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「Google WorkSpaceとOutlookを併用していて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Google WorkSpaceに登録した従業員情報をOutlookで送信するメールに手動で転記していて、手間がかかる上にミスも怖い…」
このように、Google WorkSpaceとOutlook間での手作業によるデータ連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、Google WorkSpaceでの従業員登録や更新をトリガーとして、Outlookへ自動的に通知される仕組みを構築できれば、面倒な手作業から解放されますよね。
そして、入力ミスといったヒューマンエラーもなくなるため、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に構築できるので、ぜひこの記事を参考に日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle WorkSpaceとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業 ・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者 2.Outlookを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。 さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
Google WorkspaceとOutlookの基本的な同期方法
Google WorkspaceとOutlookの連携は、ビジネスにおいて重要ですが、手動での同期作業にはいくつかの問題点があります。例えば、カレンダーや連絡先の更新を両方で行う必要があり、手動で同期する場合、ミスや重複が発生しやすいです。さらに、時間もかかり、効率的とは言えません。
このような手動同期の限界を解決するためには、自動化が必要です。Yoomのようなツールを活用することで、Google WorkspaceとOutlookの同期を自動化でき、手動での作業を大幅に減らすことができます。ノーコードで設定できるため、専門的な技術がなくても簡単に導入可能です。
Google WorkSpaceとOutlookを連携してできること
Google WorkSpaceとOutlookのAPIを連携すれば、Google WorkSpaceの情報をトリガーとしてOutlookで特定のアクションを自動で実行させることが可能になります。
これまで手作業で行っていた情報連携の手間を削減できるはずです。
ここでは、自動化の具体例を複数ご紹介します。
Yoomにアカウント登録するだけで、気になる自動化例をすぐに試せるので、ぜひ気軽にお試しください。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する
新入社員が入社するたびに、Google Workspaceにユーザーを登録し、その後手動でOutlookから入社案内のメールを送る作業は、手間がかかる上に送信漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を使えば、Google Workspaceに従業員が登録されたことをトリガーに、自動で対象者へ入社案内のメールを送信できるため、人事担当者の負担を軽減し、迅速かつ確実な情報伝達を実現できます。
■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業 ・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者 2.Outlookを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。 さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する
従業員の部署異動や役職変更など、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、関連部署への通知を手作業で行っていると、連絡の遅延や漏れが発生しがちではないでしょうか。
この自動化フローを活用することで、ユーザー情報の更新をすぐに関係者にOutlookで通知し、組織内のスムーズな情報共有を促進できるため、最新の情報に基づいた業務進行が可能になるはずです。
■概要 人事異動や入退社に伴うGoogle Workspaceのユーザー情報の更新後、関連部署への通知は欠かせない業務ですが、都度手作業でメールを作成するのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でOutlookから指定の宛先へ通知メールを送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google WorkSpaceとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle WorkSpaceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle WorkSpaceとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業 ・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者 2.Outlookを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。 さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
ステップ1：Google WorkspaceとOutlookをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Workspaceを選択後、ログイン画面で「Sign in with Google」をクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているアプリも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(2)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
(3)次にOutlookの連携を行います。
同様にYoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle WorkspaceとOutlookが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業 ・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者 2.Outlookを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。 さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定
(1)Google Workspaceと連携して、ユーザーが登録された際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、タイトルは自由に変更することができます。
Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面で「テスト」をクリックし、「次へ」をクリックします。
(4)続く画面で、「テスト」をクリックする前にGoogle Workspaceにテスト用のユーザー登録をしておきましょう！
登録後、さらに「テスト」をクリックしてください！
「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。
※下の画像は、取得した値が反映されていない状態です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Outlookと連携し、メールを送る
(1)次にOutlookと連携して、メールを送ります！
「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、メール内容に先ほど取得した値を使うことで、都度変更することなくGoogle Workspaceの情報を引用することができます！
取得した値は件名や本文で固定文と混ぜて使うこともできます。
添付ファイルはプルダウンから選択できます。
また、添付ファイルが複数ある場合は「＋添付ファイルを追加」をクリックすることで対象を増やすことが可能です。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
テストに成功するとOutlookでメールが送信されます。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう！
※以下は、Google Workspaceから取得した値が反映された場合のイメージ図です。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内が従業員にOutlookで通知されているかを確認してみてくださいね！
OutlookのデータをGoogle WorkSpaceに連携したい場合
今回はGoogle WorkSpaceからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle WorkSpaceへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する
特定のプロジェクトへの参加依頼など、決まった件名のメールをOutlookで受信するたびに、手動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加する作業は面倒で、対応が遅れる原因にもなりますよね。
このテンプレートを使えば、特定のメール受信をトリガーとして、自動で該当者をGoogle Workspaceのグループに追加できるので、チーム編成のスピードアップと管理業務の効率化に繋がります。
■概要 Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
Outlookで受け取った申込書などのPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でGoogle Workspaceにユーザー情報を入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
