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組織運営を効率化させたい企業にとって、業務プロセスの自動化は非常に重要になるでしょう。
freee人事労務とWordPressを連携し、freee人事労務に従業員が登録されたタイミングでWordPressにユーザーを追加する自動化が有効です。
これにより、新入社員のオンボーディングプロセスがスムーズになり、情報共有が円滑になるでしょう。
また、手作業でユーザーの追加をしなくていいので、ヒューマンエラーのリスクを防ぎます。
freee人事労務に登録された従業員情報に基づいて、WordPressにユーザーを自動追加することで、新入社員のオンボーディングを円滑に進められるでしょう。
たとえば、新入社員がWordPressの社内ポータルにログインするだけで、オンボーディングで必要な資料に容易にアクセスできます。
これにより、入社初日からスムーズに業務を開始でき、事前に自己学習ができます。
この自動化は、組織の拡大を検討している企業や新入社員が増える新年度に特におすすめです。
WordPressのユーザー追加を自動化することで、手作業による登録の遅延やミスを未然に防ぎます。
たとえば、新入社員のアカウント作成を手動で行っている場合、ユーザー名やパスワードを誤って登録してしまう可能性があります。
しかし、ユーザーの追加を自動化に任せることで、そういったリスクを削減し、正確なデータに基づいてユーザーを作成できます。
これにより、ユーザーの作成がスムーズになり、社内で必要なデータに容易にアクセスできるようになるでしょう。
freee人事労務とWordPressの連携により、freee人事労務に従業員が登録されると同時に、WordPressにユーザーが追加されるため、社内ポータルに迅速にアクセスできるようになります。
WordPressにあらかじめ、業務マニュアルや会社の重要事項を保存しておくことで、従業員は素早くデータにアクセスできるでしょう。
たとえば、リモートワーク環境の場合、社内のデータを全従業員に共有でき、手間が省けます。
これにより、新入社員が入社しても、すぐに業務を進められる環境が整うでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「freee人事労務で従業員が登録されたらWordPressにユーザーを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
freee人事労務に登録された従業員データをAPIを通じて受け取り、WordPressのAPIを活用してユーザーを追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、freee人事労務への情報登録後、社内ポータルなどとして利用しているWordPressにも手動でユーザーアカウントを作成していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや設定漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でWordPressにユーザーが作成されるため、アカウント管理業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
freee人事労務とWordPressをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、freee人事労務のマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄からfreee人事労務を検索するか、一覧から探しましょう。
「アプリ連携の開始」という画面が表示されたら、スクロールして「許可する」をクリックしてください。
次に、WordPressのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、WordPressを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
freee人事労務とWordPressがマイアプリに表示されたら、設定を確認します。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、freee人事労務への情報登録後、社内ポータルなどとして利用しているWordPressにも手動でユーザーアカウントを作成していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや設定漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でWordPressにユーザーが作成されるため、アカウント管理業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面で変更を行ってください。
最初に、freee人事労務の設定を行うので、「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックし、Webhook URLをコピーしましょう。
freee人事労務のWebhook設定方法は、こちらを確認してください。
設定後、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」をクリックします。
続いて、freee人事労務で従業員情報を取得する設定を行うので、「従業員情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択します。
候補は入力欄をクリックすることで、表示されます。
該当する事業所IDを選択してください。
次に、「従業員ID」を設定します。
「従業員が登録されたら（Webhook）」のアウトプットから、従業員IDを選択しましょう。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
スクロールし、先ほどと同様に「従業員が登録されたら（Webhook）」のアウトプットから選択して設定をしましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、対象の文字列から特定の文字列以前を抽出する設定を行うので、「特定の文字列以前を抽出」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法は、こちらを確認しましょう。
※WordPressのユーザー作成時にユーザー名やパスワードが必須項目のため、メールアドレスの@より前を抽出して割り当てます。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認し、変更する場合は以下の画面で変更してください。
スクロールし、「抽出対象」の設定を行いましょう。
「従業員情報の取得」のアウトプットから、「メールアドレス」を選択します。
次に、「特定の文字列」の設定を行いましょう。
メールアドレスの＠以前の文字列を抽出する設定を行うため、「＠」を設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、WordPressの設定を行うので、「ユーザーを作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認しましょう。
こちらからプラグインをWordPressにインストールし、有効化してください。
次に、「ユーザー名」を設定します。
