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様々な申請ひとつひとつをチェックして承認するという作業は、数が多い際には時間を要し、それなりの手間がかかると感じませんか？何よりも確認する数が膨大な場合、時には見落としが生じることもあるはずです。
そのような時はGaroonとDiscordを連携し、承認待ちのデータのみを毎日確認できるアプリ連携がおすすめです。
承認待ちのデータが毎日Discordに通知されるようになれば、見落としが少なくなるかもしれません。特に毎日チェックしなければならない申請が多い場合には今回のアプリ連携が力強い味方となってくれるはずです。
・GaroonとDiscordを活用している企業
・Garoonでの承認プロセスを効率化したい方
・Garoonで申請されたワークフローを見落としがちな方
・メインコミュニケーションツールにDiscordを活用しており有効活用したい企業
今回の連携を導入すると、Garoonの特定のフォームから申請されたワークフローのデータを毎日特定の時間に取得し、承認待ちのものがある場合はDiscordに送信できるようになります。これにより承認漏れが防止しやすくなる可能性が高まるでしょう。
例えば、従業員の数が多ければ多いほど申請の数は多くなります。そのため、全てを見落としなくチェックするためにはそれなりの労力を要してしまい、時には確認漏れとなってしまうこともありますよね。
しかし毎日同じ時間に承認待ちのワークフローが送信されれば、見落としを防ぎやすくなるはずです。
GaroonとDiscordの連携により、重要な申請にも対応しやすくなるかもしれません。
例えば、急な人手不足による従業員の採用申請や、一刻も早く確認しなければならない事故報告届など、数ある申請の中でも優先順位の高いワークフローの特定のフォームに対して今回の自動化を導入することにより、しかるべき対応をスムーズにとりやすくなることが期待できるでしょう。
重要な申請を関係者に直接メンションを付けて通知すれば、承認プロセスの無駄が省ける可能性もあります。
今回の連携をすることでDiscordの特定のチャンネルに通知を送信できるため、チャンネル内のメンバーとの共有が容易になることが期待できます。
例えば、承認待ちの申請をチェックしたいけれども他に急ぎの用があり確認できない場合など、通知された内容にスレッドを作成しメンバーに協力を仰ぐことで、誰かが代わりにチェックを行ってくれるかもしれません。
自分が対応できない場合でもメンバーに協力を依頼しやすくなるため、チームの連携も強化されるはずです。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しDiscordに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・GaroonとDiscordをマイアプリ連携
・スケジュールトリガーを起動してGaroonのデータを取得する設定
・Discordにデータを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとDiscordの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Garoonのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容の通り、Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。
詳しくは、Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
アカウント名は任意のもので構いません。会社名や担当者名など、わかりやすいものがおすすめです。
3.追加する必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Discordのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しDiscordに通知する」をクリックします。
3.スケジュールトリガー
カレンダーのアイコンの「指定したスケジュールになったら」を選択してください。
画面を下へスクロールします。
4.スケジュールの指定
どの曜日の何時にGaroonの承認待ちデータを取得するのか設定します。
今回は月曜日～日曜日までのデータを朝9時に取得する設定になっているため、画像と同じ状態か確認をしましょう。
もし取得する曜日や時間を変更したい場合は、任意で設定を変更することも可能です。
保存を押して、次へはGaroonの設定へ移行します。
5.アプリと連携する
Garoonのアイコンの「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」を選択してください。
次へを押します。
6.必須項目の設定
サブドメインをボックス下部の捕捉通りに入力してください。
続けて申請フォームIDを設定します。
今回の自動化は、「特定のフォームの承認待ちデータを取得する」という設定のため、この段階で特定のフォームを決める必要があります。フォームIDの確認方法は以下の通りです。
Garoonのページのワークフローのタブを開き、申請するをクリックしましょう。
画面左のメニューから任意のカテゴリーを選択します。
サブカテゴリーを選択してください。
任意のフォームを選択します。
申請フォームが表示されます。
URL内の赤枠部分の数字がフォームIDです。
4.テストの実行
指定したフォームの承認待ちデータをテスト送信します。
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Discordのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。
2.チャンネルIDの入力
まずは承認待ちのワークフローがあることを知らせたいチャンネルIDを設定しましょう。
ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
3.メッセージの確認
Discordへ通知したいメッセージの内容を設定します。
今回は画像のようにGaroonのデータを既に挿入して設定されているため、変更がなければこのままで問題ありません。変更する場合は修正をしましょう。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しDiscordに通知する
Yoomには他にもGaroonとDiscord使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Garoonでワークフローが承認されたらDiscordに通知する
ワークフローが承認されるとDiscordにメッセージが送信されます。承認後の後工程を進めやすくなる可能性があります。
2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらDiscordに通知する
カレンダーに新規登録された予定を通知することも可能です。メンバーとの共有が容易になり、連携がスムーズにとりやすくなるかもしれません。
3.Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録する
承認された申請をGoogle スプレッドシートに追加する自動化です。Google スプレッドシートに転記することで一覧表示され、管理が容易になることが期待できます。
GaroonとDiscordを連携して自動化を導入することで、申請されたワークフローの確認漏れを防止し、承認プロセスを簡易化できるかもしれません。
また、Discordにメッセージが送信されるようになるため、チャンネル内のメンバーとも共有がしやすくなるはずです。特に素早い承認が求められるフォームからの申請に対して、今回の連携によるメリットを大きく感じられる可能性もあるでしょう。
ぜひこの機会にアプリ連携をして自動化を導入し、承認プロセスの見直しにお役立てください。
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