毎月の予算報告をラクに！Microsoft Excelの予算データをSlackに自動送信する方法

ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

(4)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSlackをクリックします。
(5)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

Slackのマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft ExcelとSlackが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。

曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！

• 日付指定

• Cron設定

Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。

Cron設定の設定方法

スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Microsoft Excelと連携し、レコードを取得する

(1)次は、Microsoft Excelと連携してレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。

下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。

• ファイルの保存場所：プルダウンから選択
• ドライブID：候補から選択
• ファイル名（任意）：直接入力
• アイテムID：候補から選択
• シート名：候補から選択
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで、条件を追加することができます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Slackと連携し、チャンネルにメッセージを送る

(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
※送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。
Yoomアプリの追加方法は下記のサイトを参照ください。

SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法

下へ進み、Slackに通知する内容をメッセージに入力します。
画像のように、文中にアウトプットを使用することで、Microsoft Excelの情報を引用することができます！

指定日時にフローが起動すると、下の画像のようにSlackに通知されます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する」フローボットの完成です。

指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する方法

上記ではSlackを使って通知する方法をご紹介しましたが、Slack以外で通知することもできます！
まずはMicrosoft Teamsに変更した時の設定方法をご紹介します。

今回のMicrosoft ExcelとSlackの連携と同じように以下のテンプレートをコピーしてください。

(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容が、Microsoft Teamsに反映されます。

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！

指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付する

次はGoogle スプレッドシートとOutlookを連携して、指定日時になると自動でMicrosoft Excelの情報を基にPDFを発行し、Outlookでメールを送るフローを紹介します。Microsoft ExcelとSlackの連携と途中まで同じ設定方法なので、簡単に設定できますよ！

(1)「書類を発行する」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名はアウトプットから選択します。
下の画像のように日付＋固定文字で入力することも可能です。

(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

(4)「メールを送る」をクリックします。

(5)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookに送信する宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(6)「メール送信のテスト」画面から内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(7)最後に、「トリガーをON」をクリックして完成です！

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！

1.指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する

日時を指定することで、自動的にMicrosoft Excelから情報を取得し、Outlookであらかじめ設定された定型文を送信します。自動化することで、入力の手間を省き、作業時間の短縮が期待できます。

2.OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する

AI機能を活用することで、Outlookのメールを自動で要約し、Microsoft Excelに情報を反映できます。これにより、メールの情報をMicrosoft Excelで一元管理できます。このフローは効率的に情報を把握したい方におすすめです！

3.Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

OCR機能を使うことで、Boxにアップロードされた請求書を自動で読み取り、Microsoft Excelに追加することができます。このフローを導入することで、請求書の確認や入力作業を減らすことができるため、経理担当者の業務負担が軽減されるでしょう！

さらに、Microsoft Excelを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

今回ご紹介したフローを活用すれば、Microsoft Excelでの予算管理とチームへの共有を完全に自動化でき、作業ミスを防ぎつつ、業務時間の短縮にもつながります！
さらに、SlackだけでなくMicrosoft TeamsやOutlookと連携することで、より幅広い業務シーンに対応することも可能です。
必要な情報を必要なタイミングで届けることで、チーム全体が業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。
「もっと効率的に仕事を進めたい」「作業を減らして本来の業務に集中したい」
そんなあなたにぴったりの自動化フローです。ぜひ試してみてくださいね！