2024/10/31
アプリ同士の連携方法

【クラウドサイン×LINE】契約完了を素早く通知するアプリ連携術!

a.ohta

目次

「契約を交わす」という行為は企業にとって重要なことであり、定期的に行う必要がある定型業務であると言えるでしょう。そして契約を締結した後は、商品を発注したりなど、次のフェーズへ移行することとなります。
今回はこのような<span class="mark-yellow">契約締結後のフェーズの移行をスムーズに行えるようになるアプリ連携を紹介しましょう!</span>
連携するアプリはクラウドサインとLINEです。まずは連携により得られるメリットを2つ見ていきましょう。

クラウドサインとLINEを連携するメリット

メリット1: 次のフェーズへの移行がスムーズになる

今回の連携により、クラウドサインで契約の締結がされたらLINEに通知が届くようになります。プライベートで使用しているLINEへ通知が来れば、確認を素早く行えるでしょう。これにより、契約締結後のフェーズへの移行がスムーズになるはずです。
例えば売買契約の場合、クラウドサインを用いて契約書を作成・送付した後は、契約が結ばれるまで商品やサービスの準備にとりかかれません。気持ちとしてはすぐにでも準備に入りたいところですよね。
このような場合において、今回の連携を導入しておけば、契約が締結されたことをいち早く察知できるようになるため、時間を無駄なく使えるようになります。

メリット2:把握漏れを防ぎやすくなる

個人のLINEへ通知が届くことにより、クラウドサインを確認に行かなくても、契約が締結されたことを把握しやすくなります。
規約書を送付してから時間が経ってしまうと、契約が結ばれたのか、保留になっているのか、どちらなのかわからなくなることはありませんか?特に様々な契約を幾度も交わしていると、どの契約がいつ結ばれたのか把握しにくくなってしまいます。
今回の連携により、個人LINEに通知が届くことでこのような把握漏れが起こりにくくなることが期待できます。クラウドサインを開いて確認する手間も省けるでしょう。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください!

上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

クラウドサインとLINEの連携フローの作り方

ステップ1:クラウドサインとLINEをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックします。


ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

クラウドサインとYoomの連携

1.検索する
表示されたボックスにクラウドサインと入力し、クラウドサインのアイコンを選択してください。

2.ログインする


上記の画面が表示されます。アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
詳細は、クラウドサインのマイアプリ連携をご確認ください。

3.追加をする
必須項目の入力ができたら、右下の追加ボタンをクリックします。

上記の表示がされれば、連携完了です。

LINEとYoomの連携

1.トークルームの作成
グループLINEに通知をする場合は、あらかじめルームを作成しておきましょう。

2.検索する
LINEのアイコンをクリックします。
※LINE公式アカウント、LINE、LINE WORKSの3種類があるため、ご注意ください。今回の連携で使用するのは「LINE」となります。

3.ログインする

上記の画面に移行します。赤枠の任意の方法で登録しましょう。
QRコードの場合、ログインが素早く完了するためおすすめです。

4.トークルームを決める

先に進むと上記の画面に移行します。
赤丸の部分がトークルームのアイコン、赤枠の部分が選択したトークルームになっています。
LINEに登録済みのトークルームが一覧表示されるため、クラウドサインで契約締結がされた通知を受け取りたいルームを選択し、「同意して連携する」を押してください。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

以上でクラウドサインとLINEの連携が完了しました。
次はコピーしたテンプレートを用いて、フローボットの設定に参ります。

ステップ2:クラウドサインからデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く


画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択
クラウドサインのアイコンの「書類の締結が完了したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.テストの実行


起動間隔の設定が完了後、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、クラウドサインの設定は完了となります。

ステップ3:LINEに通知を行う設定

1.アプリと連携する
LINEのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.メッセージ内容の設定

LINEへ通知するメッセージを決めましょう。
クラウドサインから取得したデータをメッセージに挿入できるため、設定を行います。ボックスをクリックしてください。

クラウドサインのアイコンの「書類の締結が完了したら」を選択してください。


クラウドサインから取得したデータが一覧表示されます。LINEへ通知したい内容をクリックし、挿入しましょう。


挿入できると画像のように表示されます。

3.レイアウトを整える

必要なデータを挿入し終えたら、レイアウトを整えましょう。

改行や記号を用いることで、メッセージの読みやすさが向上します。

4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFのため、ONにしましょう。

以上でクラウドサインとLINEを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知する

クラウドサイン・LINEを使ったその他の自動化例

他にも、LINE公式アカウントとLINEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.クラウドサインで書類のステータスが変更されたら、LINEに通知する

クラウドサインで書類のステータスが変更されたものだけを通知することもできます。今回のフローボットと併用することで、より利便性が増します。

2.クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知

LINE WORKSとの連携にも対応しています。メインコミュニケーションツールにLINE WORKSを使用しているのであれば、こちらがおすすめです。

3.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

締結した契約を別ツールで管理していませんか?契約内容に詳細を付け加えたりなど、必要なデータをまとめているのであれば、Microsoft Exceと連携してデータ転記を自動化しましょう。

まとめ

契約を締結した後の流れがスムーズになれば、業務が滞りなく運び効率が向上するでしょう。
また、今回の連携により、締結された契約の把握漏れを防ぎやすくなるはずです。通知業務を簡略化できれば業務負担の軽減も期待できるため、事務作業を素早くこなしやすくなります。
Yoomでは他にも様々なフローボットテンプレートを用意しているので、この機会にぜひご覧ください。

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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