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DocuSignとサスケを連携して、DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する方法
契約締結を目指す担当者にとって、契約や商談の成立は嬉しいことですが、その後のフォローアップも、今後の顧客との関係性を大きく左右する重要業務の一つです。
このとき、DocuSignとサスケのアプリ連携は、契約締結後のプロセスをより迅速に、そして確実性の高いものとして再構成する有効な手段となるでしょう。
手動更新の手間を省き、エラー発生を抑え、正確なデータ管理を行えるようになるため、契約量が多い企業や、複数の担当者が関与する商談管理において、最適なソリューションとなります。
本記事では、DocuSignで契約が締結後に、サスケの商談ステータスを更新する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、スムーズな情報処理が実現できるのでぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- DocuSignとサスケを活用している方
- 業務自動化や効率化を検討している方
- ステータス更新作業を効率化したい営業担当者
- 作業時のヒューマンエラーを防ぎたい責任者
- 契約プロセスのデジタル化を進めたい方
DocuSignとサスケの連携メリットと具体例
1. 作業時間の短縮
DocuSignとサスケを連携することで、DocuSignで契約が締結した時点でサスケ内の該当顧客の商談ステータスを自動更新できるようになります。
例として、契約締結後のプロセスにおいて、営業事務メンバーは都度サスケにアクセスする必要があり、作業完了までタイムラグが発生していました。
自動化フローを導入することで、手作業でのステータス変更や確認の必要がなくなった分、業務全体のスピードアップが見込めます。
営業担当者は、請求書発行や納品手配などの次の工程に素早く着手できるようになるでしょう。
2. 円滑に作業を遂行できる
商談ステータスが自動更新されることで、関係者が最新の状況を把握しやすくなります。
具体例として、営業担当者は所属部門だけでなく、財務や物流などのその他部門スタッフとの連携が必要な場面が多々あるため、商談ステータスの状況把握は業務全体の動きに直結するもので、更新忘れは作業の停滞を引き起こす可能性があります。
契約締結後に自動でステータスが更新されるようになれば、サスケを通して関連部門も進捗状況を共有しやすくなり、作業の停滞や情報の行き違いなどのトラブルを回避できるようになるでしょう。
3. ヒューマンエラーの防止
自動化フローの導入でステータス変更が正確に行われるので、異なる顧客ステータスを変更してしまう、などといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
例えば、情報の正確性が保証されていれば、担当者は安心して、顧客管理や次の業務プロセスを遂行できるようになるでしょう。
また、複数人が商談を管理している場合、正確なデータが維持されることで、他部門への連絡がスムーズに行え、その後の継続作業の質向上にも寄与します。
では、「DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する方法
DocuSignで契約を締結したことをDocuSignのAPIを利用して受け取り、 サスケの提供するAPIを用いてサスケ側の該当顧客のステータスをDocuSignのデータをもとに更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- DocuSignとサスケのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- DocuSignのトリガー設定と該当データの抽出、続くサスケの各オペレーションの設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
・DocuSignとサスケをマイアプリ連携
(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。
(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。
(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。
(6)次にサスケのアプリ連携を行います。
DocuSignのマイアプリ登録と同様に、サスケを選択します。
(7)連携するサスケの「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
・DocuSignのトリガー設定
(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる、1つ目のアクション「エンベロープが完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
注釈に沿って設定を行いましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
(6)次に、2つ目のアクション「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面の「アカウントID」はDocuSign側で確認し、該当する情報を入力します。
「エンベロープID」は入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・操作条件の設定の確認
(1)次に、3つ目のアクション「正規表現によるデータの抽出」をクリックし、内容を確認します。
Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
正規表現の設定方法については、こちらをご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法は、こちらの記事をご確認ください。
(2)今回は正規表現で会社名を抽出することを想定しています。
例文として、書類名が「契約書_〇〇株式会社様」のようにフォーマット化されていると仮定します。
そのため、「抽出対象」を【書類名の一覧】と設定し、「抽出箇所を正規表現で指定」を【(?<=契約書_)(.*)(?=様)】とすることで、(契約書_)から(様)までの文字列を抽出できます。
・例文の抽出結果＝ 〇〇株式会社
(3)「抽出対象」や「抽出箇所を正規表現で指定」は、状況に応じて任意で設定してください。
設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・サスケの設定
(1)次に、4つ目のアクション「顧客情報を検索」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「検索キーワード」を設定します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『抽出した値』を設定します。）
(4)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、5つ目のアクション「顧客情報を修正」をクリックします。
(6)サスケのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「顧客番号」や「レコード情報」などの項目に情報を入力していきましょう。
