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「Zoho Mailで受信した重要なメールを、普段使っているOutlookでも確認したい」
「Zoho MailとOutlookの両方を確認するのが手間で、情報を見落としてしまうことがある…」
このように、複数のメールツールを併用する中で、手作業での情報共有や確認作業に非効率さやストレスを感じていませんか？
特に、重要な顧客からの問い合わせや社内の緊急連絡など、見落としが許されない情報の扱いは、常に気を配る必要があり、大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信した特定のメールを、人の手を介さずに自動でOutlookに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、情報の見落としを防ぎながら、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
手作業による転送漏れや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも無くなるため、業務の正確性とスピードを同時に向上させることが可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけることなく、日々の業務を格段に効率化できます。ぜひこの機会に、面倒な手作業から解放され、快適な業務環境を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho MailとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメールの確認や転送といった作業を自動化できます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、重要なコミュニケーションの見落としを劇的に減らすことができます。
ここでは、具体的な自動化のテンプレートを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho Mailに届いたメールの内容を自動でOutlookに通知することで、<span class="mark-yellow">都度Zoho Mailを開かなくても普段お使いのOutlook上で新着メールを把握できます。</span>
これにより、アプリケーションを切り替える手間を削減し、重要な連絡への迅速な対応が可能になります。
この連携は、受信したメールを直接連携するシンプルなパターンから、特定の条件で処理を分ける分岐処理を含むパターンまで幅広く応用できます。
Zoho Mailで受信するメールの中から、「特定の差出人から」や「件名に特定のキーワードが含まれる」といった条件に合致したものだけをOutlookに通知します。
例えば、重要顧客からのメールや「至急」「請求書」といった単語が含まれるメールのみを通知設定することで、<span class="mark-yellow">大量のメールに埋もれることなく、本当に重要な情報だけを確実にキャッチアップできます。</span>
この連携は、条件に応じて処理を分ける分岐処理を含むパターンです。
それでは、さっそく実際にZoho MailとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はZoho Mailでメールを受信したら、Outlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはYoomにログインします。
左側に表示されている「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面に遷移したら右側に表示されている「+新規接続」をクリックしましょう。
Zoho Mailのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されますので、「Zoho Mail」と入力しましょう。
アプリが表示されますので、クリックします。
今回はJPのデータセンターを利用しているため、「jp」と入力し「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されたら表示内容を確認し、問題なければ「承諾する」をクリックしてください。
Outlookのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Outlook」と入力しましょう。
表示されたアプリをクリックすると、以下の画面が表示されます。
Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「特定のフォルダにメールが届いたら」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
アカウントIDを設定します。
入力欄をクリックし、設定したいアカウントを選択してください。
フォルダIDを設定します。
フォルダIDも先ほどと同様に、入力欄をクリックし設定したいフォルダを選択します。
「テスト」をクリックする前に、テスト用メールを準備します。
このテンプレートは、Zoho Mailの特定のフォルダにメールが届いたら起動します。
そのため実際にフローボットが動くかテストするには、先ほどフォルダIDで指定したフォルダにメールを送る必要があります。
今回は、下記のようなメールを送信しました。
メールの送信を確認できたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
アウトプットについて詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「メールを送る」をクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンメニューから選択できます。
選択したいアカウントがない場合は、「+アカウントを追加」をクリックしてください。
送り先（To）の設定を行います。
Outlook宛てのアドレスを選択しましょう。
今回は入力欄をクリックし取得した値から選択しましたが、直接アドレスを入力することも可能です。
※直接アドレスを入力した場合、毎回入力したアドレスにメールが送信されます。
CC、BCCは今回は入力していませんが、利用をお考えの方はご入力ください。
件名の設定を行います。
件名は自由に設定できますが、直接文字を入力すると毎回同じ文字が送信されてしまうため、注意が必要です。
また、入力欄をクリックし取得した値から選ぶことも可能です。
例えば、取得した値から件名を設定すると、毎回受信したメールの件名をそのまま設定できます。
本文の設定を行います。
こちらも件名と同様に自由に設定できます。
また、取得した値から選んで追加することも可能です。
文章を直接入力すると毎回同じ文章が送信されますので、ご注意ください。
{{要約}}の箇所にZoho Mailに送信した際のメール本文が挿入されます。
ここまで設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
※次へをクリックすると、実際にメールが送信されます。
メールの送信内容を確認します。
内容を確認し、問題なければ「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、実際にメールも送信されていますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックします。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailでメールを受信したら、Outlookに通知する方法」でした！
今回はZoho MailからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからZoho Mailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段はOutlookをメインで使いつつ、特定の情報をZoho Mailにも集約したい場合に便利です。
普段メインで利用しているOutlookでメールを受信した際に、その内容を自動でZoho Mailにも通知・転送します。
これにより、<span class="mark-yellow">手動で転送する手間を省きながら、Zohoの各種サービスと連携させるための情報をZoho Mailに集約することが可能</span>になります。
情報の一元管理やバックアップとしても活用できる、直接連携のパターンです。
Outlookで受信したメールの中から、特定の条件（差出人、件名など）を満たすものだけを抽出し、自動でZoho Mailに通知します。
例えば、特定のプロジェクトに関連するメールだけをZoho Mailに転送設定すれば、<span class="mark-yellow">プロジェクト関連のコミュニケーションを自動で一箇所にまとめることができ、</span>後から情報を探す手間を削減できます。
この連携は、条件によって処理を振り分ける分岐処理を含むパターンです。
Zoho MailやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加したり、特定のワードを含むメールを受信したらZoomの会議を作成したりできます。また、Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信したり、特定のワードを含むメールを受信したらSlackに通知したりすることも可能です。さらに、Googleフォームで請求書が送信されたら、OCRで読み取ってZoho Mailで自動通知するといった自動化も行えます。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信したり、毎月決まった日時にフローボットを起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知したりできます。また、毎日指定の時間にOutlookでメールを送信したり、Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加したりすることも可能です。さらに、Outlookで受信したメールをChatworkに転送するといった自動化も行えます。
Zoho MailとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報確認や転記作業の手間を根本からなくし、ヒューマンエラーを完全に防ぐことができます。</span>
これにより、重要なメールの見落としがなくなり、より迅速かつ正確な対応が可能になるため、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし日々のメール対応の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：この連携は無料プランでどこまでできますか？有料プランとの具体的な違いは？
A：今回使用しているZoho MailとOutlookは無料で使用できるアプリです。また、Yoomの無料プランでは毎月100タスク使用できます。そのため今回のテンプレートのみの使用であれば100回まで使用することが可能です。有料プランとの具体的な違いは使用できるアプリや使用できるタスク数など多岐にわたります。有料プランについて知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：メール内容を外部ツールに連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：はい。Yoomでは2要素認証やSAML認証などの導入も行っておりますので、安心してご利用いただけます。より詳しく知りたい方はこちらをご確認ください。
Q：Outlookにメールを転送するだけでなく、予定やタスクとして登録することもできますか？
A：今回ご紹介したテンプレートは、「Zoho Mailでメールを受信したらOutlookに通知する」がメインでしたが、Yoomでは他にも多種多様なテンプレートをご用意しております。他のテンプレートを併用することで、様々な機能を実現可能ですので、ご興味のある方はこちらをご覧ください。
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