・
Garoonは、社内コミュニケーションに便利なツールです。
個人・グループ単位の予定共有が容易で、大規模な組織でも効率的にスケジュールを調整でき、社内のメンバー間で迅速に情報共有が可能です。
特にプロジェクトベースのコミュニケーションを円滑にすることができます。
ですが、多くの従業員がいる場合、予定の把握に時間を費やし、苦労している方も少なくないと思います。
本記事では、Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する方法をご紹介します。GaroonとOutlookを連携させることで、スケジュール管理が効率化します。
特に、会議の予定がGaroonで予定が登録された際に、Outlookで参加者にメール通知が送信される仕組みは、業務のスピードアップにつながります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、OutlookとGaroonを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Garoonをスケジュール管理に利用している方 ・カレンダーに追加された予定をスムーズに共有したい方 ・参加者への連絡作業を負担に感じている方 ・参加する予定の情報をOutlookで受け取りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。 このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にOutlookで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。 ■注意事項 ・Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Outlookを使った情報共有を行っている方
こんな方におすすめ
GaroonとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1：情報共有のスピードアップ
Garoonでカレンダーに予定を登録すると、Outlookを通じて参加者全員に自動的にメールが送信される仕組みを導入することで、会議通知の効率向上が期待できます。
急なミーティングの設定を行う際、担当者が一人ひとりに連絡する手間を省き、会議準備やスケジュール調整が容易になることにつながります。
特にプロジェクトが多岐にわたる組織では、情報共有のスピードが競争力の鍵となります。この自動化により、従業員は本来の業務に集中できる時間が増加し、組織全体の生産性向上が期待できます。
メリット2：人的ミスの防止で業務の信頼性を向上
予定の連絡を手動で行うと、送信漏れや誤った情報の伝達といったミスが発生しがちです。
しかし、Garoonで登録された内容を基にOutlookが自動でメールを送信すれば、人的ミスを防止できます。
大規模なプロジェクトや、複数の部門や外部関係者を含む会議の場合、情報の正確さがより重視されます。一つの人為的ミスが大きな損害や信頼の低下につながることもあるかもしれません。
この連携により、全員が同じ情報をタイムリーに受け取れるため、誤解や混乱が生じにくくなり、また参加者全員が一目で詳細を確認できる環境が整うため、信頼性の高い業務運営につなげることができるかもしれません。
メリット3：リモートワーク環境での迅速な情報共有
リモートワークの普及により、スケジュール管理の重要性がさらに増しています。
Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーもすぐに最新情報を把握できます。
たとえば、プロジェクトの進捗会議が急遽オンラインで開催される場合、通知が瞬時に全員に行き渡るため、参加者は迅速に準備を整えることが可能です。
モバイルデバイスでOutlook通知を受け取れるため、場所を問わずスムーズなコミュニケーションが可能です。
この連携は、リモート環境下や営業で外出の多い社員の業務効率を維持するための重要なツールとなります。
GaroonとOutlookを連携してできること
GaroonとOutlookのAPIを連携すれば、Garoonで登録した予定や商談情報をOutlookに自動的に反映し、参加者にメール通知を送ることができます。これにより、手動でのスケジュール入力や更新の手間が削減され、予定の重複や連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することが可能です。
その結果、チーム全体で効率的なスケジュール管理がしやすくなります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、GaroonとOutlookの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する
Garoonでカレンダーに予定が登録された際に、参加者にOutlookで自動的にメールを送信するフローです。
チームメンバーは参加予定の情報をスピーディーに受け取れるため、Garoonをこまめに確認する必要がありません。
また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの防止にもつながります。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Garoonをスケジュール管理に利用している方 ・カレンダーに追加された予定をスムーズに共有したい方 ・参加者への連絡作業を負担に感じている方 ・参加する予定の情報をOutlookで受け取りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。 このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にOutlookで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。 ■注意事項 ・Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Outlookを使った情報共有を行っている方
Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する
Garoonに商談予定が登録された際に、Outlookのスケジュールにも自動で登録するフローです。
手作業で入力する手間を省けるため、業務効率の向上が期待できます。
また、入力ミスが減ることでダブルブッキングのリスクを抑え、より正確なスケジュール管理が可能になります。
■概要 Garoonに商談予定のスケジュールが登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GaroonとOutlookの両方を利用している営業担当者 ・Garoonで登録した商談予定をOutlookにも自動で反映させたい方 ・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方 ・GaroonとOutlookの両方で予定を確認したい方 2.Garoonを社内スケジュール管理ツールとして利用し、Outlookを個人のスケジュール管理ツールとして利用している方 ・Garoonの商談予定をOutlookに自動で取り込み、個人のスケジュールと連携させたい方 3.GaroonとOutlookの連携による業務効率化を検討している企業 ・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方 ・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・GaroonとOutlookのスケジュールを自動で同期することで、ダブルブッキングを防ぎ、スケジュール管理を効率化します。 ・Garoonで登録した商談予定をOutlookに手動で転記する手間が省け、業務効率が向上します。 ■注意事項 ・Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GaroonとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGaroonとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する」フローの作り方を解説します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Garoonをスケジュール管理に利用している方 ・カレンダーに追加された予定をスムーズに共有したい方 ・参加者への連絡作業を負担に感じている方 ・参加する予定の情報をOutlookで受け取りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。 このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にOutlookで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。 ■注意事項 ・Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Outlookを使った情報共有を行っている方
