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決済サービス「Square」とメールソフト「Outlook」を日常業務で利用していて、
「Squareに新しい顧客が登録されたら、手作業でOutlookからサンクスメールを送っている」
「顧客情報を社内チームに共有するために、毎回Outlookでメールを作成している」
といった状況に手間や非効率を感じていませんか？
このような定型的ながらも重要な情報連携は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
もし、<span class="mark-yellow">Squareの顧客データをトリガーに、Outlookからメールを自動的に送信する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、手作業によるミスをなくし、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をよりスムーズで効率的なものに変えていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SquareとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SquareとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間の情報共有を自動化できます。
例えば、Squareで新しい顧客情報が登録された際に、その顧客に対してOutlookから自動でウェルカムメールを送信したり、社内の担当チームへ通知メールを送ることが可能です。
これにより、顧客対応の迅速化や社内連携のスピードアップが実現し、業務全体の効率が向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareに新しい顧客が登録されるたびに、手作業でOutlookを開いてメールを作成・送信する作業を自動化します。
この連携により、<span class="mark-yellow">顧客登録後のフォローアップメールの送信漏れを防ぎ、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現できる</span>ため、顧客満足度の向上にも繋がります。
このフローは、Squareの情報をOutlookに直接連携するシンプルな構成です。
Squareに登録された顧客の中から、特定の条件（例えば、特定の地域や特定のサービスに登録した顧客など）に合致する顧客だけに、Outlookからメールを自動送信します。
このフローは条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">ターゲットを絞ったパーソナライズドなアプローチを自動化し、より効果的なマーケティング活動や顧客管理を実現</span>できます。
それでは、実際にSquareとOutlookを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、プログラミング不要でSquareとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Squareで顧客が作成されたら、Outlookでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareでアクセストークンを取得し、以下の画面の情報を入力しましょう。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookと検索窓に入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面が表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Squareで顧客情報が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下のような画面が表示されるので、Webhook名をSquareで確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Squareで顧客を作成し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると以下の取得した値に、Squareの情報が表示されます。
表示されたことを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
Squareで顧客が登録されたことをOutlookに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を設定しましょう。
宛先を入力し、CC、BCCは任意で入力します。
件名にはSquareで顧客が作成されたことが分かるように設定しました。
本文には以下のようにSquareで取得した値から、会社名などを入力しました。
次へをクリックするとメールをテスト送信できる画面が表示されるので、テスト送信を行いましょう。
内容が確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はSquareからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからSquareへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Outlookで受け取った問い合わせメールの内容をもとに、Squareに新しい顧客情報を登録する、といった逆方向の自動化も可能です。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したメールの本文から、AIや正規表現を用いて氏名や連絡先などの顧客情報を自動で抽出し、Squareに新しい顧客として登録します。
この連携はデータ抽出処理を含むため、<span class="mark-yellow">問い合わせメールからの顧客情報の手入力作業をなくし、リード獲得から顧客管理までをシームレスに自動化</span>できます。
「見積もり依頼」や「新規登録希望」など、特定の件名やキーワードを含むメールをOutlookで受信した場合にのみ、その内容をSquareの顧客情報として自動で登録します。
このフローは条件分岐の処理を活用することで、<span class="mark-yellow">重要なメールだけをフィルタリングして対応漏れを防ぎ、効率的に顧客情報を蓄積</span>することが可能になります。
今回ご紹介した連携以外にも、SquareやOutlookを活用することで、決済処理後の顧客管理やメール対応業務を効率化できます。
受注やメッセージの発生をトリガーに、記録・通知・返信を自動化できる点が魅力です。
Squareで決済が完了した際に、kintone・Notion・HubSpotなどの管理ツールへ自動登録することで、顧客情報の一元化が可能です。
さらに、SendGridやGmailと連携すれば、サンクスメールの送信や顧客対応もスピーディーに行えます。
Outlookは、メール送信や受信をトリガーとして、ChatworkやBacklogなど他ツールと連携でき、情報の共有と整理を自動化できます。
また、Microsoft TeamsやSalesforceと組み合わせれば、特定のイベント発生時に即座にメール通知を行う運用も可能です。
この記事では、SquareとOutlookを連携して日々の業務を自動化する方法について、具体的なテンプレートを交えてご紹介しました。
Squareでの顧客登録をきっかけにOutlookからメールを自動送信する仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報連携の手間を大幅に削減し、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、顧客との関係構築や新しいサービスの企画といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上でアイコンをつなぎ合わせるような直感的な操作で簡単に実現できます。
もし、SquareとOutlookの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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