kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
試してみる
「kintoneとDocuSignを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
このように、kintoneとDocuSignを日々利用する中で、手作業によるデータ連携の非効率さや、それに伴うヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか。
そこで便利なのが、kintoneのデータを自動的にDocuSignに連携し、契約書送付までを自動化できる仕組み です。
これらの悩みから解放され、入力ミスや対応漏れを防ぎつつ、より重要な戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできて、導入にかかる手間や時間もあまりかかりません。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとDocuSignを連携して様々な業務を自動化する ためのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
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kintoneとDocuSignを連携してできること
kintoneとDocuSignを連携すれば、kintoneのレコード情報をトリガーにDocuSignでの契約書送付プロセスを自動化したり、逆にDocuSignでの契約ステータスの変更をkintoneに反映させたりと、双方向のデータ連携がノーコードで実現可能になります。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウントを登録するだけで、すぐにkintoneとDocuSignの連携を実際に体験できます。
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
kintoneに新しい顧客情報や案件情報などのレコードが追加されるたびに、その情報を基にして自動でDocuSignの契約書送付プロセスを開始する ことができます。
手作業による契約書作成・送付の手間や遅延、入力ミスを大幅に削減し、契約業務の迅速化と正確性向上に貢献します。
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
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kintoneで特定条件に合うレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
kintoneで「契約締結予定」といった特定のステータスに変更されたレコードや、一定金額以上の案件レコードが追加された場合など、あらかじめ設定した条件に合致した時のみDocuSignで契約書を送付する ことも可能です。
不要な契約書送付を防ぎ、よりきめ細やかな契約管理が可能となるため、重要な契約プロセスを的確に進めることができるでしょう。
kintoneで特定条件に合うレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
試してみる
kintoneとDocuSignの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとDocuSignを連携したフローを作成してみましょう！Yoom を使用して、ノーコード でkintoneとDocuSignの連携を進めていきます。登録フォーム からアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する 」フローを作成していきます！
kintoneとDocuSignをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
kintoneのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
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ステップ1：kintoneとDocuSignをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をしていきます。
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【kintoneのマイアプリ登録】 検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。入力したら「追加する」を押して、連携完了です！kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について | Yoomヘルプセンター
【DocuSignのマイアプリ登録】 検索窓でDocuSignと入力し、表示された候補からDocuSignを選択します。
Yoomと連携するDocuSignアカウントにログインしましょう。
次に表示される画面でアカウントのパスワードを入力して「ログイン」をクリックしたら、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：kintoneのトリガー設定
最初の設定です！
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。
次に、設定項目の中にある「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
Webhookの設定は下記のように行い、「保存」を押してくださいね！
説明 ：必要に応じて、入力してください。
Webhook URL ：Yoomの画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
通知を送信する条件 ：今回は「レコードの追加」にチェックを入れましょう。
※最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意ください。こちら をご覧ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？ アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら をご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
続いて、kintoneに追加されたレコードの詳細情報を取得する設定をしていきます。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。
データベースの連携設定では、先ほどWebhookの設定を行ったアプリと連携していきます。
次に、データベース操作の詳細設定です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出されるレコードの詳細情報を確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：DocuSignのエンベロープ作成・送信設定
最後に、kintoneのレコードに追加された情報を使って、DocuSignのエンベロープを作成・送信する設定を行います。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を、下記のようにしていきます。
アカウントID ：入力欄下に記載されている注釈に従って、手入力してください。
テンプレートID ：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。候補からフローで使用するテンプレートを選択しましょう。
受信者 ：「受信者のメールアドレス」、「受信者の名前」は、kintoneに追加されたレコードの情報を使って設定します。それぞれ入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、適切な値を設定してみてくださいね！
設定後は「テスト」をクリックし、動作チェックを行いましょう。
「テスト成功」と表示され、「受信者のメールアドレス」に設定したアドレス宛にエンベロープが届いていることを確認したら「保存する」を押し、設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する 」フローの作成手順でした！
DocuSignのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからDocuSignへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDocuSignでの契約締結といったイベントをトリガーにkintoneへ追加したい、といった逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
DocuSignでエンベロープ（契約書）のステータスが「完了（Completed）」になったことをトリガーとして、契約者情報や契約日、契約金額などの情報を自動的にkintoneに新しいレコードとして追加する こともできます。
これにより、契約締結後の情報管理や、営業部門から法務・経理部門へのスムーズな情報連携が実現し、手作業によるkintoneへのデータ入力の手間とミスを削減できるでしょう。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
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DocuSignで特定条件に合う契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
DocuSignで特定のテンプレートIDの契約書が完了した場合や、特定の契約金額以上の契約が完了した場合など、あらかじめ設定した条件に合致する契約が完了した時のみ、その情報をkintoneにレコードとして追加する ことも可能です。
例えば特定の製品ラインの契約情報のみをkintoneの特定アプリに集約するなど、より戦略的なデータ管理が可能となり、報告や分析業務の効率化にも繋がるはず！
DocuSignで特定条件に合う契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
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kintoneやDocuSignのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した自動化以外にも、kintoneやDocuSignのAPIを使った自動化例はたくさんあります。
kintoneを使った便利な自動化例
Jotformの回答をkintoneに転記できます。
kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成
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kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する
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kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
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DocuSignを使った便利な自動化例
他ツールの情報追加や更新をもとに、DocuSignで署名依頼や契約書作成・送付を自動化できます。
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する
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Google スプレッドシートが更新されたらDocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信する
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Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する
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Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する
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DocuSignの証明書を自動でダウンロードし、Google Driveに保存する
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まとめ
いかがでしたか？
kintoneとDocuSignの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたkintoneへの顧客情報登録からDocuSignでの契約書作成・送付、さらには契約完了後のkintoneへの情報反映といった一連の契約プロセスにかかる手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、担当者は煩雑なデータ入力や転記作業から解放され、契約内容の確認や顧客とのコミュニケーションといった、より迅速かつ正確な対応が求められるコア業務に集中できる環境が整い、契約締結までのリードタイム短縮も期待できますよ！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコード で構築できるのも魅力ですよね。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね。
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