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Garoonは、社内コミュニケーションに便利なツールです。
個人・グループ単位の予定共有が容易で、大規模な組織でも効率的にスケジュールを調整でき、社内のメンバー間で迅速に情報共有が可能です。
特にプロジェクトベースのコミュニケーションを円滑にすることができます。
ですが、多くの従業員がいる場合、予定の把握に時間を費やし、苦労している方も少なくないと思います。
本記事では、Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する方法をご紹介します。GaroonとOutlookを連携させることで、スケジュール管理が効率化します。
特に、会議の予定がGaroonで予定が登録された際に、Outlookで参加者にメール通知が送信される仕組みは、業務のスピードアップにつながります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、OutlookとGaroonを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。
こんな方におすすめ
GaroonとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1：情報共有のスピードアップ
Garoonでカレンダーに予定を登録すると、Outlookを通じて参加者全員に自動的にメールが送信される仕組みを導入することで、会議通知の効率向上が期待できます。
急なミーティングの設定を行う際、担当者が一人ひとりに連絡する手間を省き、会議準備やスケジュール調整が容易になることにつながります。
特にプロジェクトが多岐にわたる組織では、情報共有のスピードが競争力の鍵となります。この自動化により、従業員は本来の業務に集中できる時間が増加し、組織全体の生産性向上が期待できます。
メリット2：人的ミスの防止で業務の信頼性を向上
予定の連絡を手動で行うと、送信漏れや誤った情報の伝達といったミスが発生しがちです。
しかし、Garoonで登録された内容を基にOutlookが自動でメールを送信すれば、人的ミスを防止できます。
大規模なプロジェクトや、複数の部門や外部関係者を含む会議の場合、情報の正確さがより重視されます。一つの人為的ミスが大きな損害や信頼の低下につながることもあるかもしれません。
この連携により、全員が同じ情報をタイムリーに受け取れるため、誤解や混乱が生じにくくなり、また参加者全員が一目で詳細を確認できる環境が整うため、信頼性の高い業務運営につなげることができるかもしれません。
メリット3：リモートワーク環境での迅速な情報共有
リモートワークの普及により、スケジュール管理の重要性がさらに増しています。
Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーもすぐに最新情報を把握できます。
たとえば、プロジェクトの進捗会議が急遽オンラインで開催される場合、通知が瞬時に全員に行き渡るため、参加者は迅速に準備を整えることが可能です。
モバイルデバイスでOutlook通知を受け取れるため、場所を問わずスムーズなコミュニケーションが可能です。
この連携は、リモート環境下や営業で外出の多い社員の業務効率を維持するための重要なツールとなります。
GaroonとOutlookを連携してできること
GaroonとOutlookのAPIを連携すれば、Garoonで登録した予定や商談情報をOutlookに自動的に反映し、参加者にメール通知を送ることができます。これにより、手動でのスケジュール入力や更新の手間が削減され、予定の重複や連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することが可能です。
その結果、チーム全体で効率的なスケジュール管理がしやすくなります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、GaroonとOutlookの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する
Garoonでカレンダーに予定が登録された際に、参加者にOutlookで自動的にメールを送信するフローです。
チームメンバーは参加予定の情報をスピーディーに受け取れるため、Garoonをこまめに確認する必要がありません。
また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの防止にもつながります。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。
Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する
Garoonに商談予定が登録された際に、Outlookのスケジュールにも自動で登録するフローです。
手作業で入力する手間を省けるため、業務効率の向上が期待できます。
また、入力ミスが減ることでダブルブッキングのリスクを抑え、より正確なスケジュール管理が可能になります。
Garoonに商談予定のスケジュールが登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録するフローです。
GaroonとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGaroonとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する」フローの作り方を解説します。
作成の流れは大きく分けて以下です。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。
ステップ1：GaroonとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Garoonの場合
アプリ一覧画面でGaroonを検索して選択します。
新規登録画面が表示されたら、以下の設定を行います。
設定が完了したら、「追加する」をクリックしてください。
Outlookの場合
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
※法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信するフローです。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3：Garoonのトリガー設定
以下の画面の赤枠内「予定が登録されたら」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックします。
続いて「アプリトリガーのAPI接続設定」の画面になります。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サブドメインは、入力欄の下にある補足説明を参考に設定してください。
確認方法が分からない場合は、公式サイトをご確認ください。
ここでテスト用にGaroonの予定を作成します。
