・
最新の情報をチーム内に素早く共有することは、トラブル対応やプロジェクト進行など、あらゆる業務にとって非常に重要なことです。特に情報の入れ替わりが激しい業界では、情報共有の遅れによって古い情報で業務を進めてしまうリスクが考えられます。リモートワークやグローバルなチームであっても、円滑な情報共有が実現すれば、業務進行がよりスムーズになると思いませんか？この記事では、ConfluenceとDiscordを連携し、Confluenceでページが作成された際にDiscordに自動で通知する方法を紹介しています。この自動化を活用することで、Confluenceで作成したドキュメントを即座にチーム全体に共有でき、情報の伝達をスピーディーに行い、チームの生産性向上に貢献できるでしょう。
どのようにスピーディーな情報共有を実現できるのか、確認してくださいね。
今回紹介する自動化をぜひ使ってほしいおすすめの方は、以下のような方々です！
Confluenceでページが作成されたら、即座にDiscordに通知が届くことで、チームメンバーは最新情報にすぐアクセスできるでしょう。通知を受け取ったメンバーは、スピーディーにページ内容を確認し、タスクやプロジェクトの次のステップに迅速に移行できるかもしれません。これにより、情報確認のタイムラグの減少につながり、業務効率の大幅な向上が期待できます。この仕組みは特に、素早い対応が求められる場面や迅速な意思決定が必要なプロジェクトに効果を発揮するでしょう。
また、チーム間の情報共有が促進につながります。例えば、Confluenceで進捗報告が共有されると、その情報が迅速に関連部署に共有され、全員がプロジェクトの現状を正確に把握し、一体感を持った行動ができるかもしれません。 特にリモートワーク環境では、この透明性がコミュニケーションの活性化へとつながるでしょう。
通知機能を活用することで、重要なタスクや情報が迅速かつ確実にチームメンバーに共有され、対応の強化が期待できます。
例えば、運用中のサービスに関する重要な手順書やトラブル対応ガイドがConfluenceに作成された場合、Discordで関係者全員に素早い情報共有を可能にします。これにより、緊急性の高い問題にもチーム全体が迅速に対応できるだけでなく、重要な情報の取りこぼしを回避できるかもしれません。他にも、新しいプロジェクトの計画書がConfluenceにアップロードされた際、メンバーが詳細をすぐに確認できることで、タスクの割り振りやスケジュールの調整の迅速化につながるかもしれません。これにより、情報確認の遅れが減少し情報を確実に共有することで、タスク解決に素早く着手し、スムーズな解決が実現できるでしょう。
Confluenceで新しいドキュメントが作成されるたびにDiscordで通知されることで、チームメンバーが最新の資料にアクセスできるようになるでしょう。
例えば、営業部門向けに新たな商品ガイドが作成された場合、その情報を通知によって素早く確認することが見込めます。これにより、メンバーが古い情報を基に対応するリスクが軽減され、業務プロセスの効率化が期待できます。さらに、会議の議題や資料の作成にもConfluenceを活用している場合、会議の参加者全員がDiscordで通知を受け取ることで、事前に内容を確認し準備できそうです。これにより、会議がスムーズに進み、ディスカッションの質が向上するかもしれません。 時間制限のある会議や多忙なチームメンバーが参加する会議の場合、この仕組みはより効果的でしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Confluenceでページが作成されたらDiscordに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Confluenceに新しいページが作成されたことをConfluenceのAPIを利用して受け取り、Discordの提供するAPIを用いてDiscordの指定のチャンネルにConfluenceで作成され、取得したページデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに、使用するアプリをマイアプリに登録します。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Confluenceのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にConfluenceと入力し、表示された候補から「Confluence」を選択します。
すると、ログイン方法を選択する画面が表示されるので、選択しましょう。
今回はGoogleアカウントでログインしていきます。
Googleアカウントを選択しましょう。
アクセス許可を求められるので、内容を確認の上、「受け入れる」をクリックしたら完了です。
続いて、Discordをマイアプリに登録しましょう。
先ほど同様に、検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord」を選択します。
以下の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。
マイアプリにConfluenceとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にConfluenceの設定を行うため、「ページが作成されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→ページが作成されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行いましょう。
「トリガーの起動間隔」→選択してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「クラウドID」→候補から選択してください
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて、作成されたページの詳細を取得するアクションを設定します。
「ページを取得」をクリックしたら、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ページを取得
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得するページを指定します。
「クラウドID」→候補から設定してください
先ほどのトリガーアクションで設定したクラウド IDと同様のものを設定しましょう。
「コンテンツID」→アウトプットの「ページID」を設定してください
アウトプットを使用し設定することで、フローを起動するごとに値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Discordでメッセージを送信する設定を行いましょう。
「Discordに通知する」をクリックして、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送信
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定を行いましょう。
まず送信先のチャンネルIDを設定します。
チャンネルIDは設定したいDiscordのチャンネルのURLから取得できます。
送信するメッセージを設定しましょう。
以下のように入力すると、フロー起動ごとの内容を通知できます。
定型的な箇所→直接入力
変動的な箇所→アウトプットを使用
また「ベースURL」と「ウェブUIリンク」のアウトプットを使用することで、作成されたページへのアクセスリンクを表示できます。
※「ページの本文」のアウトプットは文字数の関係でエラーになることがありますので、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
実際にテストを実行し成功すると、以下のように表示されます。
2つのアウトプットを連携することでアクセスリンクとして表示され、送信されたメッセージからスムーズに情報へアクセスできます。
Yoomの画面で、「保存する」をクリックしたら、完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
初めに紹介するのは、SmartHRとの連携です。Confluenceへの招待プロセスを自動化することで、招待にかかっていた時間を節約できそうです。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Confluenceのページを削除する
次に紹介するのは、Google スプレッドシートとの連携フローです。特定の項目の更新を感知して自動で削除するため、中止したプロジェクトや古くなったガイドラインなど、ページの管理に役立ちそうですね。
3.Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
最後に紹介するのは、Googleドキュメントとの連携フローです。Confluenceの情報をもとにしてGoogleドキュメントが自動作成でき、正確な情報共有が実現できるでしょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ConfluenceとDiscordを連携することにより、チーム内での情報伝達が迅速になり、タスクの優先順位付けや迅速な対応が可能となるでしょう。また、作成されたページの更新情報をスピーディーに共有できるため、業務プロセス全体の効率化が期待できます。
Yoomを活用して、ConfluenceとDiscordの連携をご自身の業務に取り入れてみませんか？どれだけチームの生産性向上が実現できるのか、体験してみてください。
.avif)
.png)
.avif)
