.png)
・
.avif)
「Gmailで受け取った問い合わせメールの署名を、kintoneの顧客管理アプリに毎回手作業でコピー＆ペーストしている」
「重要なメールだから見落とせないけど、この定型作業に時間を取られて他の仕事が進まない…」
このように、Gmailとkintone間での手作業による情報連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？日々の業務で当たり前になっているその作業、実は大きな時間と労力を消費しているかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報を自動でkintoneに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放されることでしょう。入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定が可能です。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっとスマートに、もっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailとkintoneを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとkintoneのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記や情報集約といった作業を完全に自動化できます。
これにより作業時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能になりますよ。
ここでは、Gmailからkintoneへの連携で実現できる具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを選ぶだけで便利な連携を体験可能。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日大量に届くメールの中から重要なものを探し出し、内容を把握してkintoneに手入力するのは大変な作業ですよね。
このフローでは、Gmailで受信したメール本文をAIが自動で要約し、その結果をkintoneのレコードとして追加します。
<span class="mark-yellow">長文メールの内容を素早く把握できるようになり、重要な情報だけを効率的に管理する体制を整えられるでしょう。</span>
海外からの問い合わせメールとなると、翻訳ツールを使って内容を確認する必要がありますから、kintoneへの登録作業もより手間がかかります。
そこで、Gmailで受信したメールをAIで指定の言語に翻訳し、kintoneに自動で登録するフローの出番です。
このフローを活用すれば<span class="mark-yellow">言語の壁を越えた迅速な情報共有と対応が可能になり、グローバルなビジネスチャンスを逃しません！</span>
それでは、実際にGmailとkintoneを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回は、専門的な知識がなくても直感的に業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携フローを構築していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailの受信内容を要約しkintoneに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。
最後に「続行」をクリックして、連携を完了させましょう。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
次にkintoneのマイアプリ連携を行っていきます。検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
「kintoneの新規登録」の画面では、kintoneのマイアプリ登録方法やkintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法のヘルプページを参考に入力を進めてください。
下記の画面が表示されたら「許可」ボタンを押下しYoomとkintoneの連携を行いましょう。
マイアプリにkintoneが追加されたことを確認出来たら、kintoneのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはGmailのどのラベルにメールが届いたらフローを稼働させるかの設定を行います。画面赤枠の「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面が表示されたら以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示され、指定したラベルに保存されている最新のメールが取得できていることが確認出来たら設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、「Gmailのトリガー設定」を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次に取得したメールの要約の設定を行っていきます。画面赤枠の「要約」をクリックしてください。
「アクションを選択」画面で以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「詳細を設定」画面では取得したメールの文章に対して、要約を行う条件や指示の設定を行っています。
設定が完了したらテストボタンを押下してください。
下記のように要約された文章が表示されていたら設定完了となります。
結果を見て「出力される文字数を変更したい」、「です・ます調で出力してほしい」等の調整が必要であれば、指示内容を変更して再テストを実施してください。
テスト結果に問題がなければ保存するボタンを押下し、AIによる要約の設定を完了させましょう。
最後に、要約した文章をkintoneへ書き込みを行う設定を進めていきます。画面赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「データベース操作の詳細設定」画面には、紐づけを行ったkintoneのアプリのレコード名が表示されています。
それぞれの項目に設定したい内容を「取得した値」のメニューから選択しましょう。
設定が完了したらテストボタンを押下してください。
※ kintoneのアプリに実際に書き込みが行われます。
テスト成功の文字が表示されたら設定が完了となります。
保存するボタンを押下しkintoneへの書き込みの設定を完了させてください。
kintoneのアプリ内を見ても書き込みが行われていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はGmailからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneの情報を起点としてGmailで特定の操作を行いたい場合もあるかと思います。
Yoomでは、そうした逆方向のデータ連携も簡単に自動化できるので、下記のテンプレートも併せてご活用ください。
kintoneの顧客情報をもとに、お礼メールやリマインドメールなどを送信する際、毎回宛名や内容を手入力するのは手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
このテンプレートを使えばkintoneのレコード詳細画面に設置したボタンをクリックするだけで、<span class="mark-yellow">登録情報を引用した定型メールをGmailから自動送信できる</span>ため、顧客への迅速かつ正確なアプローチが可能になります。
kintoneに日本語で登録されている情報を、海外の取引先や顧客にメールで連絡する必要がある場合、内容を翻訳してメールを作成する作業が発生します。
この連携を利用することで、kintoneのレコード情報をAIが自動で翻訳し、<span class="mark-yellow">その内容を盛り込んだメールをGmailから送信できる</span>ため、海外パートナーとのコミュニケーションを円滑にし、グローバルなビジネス展開を加速させます。
Gmailとkintoneの連携はもちろんのこと、さまざまな外部サービスと組み合わせることで日々の幅広い業務を効率化できます。
Yoomには多数のパターンに対応したテンプレートが用意されているため、現場のニーズに合うフローを見つけて活用してみてください。
受信した契約書や名刺画像の内容を自動で認識し、データベースへの蓄積やチャットツールへの通知、メール返信を実現します。
AI解析機能を活用し、メールの内容をもとにしたタスクの管理も可能。
さらに、アンケートの回答内容を収集・整理する流れも短時間で構築できるため、社内外の業務プロセスの効率化にも役立つでしょう。
収集したデータを素早くkintoneに登録したり、kintoneの操作をトリガーとして、クラウドストレージや営業管理など他のシステムに連携する仕組みが揃っています。
編集やコメントのアクションを検知し、チャットツールに通知することも。
複数サービスを横断した情報管理に最適です。
Gmailとkintoneの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のkintoneへの転記作業から完全に解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
担当者は日々発生する単純作業のプレッシャーから解放され、本来注力すべき顧客対応や戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でもブロックを組み合わせるような直感的な操作で簡単に構築できます。
もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：メール本文から特定の情報を抜き出して登録できますか？
A：可能です。「テキスト抽出」のオペレーションを追加し、受信したメールから必要な情報を抽出してください。
Q：既存のkintoneレコードを更新することはできますか？
A：可能です。kintoneの実行アクションで今回は「レコードを追加する」を選択しましたが、「レコードを更新する」に変更してご活用ください。
他にも、下図のように様々な処理を組み込むことができます。
Q：特定のメールに自動でラベルを付ける方法は？
A：ラベルを作成して Gmail を整理するページを参考にGmailにてラベルの設定を行ってください。
.png)
.webp)
.webp)