以下のように、前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
今回は、「会社名の部分を正規表現で抽出し、抽出した内容をもとにサスケの顧客情報を検索し、その顧客の商談ステータスを変更する」設定を行いたいため、「項目名」は商談ステータス、「値」は成約とすることで、『商談ステータスを成約に修正』することができます。
サスケの各種設定項目の取得方法については、こちらのページも確認しましょう。
(8)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
■概要
DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
- 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
- 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DocuSignとサスケをYoomと連携してください。
サスケを使ったその他の自動化例
他にもサスケを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
クラウドサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
クラウドサインを利用して契約の電子締結を行っている方におすすめのフローです。
契約が完了すると自動的に商談ステータスが更新されるため、手作業での入力が不要となり、作業時間を節約できます。
また、最新のステータス情報を常に把握できるため、チーム全体の意思決定が迅速化に行えるようになるかもしれません。
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとサスケを併用しているが、契約後の手入力作業をなくしたい方
- 営業チーム内のステータス更新漏れを防ぎ、データ管理を徹底したい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約締結後のステータス更新が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、ステータスの変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、「正規表現によるデータの抽出」を設定し、トリガー情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 次に、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」のアクションで、更新対象の顧客データを特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」のアクションで商談ステータスなどを更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 正規表現でデータを抽出する際には、クラウドサインから取得した情報のうち、どの内容を後続の処理で利用するかを任意に設定できます。
- 「顧客情報を修正」では、ステータスや担当者など、どの項目を更新するかを自由に設定可能です。また、前段のステップで取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- クラウドサインとサスケをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとサスケを併用しているが、契約後の手入力作業をなくしたい方
- 営業チーム内のステータス更新漏れを防ぎ、データ管理を徹底したい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約締結後のステータス更新が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、ステータスの変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、「正規表現によるデータの抽出」を設定し、トリガー情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
- 次に、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」のアクションで、更新対象の顧客データを特定します。
- 最後に、サスケの「顧客情報を修正」のアクションで商談ステータスなどを更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 正規表現でデータを抽出する際には、クラウドサインから取得した情報のうち、どの内容を後続の処理で利用するかを任意に設定できます。
- 「顧客情報を修正」では、ステータスや担当者など、どの項目を更新するかを自由に設定可能です。また、前段のステップで取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- クラウドサインとサスケをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GMOサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
契約締結後の商談ステータスが自動的に更新されるので、手動での更新作業が不要となり、より効率的に業務を進められます。
チーム全体のコミュニケーションの円滑化にもつなげられるでしょう。
■概要電子契約サービス「GMOサイン」で契約が締結された後、CRM/SFAである「サスケ」の商談ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか。この更新作業は重要ですが、多忙な中では対応が遅れたり、更新漏れが発生したりする可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約締結をトリガーとして、サスケの顧客情報に含まれる商談ステータスを自動で更新し、営業プロセスを円滑に進めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとサスケを連携させ、契約締結後のステータス更新を自動化したい営業担当者の方
- 手作業による情報更新での対応漏れやミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの契約締結後、自動でサスケのステータスが更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで取得した文書情報をもとに、サスケの「顧客情報を検索」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで検索した顧客情報に対して、「顧客情報を修正」するアクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- サスケの顧客情報を検索、および修正する際には、検索のキーとなる項目や更新したいレコード情報を任意で設定してください。
■注意事項- GMOサイン、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインとサスケを連携させ、契約締結後のステータス更新を自動化したい営業担当者の方
