「新メンバーが入社するたびに、Discordチャンネルへの招待や役割付与を手作業で行うのは大変…」
「歓迎メッセージの送信や関連ドキュメントの案内など、同じ作業の繰り返しで本来の業務が進まない…」
このように、メンバーのオンボーディングにおける手作業の多さや、それに伴うミスの発生に悩んでいませんか？
もし、人事労務システムに従業員情報が登録されたタイミングをきっかけに、自動でDiscordチャンネルの招待URLを作成し、対象者へ通知できる仕組みがあれば便利ですよね。
そうすれば、新メンバーの早期活躍を支援するような、より本質的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
新しいメンバーのDiscordへのオンボーディングプロセスを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
freee人事労務で従業員が登録されたら、Discordでチャンネルの招待URLを作成し通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うオンボーディング業務は、人事情報システムへの登録からコミュニケーションツールへの招待まで、多岐にわたる作業が発生しがちではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している場合、手作業での情報連携は手間がかかり、招待漏れなどのミスも起こり得ます。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されるだけで、自動でDiscordの招待URLを作成しメールで通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、スムーズなDiscordでのオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とDiscordを利用し、新メンバーのオンボーディングを手作業で行っている方
- 入社時のDiscordへの招待プロセスを効率化したいと考えている人事や総務担当者の方
- コミュニティ運営などで、メンバー追加時の定型的なオンボーディング業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録を起点にDiscordの招待URL発行と通知が自動化され、オンボーディングにかかる作業時間を短縮できます
- 手作業による招待URLの送り忘れや、対象チャンネルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な案内が可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します
- 次に、オペレーションでDiscordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を選択し、取得した従業員情報と招待URLを記載した案内メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordで招待URLを作成するアクションでは、招待したいチャンネルのIDを任意で設定することが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、 本文は freee人事労務から取得した従業員名やDiscordで作成した招待URLなどを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- freee人事労務、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
従業員登録をトリガーにDiscordのオンボーディングを自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、freee人事労務に従業員情報が登録された際に、Discordチャンネルの招待URLを自動で作成し、関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／freee人事労務
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- freee人事労務とDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- freee人事労務のトリガー設定とDiscord・メール送信アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
freee人事労務で従業員が登録されたら、Discordでチャンネルの招待URLを作成し通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うオンボーディング業務は、人事情報システムへの登録からコミュニケーションツールへの招待まで、多岐にわたる作業が発生しがちではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している場合、手作業での情報連携は手間がかかり、招待漏れなどのミスも起こり得ます。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されるだけで、自動でDiscordの招待URLを作成しメールで通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、スムーズなDiscordでのオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とDiscordを利用し、新メンバーのオンボーディングを手作業で行っている方
- 入社時のDiscordへの招待プロセスを効率化したいと考えている人事や総務担当者の方
- コミュニティ運営などで、メンバー追加時の定型的なオンボーディング業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録を起点にDiscordの招待URL発行と通知が自動化され、オンボーディングにかかる作業時間を短縮できます
- 手作業による招待URLの送り忘れや、対象チャンネルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な案内が可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します
- 次に、オペレーションでDiscordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を選択し、取得した従業員情報と招待URLを記載した案内メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordで招待URLを作成するアクションでは、招待したいチャンネルのIDを任意で設定することが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、 本文は freee人事労務から取得した従業員名やDiscordで作成した招待URLなどを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- freee人事労務、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：freee人事労務とDiscordをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee人事労務のマイアプリ連携
「マイアプリ」＞「+新規接続」からfreee人事労務を探してクリックします。
freeeのログイン画面が出るので、必要情報を入力しログインを行います。
ログイン後、下記画面下部で「許可する」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
Discordのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Discordでチャンネルの招待URLを作成し通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うオンボーディング業務は、人事情報システムへの登録からコミュニケーションツールへの招待まで、多岐にわたる作業が発生しがちではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している場合、手作業での情報連携は手間がかかり、招待漏れなどのミスも起こり得ます。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されるだけで、自動でDiscordの招待URLを作成しメールで通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、スムーズなDiscordでのオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とDiscordを利用し、新メンバーのオンボーディングを手作業で行っている方
- 入社時のDiscordへの招待プロセスを効率化したいと考えている人事や総務担当者の方
- コミュニティ運営などで、メンバー追加時の定型的なオンボーディング業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録を起点にDiscordの招待URL発行と通知が自動化され、オンボーディングにかかる作業時間を短縮できます
- 手作業による招待URLの送り忘れや、対象チャンネルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な案内が可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します
- 次に、オペレーションでDiscordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を選択し、取得した従業員情報と招待URLを記載した案内メールを送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordで招待URLを作成するアクションでは、招待したいチャンネルのIDを任意で設定することが可能です。
- メール送信のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、 本文は freee人事労務から取得した従業員名やDiscordで作成した招待URLなどを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- freee人事労務、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：freee人事労務のトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
画面注釈通りにWebhookURLを登録していきましょう。
今回フローを起動したいのは「従業員が登録されたら」なので、Webhookの設定が済んだらfreee人事労務に従業員を登録します。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：従業員情報を取得する
登録された従業員情報を取得するので「従業員情報の取得」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
事業所IDが候補に表示されるので、そちらから選択します。
従業員ID、対象年、対象月はデフォルトで取得した値が入るようになっています。
もし設定が外れた場合は以下のように入力してください。
