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「MakeLeapsで見積書や請求書を作成した後、顧客情報をkintoneにも手作業で入力している…」
「両方のツールで顧客情報を管理しているけど、二重入力が手間で、入力ミスや更新漏れも発生しがち…」
日々の業務でMakeLeapsとkintoneを利用する中で、このようなデータ連携に関する課題を感じていませんか？
大切な顧客情報だからこそ、正確かつ効率的に管理したいものです。
もし、<span class="mark-yellow">MakeLeapsの取引先情報がkintoneに自動で登録されたり、双方の情報が常に同期されたりする仕組み</span>があれば、こうした手作業の繰り返しやヒューマンエラーの心配から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して、反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">MakeLeapsとkintoneを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
MakeLeapsとkintoneのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業を自動化できます。
例えば、フォームから問い合わせがあった際に、MakeLeapsとkintoneそれぞれに顧客情報を自動で登録・更新することが可能になり、業務の手間を大幅に削減します。
以下で具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Webサイトのフォームなどから新規の問い合わせがあった際に、その回答内容をもとにMakeLeapsに新しい取引先を自動で作成し、同時にkintoneにも顧客情報としてレコードへ追加可能です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">リード獲得から顧客管理、そして請求業務までの一連の流れがシームレスに繋がり、手作業による情報登録の手間や入力ミスをなくす</span>ことができます。
既存顧客から担当者変更や住所変更などの連絡がフォーム経由であった場合に、その内容をトリガーとしてMakeLeapsの連絡先情報とkintoneのレコード情報を同時に自動で更新可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">手動での情報更新作業や、片方のシステムだけ更新してしまうといった漏れを防ぎ、常に正確な顧客情報を維持する</span>ことが可能になります。
それでは、さっそく実際にMakeLeapsとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMakeLeapsとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「フォームに回答が送信されたら、MakeLeapsで取引先を作成してkintoneに取引先の情報を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにkintoneと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを確認しましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにMakeLeapsと入力し、対象のアイコンをクリックします。
新規登録画面が表示されるので「アカウント名」と「Token」と「MakeLeaps ID」を入力してください。
※MakeLeapsのAPIキーはこちらから取得してください。
※Base64エンコードに関する詳しい説明はこちらをご確認ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
先ほど設定したフォームの表示内容を確認してください。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
続いて、MakeLeapsの連絡先を作成する設定を行います。下記赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「連絡先を作成」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進んでください。
API接続設定の画面になったら、連絡先作成に必要な情報を上から順番に設定していきます。
入力欄をクリックすると、下記のように「取得した値」が表示されます。前のステップで取得したアウトプットをそれぞれの項目に埋め込んでください。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
今回は下記のように各項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を押してみましょう。テストに成功すると「連絡先ID」などがアウトプットされるので、確認できたら「保存する」をクリックします。
なお、現時点では、MakeLeapsに追加した連絡先は表示されません。次のステップで、今回アウトプットされた「連絡先ID」を取引先として紐付けることで表示されるようになります！（連絡先と取引先の作成はセットで設定する必要があります。）
次に、先ほど作成した連絡先データを元に取引先を作成します。まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になったら、連絡先情報を入力しましょう。
入力欄をクリックし、前のステップで取得した連絡先URLを選択してください。
必要に応じて連絡先情報の追加や、デフォルト連絡先URLの指定も可能です。
運用する内容にあわせて設定してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示と共に、下記のようにMakeLeaps画面で実際に取引先が登録されていることを確認してください。
最後にYoom画面に戻り、「保存する」を押して次へ進みましょう。
最後に、MakeLeapsのデータをkintoneにレコード追加する設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
画面が遷移するので、レコードを追加するkintoneについて設定しましょう!
まだ、対象のkintoneアプリを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなkintoneアプリを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
kintoneの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
さらに画面を下に進み、データベースの連携欄を入力しましょう。
ここには、入力欄下の注釈を参考にアプリIDを入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
続いて、kintoneアプリのどのレコードに情報を反映するか設定を行います。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。
反映させたいデータをそれぞれの項目に入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、kintoneにレコードが追加されているはずなので確認してください。
下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はMakeLeapsからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからMakeLeapsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneを顧客管理の起点としている場合に、新しいレコードが登録されたタイミングで、その情報を基にMakeLeapsに取引先を自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">kintoneでの顧客登録後、請求書発行などの後続業務へスムーズに移行でき、手入力によるタイムラグや転記ミスを解消</span>できるはずです。
kintone上で管理している顧客情報（会社名、住所、担当者など）が更新された際に、その変更を検知してMakeLeapsの連絡先情報を自動で同期します。
これにより、<span class="mark-yellow">両システムの情報を常に最新の状態に保ち、請求先の間違いといった致命的なミスを未然に防ぐ</span>ことが可能です。
今回ご紹介した連携以外にも、MakeLeapsやkintoneを活用することで、帳票発行や顧客管理、契約処理などの業務を効率化できます。
ツール間の情報連携を自動化することで、手作業のミス削減とスピードアップを実現できるかもしれません。
Google スプレッドシートやSalesforce、フォームからの情報をもとに書類・取引先・連絡先の作成を自動で行えます。
見積書や請求書の作成を含む帳票管理を効率化し、営業・経理の連携をスムーズになりますよ！
契約書管理・人事情報登録・進捗通知など、多様な業務データをトリガーに自動処理を行うのに適しています。
外部ツールとの連携も豊富で、OCRやクラウドストレージとの連動により、情報の活用範囲を広げられますね！
MakeLeapsとkintoneの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業や更新作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒な反復作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしMakeLeapsやkintoneに関する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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