ステップ1：GaroonとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Garoonの場合
アプリ一覧画面でGaroonを検索して選択します。
新規登録画面が表示されたら、以下の設定を行います。
設定が完了したら、「追加する」をクリックしてください。
Outlookの場合
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Garoonをスケジュール管理に利用している方 ・カレンダーに追加された予定をスムーズに共有したい方 ・参加者への連絡作業を負担に感じている方 ・参加する予定の情報をOutlookで受け取りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。 このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にOutlookで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。 ■注意事項 ・Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Outlookを使った情報共有を行っている方
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3：Garoonのトリガー設定
以下の画面の赤枠内「予定が登録されたら」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックします。
続いて「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になります。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サブドメインは、入力欄の下にある補足説明を参考に設定してください。
確認方法が分からない場合は、公式サイトをご確認ください。
ここでテスト用にGaroonの予定を作成します。
すべての設定が完了後、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認後、画面下の「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Garoonのアクション設定
以下の画像の赤枠内「ユーザー情報を検索」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されます。
アクションが「【ユーザー】ユーザー情報を検索」であることを確認し、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」の画面が表示されます。
サブドメインとユーザー名を入力してください。
ユーザー名は入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「予定が登録されたら」の中から該当データを選択します。
設定できたら、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功したら、画面左下の「保存する」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクション設定
次にOutlookの設定を行います。
以下画像の赤枠内をクリックします。
メールの設定画面が表示されます。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
次に、メールの内容を設定します。
宛先や件名、本文は自社の運用ルールに合わせて設定してください。
入力欄をクリックすると、「取得した値」タブからステップ3やステップ4で取得したデータを活用できます。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定が完了したら、画面下の「次へ」をクリックしましょう。
送信されるメール内容を確認する画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、成功したら画面下の「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
OutlookのデータをGaroonに連携したい場合
今回はGaroonからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGaroonへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する
Outlookに新しいカレンダーイベントが登録されると、その情報を基にGaroonにも自動で予定が追加されるため、スケジュールの二重入力の手間を削減し、転記ミスによるトラブルを未然に防ぐことができます。
この連携は、Outlookのイベント情報を直接Garoonの予定として作成するシンプルな直接連携のパターンであり、手動での情報同期作業から解放され、最新のスケジュールを両方のツールで把握できるようになります。
■概要 OutlookとGaroon、それぞれのカレンダーに別々に予定を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、重要な会議や打ち合わせの予定を両方のツールに入力する際、二度手間になったり入力漏れが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとGaroonにも自動で予定が追加されるため、こうした予定管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GaroonやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したテンプレート以外でも、GaroonやOutlookのAPIを活用すれば様々な自動化の実現が可能です！
「これも使ってみたい」と思ったら、ぜひバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Garoonの自動化例
GaroonをGoogleカレンダーやZoom、Slack、LINE WORKSなどのさまざまなツールと連携することで、予定の登録や通知、ミーティング作成などの業務を自動化できます。
これにより、スケジュール管理や情報共有を手作業で行う負担を軽減し、チーム全体の生産性と業務効率の向上が期待できます。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Garoonで新しい予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーにも予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数のカレンダーを同期させる必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとLINE WORKSを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・予定を二重で管理する必要がなくなるため手動での情報入力や更新作業が削減されま、作業のミスや漏れが少なくなり、管理者やユーザーの作業効率が向上します。
・Garoonで登録した予定がすぐにLINE WORKSに反映されるため、チーム全体が最新の情報を共有することができ会議の重複予防やスケジュールの調整がスムーズに行えます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトマネージャー
・Garoonを使ってプロジェクトのスケジュールを管理し、そのスケジュール情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・プロジェクトの進捗状況をExcelで可視化し、チーム全体で共有したい方
2.営業チーム
・Garoonに登録された営業予定をMicrosoft Excelに自動的に反映し、営業活動の計画と追跡を効率化したいチーム
・Microsoft Excelでのデータ分析を通じて、営業戦略の立案や改善に役立てたいチーム
3.管理部門
・Garoonでの予定登録をExcelに反映させ、社内全体のスケジュール管理やリソース配分を最適化したい方
・データの一元管理により、リソース管理や労働時間の把握を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・スケジュールのパターンやトレンドを把握し、業務の改善や効率化に役立てることができます。
・効率的なデータ管理と業務プロセスの最適化により、リソースの節約を図ることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Slackを通じて承認情報が共有されることで、チーム内でのコミュニケーションと連携が強化されます。
