【freee人事労務×Chatwork】従業員情報の更新を通知する方法

新入社員が多い時期や異動の季節などは、従業員情報の追加や更新を幾度も行わなければなりません。そして追加や更新をした際は関係部署へ伝達する必要があることも…。こうなると、人材管理を行う部署の作業負担は膨大になってしまいかねません。
そこで今回は<span class="mark-yellow">freee人事労務とChatworkを連携し、従業員情報が更新された旨をスムーズに共有できるようにしてみました！</span>
今まで手間のかかっていた作業が簡略化できるかもしれません。ぜひご覧ください！

こんな方におすすめ

・freee人事労務とChatworkの両ツールを使用している企業
・freee人事労務で従業員情報が更新されたことをChatworkで共有したい方
・freee人事労務で従業員情報が更新されたことを素早く把握し、見逃したくない方

freee人事労務とChatworkの連携メリットと具体例

メリット1: 更新データに基づいた対応がとりやすい

今回の連携を導入することで、freee人事労務で管理している従業員情報に更新があったことをChatworkに通知できるようになります。
これにより関係者が更新情報を確認しやすくなり、必要に応じた対応がスムーズに行える可能性があります。
例えば、配属部署の変更などの場合、扱う仕事が変更となるため、新たな研修や引継ぎの準備が必要となります。配属先の部署が更新された内容を素早く把握できるようになれば、このような後工程の準備にとりかかりやすくなるはずです。

メリット2: 確認漏れを防ぎやすい

freee人事労務とChatworkの連携により、従業員情報が更新されたことが把握しやすくなるため、確認漏れを防げる可能性が高まります。
例えば、通常のメールに通知がされた場合、確認しないまま埋もれてしまい探し出すのに手間がかかるといったことはありませんか？
Chatworkなら特定のルームのメンバーに通知が届くため、自分が見落としてしまっても他のメンバーが確認したり、すぐにチェックをするよう指示を出したりといった素早いアクションがとりやすくなるのではないでしょうか。

メリット3: 業務負担を軽減できる

freee人事労務で従業員の更新がある度に手動で通知するというのは、少々手間のかかる作業と言えます。特に複数人が更新を行った際は業務負担が増えてしまいかねません。そのような時こそ今回の連携の出番です。
例えば、異動の季節や新入社員の基本情報への追記事項など、更新が頻繁に行われるタイミングであればあるほど恩恵を感じやすいと言えるでしょう。通知業務が削減されれば業務負担も減り、他の作業に集中しやすくなる可能性もあります。

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では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

[Yoomとは]

今回は「freee人事労務で従業員情報が更新されたらChatworkに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。

freee人事労務とChatworkの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・freee人事労務とChatworkをマイアプリ連携
・freee人事労務の起動設定
・Chatworkへ通知する設定
・トリガーボタンをONにして、freee人事労務とChatworkの連携動作を確認

ステップ1：freee人事労務とChatworkをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

freee人事労務とYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにfreee人事労務と入力し、freee人事労務のアイコンをクリックします。

2.ログインする

freee人事労務にログインします。

アプリ連携の開始というページに移行します。下へスクロールしましょう。

内容を確認した後、「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Chatworkの連携

1.検索する

Chatworkを検索し、Chatworkのアイコンをクリックします。

2.Chatworkにログイン

ログイン画面が表示されます。
従業員情報の更新を通知したいアカウントでログインを行いましょう。‍

3.許可を押す

上記の画面が表示されたら許可を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：freee人事労務の起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】freee人事労務で従業員情報が更新されたらChatworkに通知する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

freee人事労務のアイコンの「従業員情報が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.Webhookイベント受信設定

画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
Webhookの設定を行うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されると、リアルタイムでChatworkに通知が届きます。

詳しい設定方法に関しまして、こちらをご覧ください。
‍また、freee人事労務でどのようなアクションが起きた際にフローボットを起動させるかについては、こちらをご覧ください。

5.テストの実行

Webhookの設定が完了したら、freee人事労務でテスト用の従業員更新を行ってください。
その後Yoomの画面に戻り、上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。

ステップ4：Chatworkへの通知設定

1.アプリと連携する

Chatworkのアイコンの「メッセージを送る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.投稿先のルームIDを設定する

従業員情報の更新を通知するルームIDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

チャンネルが一覧表示されるので、クリックして挿入してください。

3.メッセージ内容の確認

次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。
既に設定は完了しているため、付け加えたいメッセージがある場合のみ修正しましょう。

4.テストの実行

画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら、設定は完了です。保存をしましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
‍freee人事労務で従業員情報が更新されたらChatworkに通知する

freee人事労務・Chatworkを使ったその他の自動化例

他にfreee人事労務とChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.freee人事労務に従業員の登録があったら、Chatworkに通知する

従業員の登録を通知することも可能です。今回のテンプレートと併用すると、追加と更新どちらの情報も通知できるようになります。

2. freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してChatworkに通知する

打刻漏れを通知できるフローです。月次締めの確認に時間を割かないためにも、日頃から勤怠漏れのチェックを行うのがおすすめです。

3.freee人事労務で従業員が削除されたら、Chatworkでグループチャットを削除する

退職した社員専用のグループチャットが自動削除されます。退職後、ついそのままにしてしまいがちなタスクを自動化しましょう。

まとめ

freee人事労務とChatworkのアプリ連携をすることで、通知業務が削減でき業務負担が軽減されるはずです。
また、確認漏れも防げる可能性があり、更新に伴う後工程を進めやすくなることも期待できます。
今回のような通知業務は大きな負担とはならないものの、数が多い場合にはリソース圧迫するタスクとも言えるでしょう。
少しでも自動化を導入することで作業環境の改善に繋げられるかもしれません。ぜひこの機会にアプリ連携をしませんか？