- 手作業による情報更新での対応漏れやミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
- GMOサインでの契約締結後、自動でサスケのステータスが更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、GMOサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで取得した文書情報をもとに、サスケの「顧客情報を検索」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで検索した顧客情報に対して、「顧客情報を修正」するアクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- サスケの顧客情報を検索、および修正する際には、検索のキーとなる項目や更新したいレコード情報を任意で設定してください。
- GMOサイン、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
freeeサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
作業の自動化により、契約の締結と商談ステータスの更新をスムーズに行えます。
手作業による入力ミスのリスクが軽減されるため、データの正確性を高めることも期待できます。
■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインでの契約締結後、サスケへの情報反映を手作業で行っている方
- 契約管理業務における入力漏れやステータスの更新忘れを防ぎたい方
- 営業プロセスの自動化によって、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインで文書のステータスが変更されると自動でサスケの顧客情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータスの変更漏れや、誤った顧客情報を更新してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な顧客管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインの「文書の状態が変更されたら」アクションを設定して、契約締結などのイベントを検知します。
- 続いて分岐機能を設定し、「締結完了」した文書のみを対象とするなど、特定の条件で後続の処理に進むようにします。
- 次に、データ抽出機能を使い、freeeサインの文書情報からサスケの更新に必要な顧客情報などを抽出します。
- 次に、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに更新対象の顧客を特定します。
- 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を修正」アクションを設定し、商談ステータスなどを自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、freeeサインから取得した文書のステータスが「締結完了」の場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意に設定してください。
- 正規表現によるデータの抽出では、文書のタイトルなどから顧客名や案件IDを抽出する際のルールを正規表現を用いて柔軟にカスタマイズできます。
- 「顧客情報を修正」では、更新したいステータスの項目や前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を引用可能です。
■注意事項
- freeeサインとサスケをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freeeサインで契約が締結された後、顧客管理システムであるサスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、freeeサインでの契約締結をきっかけにサスケの顧客情報を自動で更新できるようになります。
契約管理に付随する業務を効率化し、抜け漏れのない対応が実現するはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインでの契約締結後、サスケへの情報反映を手作業で行っている方
- 契約管理業務における入力漏れやステータスの更新忘れを防ぎたい方
- 営業プロセスの自動化によって、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインで文書のステータスが変更されると自動でサスケの顧客情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータスの変更漏れや、誤った顧客情報を更新してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な顧客管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインの「文書の状態が変更されたら」アクションを設定して、契約締結などのイベントを検知します。
- 続いて分岐機能を設定し、「締結完了」した文書のみを対象とするなど、特定の条件で後続の処理に進むようにします。
- 次に、データ抽出機能を使い、freeeサインの文書情報からサスケの更新に必要な顧客情報などを抽出します。
- 次に、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに更新対象の顧客を特定します。
- 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を修正」アクションを設定し、商談ステータスなどを自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、freeeサインから取得した文書のステータスが「締結完了」の場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意に設定してください。
- 正規表現によるデータの抽出では、文書のタイトルなどから顧客名や案件IDを抽出する際のルールを正規表現を用いて柔軟にカスタマイズできます。
- 「顧客情報を修正」では、更新したいステータスの項目や前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を引用可能です。
■注意事項
- freeeサインとサスケをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回紹介したDocuSignとサスケのアプリ連携により、商談ステータスの更新作業を自動化できるので、契約締結後のプロセスが迅速化し、営業活動をスムーズに遂行できるようになるでしょう。
また、手動での更新作業を省くことで、担当者の作業負担を軽減し、ヒューマンエラーを未然に防止します。
特に、契約量が多い企業や、複数の企業担当者が関与する商談シーンでは、この自動化フローが大きな効果を発揮します。
この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