・Slackの機能を活用してタスクのアサインやスケジュール管理などを効果的に行うことが可能です。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexとGaroonの両方を利用するチーム
・TimeRexで登録した予定をGaroonのスケジュールにも自動で反映させたい方
・予定の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・TimeRexとGaroonで予定を常に同期させたい方
2.TimeRexを主に利用する担当者
・Garoonのスケジュール共有機能を活用してチームメンバーとの予定調整をスムーズに行いたい方
3.Garoonを主に利用するチームメンバー
・TimeRexで登録された予定をGaroon上で確認したい方
・TimeRexとGaroonの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexとGaroonどちらもスケジュール管理に便利なツールですが、それぞれを別々に運用していると予定の二重登録や更新漏れが発生し、スケジュール管理が煩雑になりがちです。複数のメンバーが異なるツールを使用している場合や頻繁に予定変更が発生する場合などで手作業での同期作業は大きな負担となります。
このフローを活用すれば、TimeRexへの予定登録と同時にGaroonへの同期が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になります。これにより、業務効率が大幅に向上してスケジュール管理のミスを削減することができます。
また、TimeRexとGaroonの予定が常に同期されるため、チームメンバー全員が最新のスケジュールを把握することもできるので円滑な連携も可能になります。
■注意事項
・TimeRex、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Garoonでのワークフロー承認後、契約書を作成してDocusignで送付するまでの一連の業務には、情報の転記やファイルのアップロードといった手作業が多く発生し、手間やミスの原因になりがちです。このワークフローは、Garoonでの承認をきっかけに、契約書の自動作成からDocusignでの電子契約送付までをシームレスに連携するものであり、手作業による非効率な業務フローを改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
■概要
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TrelloとGaroonの両方を利用するプロジェクトチーム
・Trelloで管理しているタスクをGaroonのカレンダーにも自動で反映させたい方
・タスクのスケジュール情報をTrelloとGaroon間で手動で同期する手間を削減したい方
・Garoonのカレンダー上でタスクの進捗状況を視覚的に把握したい方
2.Trelloを主に利用する担当者
・Garoonのカレンダー共有機能を活用してチームメンバーとの予定調整をスムーズに行いたい方
・Trelloのタスク情報をGaroonに連携させることによってタスクの期限管理を強化したい方
3.Garoonを主に利用するチームメンバー
・Trelloで登録されたタスクをGaroonのカレンダー上で確認したい方
・TrelloとGaroonの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはタスク管理に便利なツールですが登録されたタスクをGaroonのカレンダーに手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Trelloでタスクが登録されたら自動的にGaroonのカレンダーに必要な情報が追加され、プロジェクトメンバーはTrelloとGaroonの両方を確認する必要がなくなり最新の情報を効率的に共有することができます。また手作業による転記作業が不要になるため、業務効率が向上して入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Trello、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Outlookの自動化例
OutlookをSalesforceやMicrosoft Teams、kintoneなどのツールと連携させることで、メール送信や予定の登録、通知作成といった日常業務を自動化できます。
これにより、リード管理や情報共有をスムーズに行え、営業・バックオフィス業務の効率化とミスの削減につながります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Talknoteに通知するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Talknoteの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Outlookに追加された内容を送付するフローです。
BacklogとOutlookを連携すると課題の内容を自動的にOutlookに送信されるので情報の抜け漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、リードへOutlookメールを送付してMicrosoft Teamsのチャネルに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）とMicrosoft Teamsを併用しているマーケティング・営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をMicrosoft Teamsに自動で通知し、迅速な対応をしたい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
・リード情報をMicrosoft Teamsで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Microsoft Teamsを活用している企業やチーム
・Microsoft Teamsを導入している企業
・日常的にMicrosoft Teamsを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を手動でOutlookやMicrosoft Teamsへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
挨拶文や資料添付などの定型的なメールを自動送信することができるため、メール作成にかかる時間を削減できます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
・関連企業との連絡に使用している営業担当
・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回はGaroonとOutlookの連携で、スケジュールの通知の自動化をご紹介しました。社内で様々なツールを使っているけれど、いまいち使いこなせていない方は多いのではないでしょうか。
会議の予定がGaroonに登録されると同時に、Outlookで参加者にメール通知が送信される仕組みは、業務のスピードアップにつながります。また、「会議イベントを忘れた！」「変更を伝えていなかった！」など人為的ミスを防ぐことも期待できます。会議前にどのツールのURLから参加するのかを探し回る手間も省けます。リモートワークを行う従業員だけでなく、営業で外出の多い従業員にも活用できるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の予定だけを通知対象にできますか？
A：
はい、可能です。
「予定が登録されたら」のあとに、「分岐する」オペレーションを追加することで、特定の参加者や件名といった条件を指定して連携できます。
詳しい設定手順は、「分岐」の設定方法をご確認ください。
Q：連携エラー時の確認や対処法はありますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：この連携はYoomの無料プランで実現できますか？
A：
はい、可能です。
GaroonとOutlookは、いずれもフリープラン（無料）で利用できるアプリです。
Yoomでは、オペレーションの実行を「タスク」としてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまでご利用いただけます。
今回ご紹介したテンプレートをご利用の場合、月50件以内であれば追加料金は発生しません。
毎月50件を超える運用を想定される場合は、有料プランのご利用をおすすめします。
詳しくは、以下のページをご参照ください。
料金プラン
「タスク実行数」のカウント方法について
