特に、人事・総務部門ではこの連携によって日々の業務負担を軽減し、戦略的な業務に時間を割くことも期待できます。
また、Yoomを活用すれば、ノーコードで連携設定が可能です。
初心者でも導入しやすいので、ぜひこの機会にChatworkとHRMOSの連携による自動化を検討してみてください！
