・
毎月の予算報告をラクに！Microsoft Excelの予算データをSlackに自動送信する方法
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の予算報告、手作業でやっていませんか？
シンプルな作業だけど、いちいちMicrosoft Excellを開いてデータをコピーし、メッセージを作成して送信するのは意外と手間がかかりがちです。
特に、他の業務に追われてうっかり忘れてしまったり、毎回の確認作業で時間を取られて、ミスや漏れが起こる可能性が高まってしまいそう…。
でも、もしこの作業を完全に自動化できたらどうでしょう？
指定した日時にMicrosoft Excellから最新の予算データを取得し、Slackに通知を送る。そんな便利な方法が、プログラミング不要で簡単に作ることができます！
今回は、たった数ステップで実現できる方法を詳しく解説していきます。
それではここからノーコードツールYoomを使って「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する方法
日時を指定することで、Microsoft Excelの情報を自動でSlackに通知できます。Slackに通知する際のメッセージ内容も自由に設定することが可能です！
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Microsoft ExcelとSlackをマイアプリに登録する
- スケジュールトリガーの設定
- Microsoft Excelと連携し、レコードを取得する
- Slackと連携し、チャンネルにメッセージを送る
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
(4)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSlackをクリックします。
(5)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft ExcelとSlackが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：スケジュールトリガーの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
- 日付指定
- Cron設定
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Excelと連携し、レコードを取得する
(1)次は、Microsoft Excelと連携してレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
- ファイルの保存場所：プルダウンから選択
- ドライブID：候補から選択
- ファイル名（任意）：直接入力
- アイテムID：候補から選択
- シート名：候補から選択
- テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することができます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：Slackと連携し、チャンネルにメッセージを送る
(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
※送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。
Yoomアプリの追加方法は下記のサイトを参照ください。
下へ進み、Slackに通知する内容をメッセージに入力します。
画像のように、文中にアウトプットを使用することで、Microsoft Excelの情報を引用することができます！
指定日時にフローが起動すると、下の画像のようにSlackに通知されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する」フローボットの完成です。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的な予算管理のために、都度Microsoft Excelのファイルを開いて情報を確認し、Slackに転記して報告する作業は手間ではないでしょうか。こうした手作業は、確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で予算情報を取得し、Slackに通知することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とSlackでの定期報告を自動化したい方
- 手作業での情報共有に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 予算情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動で情報取得から通知までが実行されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を削減できます。
- システムが直接データを参照して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や繰り返し周期などを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算情報を取得したいファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャンネルやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎日、毎週、毎月など、通知を実行したい周期や日時を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルは任意で設定可能です。また、メッセージ内容には固定のテキストだけでなく、Microsoft Excelから取得した予算額などの値を埋め込むこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する方法
上記ではSlackを使って通知する方法をご紹介しましたが、Slack以外で通知することもできます！
まずはMicrosoft Teamsに変更した時の設定方法をご紹介します。
今回のMicrosoft ExcelとSlackの連携と同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容が、Microsoft Teamsに反映されます。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する
次はGoogle スプレッドシートとOutlookを連携して、指定日時になると自動でMicrosoft Excelの情報を基にPDFを発行し、Outlookでメールを送るフローを紹介します。Microsoft ExcelとSlackの連携と途中まで同じ設定方法なので、簡単に設定できますよ！
■概要
毎月の予算報告など、定期的なレポート作成と送付業務に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ集計やメール作成は時間がかかるだけでなく、数値の転記ミスや送付漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから最新の予算データを自動で取得し、PDFとして発行後、Outlookから関係者へ送付する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、定期的な予算報告を手作業で行っている方
- 毎月のレポート作成業務における入力ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型業務を自動化することで、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、レポート作成やメール送付といった定型業務に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算データが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、取得したデータを基にPDF書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行したPDFを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎月25日の10時）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、予算データが保存されているファイルやシート、取得するデータの条件などを任意で設定します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの雛形となるファイルや、Microsoft Excelから取得したデータを差し込む箇所を任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて任意で設定します。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月の予算報告など、定期的なレポート作成と送付業務に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ集計やメール作成は時間がかかるだけでなく、数値の転記ミスや送付漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから最新の予算データを自動で取得し、PDFとして発行後、Outlookから関係者へ送付する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、定期的な予算報告を手作業で行っている方
- 毎月のレポート作成業務における入力ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型業務を自動化することで、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、レポート作成やメール送付といった定型業務に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算データが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、取得したデータを基にPDF書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行したPDFを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎月25日の10時）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、予算データが保存されているファイルやシート、取得するデータの条件などを任意で設定します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの雛形となるファイルや、Microsoft Excelから取得したデータを差し込む箇所を任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて任意で設定します。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(1)「書類を発行する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名はアウトプットから選択します。
