「新しいスタッフの情報登録、毎回手入力するの大変…」「登録後の確認作業に時間がかかる…」そんな場面に、心当たりはないでしょうか？
新しいメンバーを迎えるとき、情報登録は欠かせない。正確な登録がスムーズな勤怠管理につながり、スタッフも安心して働ける環境が整う。しかし、登録するたびに手作業で入力し、反映状況をチェックするのは、意外と手間がかかるもの。
もし、このプロセスを自動化できたら？
そこで活用したいのが、RPAによる自動登録フロー。従業員情報が登録されると、RPAがジョブカン勤怠に自動反映し、完了通知をDiscordで関係者に送信。手作業による入力ミスを防ぎながら、情報共有のスピードもぐんと上がる。「確認作業が減ると、スタッフの受け入れ準備にも集中できる！」この仕組みを活用すれば、新しいメンバーを迎える準備がスムーズになり、現場のチームともシームレスにつながるでしょう。本記事では、プログラミング不要で導入できる設定方法と、具体的な活用シーンをご紹介します。
こんな方におすすめ
このフローボットは、こんな方にピッタリです！
- ジョブカン勤怠に新規スタッフを手作業で登録している方
- 入力ミスや登録漏れを防ぎ、正確に管理したい方
- 登録作業の負担を減らし、ほかの業務に時間を使いたい方
- ブラウザ操作を自動化したい方
- 登録完了をDiscordで関係者へスムーズに共有したい方
ここからは、「フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、Discordに通知する」の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する設定手順
この自動化はフォームをトリガーとして動作します。フォームに回答が送信されると、Yoomがデータを取得し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用してブラウザ上でジョブカン勤怠の従業員情報登録を自動的に行います。人が通常行うデータ入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。さらに、登録作業が完了すると、Discord APIを通じて、指定されたチャンネルに通知が送られます。これにより、関係者全員が登録状況を把握でき、チーム内での情報共有がスムーズに進みます。一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても直感的な操作で簡単に設定できます。直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（Discord・ブラウザ操作用アカウント）
- テンプレートをコピー
- フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
- Chrome を使用するためアカウントを準備してください。
- Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。
ジョブカン勤怠
- 勤怠会社ID
- ジョブカン勤怠管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、アカウント情報の変更をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。
- グループ管理者ログインIDとパスワード
- ジョブカン勤怠の管理画面の【スタッフ管理】＞各種設定＞グループ管理者設定…からログイン ID を取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。
Discord
- Discordアカウント情報（管理画面からの操作が必要のため）
- アクセストークン（Botトークンの取得）
- 通知を送るチャンネルID
- Discordのチャンネル内で取得できます。チャンネル一覧の歯車アイコンを右クリックして表示されるメニューの一番下にチャンネルIDが表示されます。
ステップ1 マイアプリ連携の設定
連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランでは、設定したフローボットのオペレーションやデータコネクトに制限がかかることがあります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試しいただけます。
アプリの新規接続
マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓に連携するアプリ名を入力し、マイアプリ登録を進めてください。
Discord
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
Yoomヘルプ：Discord Botのマイアプリ連携方法
必須項目を入力し追加ボタンをクリックすると、Discordのマイアプリ登録が完了です。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
下のバナーをクリックします。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「従業員情報の登録」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、サンプル値の設定が必要なため、設定を進めます。
(1/2)フォームを作成
新規登録する従業員情報を取得するフォームを作成します。取得した値をそのままジョブカン勤怠に登録するため、ジョブカン勤怠の形式に合わせて作成するとスムーズです。
事前設定では、下記の質問項目が設定済みです。
右上のプレビューボタンを押すと、フォーム画面の表示を確認できます。
フォームの編集画面に戻り下へスクロールします。
- 完了ページの設定
- フォーム送信完了ページのメッセージ編集ブロックが表示されます。ここは任意の設定ですが、メッセージを設定することで、より丁寧な印象を与えることができます。
- アクセス権限
- フォームへのアクセス権限はトグルの切り替えで設定できます。
- ヘルプ；IP制限に関して
- フローボットの起動権限
- デフォルトでこのフローボットを作成した人に設定されています。
→次へをクリックします。
※取得する項目を増やす場合
フォーム編集画面で、質問項目の一番下にある「＋質問を追加」ボタンをクリックします。
