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多くの企業で業務効率化を目指したツールの活用が進んでいます。その中でも承認業務を円滑に進める仕組みは、生産性向上に大きく貢献するでしょう。
特にGaroonとChatworkを連携させることで日々の承認待ち申請を自動で取得し、すぐに担当者へ通知する仕組みを構築すれば、作業効率と情報共有の向上が期待できます。このシステムは、申請漏れの防止や承認スピードの向上だけでなく、リモートワークや多拠点勤務のチームにも最適です。
本記事では、GaroonとChatworkを連携することで得られる具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。
・申請や承認業務が多い管理者やチームリーダー
・手動作業が多く工数削減を目指している方
・申請フローの滞りが問題になっている組織の担当者
Garoonで承認待ちのデータを自動取得し、Chatworkに通知することで、担当者がスピーディーに申請内容を確認できます。
手動で申請状況を確認する手間が省かれるため、承認業務にかかる時間が短縮される可能性があります。
たとえば、上司が1日に数回Garoonを開いて申請を確認していたのに対し、Chatworkの通知を利用することで、すぐに申請情報を把握できるようになるでしょう。これにより、承認待ち時間が減少し、業務の流れがスムーズになるでしょう。また、スピーディーな意思決定が求められる場合でも、すぐに対応が可能になるため、企業全体の機動力向上が期待できます。
承認依頼がChatworkで通知されることで、申請漏れや対応遅延のリスクを最小限に抑えられるでしょう。
特に、Chatworkのリマインダー機能やメンションを活用することで、申請の見落としを防ぐことが期待できます。
たとえば、締め切りが迫った申請については、自動的にリマインダーを送る設定をすることで、上司や担当者が忘れずに対応でき、チーム全体の進捗管理がしやすくなり、業務の抜け漏れがない状態を維持できるでしょう。また、通知の履歴が残るため、誰がどのタスクに対応したかの追跡も容易になり、業務の透明性向上が期待できます。
承認依頼やステータス確認を手動で行う場合、どうしても人的なミスや手間が発生しませんか？
しかし、GaroonとChatworkの連携により、これらの作業が自動化されるため、工数を削減できるでしょう。
たとえば、申請内容をメールで転送したり、進捗をExcelで管理していた場合、それらの手間が省略できるでしょう。また、通知によって必要な情報が正確に伝わるため、申請内容の誤記や二重承認といったミスが減少する可能性があります。
こうした仕組みは業務全体の信頼性向上にも寄与し、よりスムーズで確実な運用を実現するでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しChatworkに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、一緒に始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Garoonをクリックします。
(3)「Garoonの新規登録」画面から、お持ちのアカウント名、ログイン名、パスワードを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、Chatworkの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(5)お持ちのアカウントでログインをします。
(6)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGaroonとChatworkが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)「実行時間の指定」画面から、Chatworkに通知する日時を設定します。
今回は曜日指定で平日の９時を指定しました。
設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Garoonと連携して承認待ちの申請データ一覧を取得します。
「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」をクリックします。
(2)Garoonの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Garoonと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、サブドメイン、申請フォームIDを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Chatworkと連携してチャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
下へ進み、メッセージ内容に入力した文章がChatworkに通知されます。
アウトプットから選択することで、Garoonの情報を引用することができます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しChatworkに通知する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもGaroonとChatworkを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらChatworkに通知する
このフローを活用することで、ChatworkにGaroonの予定を手動で通知する手間を省くことが期待できます。たとえば、会議や商談が登録された際に自動で通知されるため、事前準備をスムーズに進めることができるでしょう。
2.Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する
Google スプレッドシートと連携することで、Google スプレッドシートにGaroonの情報を一元化することができます。これにより、転記する手間を省き、入力ミスを防ぐことが期待できます。情報が一元化されるため、データ分析や可視化しやすくなるでしょう。
3.Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録する
Garoonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことで作業時間の短縮につながるでしょう。また、スケジュール管理を自動化することで、ダブルブッキングを防ぐことが期待できます。予約受付からスケジュール管理まで一貫して進めることが可能です。
さらに、GaroonとChatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GaroonとChatworkの連携により、承認業務を効率化し、チーム全体の生産性を向上させる仕組みを構築できそうです！
承認プロセスのスピード向上やタスク漏れの防止、リモートワーク環境でのスムーズな連携といった多くのメリットがあり、多様な働き方に対応する企業にとって最適な選択肢となるでしょう。また、手動作業を自動化することで、業務負担を軽減し、ミスを削減する効果も期待できます。情報共有がスムーズに行える環境を整えることで、チーム全体のコミュニケーションが活性化するでしょう。
この仕組みを導入し、業務プロセスをさらに洗練させてみませんか？
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