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契約締結を目指す担当者にとって、契約や商談の成立は嬉しいことですが、その後のフォローアップも、今後の顧客との関係性を大きく左右する重要業務の一つです。
このとき、DocuSignとサスケのアプリ連携は、契約締結後のプロセスをより迅速に、そして確実性の高いものとして再構成する有効な手段となるでしょう。
手動更新の手間を省き、エラー発生を抑え、正確なデータ管理を行えるようになるため、契約量が多い企業や、複数の担当者が関与する商談管理において、最適なソリューションとなります。
本記事では、DocuSignで契約が締結後に、サスケの商談ステータスを更新する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、スムーズな情報処理が実現できるのでぜひご覧ください。
DocuSignとサスケを連携することで、DocuSignで契約が締結した時点でサスケ内の該当顧客の商談ステータスを自動更新できるようになります。
例として、契約締結後のプロセスにおいて、営業事務メンバーは都度サスケにアクセスする必要があり、作業完了までタイムラグが発生していました。
自動化フローを導入することで、手作業でのステータス変更や確認の必要がなくなった分、業務全体のスピードアップが見込めます。
営業担当者は、請求書発行や納品手配などの次の工程に素早く着手できるようになるでしょう。
商談ステータスが自動更新されることで、関係者が最新の状況を把握しやすくなります。
具体例として、営業担当者は所属部門だけでなく、財務や物流などのその他部門スタッフとの連携が必要な場面が多々あるため、商談ステータスの状況把握は業務全体の動きに直結するもので、更新忘れは作業の停滞を引き起こす可能性があります。
契約締結後に自動でステータスが更新されるようになれば、サスケを通して関連部門も進捗状況を共有しやすくなり、作業の停滞や情報の行き違いなどのトラブルを回避できるようになるでしょう。
自動化フローの導入でステータス変更が正確に行われるので、異なる顧客ステータスを変更してしまう、などといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
例えば、情報の正確性が保証されていれば、担当者は安心して、顧客管理や次の業務プロセスを遂行できるようになるでしょう。
また、複数人が商談を管理している場合、正確なデータが維持されることで、他部門への連絡がスムーズに行え、その後の継続作業の質向上にも寄与します。
では、「DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
DocuSignで契約を締結したことをDocuSignのAPIを利用して受け取り、 サスケの提供するAPIを用いてサスケ側の該当顧客のステータスをDocuSignのデータをもとに更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。
(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。
(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。
(6)次にサスケのアプリ連携を行います。
DocuSignのマイアプリ登録と同様に、サスケを選択します。
(7)連携するサスケの「アカウント名」と「アクセストークン」、「APIキー」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは5つです。
(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる、1つ目のアクション「エンベロープが完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
注釈に沿って設定を行いましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
(6)次に、2つ目のアクション「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面の「アカウントID」はDocuSign側で確認し、該当する情報を入力します。
「エンベロープID」は入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)次に、3つ目のアクション「正規表現によるデータの抽出」をクリックし、内容を確認します。
Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
正規表現の設定方法については、こちらをご確認ください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法は、こちらの記事をご確認ください。
(2)今回は正規表現で会社名を抽出することを想定しています。
例文として、書類名が「契約書_〇〇株式会社様」のようにフォーマット化されていると仮定します。
そのため、「抽出対象」を【書類名の一覧】と設定し、「抽出箇所を正規表現で指定」を【(?<=契約書_)(.*)(?=様)】とすることで、(契約書_)から(様)までの文字列を抽出できます。
・例文の抽出結果＝ 〇〇株式会社
(3)「抽出対象」や「抽出箇所を正規表現で指定」は、状況に応じて任意で設定してください。
設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
(1)次に、4つ目のアクション「顧客情報を検索」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「検索キーワード」を設定します。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『抽出した値』を設定します。）
(4)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、5つ目のアクション「顧客情報を修正」をクリックします。
(6)サスケのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「顧客番号」や「レコード情報」などの項目に情報を入力していきましょう。
以下のように、前ステップで取得したアウトプットも引用できます。
今回は、「会社名の部分を正規表現で抽出し、抽出した内容をもとにサスケの顧客情報を検索し、その顧客の商談ステータスを変更する」設定を行いたいため、「項目名」は商談ステータス、「値」は成約とすることで、『商談ステータスを成約に修正』することができます。
サスケの各種設定項目の取得方法については、こちらのページも確認しましょう。
(8)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもサスケを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
クラウドサインを利用して契約の電子締結を行っている方におすすめのフローです。
契約が完了すると自動的に商談ステータスが更新されるため、手作業での入力が不要となり、作業時間を節約できます。
また、最新のステータス情報を常に把握できるため、チーム全体の意思決定が迅速化に行えるようになるかもしれません。
契約締結後の商談ステータスが自動的に更新されるので、手動での更新作業が不要となり、より効率的に業務を進められます。
チーム全体のコミュニケーションの円滑化にもつなげられるでしょう。
作業の自動化により、契約の締結と商談ステータスの更新をスムーズに行えます。
手作業による入力ミスのリスクが軽減されるため、データの正確性を高めることも期待できます。
今回紹介したDocuSignとサスケのアプリ連携により、商談ステータスの更新作業を自動化できるので、契約締結後のプロセスが迅速化し、営業活動をスムーズに遂行できるようになるでしょう。
また、手動での更新作業を省くことで、担当者の作業負担を軽減し、ヒューマンエラーを未然に防止します。
特に、契約量が多い企業や、複数の企業担当者が関与する商談シーンでは、この自動化フローが大きな効果を発揮します。
この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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