下の画像のように日付＋固定文字で入力することも可能です。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)「メールを送る」をクリックします。
(5)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookに送信する宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(6)「メール送信のテスト」画面から内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(7)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する
日時を指定することで、自動的にMicrosoft Excelから情報を取得し、Outlookであらかじめ設定された定型文を送信します。自動化することで、入力の手間を省き、作業時間の短縮が期待できます。
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
- 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
- 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
- Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
- 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
- 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
- Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。
2.OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
AI機能を活用することで、Outlookのメールを自動で要約し、Microsoft Excelに情報を反映できます。これにより、メールの情報をMicrosoft Excelで一元管理できます。このフローは効率的に情報を把握したい方におすすめです！
■概要
日々Outlookで受信する大量のメールから、重要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや要約の抜け漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIが自動で内容を要約し、Microsoft Excelの所定の場所に追記するため、情報収集と管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- メールの内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記・要約する手間をなくしたい方
- AIを活用して、日々の情報整理や管理業務の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、AIによる要約からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、情報整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記や要約に伴う入力ミスや内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、記録される情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookとMicrosoft ExcelのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信元アドレスで起動を絞り込むことも可能です。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文や件名などを指定して要約させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomとOutlookおよびMicrosoft Excelを連携する際、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、あらかじめご確認ください。
■概要
日々Outlookで受信する大量のメールから、重要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや要約の抜け漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIが自動で内容を要約し、Microsoft Excelの所定の場所に追記するため、情報収集と管理にかかる手間を削減し、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- メールの内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記・要約する手間をなくしたい方
- AIを活用して、日々の情報整理や管理業務の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、AIによる要約からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、情報整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記や要約に伴う入力ミスや内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、記録される情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookとMicrosoft ExcelのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信元アドレスで起動を絞り込むことも可能です。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文や件名などを指定して要約させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomとOutlookおよびMicrosoft Excelを連携する際、Microsoft 365の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、あらかじめご確認ください。
3.Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
OCR機能を使うことで、Boxにアップロードされた請求書を自動で読み取り、Microsoft Excelに追加することができます。このフローを導入することで、請求書の確認や入力作業を減らすことができるため、経理担当者の業務負担が軽減されるでしょう！
■概要
取引先から受け取った請求書をBoxに保存した後、内容を確認しながらMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか？この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに請求書がアップロードされるとOCR機能が自動で情報を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、請求書の処理を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の転記作業における入力ミスや、ダブルチェックの負担を軽減したいと考えている方
- OCRを活用した請求書処理の自動化によって、業務全体の効率化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの転記までを自動化し、手作業での対応時間を削減します。
- 手作業による転記がなくなることで、請求金額や支払期日といった重要な情報の入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、請求書がアップロードされる監視対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDをアウトプット情報から動的に指定します。
- OCR機能では、請求書から読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）や使用するAI、言語などを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、書き込み先のドライブ、ファイル、シート、テーブル範囲をそれぞれ指定し、追加する各項目にはOCRで読み取った情報をアウトプットからマッピングしてください。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
取引先から受け取った請求書をBoxに保存した後、内容を確認しながらMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか？この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに請求書がアップロードされるとOCR機能が自動で情報を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、請求書の処理を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の転記作業における入力ミスや、ダブルチェックの負担を軽減したいと考えている方
- OCRを活用した請求書処理の自動化によって、業務全体の効率化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの転記までを自動化し、手作業での対応時間を削減します。
- 手作業による転記がなくなることで、請求金額や支払期日といった重要な情報の入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、請求書がアップロードされる監視対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDをアウトプット情報から動的に指定します。
- OCR機能では、請求書から読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）や使用するAI、言語などを任意で設定できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、書き込み先のドライブ、ファイル、シート、テーブル範囲をそれぞれ指定し、追加する各項目にはOCRで読み取った情報をアウトプットからマッピングしてください。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
今回ご紹介したフローを活用すれば、Microsoft Excelでの予算管理とチームへの共有を完全に自動化でき、作業ミスを防ぎつつ、業務時間の短縮にもつながります！
さらに、SlackだけでなくMicrosoft TeamsやOutlookと連携することで、より幅広い業務シーンに対応することも可能です。
必要な情報を必要なタイミングで届けることで、チーム全体が業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。
「もっと効率的に仕事を進めたい」「作業を減らして本来の業務に集中したい」
そんなあなたにぴったりの自動化フローです。ぜひ試してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
