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「Google WorkSpaceとOutlookを併用していて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Google WorkSpaceに登録した従業員情報をOutlookで送信するメールに手動で転記していて、手間がかかる上にミスも怖い…」
このように、Google WorkSpaceとOutlook間での手作業によるデータ連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、Google WorkSpaceでの従業員登録や更新をトリガーとして、Outlookへ自動的に通知される仕組みを構築できれば、面倒な手作業から解放されますよね。
そして、入力ミスといったヒューマンエラーもなくなるため、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に構築できるので、ぜひこの記事を参考に日々の業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle WorkSpaceとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
Google WorkspaceとOutlookの基本的な同期方法
Google WorkspaceとOutlookの連携は、ビジネスにおいて重要ですが、手動での同期作業にはいくつかの問題点があります。例えば、カレンダーや連絡先の更新を両方で行う必要があり、手動で同期する場合、ミスや重複が発生しやすいです。さらに、時間もかかり、効率的とは言えません。
このような手動同期の限界を解決するためには、自動化が必要です。Yoomのようなツールを活用することで、Google WorkspaceとOutlookの同期を自動化でき、手動での作業を大幅に減らすことができます。ノーコードで設定できるため、専門的な技術がなくても簡単に導入可能です。
Google WorkSpaceとOutlookを連携してできること
Google WorkSpaceとOutlookのAPIを連携すれば、Google WorkSpaceの情報をトリガーとしてOutlookで特定のアクションを自動で実行させることが可能になります。
これまで手作業で行っていた情報連携の手間を削減できるはずです。
ここでは、自動化の具体例を複数ご紹介します。
Yoomにアカウント登録するだけで、気になる自動化例をすぐに試せるので、ぜひ気軽にお試しください。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する
新入社員が入社するたびに、Google Workspaceにユーザーを登録し、その後手動でOutlookから入社案内のメールを送る作業は、手間がかかる上に送信漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を使えば、Google Workspaceに従業員が登録されたことをトリガーに、自動で対象者へ入社案内のメールを送信できるため、人事担当者の負担を軽減し、迅速かつ確実な情報伝達を実現できます。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する
従業員の部署異動や役職変更など、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、関連部署への通知を手作業で行っていると、連絡の遅延や漏れが発生しがちではないでしょうか。
この自動化フローを活用することで、ユーザー情報の更新をすぐに関係者にOutlookで通知し、組織内のスムーズな情報共有を促進できるため、最新の情報に基づいた業務進行が可能になるはずです。
■概要
「Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、ユーザー管理の効率化と情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されるたびに、その変更をOutlookに自動で通知することで、チーム全体が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、手動での情報確認や通知の手間が省け、業務のスピードアップと正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を行っており、情報更新時の通知が必要なIT担当者の方
・Google WorkspaceとOutlookを日常的に利用しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・ユーザー情報の変更に伴う手動通知作業を自動化したいと考えている企業の管理者の方
・情報共有の迅速化を図り、業務効率を向上させたい中小企業の方
■注意事項
・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google WorkSpaceとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle WorkSpaceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle WorkSpaceとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
ステップ1：Google WorkspaceとOutlookをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Workspaceを選択後、ログイン画面で「Sign in with Google」をクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているアプリも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
(2)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
(3)次にOutlookの連携を行います。
同様にYoomの新規接続一覧からOutlookをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle WorkspaceとOutlookが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定
(1)Google Workspaceと連携して、ユーザーが登録された際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、タイトルは自由に変更することができます。
Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面で「テスト」をクリックし、「次へ」をクリックします。
(4)続く画面で、「テスト」をクリックする前にGoogle Workspaceにテスト用のユーザー登録をしておきましょう！
登録後、さらに「テスト」をクリックしてください！
「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。
※下の画像は、取得した値が反映されていない状態です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Outlookと連携し、メールを送る
(1)次にOutlookと連携して、メールを送ります！
「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、メール内容に先ほど取得した値を使うことで、都度変更することなくGoogle Workspaceの情報を引用することができます！
取得した値は件名や本文で固定文と混ぜて使うこともできます。
添付ファイルはプルダウンから選択できます。
また、添付ファイルが複数ある場合は「＋添付ファイルを追加」をクリックすることで対象を増やすことが可能です。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
テストに成功するとOutlookでメールが送信されます。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう！
※以下は、Google Workspaceから取得した値が反映された場合のイメージ図です。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内が従業員にOutlookで通知されているかを確認してみてくださいね！
OutlookのデータをGoogle WorkSpaceに連携したい場合
今回はGoogle WorkSpaceからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle WorkSpaceへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する
特定のプロジェクトへの参加依頼など、決まった件名のメールをOutlookで受信するたびに、手動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加する作業は面倒で、対応が遅れる原因にもなりますよね。
このテンプレートを使えば、特定のメール受信をトリガーとして、自動で該当者をGoogle Workspaceのグループに追加できるので、チーム編成のスピードアップと管理業務の効率化に繋がります。
■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。
■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
Outlookで受け取った申込書などのPDFや画像ファイルの内容を確認し、手作業でGoogle Workspaceにユーザー情報を入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
この自動化では、YoomのOCR機能が添付ファイルから文字情報を自動で読み取り、そのデータをもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録するため、手動による入力の時間と手間を削減し、人為的ミスも防げます。
■概要
「Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動でGoogle Workspaceに反映させられます。
手動でのデータ入力が減り、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して頻繁にファイルを受信している方
・受信するファイルに含まれる情報を迅速に活用したいと考えている方
・Google Workspaceを利用している企業
・新規ユーザーの登録プロセスをスピーディに行いたい方
・手作業での新規ユーザー追加に手間やミスが生じやすいと感じている方
・業務効率化を図りたいと考えている経営者や管理者の方
■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google WorkspaceやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Google Workspaceを使った便利な自動化例
クラウドストレージやHRアプリと連携することで、Google Workspaceへのユーザー追加にあわせて、専用フォルダを作成したり、従業員情報を登録したりする業務を自動化できます。
手作業で情報を入力する手間が削減されるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
まとめ
Google WorkSpaceとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員情報の転記や各種通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、人事や情報システム部門の担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗したらどうなる？
A：アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
Q：通知内容のカスタマイズはどこまで可能か？
A：メール送信アクション（Outlook連携）では、メール本文・件名・宛先などをテンプレート内で自由に編集できます。
さらに、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを追加することで、詳細なユーザー情報（氏名、電話番号、部門など）を取得できます。
そのため、様々な従業員情報を変数として挿入するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
Q：連携時にSlackやMicrosoft Teamsへも通知できる？
A：SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールを組み合わせることが可能です。
具体的には、解説したテンプレート「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する」の場合は、SlackやMicrosoft Teamsの「メッセージ送信」アクションをフローボットに追加することで通知できます。
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