すべての設定が完了後、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値（アウトプット）」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認後、画面下の「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Garoonのアクション設定
以下の画像の赤枠内「ユーザー情報を検索」をクリックします。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されます。
アクションが「【ユーザー】ユーザー情報を検索」であることを確認し、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」の画面が表示されます。
サブドメインとユーザー名を入力してください。
ユーザー名は入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「予定が登録されたら」の中から該当データを選択します。
設定できたら、「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功したら、画面左下の「保存する」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクション設定
次にOutlookの設定を行います。
以下画像の赤枠内をクリックします。
メールの設定画面が表示されます。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
次に、メールの内容を設定します。
宛先や件名、本文は自社の運用ルールに合わせて設定してください。
入力欄をクリックすると、「取得した値」タブからステップ3やステップ4で取得したデータを活用できます。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定が完了したら、画面下の「次へ」をクリックしましょう。
送信されるメール内容を確認する画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、成功したら画面下の「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
OutlookのデータをGaroonに連携したい場合
今回はGaroonからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGaroonへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する
Outlookに新しいカレンダーイベントが登録されると、その情報を基にGaroonにも自動で予定が追加されるため、スケジュールの二重入力の手間を削減し、転記ミスによるトラブルを未然に防ぐことができます。
この連携は、Outlookのイベント情報を直接Garoonの予定として作成するシンプルな直接連携のパターンであり、手動での情報同期作業から解放され、最新のスケジュールを両方のツールで把握できるようになります。
■概要
「Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する」ワークフローを利用すると、Outlookの予定をスムーズにGaroonへ反映できます。
二重登録の手間がなくなり、管理がスマートになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookカレンダーを日々利用してスケジュール管理を行っている方
・Garoonを活用して社内の予定やスケジュール調整をしている方
・Outlookで登録したイベント情報を、素早くGaroonにも反映させたい方
・二重登録の手間を減らし、予定の一元管理を実現したいと考えている方
・部門やチームで複数のカレンダーサービスを併用している企業
■注意事項
・Outlook、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GaroonやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したテンプレート以外でも、GaroonやOutlookのAPIを活用すれば様々な自動化の実現が可能です！
「これも使ってみたい」と思ったら、ぜひバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Garoonの自動化例
GaroonをGoogleカレンダーやZoom、Slack、LINE WORKSなどのさまざまなツールと連携することで、予定の登録や通知、ミーティング作成などの業務を自動化できます。
これにより、スケジュール管理や情報共有を手作業で行う負担を軽減し、チーム全体の生産性と業務効率の向上が期待できます。
Outlookの自動化例
OutlookをSalesforceやMicrosoft Teams、kintoneなどのツールと連携させることで、メール送信や予定の登録、通知作成といった日常業務を自動化できます。
これにより、リード管理や情報共有をスムーズに行え、営業・バックオフィス業務の効率化とミスの削減につながります。
まとめ
今回はGaroonとOutlookの連携で、スケジュールの通知の自動化をご紹介しました。社内で様々なツールを使っているけれど、いまいち使いこなせていない方は多いのではないでしょうか。
会議の予定がGaroonに登録されると同時に、Outlookで参加者にメール通知が送信される仕組みは、業務のスピードアップにつながります。また、「会議イベントを忘れた！」「変更を伝えていなかった！」など人為的ミスを防ぐことも期待できます。会議前にどのツールのURLから参加するのかを探し回る手間も省けます。リモートワークを行う従業員だけでなく、営業で外出の多い従業員にも活用できるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の予定だけを通知対象にできますか？
A：
はい、可能です。
「予定が登録されたら」のあとに、「分岐する」オペレーションを追加することで、特定の参加者や件名といった条件を指定して連携できます。
詳しい設定手順は、「分岐」の設定方法をご確認ください。
Q：連携エラー時の確認や対処法はありますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：この連携はYoomの無料プランで実現できますか？
A：
はい、可能です。
GaroonとOutlookは、いずれもフリープラン（無料）で利用できるアプリです。
Yoomでは、オペレーションの実行を「タスク」としてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまでご利用いただけます。
今回ご紹介したテンプレートをご利用の場合、月50件以内であれば追加料金は発生しません。
毎月50件を超える運用を想定される場合は、有料プランのご利用をおすすめします。
詳しくは、以下のページをご参照ください。
料金プラン
「タスク実行数」のカウント方法について
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