この自動化では、YoomのOCR機能が添付ファイルから文字情報を自動で読み取り、そのデータをもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録するため、手動による入力の時間と手間を削減し、人為的ミスも防げます。
■概要 従業員の入社や外部パートナーの追加に伴い、Outlookで申請書などを受け取り、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、手入力によるミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google WorkspaceやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google Workspaceを使った便利な自動化例
クラウドストレージやHRアプリと連携することで、Google Workspaceへのユーザー追加にあわせて、専用フォルダを作成したり、従業員情報を登録したりする業務を自動化できます。
手作業で情報を入力する手間が削減されるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
■概要 新しい従業員の入社に伴い、各SaaSに従業員情報を登録する作業は、情報システム部門や人事担当者にとって時間のかかる業務ではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを使用して社内の業務を管理している企業 ・Google Workspaceで従業員の情報を管理しているが、別のシステムにも同じ情報を登録している方 ・新入社員が入社した際の作業を効率的に進めたい方 2.AKASHIを利用して勤怠管理を行っている企業 ・AKASHIを利用して従業員の勤怠管理を行っているが、毎回手動で社員登録を行うのが面倒な方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceで従業員が登録されたらAKASHIにも自動登録するフローを導入することで、新入社員の情報登録が一元管理されます。 また、担当者が別々のシステムに同じ情報を入力する手間が省けるため、作業時間の短縮につながります。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとAKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを業務に活用している方 ・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方 2.Dropboxを業務に活用している方 ・業務に関連する資料の一元管理に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。 手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方 ・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者 ・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者 2.Google Workspaceを日常的に活用している方 ・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者 ・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。 また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方 ・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方 ・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。 このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。 ■注意事項 ・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特に、Google Workspaceへの登録後に、マネーフォワード Adminaへも手動で情報を転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、その情報が自動でマネーフォワード Adminaにも追加されるため、こうした課題を解消し、入社関連業務を効率化します。
例えば、特定の組織部門に所属するユーザーのみを対象にするなどの設定が可能です。
前段のGoogle Workspaceから取得した情報（変数）を対象に、姓名やメールアドレスなどを指定して抽出できます。
前段の処理で取得した各情報を、対応する項目に変数として設定してください。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
これにより、登録にかかる時間を短縮し、手動によるミスを減らすことができます。
従業員情報が正確に保たれるため、給与計算や勤怠管理の作業も効率的かつスムーズに進行します。
余った時間で他の業務に集中できるため、業務効率化に寄与します。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
■概要 DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方 ・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方 2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方 ・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方 3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方 ・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。 このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。 ■注意事項 ・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookで受信したお客様からの問い合わせや通知メールを、都度Zendeskに手入力してチケットを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや転記ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でZendeskにチケットを作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionを業務に活用している企業 ・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方 ・見積書作成のためのデータの管理を行う方 2.Google ドキュメントを業務に活用している企業 ・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方 3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業 ・顧客企業との情報伝達手段に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。 このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。 ■概要 Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Outlookを日常的に利用している方 ・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者 2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業 ・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方 ・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。 また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。 ■注意事項 ・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。 Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。 ■注意事項 ・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
まとめ
Google WorkSpaceとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記や各種通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、人事や情報システム部門の担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗したらどうなる？
A：アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
Q：通知内容のカスタマイズはどこまで可能か？
A：メール送信アクション（Outlook連携）では、メール本文・件名・宛先などをテンプレート内で自由に編集できます。
さらに、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを追加することで、詳細なユーザー情報（氏名、電話番号、部門など）を取得できます。
そのため、様々な従業員情報を変数として挿入するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
Q：連携時にSlackやMicrosoft Teamsへも通知できる？
A：SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールを組み合わせることが可能です。
具体的には、解説したテンプレート「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する」の場合は、SlackやMicrosoft Teamsの「メッセージ送信」アクションをフローボットに追加することで通知できます。
