DocuSignとkintoneを連携して、指定の日時にDocuSignの添付資料をダウンロードしてkintoneのレコードと関連付ける方法

ステップ1:DocuSignとkintoneをマイアプリ連携

はじめに、DocuSignとkintoneをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、DocuSignとkintoneを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜DocuSignの場合＞

・ログイン後、続く画面で「アクセスの許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

3.DocuSignとkintoneを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneのレコードと関連付ける」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3.フローを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュール設定の詳細は、こちらのヘルプページで確認できます。

ステップ3:DocuSignの設定

次に、DocuSignから書類をダウンロードする設定を行います。
今回のテンプレートは添付書類が1枚の場合を想定しています。
複数枚の添付書類を処理するためには別途設定が必要となります。

1.「アプリと連携する 特定のエンベロープの添付書類情報を取得」をクリックします。

2.DocuSignと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.アカウントIDとエンベロープIDを設定してテストを行います。

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する 添付書類をダウンロード」をクリックします。

6.DocuSignと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.アカウントID、エンベロープID、書類IDを設定してテストを行います。
※書類IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功したら保存します。

ステップ4:kintoneの設定

最後に、取得した書類をkintoneの特定のレコードに連携する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.サブドメイン名を入力し、ファイルの添付方法とファイルを下記画像のように設定して保存します。

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する ファイルとレコードを関連付け」をクリックします。

6.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.サブドメイン名、アプリID、レコードID、フィールドコード、ファイルキーを設定してテストを行います。
※ファイルキーは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルをアップロード」から設定します。

※フィールドコードは、下記のようにアプリの設定ページから確認できます。

8.テストを行い成功すると、kintoneの特定のレコードと書類の関連付けが完了します。
問題がなければ保存します。

9.トリガーをONにすると、指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料が自動でダウンロードされ、kintoneのレコードと関連付けされます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

DocuSignやkintoneを使ったその他の自動化例

他にもDocuSignやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する

DocuSignで契約が完了すると、kintoneの情報を自動で更新するテンプレートです。
この連携を利用すれば、kintoneのレコードの更新漏れを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

2.kintoneでステータスが更新されたらDocuSignで契約書を送付する

kintoneでステータスが更新されたらDocuSignで契約書を自動送付するテンプレートです。
この連携により、契約書の作成と送信業務を自動化し、業務の効率化が期待できます。

3.kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する

kintoneにレコードが登録されると、Chatworkに自動通知するテンプレートです。
この連携により、kintoneに登録した情報が即時共有されるため、関係メンバーとの連携を強化できるでしょう。

DocuSignとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1:作業時間の削減と業務効率の向上

DocuSignの資料をkintoneでも管理する場合、関連付ける作業を手動で行うと時間がかかり、効率的に業務を進めることが難しくなります。
DocuSignとkintoneを連携すれば、資料の関連付けが自動化され、担当者の業務が効率化するでしょう。
例えば、プロジェクトの進捗報告書をDocuSignで作成する場合、毎回手動でkintoneに資料を関連付けるのは大変です。
DocuSignとkintoneの連携を利用すれば手動作業が削減され、空いた時間を他の業務に充てることで、より効率的にプロジェクトを進められるでしょう。

メリット2:人的リソースの最適化

DocuSignの資料をkintoneに関連付ける作業は、定型業務になりがちです。
人手を割くことで、他の生産性が高い業務に充てる人員が減ってしまいます。
DocuSignとkintoneを連携すれば、書類の関連付け作業を自動化でき、人的リソースの最適化を図れるでしょう。
例えば、少数精鋭チームの場合、人員が限られており、生産性の高い業務に人員を割くことが大切です。
この連携を利用すれば、自動化により空いた人手を他の業務に割り振り、人的リソースを有効活用できるでしょう。

メリット3:情報反映の抜け漏れ防止

DocuSignの書類を手動でkintoneに関連付ける場合、反映漏れや関連付けるレコードを間違えてしまう可能性があります。
こうしたミスが生じれば、確認や修正作業が必要になり、業務が停滞してしまいます。
DocuSignとkintoneを連携すれば、書類とレコードの関連付けが自動化し、書類管理の精度が向上するでしょう。
例えば、契約更新の書類をkintoneで手動管理する場合、顧客が増えると関連付けの際にミスが生じやすくなります。
この連携を利用すれば、顧客数に関係なく正確に書類を管理できるため、余計な確認や修正作業を削減できるでしょう。

まとめ

DocuSignの書類をkintoneに関連付ける場合、手動で行うと時間がかかるうえにミスが発生するリスクがあります。
また、人手を割くことで他の生産性の高い業務に充てられる人員が減ってしまいます。
これらの課題は、DocuSignとkintoneを連携し、業務を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、業務の効率化や管理データの精度向上、人的リソースの最適化が期待できます。
DocuSignとkintoneの連携は、Yoomを利用することでノーコードで利用できます。
設定方法が簡単ですぐに利用できるので、この機会にYoomを使って業務の自動化を試してみてください。