以下の内容を編集できるブロックが追加されます。
- 追加したい項目名
- 補足内容
- 形式（プルダウンメニューを開いて選択します）
例えば、電話番号を追加したい場合、ジョブカン勤怠の形式に合わせて、ハイフンなしの半角数字と補足を入れておくと、エラー防止に役立ちます。
項目の表示順は、項目の左にある6点アイコンを選択しながらドラッグ＆ドロップで入れ替えられます。追加編集が完了したらプレビューで表示確認を行い、次に進みましょう。
(2/2)フォームの表示確認と詳細設定
次の操作で使用するため、編集欄にテスト用の値を入れます。
※ジョブカン勤怠は同じ値を登録できない仕様のため、スタッフコードなどは重複しない値を入力してください。
→保存するをクリックします。
ステップ4 ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ジョブカン勤怠への登録フローをこの工程で設定します。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
- 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
-
「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
-
「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。
- グループ管理者IDとパスワードを入力するので、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリックします。
- サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
- IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
- 右下にある保存するをクリックします。
- 「4.パスワードを入力」を開きます。
- 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
- これ以降は、 フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
- 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれに フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
- 事前設定では、姓名とメールアドレスとスタッフコードのみが設定されています。電話番号の入力は追加の設定が必要です。
- ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
- 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
- メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
- ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
-
「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
- ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
-
勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。
- フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
- ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
- 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
- アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
- アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。
- 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
- アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、「従業員情報の登録」タブ内にフォームから取得した値が表示され、選択すると引用コードが埋め込まれます。
- 任意ですが、アクション名をわかりやすい名称に編集しておくと、アクション一覧でみた時にわかりやすくなります。編集が終わったら保存するボタンをクリックします。
- ブラウザ操作画面の「要素にアクションを設定する」バナーのYoomの画面に戻るボタンをクリックします。
- アクション一覧を確認して、重複しているアクションを消して全体を整えます。（設定上ブラウザにログインする操作が必要でしたが、途中ログインのアクションは消去しても問題ありません）
- ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
- 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
- 全部成功したことを確認します。
ジョブカン勤怠のスタッフ一覧で、テストの登録が確認できました。
→保存する をクリックします。
※エラーが発生する場合、以下の要因が考えられます。
- ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
- メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5 アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Discordへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Discordと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
- スペースのリソース名