「特定の文字列以前を抽出」のアウトプットから「抽出した値」を選択しましょう。
スクロールし、「メールアドレス」を設定します。
「従業員情報の取得」のアウトプットから「メールアドレス」を選択してください。
最後に「パスワード」の設定を行います。
「ユーザー名」を設定したときと同様に、「抽出した値」を設定しましょう。
他にも必要な項目があれば、設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、freee人事労務への情報登録後、社内ポータルなどとして利用しているWordPressにも手動でユーザーアカウントを作成していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや設定漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でWordPressにユーザーが作成されるため、アカウント管理業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもWordPressを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.WordPressで記事が公開されたら、Google Chatに自動通知するフローです。
WordPressでの記事投稿通知が届くので、確認がしやすくなります。
記事公開情報をチーム内で共有する際に便利です。
■概要
WordPressで記事が公開されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやWebサイトを運営している方
・記事の公開情報をチームメンバーや関係者に迅速に共有したい方
・記事公開後のプロモーション活動やSNS投稿を効率化したい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.WordPressとGoogle Chatを連携させて情報共有を効率化したいチーム
・記事公開をGoogle Chatで通知することで、チームメンバーの意識向上やサイトへのトラフィック増加につなげたい方
・記事公開後にGoogle Chat上で議論やフィードバックを行いたい方
3.手入力の作業を減らし、WordPressとGoogle Chatのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・WordPressで記事が公開された情報を手動でGoogle Chatへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
・WordPressで記事が公開された直後にGoogle Chatのスペースに通知が届くため、迅速な情報共有が可能となります。
・Google Chatのスペースに通知する内容や通知先のチャンネルなどを自由にカスタマイズすることができるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応できます。
・手入力による通知に伴うミス（通知漏れや誤送信などのヒューマンエラー）を防止ぐことができます。
・記事公開情報をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的なプロモーション活動に繋がります。
■注意事項
・WordPress、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2.WordPressで投稿が公開されたら、自動的にGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
WordPressで公開した記事をGoogle スプレッドシートに追加できるので、転記作業から解放されます。
手入力が不要になるため、登録ミスや漏れを防ぐことができます。
■概要
WordPressで投稿が公開されたらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressを使用してコンテンツ管理を行う企業
・記事制作を行うコンテンツエディター
・WordPressで公開した記事の管理をする方
2.Googleスプレッドシートを活用している企業
・共有シートを活用して顧客管理の一元管理を行う営業担当
・情報の共有に活用してるチーム
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはコンテンツ作成や公開を行い、効率的なプロモーション活動に繋げるために有効的なツールです。
さらにGoogleスプレッドシートで公開したコンテンツの管理を行うことで、他の情報との紐付けがスムーズになります。
しかし、WordPressの情報を都度手入力でGoogleスプレッドシートに追加するのは、業務の標準化を妨げます。
このフローを使用することで、WordPressで投稿が公開されたら即座にGoogleスプレッドシートに登録を行い、情報共有速度を上げることができます。
また引用した情報を活用し入力を行うことで、手入力で起きていた入力ミスを未然に防ぎ、業務を効率化します。
■注意事項
・WordPress、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Google フォームの内容を用いて自動でWordPressに記事を新規投稿するフローです。
Google フォームの回答内容を基に、WordPressで記事を新規投稿できるため、投稿の手間を省くことができます。
特に記事作成に時間がかかる方や頻繁に投稿したい方におすすめの自動化です。
■概要
Googleフォームの内容を用いてWordPressで記事を新規投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを日常的に利用することが多い方
・Googleフォームの回答内容をもとにWordPressで記事を投稿したい方
2.WordPressでブログやウェブサイトを運営している方
・WordPress上で記事の投稿作業をするのを手間に感じている方
・記事の投稿作業を効率的に進めてコンテンツを量産したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Googleフォームを用いてWordPressで新しい記事を投稿することができます。
これにより、以下のようなメリットが得られます。
まずは時間の節約です。投稿作業をGoogleフォーム上で行うことができるため、WordPressを使い慣れていない人にとっては利便性が高まり、作業時間を短縮できます。
また、GoogleフォームはGoogle スプレッドシートと簡単に連携ができるため、回答内容をそのままGoogle スプレッドシートに自動転記するといった使い方も可能です。
投稿された記事を管理したい場合に効果的です。
■注意事項
・GoogleフォームとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
freee人事労務とWordPressの連携により、手作業による手間が省け、新入社員のオンボーディングをスムーズに進められるでしょう。
この自動化により、新入社員は社内ポータルにアクセスしやすくなり、必要な書類の確認が容易になります。
また、WordPressでのユーザー追加の手間が省けるので、遅延やミスを未然に防げます。
ぜひ、このテンプレートを活用して、迅速にデータ共有を行いましょう。
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