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「オフィスステーションとfreee人事労務、両方に従業員情報を手入力するのが面倒…」
「別々のシステムに同じ情報を登録していると、転記ミスや更新漏れが心配…」
このように、オフィスステーションとfreee人事労務間でのデータ連携に関する手作業に、非効率さやリスクを感じていませんか？
特に人事労務に関する情報は正確性が求められるため、手作業での管理には限界があります。
もし、<span class="mark-yellow">オフィスステーションに登録した従業員情報を、自動的にfreee人事労務にも反映させる仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の反復作業やヒューマンエラーの懸念から解放されそうですね！
コア業務に専念できる時間を創出することにもつながるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの記事を参考に、面倒なデータ連携業務の自動化を実現させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">オフィスステーションとfreee人事労務を連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
オフィスステーションとfreee人事労務のAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたシステム間の従業員情報の登録や更新作業を自動化できます。
これにより、人事労務担当者の入力負担を軽減し、データの正確性を保ちながら、業務全体のスピードアップを実現します。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
新入社員自身がフォームに入力した情報をトリガーとして、<span class="mark-yellow">オフィスステーションとfreee人事労務の両方に従業員情報を同時に自動で登録できます。</span>
情報を転記する必要がなくなり、入社手続きにかかる工数を削減されることで、ヒューマンエラーの低減が見込めます。
採用担当者などからメールで送られてくる従業員情報をもとに、オフィスステーションとfreee人事労務に従業員データを自動で追加できます。
これにより<span class="mark-yellow">メールの内容を目で確認しながら各システムへ手入力するという一連の作業をまるごと自動化できます。</span>
それでは、実際にオフィスステーションとfreee人事労務を連携したフローを作成する手順を解説します。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「フォームで従業員情報が送信されたら、オフィスステーションとfreee人事労務に追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
フローボットを設定する前に、各アプリを連携しましょう。
Yoomにログインし、画面左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。
次にアプリを選択する画面に進みますので、新規アプリを登録する際はこの手順で操作しましょう。
アプリ一覧の画面に進んだら、検索窓を活用してオフィスステーションを選択してください。
※オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステーションID、ログインID、パスワード、メールアドレスは注釈を確認して入力してください。
これでオフィスステーションのマイアプリ登録ができました。
アプリ一覧の画面に進んだら、freee人事労務を選択してください。
画面をスクロールし、「許可する」をクリックしましょう。
これでfreee人事労務のマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーします。
Yoomで用意しているテンプレートを活用すれば、簡単に設定や操作を行うことが可能です！
それでは下のバナーの「試してみる」をクリックしてみましょう。
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックしてください。
コピーした時点で、フォームの設定ができています。
内容を確認して、項目を増やしたい場合は「質問を追加」から設定し、次へをクリックしましょう。
添付画像のように取得した値には、実際にフォームに回答されたという想定で、サンプル値を設定します。
給与の方式は、freee人事労務に登録する際に使用します。
monthly、daily、 hourlyのいずれかで設定しておきましょう。
設定したら保存しましょう。
次に「従業員台帳の登録」をクリックします。
タイトルは変更できます。
オフィスステーションと連携するアカウント情報と、アクション（従業員台帳の登録）を確認して、次へをクリックしてください。
従業員番号は、フォームトリガーの取得した値から「従業員番号」を選択してください。
氏と名はフォームトリガーの取得した値から選択します。
生年月日も同様にフォームトリガーの取得した値から選択しましょう。
他に追加したい項目がある場合は、フォームトリガーの取得した値を活用して設定してください。詳細はこちらを確認してください。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功し、オフィスステーションに情報が追加できたら保存しましょう。
次に「従業員の作成」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
freee人事労務と連携するアカウント情報とアクション（従業員の作成）を確認し次へをクリックしてください。
事業所IDは候補に表示されている中から選択してください。
各項目を設定する場合は、添付画像のようにフォームトリガーの取得した値を活用して設定しましょう。
必須項目の入力ができたら、テストをクリックしてください。
freee人事労務に登録できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回はオフィスステーションからfreee人事労務へデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にfreee人事労務の情報を起点としてオフィスステーションにデータを連携することもできます。
ぜひ下記のテンプレートも併せてご活用ください。
freee人事労務を従業員情報のデータベースとして運用している場合に、<span class="mark-yellow">freee人事労務に新しい従業員情報を登録するだけで、その情報が自動でオフィスステーションにも反映することができます。</span>
これによりシステム間の情報不整合を防ぎ、常にデータを最新の状態に保つことができます。
freee人事労務に登録された従業員の中から、<span class="mark-yellow">「特定の部署に所属している」や「特定の役職である」といった条件に合致する従業員のデータのみを抽出し、オフィスステーションに自動で登録する</span>ことが可能です。
これにより、全ての情報を連携する必要がない場合に、無駄のないデータ管理が実現します。
今回ご紹介したフロー以外にもオフィスステーションやfreee人事労務のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
一方のツールで登録された従業員情報を同期できるため、複数のアプリ・ツールでそれぞれ管理しているデータの整合性向上が見込めます。
双方のツールの情報を同期することで、手動作業を最小限に抑えることが可能となるでしょう。
管理データの正確性が上がるため、人事・労務担当者は安心して業務を進められるようになるはずです。
オフィスステーションとfreee人事労務の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していた従業員情報の二重入力や入力ミス、確認作業といった一連の非効率な業務から解放されるかもしれません。</span>
面倒なデータ管理業務に時間を奪われることなく、従業員のサポートや制度設計といった、注力すべき業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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