指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Issueの作成を効率化し作業工数の削減を図りたいリーダー層の方
・部の予算をMicrosoft Excelで管理している方
・予算超過の兆候を事前に確認したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の予算報告、手作業でやっていませんか？
シンプルな作業だけど、いちいちMicrosoft Excellを開いてデータをコピーし、メッセージを作成して送信するのは意外と手間がかかりがちです。
特に、他の業務に追われてうっかり忘れてしまったり、毎回の確認作業で時間を取られて、ミスや漏れが起こる可能性が高まってしまいそう…。
でも、もしこの作業を完全に自動化できたらどうでしょう？
指定した日時にMicrosoft Excellから最新の予算データを取得し、Slackに通知を送る。そんな便利な方法が、プログラミング不要で簡単に作ることができます！
今回は、たった数ステップで実現できる方法を詳しく解説していきます。
それではここからノーコードツールYoomを使って「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する方法
日時を指定することで、Microsoft Excelの情報を自動でSlackに通知できます。Slackに通知する際のメッセージ内容も自由に設定することが可能です！
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Microsoft ExcelとSlackをマイアプリに登録する
- スケジュールトリガーの設定
- Microsoft Excelと連携し、レコードを取得する
- Slackと連携し、チャンネルにメッセージを送る
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Issueの作成を効率化し作業工数の削減を図りたいリーダー層の方
・部の予算をMicrosoft Excelで管理している方
・予算超過の兆候を事前に確認したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
(4)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSlackをクリックします。
(5)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
Slackのマイアプリ登録方法
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft ExcelとSlackが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：スケジュールトリガーの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Issueの作成を効率化し作業工数の削減を図りたいリーダー層の方
・部の予算をMicrosoft Excelで管理している方
・予算超過の兆候を事前に確認したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
Cron設定の設定方法
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Excelと連携し、レコードを取得する
(1)次は、Microsoft Excelと連携してレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
- ファイルの保存場所：プルダウンから選択
- ドライブID：候補から選択
- ファイル名（任意）：直接入力
- アイテムID：候補から選択
- シート名：候補から選択
- テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することができます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：Slackと連携し、チャンネルにメッセージを送る
(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
※送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。
Yoomアプリの追加方法は下記のサイトを参照ください。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法
下へ進み、Slackに通知する内容をメッセージに入力します。
画像のように、文中にアウトプットを使用することで、Microsoft Excelの情報を引用することができます！
指定日時にフローが起動すると、下の画像のようにSlackに通知されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する」フローボットの完成です。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Issueの作成を効率化し作業工数の削減を図りたいリーダー層の方
・部の予算をMicrosoft Excelで管理している方
・予算超過の兆候を事前に確認したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する方法
上記ではSlackを使って通知する方法をご紹介しましたが、Slack以外で通知することもできます！
まずはMicrosoft Teamsに変更した時の設定方法をご紹介します。
今回のMicrosoft ExcelとSlackの連携と同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容が、Microsoft Teamsに反映されます。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する
次はGoogle スプレッドシートとOutlookを連携して、指定日時になると自動でMicrosoft Excelの情報を基にPDFを発行し、Outlookでメールを送るフローを紹介します。Microsoft ExcelとSlackの連携と途中まで同じ設定方法なので、簡単に設定できますよ！
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する
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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(1)「書類を発行する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名はアウトプットから選択します。
下の画像のように日付＋固定文字で入力することも可能です。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)「メールを送る」をクリックします。
(5)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookに送信する宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(6)「メール送信のテスト」画面から内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(7)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する
日時を指定することで、自動的にMicrosoft Excelから情報を取得し、Outlookであらかじめ設定された定型文を送信します。自動化することで、入力の手間を省き、作業時間の短縮が期待できます。
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する
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■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
2.OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
AI機能を活用することで、Outlookのメールを自動で要約し、Microsoft Excelに情報を反映できます。これにより、メールの情報をMicrosoft Excelで一元管理できます。このフローは効率的に情報を把握したい方におすすめです！
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
3.Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
OCR機能を使うことで、Boxにアップロードされた請求書を自動で読み取り、Microsoft Excelに追加することができます。このフローを導入することで、請求書の確認や入力作業を減らすことができるため、経理担当者の業務負担が軽減されるでしょう！
Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・複数の請求書の情報をMicrosoft Excelに手動で入力しており、業務負担を軽減したい経理担当者
・OCRを活用し、受領した請求書のデータを効率的に管理したいバックオフィスチームのメンバー
・請求情報の誤入力を防ぎ、データの正確性を向上させたい経理部門の責任者
・請求書の情報を速やかに把握し、買掛金や経費の処理をスムーズに行いたい方
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
今回ご紹介したフローを活用すれば、Microsoft Excelでの予算管理とチームへの共有を完全に自動化でき、作業ミスを防ぎつつ、業務時間の短縮にもつながります！
さらに、SlackだけでなくMicrosoft TeamsやOutlookと連携することで、より幅広い業務シーンに対応することも可能です。
必要な情報を必要なタイミングで届けることで、チーム全体が業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。
「もっと効率的に仕事を進めたい」「作業を減らして本来の業務に集中したい」
そんなあなたにぴったりの自動化フローです。ぜひ試してみてくださいね！
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