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「DocuSignで契約が完了したら、その情報をkintoneにも登録しないといけないんだけど、毎回手作業で入力するのが本当に面倒…」
「DocuSignとkintone、どちらも毎日使う重要なツールだけど、二重入力で時間もかかるし、入力ミスも心配…」
このように、DocuSignとkintone間でのデータ手動連携に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">DocuSignで契約が完了した情報を自動的にkintoneに登録したり、更新したりする仕組み</span>です。
この仕組みを活用すれば、これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスや確認作業に追われることなく、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識は一切不要で、ノーコードで簡単にできるため、これまで自動化を諦めていた方や、何から始めれば良いか分からなかった方でもすぐに導入できます。
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DocuSignとkintoneを連携し、様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
DocuSignとkintoneのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両者間のデータ入力を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、DocuSignで電子契約が完了した際に、その契約情報を自動でkintoneの顧客データベースや案件管理アプリに登録・更新するといった連携が実現できますよ！
これにより、<span class="mark-yellow">手入力の手間や入力ミスを削減し、常に最新の情報をkintoneで確認できる</span>ようになるでしょう。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
DocuSignで顧客との契約が締結されるたびに、その契約者情報や契約内容を手動でkintoneに転記するのは非常に時間がかかり、入力ミスも発生しやすい作業ですよね。
このテンプレートを利用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングで、<span class="mark-yellow">関連情報が自動的にkintoneの指定したアプリに新しいレコードとして追加</span>されるため、データ入力の手間を減らし、ヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。
全ての契約情報をkintoneに登録するのではなく、特定の条件（例えば、特定の契約プランや金額以上など）に合致する契約のみをkintoneで管理したいというニーズもあるでしょう。
このテンプレートでは、DocuSignで契約が完了した情報の中から、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に一致する契約情報だけを抽出し、kintoneに自動でレコード追加</span>することができます。
これにより、必要な情報だけを効率的にkintoneに集約でき、データ管理の精度向上や、その後のアクションの最適化に繋がるはず！
それでは、さっそく実際にDocuSignとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDocuSignとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【DocuSignのマイアプリ登録】
検索窓でDocuSignと入力し、表示された候補からDocuSignを選択します。
Yoomと連携するDocuSignアカウントにログインしましょう。
アカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次に表示される画面でアカウントのパスワードを入力して「ログイン」をクリックしたら、連携完了です！
【kintoneのマイアプリ登録】
先ほどと同様に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。入力したら「追加する」をクリックして、連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、DocuSignでエンベロープが完了した際に、フローボットを起動するように設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更することができるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で連携した情報が反映されています。
フローで使用するアカウントであることを確認してください。
トリガーアクションは変更せず「次へ」を押します。
次に、Webhookのイベント受信設定をDocuSignの管理画面で行います。
下図赤枠の手順に従って、設定を行いましょう！
※Webhook URLは、DocuSignの管理画面で設定を行う際に使用するのでコピーしておいてくださいね！
フローで使用するDocuSignアカウントの管理画面で、「管理者」タブをクリックします。
左側にあるメニューの内、「Docusign Connect」を選択してください。
「設定の追加」を押して、Webhookの追加設定をしていきましょう！
「名前」には「Yoom」と入力し、「発行するURL」にはYoomの画面でコピーしておいたWebhook URLを貼り付けます。
トリガーイベントは、「エンベロープと受信者」内にある「エンベロープの署名／完了」にチェックを入れ、「保存」を押したら設定完了です！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
DocuSignで実際にエンベロープを完了させ、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されると、DocuSignで完了させたエンベロープの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、DocuSignの完了された書類情報を取得する設定を行います。
「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしてください。
ステップ3同様に、タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定を下記のように行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出される書類情報を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、DocuSignで完了した書類情報を、kintoneに追加する設定です。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報は、フローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。
実行アクションは変更せず「レコードを追加する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携では、「アプリID」にDocuSignの情報を追加するアプリを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から該当のアプリを選択するか、アプリのURL内にある「/k/●●●/」部分がアプリIDとなるので、URLを確認して手入力してください。
入力後、「次へ」をクリックしてデータベース操作の詳細設定に進みます。
データベース操作の詳細設定では、「追加するレコードの値」にアウトプットを使って適切な値を設定していきます。
たとえば、「ユーザーID」には「取得した値」の「エンベロープが完了したら」内にある「ユーザーID」を設定します。
「契約書_送信日」には日付のアウトプットを使って「今日」を設定する、といった形にそれぞれ適切な値を設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の各項目は、連携しているkintoneアプリに紐づいて表示されているため、項目を編集したい場合はkintoneのアプリを編集してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にkintoneにレコードが追加されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する」フローの作成手順でした！
今回はDocuSignからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneの情報を起点としてDocuSignでアクションを実行したい、といったニーズもあるかと思います。
例えば、kintoneに新しい顧客情報が登録された際に、その情報を基にDocuSignで契約書を自動作成して送付するといった業務フローも、Yoomを使えば簡単に自動化できますよ！
kintoneからDocuSignへのデータ連携にご興味がある場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneで管理している顧客情報や案件情報をもとに、契約書を作成しDocuSignで送付する作業は、特に件数が多い場合に大きな負担となりますよね。
このテンプレートを利用するとkintoneに新しいレコードが追加されたことをトリガーとして、<span class="mark-yellow">そのレコード情報をDocuSignに連携し、契約書を自動で作成・送付</span>することができます。
これにより、契約業務のリードタイム短縮と作業工数の大幅な削減が実現し、営業担当者はより価値の高い活動に集中できる環境が整うでしょう。
kintoneに登録されている全てのレコードに対して契約書を送付するのではなく、例えば「ステータスが“契約準備完了”になった」や「特定のサービスプランを選択した」といった条件に合致するレコードに対してのみ、DocuSignで契約書を送付したいケースもあるでしょう。
このテンプレートでは、kintoneのレコードが特定の条件を満たした際に、<span class="mark-yellow">該当レコードの情報を利用してDocuSignで契約書を自動送付</span>するため、よりターゲットを絞った効率的な契約業務の自動化が可能になりますよ！
これにより、手作業による契約書送付漏れや誤送付のリスクを低減し、業務の正確性を高めることが期待できます。
今回ご紹介した自動化以外にも、DocuSignやkintoneのAPIを使った自動化例はたくさんあります。気になるテンプレートがあれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームの回答情報やGoogleスプレッドシートの更新、Notionデータベースの情報をもとに、DocuSignで署名依頼や契約書作成・送付を自動化できます。
さらに、DocuSignで契約が完了したらSlackに通知したり、証明書をGoogle Driveに格納したりする連携もおすすめです。
Jotformの回答をkintoneに転記したり、kintoneの情報からfreeeで請求書を自動作成したりできます。
また、kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付したり、WordPressに新規投稿を作成したり、Microsoft SharePointにフォルダを作成したりする自動化も便利です。
いかがでしたか？
DocuSignとkintoneの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約情報のkintoneへの転記作業やkintoneの情報に基づくDocuSignでの契約書作成・送付といった一連の業務プロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生防止が期待できます。</span>
これにより、担当者は反復的なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能となり、本来注力すべき顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力的！
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズすることができるので、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩として、DocuSignとkintoneの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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