freeeサインとDiscordを連携して、freeeサインでの契約完了をDiscordに通知する方法

freeeサインは、オンライン上で契約を行う上でとても便利なツールです。活用する中で、freeeサインで契約完了後の情報共有を手作業で行っている方は多いのではないでしょうか。freeeサインとDiscordの連携により、契約完了時の情報共有を自動化し、業務効率が大幅に向上する方法をご紹介します。ノーコードで実現できるこの連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。この記事では、具体的な連携のメリットや設定方法を詳しく解説していきます。

こんな方におすすめ

freeeサインを導入しているが、契約完了後の情報共有を迅速化したいと考えている方
チームでDiscordを利用し、業務プロセスを効率化したい中小企業の担当者
契約管理において透明性を向上させ、リアルタイムで進捗を共有したいプロジェクトマネージャー
契約完了後のタスク割り振りを自動化し、手作業を減らしたいバックオフィスの担当者
freeeサインとDiscordを活用して、手動作業を減らしながら業務フローを合理化したい方

freeeサインとDiscordの連携メリットと具体例

メリット1: 迅速な情報共有による業務効率化

freeeサインとDiscordを連携することで、契約が完了した瞬間に自動的に通知を送信できます。この仕組みは、手動での進捗確認や報告作業を省き、後続タスクへの移行を迅速化します。例えば、営業チームが契約完了通知を受け取った場合、すぐに製品の発注や納品スケジュールの調整に取り掛かることができます。また、契約完了が即時通知されることで、リーダーや管理者が迅速に判断を下し、プロジェクトの進行を効率化できます。これにより、ビジネス全体の運営スピードが向上し、顧客対応までの時間の短縮が期待できます。

メリット2: タスクの漏れ防止と確実な実行

契約完了時の通知をトリガーとして、次のタスクを確実にアサインすることが可能になります。例えば、Discordの特定のチャネルに自動通知を送るだけでなく、該当する担当者をメンションする機能を組み合わせることで、タスクの割り振りが明確になります。これにより、「誰が次に何をするのか」という混乱が防がれ、タスク漏れが起きるリスクを最小限に抑えることができます。また、プロジェクトのステップごとに通知を設定しておけば、進捗状況を見逃すことなくスムーズに業務を遂行することに繋がります。

メリット3: 契約プロセスの透明性向上

契約業務において、透明性はチームの信頼構築や効率的な業務遂行に不可欠です。freeeサインからDiscordに通知を送ることにより、契約プロセスの進捗がリアルタイムで共有され、関係者全員が現状を把握できるようになります。例えば、管理者はDiscordの通知を通じて契約の進行状況を簡単に確認でき、次の意思決定を迅速に行うことが可能です。また、営業チームとバックオフィスの連携をスムーズにすることで、重複した確認作業や報告ミスを防ぎ、全体の業務フローを改善します。こうした透明性の向上は、組織全体の信頼を高め、業務の質の向上が期待できます。

[Yoomとは]

freeeサインとDiscordの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・freee人事労務とChatworkをマイアプリ連携

・freee人事労務の起動設定

・Chatworkへ通知する設定

・トリガーボタンをONにして、freee人事労務とChatworkの連携動作を確認

今回使用するテンプレートはこちらです。

ステップ1：freeeサインとDiscordをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

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▽freeeサインと連携

検索ボックスにfreeeサインと入力し、freeeサインのアイコンをクリックします。

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ログインする

以下の画像のような画面が表示されるので、今回連携したいアカウントでログインしましょう。

ログインが完了すると、マイアプリの画面にfreeeサインが表示されます。

Discordの連携

検索ボックスにDiscordと入力し、Discordをクリックします。

ログインを行う

「新規登録」と表示がされますが、通知を受け取りたいDiscordの情報を入力します。

アカウント名には管理用の名称を設定してください。例）YoomBot
アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
詳細な設定方法はこちらの記事をご確認ください。

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入力したら「追加」ボタンをクリックします。
マイアプリの画面にDiscordが表示されていれば完了です。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック

2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック

3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記のように表示されます。

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ステップ3：freeeサインのトリガー設定とDiscordの通知設定

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1.freeeサインのトリガー設定を行う
マイプロジェクトをクリックします。

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以下の画像の赤枠内の「文章の状態が変更されたら」をクリックします。

以下の画像のような画面が表示されます。
連携するfreeeサインのアカウントに間違いがないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」の画面が表示されます。

画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
この設定により、freeeサインで従業員情報が更新されると、リアルタイムでDiscordに通知が届きます。
詳しい設定方法に関しまして、こちらをご覧ください。

その後Yoomの画面に戻り、上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。

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2.Discordの通知設定を行います
以下の画像の赤枠内をクリックします。

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「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、
今回連携するDiscordのアカウントに間違いがないかを確認します。
確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。

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Discordの「API接続設定」の画面が表示されるので、表示に従って内容を入力しましょう。
「メッセージ内容」の箇所をクリックすると、以下画像の「アウトプット」画面が表示されます。
「アウトプット」の候補の中から挿入したい項目を選択すると、必要事項の入力が簡単にできます。

入力後、「テスト」をクリックし、テストが完了したら「保存する」をクリックします。

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ステップ4：トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート

freeeサイン・Discordを使ったその他の自動化例

他にfreeeサインとDiscordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①freeeサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する

freeeサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
このテンプレートを使うことで、freeeサインの契約が完了になったら、登録しているSPIRALの情報を更新し、手作業の手間を省き、業務の効率化が期待できます。

②freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する

freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
このテンプレートを使用することで、作業にかかっていた時間を省くことにつながり、生産性向上へと繋がることが期待できます。

③freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してDiscordに通知する‍

freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してDiscordに通知するフローです。
このテンプレートを利用すると、前日の勤怠漏れを検知できるというメリットがあります。各メンバーに対して自動的に通知が送られるため、情報共有がスムーズになり、全体の業務効率が向上します。手作業で通知する手間を省けるため、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

まとめ

freeeサインとDiscordの連携は、契約完了時の情報共有を自動化し、業務効率を大幅に向上させる強力な手段です。ノーコードで簡単に設定できるため、プログラミングの知識がなくても導入可能です。迅速な情報共有、タスクの漏れ防止、契約プロセスの透明性向上といったメリットを活用し、業務フローを合理化しましょう。これにより、チーム全体の生産性向上が期待できます。

少しでも自動化を導入することで作業環境の改善に繋げられるかもしれません。ぜひこの機会にアプリ連携をしませんか？