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携済みDiscordのスペース名が表示されます。スペース名を選択すると、IDが引用されます。
- メッセージ内容
- 通知する定型文を作成し、特定のメンバーへのメンションも可能です。
- 編集欄をクリックするとフォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
- ジョブカン勤怠の登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、氏名やスタッフコードの情報を引用コードを用いたら、わかりやすくて便利です。
- 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
- 成功！
→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、フォームのリンクを取得できるようになります。右上のボタンからフォームのリンクを取得して、運用を始めてみましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
もっと活用！RPA×Discordでできる便利な自動化3選
RPAとDiscordのコンビネーションは、スタッフの新規登録だけじゃない。もっと広がる、もっと便利になる。日々の業務をアップデートする、3つの活用法をご紹介。
1. 最新のランキングを自動取得。チームに即シェア。
マーケティングのカギは、情報戦。特にECサイトやオンラインストアなら、ランキングの動きは見逃せないですよね。ですが、毎日手作業でチェックするのは、意外と時間がかかる作業。このフローを導入すれば、RPAが最新のランキングをキャッチし、自動でDiscordに通知。メンバー全員が最新の情報をオンタイムで把握できます。データの収集に時間を取られず、次のアクションへ。自動で取得してすばやく動く、それがマーケティングの勝ちパターン。
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しDiscordに通知する
試してみる
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しDiscordに通知するフローです。
2. 従業員情報の登録をオート化。抜け漏れゼロへ。
新しいスタッフが増えるたび、登録作業は増えるもの。大切な業務だけれど、手作業ではどうしてもミスがついてきます。Google フォームの回答からRPAが登録情報をキャッチし、ジョブカン勤怠に自動入力。完了したら、すぐにDiscordで関係者へ通知。「登録できてる？」なんて確認作業は、もういらない。情報の正確さとスピード、どちらも手に入ります。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
3. 必要なWeb情報を毎日収集。知るべきことを、逃さない。
業界ニュース、競合の動向、市場のトレンド。ビジネスを動かすには、情報が命です。しかし、毎日手作業でサイトをチェックするのは、時間がかかるし、抜け漏れのリスクも。このフローなら、RPAがWebサイトから最新情報を収集し、整理してDiscordへ通知。チーム内での共有がスムーズになり、情報のキャッチアップが劇的にラクに。時間を有効活用し、次の一手に備えましょう。
毎日Webサイトの情報を取得してDiscordに通知する
試してみる
毎日Webサイトの情報を取得してDiscordに通知するフローです。
フォームで従業員が登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、Discordに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
RPA×Discordの力で、ジョブカン勤怠の登録をもっとスムーズに。「実際の現場でどう役立つ？」そんな疑問に応える、3つのシーンをピックアップ。
1. ミスなく、スピーディーに。登録作業の負担を軽減。
手作業の入力は、どうしてもミスが出やすいもの。名前の誤記、入社日のズレ、社員番号の入力ミス…ひとつの間違いが、後々の業務に少しずつ影響することも。この自動化フローなら、フォームに送信されえた情報を基に、RPAが正確にジョブカン勤怠へ入力。完了したらDiscordに通知を送ります。ミスを防ぎ、修正作業に追われることもなくなるでしょう。「確認→修正→再確認」のループから解放され、業務の流れがスムーズに。
2. 登録状況をリアルタイムで共有。すぐに動ける環境を。
「登録、終わった？」「システムに反映されてる？」これまでは、人事担当に問い合わせたり、システムを開いて確認したりしていました。そんな“ひと手間”が、意外と時間を奪っていたのではないでしょうか。このフローなら、登録が完了した瞬間にDiscordへ通知。関係者全員がオンタイムで把握できるから、重複した確認作業はゼロに。すぐに次の準備に取りかかれる、ストレスフリーな業務フローが実現します。Discordの検索機能からいつでも確認できるところも嬉しいポイント。
3. 受け入れ準備をスムーズに。初日から、いいスタートを。
新しいスタッフを迎えるなら、勤務開始日やスケジュールの共有はマスト。しかし、登録が遅れると、「初日に打刻できない」「研修スケジュールが決まらない」といった問題が発生することも。このフローなら、フォームに送信されたらジョブカン勤怠へ即時反映！受け入れ準備がスムーズになり、新人スタッフも安心して初日を迎えられます。配属先の教育担当者も安心して研修の準備に集中できますね。
まとめ
RPA×Discordを活用すれば、ジョブカン勤怠の登録作業はもちろん、情報共有や業務管理までスムーズに。
- ミスを防ぎ、作業負担を軽減。
- オンタイムで情報を共有し、次の行動を迅速化。
- 新人スタッフの受け入れをスムーズに。
「新しいスタッフの情報登録、毎回手入力するの大変…」「登録後の確認作業に時間がかかる…」こうしたお悩みの解決の糸口になるかもしれません。
Yoomのフローボットなら、プログラミング不要で簡単に導入可能。事前設定が充実しているため、ご自身のアカウント連携ですぐに使い始められます。今すぐ、こちらの下バナーからトライアルを試してみてください！
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しDiscordに通知するフローです。
では、またお会いしましょう！
