コラボフローとkintoneを連携して、コラボフローで承認が完了したらkintoneのレコードを更新する方法

ステップ1:コラボフローとkintoneをマイアプリ連携

まず、コラボフローとkintoneをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、コラボフローとkintoneを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜コラボフローの場合＞

・アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力し、「追加」をクリックします。
続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを参考にしてください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

ステップ2:テンプレートをコピー

コラボフローとkintoneを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるコラボフローの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではコラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー コラボフローで承認が完了したら」をクリックします。

3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。

5.テストが成功したら保存します。

6.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。

7.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

8.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを設定してテストを行います。
※文書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コラボフローで承認が完了したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功すると、コラボフローから取得した申請情報がアウトプットに表示されます。
アウトプットの「項目1」「項目2」という表示を、こちらのヘルプページを参考に変更して保存します。

ステップ4:kintoneの設定

最後に、kintoneのレコードを更新する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

3.更新したいレコードの条件を設定します。
※左枠にはkintoneの項目を設定し、右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から対応する値を設定します。下記画像は、従業員情報の更新をコラボフローで本人が申請した際の設定で、kintoneの「氏名」に登録されている値とコラボフローの申請者名の値が一致していることが前提となります。

4.更新後のレコードの値を設定します。
※コラボフローの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※更新しない項目は空欄にしておきます。

5.テストを行い、成功するとkintoneのレコード情報が更新されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、コラボフローで承認が完了するたび、kintoneのレコードが自動更新されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

コラボフローとkintoneを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.コラボフローで申請が承認されたらkintoneにタスクを追加する

コラボフローで申請が承認された内容をkintoneに自動追加するテンプレートです。
この連携により、申請内容を手動でkintoneに転記する作業を削減し、業務効率の向上が期待できます。

2.kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する

「kintoneのステータスが更新されると、コラボフローで申請書が自動申請されるテンプレートです。
この連携により、申請内容を作成する際の人為的ミスを防止でき、正確な業務プロセスが実現するでしょう。

3.kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する

kintoneのステータスが更新されると、コラボフローで申請が自動的に行われ、帳票が作成されてメールで送付されるテンプレートです。
この連携により、手動作業を削減でき、担当者の負担を軽減できるでしょう。

コラボフローとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1:人為的ミスの削減

コラボフローで承認された申請内容を、kintoneに手動登録する場合、人為的ミスが発生することがあります。
登録内容に間違いがあれば、その情報をもとに仕事を進めることでタイムロスになったり、顧客に迷惑をかけたりしてしまうことがあります。
コラボフローとkintoneを連携すれば、承認された申請内容を登録する際の人為的ミスを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、顧客情報の更新をコラボフローで申請して承認された後、手動でkintoneに登録する場合、更新漏れや他の顧客情報を間違って更新してしまう可能性があります。
この連携を利用すれば、正確に顧客情報が更新され、データ管理の精度が向するでしょう。

メリット2:リアルタイム更新

手動でkintoneのレコードを更新する作業には時間がかかります。
そのため、タイムラグにより古い情報をもとに業務を進めてしまい、ミスが発生する可能性があります。
コラボフローとkintoneを連携すれば、申請の承認にあわせてリアルタイムでkintoneのレコードが更新され、常に最新情報を基に業務を進められるでしょう。
例えば、kintoneでタスクを管理している場合、コラボフローでタスク情報の更新が承認されても、反映が遅れてしまうと、メンバーは古い情報をもとに作業しなければなりません。
この連携を利用すれば、承認内容が即座にkintoneに反映されるため、更新が遅れることによるミスを削減できるでしょう。

メリット3:作業コストとコミュニケーションコストの削減

手動での更新には、作業にかかるコストに加え、依頼する際のコミュニケーションコストもかかります。
これらのコストにより、ツール運用コストが上昇してしまいます。
コラボフローとkintoneを連携すれば、承認後の更新作業が自動化し、人件費を削減できます。
例えば、毎日何十件もの申請が行われる場合、更新の依頼とkintoneでの更新作業だけでも、月間で膨大な時間になるでしょう。
コラボフローとkintoneを連携すれば、これらの人件費が削減され、ツール運用コストを下げられるでしょう。

まとめ

コラボフローで申請が承認された後、kintoneのレコードを手動で更新する作業には、ミスやタイムラグが発生するリスクがあります。
さらに、更新の依頼や作業には人件費がかかります。
これらの課題は、コラボフローとkintoneを連携し、自動化を導入することで解決できるでしょう。
これにより、人為的ミスやタイムラグを防止でき、コスト削減も期待できます。
コラボフローとkintoneの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
設定方法が簡単ですぐに利用できるので、この機会にYoomを使って申請承認後のレコードの更新を自動化してみてください。