GaroonとOutlookを連携！予定をメール通知する方法！

連携フローは大きく分けて以下の流れで作成していきます。

・GaroonとOutlookをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGaroonのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとOutlookの連携動作を確認

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ステップ1：GaroonとOutlookをマイアプリ連携‍

GaroonとOutlookをYoomで使用するにはマイアプリ登録をしましょう。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定をスムーズに進められます。

まず、Garoonのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面右側にある「マイアプリ」→「新規登録」をクリックします。

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以下の画面が表示されるため、検索窓でGaroonを検索するか、アプリ一覧から選びます。

Garoonの新規登録画面が表示されるので、必要事項を入力し右下の「追加」ボタンをクリックしましょう。

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次に、Outlookのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にOutlookと検索するか、一覧から選択してください。

以下の画面が表示されるため、該当のアカウントをクリックします。

パスワードの入力を求められるので、画面に沿ってパスワードを入力します。
入力を完了すると、マイアプリにOutlookが表示されます。
以下の画像では、Garoonのマイアプリ登録も完了しているので、GaroonとOutlookが表示されている状況です。

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ステップ2：テンプレートをダウンロードする
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。

以下の画像表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。

次はいよいよ、アプリ同士を連携させるフローボットの設定を行います。

ステップ3：フローの起点となるGaroonのトリガー設定以下の画面の赤枠内「予定が登録されたら」をクリックします。

「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。

・「タイトル」→お好みで編集可能

その他の必須項目は自動入力の内容のままで問題ないです。
連携するアカウントが間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

続いて「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になります。
トリガー時間は「5分」のままで問題ありません。
サブドメインについて、確認方法が分からない場合はこちらをご確認ください。

内容を入力後、『テスト』をクリックし、『成功』となったら画面下の『保存する』をクリックしてください。

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以下の画像の赤枠内「ユーザー情報を検索」をクリックします。

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「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、
内容はそのままで画面左下の「次へ」をクリックします。

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つづいて「API接続設定」の画面が表示されるので、
サブドメインを入力し、「テスト」ボタンをクリックします。

「テスト成功」となったら、画面左下の「保存する」をクリックします。

これでGaroonの設定は完了です。続いて通知を受け取るOutlookの設定を行います。

ステップ4：Outlookのオペレーション設定とトリガーをON
次にOutlookの設定を行います。以下画像の赤枠内をクリックします。

メールの設定画面が表示されます。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。

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次に、メールの内容を設定します。
内容は変更せず、画面下の『次へ』をクリックしましょう。

送信されるメール内容を確認する画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、「テスト成功」となったら画面下の「保存する」をクリックしましょう。

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「保存する」をクリックすると以下の画像のような画面が表示されます。
最後に『トリガーをON』をクリックして、自動化の設定を完了します。

設定後、フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。

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今回使用したテンプレートはこちらです。

Garoon・Outlookを使ったその他の自動化例

1.Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。‍

Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でGoogleスプレッドシートに追加することで、手入力の手間を省きます。
また、情報を引用して登録を行うことで管理する情報の正確性を保つことができます。

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2.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しSlackに通知するフローです。‍

通知の自動化によって確認作業の手間が省けるだけでなく、ワークフローの漏れも防ぐことにつながるため業務の進行をスムーズにします。
承認フローがスムーズに完了することで、社内全体の業務効率化が期待できます。

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3.Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。‍

このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
手作業を自動化することで、ヒューマンエラーを最小限に抑え、入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができそうです。

まとめ

今回はGaroonとOutlookの連携で、スケジュールの通知の自動化をご紹介しました。社内で様々なツールを使っているけれど、いまいち使いこなせていない方は多いのではないでしょうか。
会議の予定がGaroonに登録されると同時に、Outlookで参加者にメール通知が送信される仕組みは、業務のスピードアップにつながります。また、「会議イベントを忘れた！」「変更を伝えていなかった！」など人為的ミスを防ぐことも期待できます。会議前にどのツールのURLから参加するのかを探し回る手間も省けます。リモートワークを行う従業員だけでなく、営業で外出の多い従業員にも活用できるでしょう。
このように、GaroonとOutlookの連携により、スケジュール管理が大幅に効率化されます。情報共有の迅速化、連絡ミスの防止、会議準備の効率化により、業務全体の生産性が向上します。特に多くの部署が関わるプロジェクトでは、この連携が大きな効果を発揮します。

ぜひ、Yoomを活用して、自動化のメリットを実感してください！

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