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新規取引先の反社チェックを行う際、手作業での確認に時間がかかったり、情報の見落としや処理の遅れが発生したりしていませんか？フォームで取得した情報をRISK EYESに手動で入力し、結果を確認した後に関係者へメール通知する作業は、業務負担が大きいうえチェック漏れやヒューマンエラーのリスクもあり得ます。
こうした課題を解決するのが、RISK EYESとOutlookの連携による自動反社チェックの仕組みです。フォームに回答が送信されると、RISK EYESでスピーディーに自動チェックが実施され、その結果がOutlookに通知されるため、チェック業務のリスク管理の強化や担当者の負担軽減、スピード向上といったメリットが見込めます。この記事では、ノーコードで簡単に設定できる手順を詳しく解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームで回答された内容をもとにRISK EYESで自動で反社チェックを実施し、結果をOutlookで通知する方法」を紹介します。
[Yoomとは？]
フォームの回答を受け取り、RISK EYESの提供するAPIを用いて、回答内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施することで実現可能です。
また、OutlookのAPIを経由してメールでそれらの情報を通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からRISK EYESを検索してください。
アカウント名・ユーザーD・パスワードを入力してください。
入力後に右下の「追加」をクリックすると、RISK EYESのマイアプリ連携が完了します。
同様の手順でOutlookを選択し、ログインします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。
まず「反社チェック申請フォーム」をクリックしてください。
収集したいユーザー情報に合わせてフォームと完了ページの内容を入力し、「次へ」をクリックしてください。
アウトプット情報は「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
入力したら「保存する」をクリックしてください
「Webの記事数を取得」をクリックします。
連携するアカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックします。
「調査キーワード」等の必要事項を入力、またはプルダウンから選択してください。
先ほど設定したアウトプット情報を用いて入力することができます。
入力が全て終わったら「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックします。
なお、アウトプット情報を設定したり、詳細設定を変更したりすることも可能です。
「メールを送る」をクリックします。
必要事項を入力してください。ここでもアウトプット情報を利用することができます。
「詳細設定」をクリックすると事前確認設定を行えます。
全ての入力、選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「メール送信のテスト」という画面が表示されるので「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもRISK EYESを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知する
Googleフォームで回答された内容をもとにRISK EYESで反社チェックを実施し、結果をGmailで通知するフローです。手動転記が不要になり、反社チェック業務の正確性とスピードの向上が実現できるほか、メール通知も自動化されることで、結果の見落としや確認漏れの防止につながります。
2.Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得する
Googleスプレッドシートでキーワードが追加されたらRISK EYESでWebの記事数を取得するフローです。記事数を取得することで検索キーワードに対するボリューム感をスピーディーに把握することができるため、詳細な記事内容を確認しなくともリスクの大きさや重要度の判断をすることができ、時間の節約に寄与します。
3.毎日指定の時間になったら、RISK EYESで指定したワードのWeb上の記事数を取得し、Slackに通知する
フォームに回答されたら、RISK EYESでネガティブ情報を取得し、Slackに通知するフローです。フォームに入力された時点で、回答内容を用いてネガティブ情報を検索し、自動でSlack通知できるため、通知にかかる負担を軽減することができます。
手作業での反社チェックでは、誤入力や見落としといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。しかし、RISK EYESとOutlookを連携し自動化することにより、データの取得からチェック、通知までのプロセスが一貫して行われるため、ミスを防ぎ正確に情報を管理する助けとなります。特に、意図せず反社と関係を持ってしまうことで大損害を被る可能性のある企業では、安全な経営のために大変役立ちます。
手作業による反社チェックには、担当者の人件費や管理コストがかかります。しかし、フォーム回答された内容をRISK EYESで自動チェックしOutlookに通知することでチェック作業にかかる時間を削減し、人員の負担を軽減できるため、間接的なコスト削減に繋がります。例えば金融機関や不動産業等、反社チェックが頻繁に必要な企業や部署では人的コスト削減が期待できます。
手作業での反社チェックは、フォームの内容確認、RISK EYESでの検索、結果を整理、Outlookでの通知という複数の工程が必要となり、時間がかかります。RISK EYESとOutlookを連携することで、フォーム送信と反社チェックが自動で実施され、結果がスピーディーに通知されるため、業務のスピードの大幅な向上が見込めます。迅速な判断が求められる取引や契約の場面でも、対応の遅れを防ぎ、スムーズな業務進行につながります。
仕事において取引先のリスク管理は必要不可欠なものです。反社チェックを怠ると、企業の信用問題につながり、法的リスクや取引の停止といった深刻な事態を招く可能性があります。しかし、従来の手作業による確認では、時間がかかるうえ、チェック漏れやヒューマンエラーのリスクも否めません。
そこでRISK EYESとOutlookを連携した自動反社チェックを活用することで、業務のスピードが向上し、担当者の負担を軽減しながら、より正確なチェックを行うことが期待できます。
この記事の手順に従って設定を行うことで、誰でも簡単に導入可能です。
企業の安全性を高め業務効率を向上させるためにも、ぜひこの自動化フローを導入してリスク対策の強化に役立ててください。
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