GaroonとSlackを連携して、Garoonでワークフローが承認されたらSlackに自動通知する方法

Garoonのワークフロー承認が完了した後に、Slackに通知されたら、とても便利ですよね。
このフローの自動化を実現できたら、ワークフローの承認を見逃すことがなくなります。
Yoomを利用すれば、誰でも簡単に自動化の実現が可能です。
難しい操作も一切ないので、機械操作が苦手な私でも簡単に設定ができました。
本記事では「Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する」テンプレートの設定をします。
連携させるメリットや応用編もご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

GaroonとSlackの連携による利点

GaroonとSlackの連携のメリットは、承認フローがスムーズになったり、円滑にコミュニケーションが取れたりとたくさんあります。
詳しいメリットについては以下にまとめてみました。

1.承認フローがスムーズになる

GaroonとSlackを連携するメリット3つ目は、承認フローがスムーズになることが挙げられます。
Garoonでワークフローが承認されたら、Slackに通知することが可能です。
このフローは、承認を担当する管理者やリーダーにオススメです。
この自動化を利用することで、手動でステータスを確認する手間が省けます。

2.スケジュールの管理がしやすい

GaroonとSlackを連携するメリット2つ目は、スケジュールの管理がしやすいことが挙げられます。
たとえば、Garoonで予定が登録された際に、Slackに通知することができます。
これにより、Garoon上で予定が登録されて気づかないままといったことは起こりにくいです。
予定が登録されてすぐにSlack上でスケジュール内容を確認できるので、Garoonを開く必要はありません。

3.円滑にコミュニケーションが取れる

GaroonとSlackを連携するメリット3つ目は、円滑にコミュニケーションが取れることが挙げられます。
Garoonで予定が変更されたら、Slackに通知することが可能です。
急な予定変更があった場合でも、通知はリアルタイムで行われるため、スムーズに対応することができます。
また、チームへ通知するように設定すれば、予定の変更を全体に周知することも可能です。
わざわざスケジュールの変更があった旨を全体に伝えなくていいので、コミュニケーションが円滑になります。

Yoomとは？

Yoomとは、複数のテクノロジーを組み合わせ、ノーコードで自動化を実現するツールです。
自動的にワークフローを実行するフローボットを作成することで、自動化ができます。
ご自身でフローボットを作成することもできますが、Yoomではさまざまなテンプレートをご用意しています。
こちらを利用すれば、少しの設定をするだけで自動化ができるので、大変便利です。
今回はテンプレートを利用するため、10分~15分で設定が完了します。
Yoomをまだ利用していないという方は、こちらからアカウントを発行してください。
すでにYoomを利用している方は、Yoomにログインしましょう。

GaroonとSlackの連携フローの作り方

今回使用するテンプレートは以下の「Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する方法」です。

以下の2ステップで設定ができるので、すぐに完了します。

Garoonでワークフローが承認されたら起動するフローボットの設定
Slackに通知するアクションの設定

GaroonとSlackをYoomと接続する方法

GaroonとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
まずはGaroonのマイアプリ登録から行いましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGaroonを選択するか、「アプリ名で検索」から探しましょう。

以下の画面に移行したら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
「アカウント名」には、管理用の名前を登録します。(例)tanaka@yoom.fun
「アクセストークン」には、ログイン名とパスワードを合わせた「ログイン名:パスワード」のような文字列を入力してください。

続いてSlackのマイアプリ登録を行います。
こちらのヘルプページを参考にして、設定してください。

Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する方法

それでは、以下にあるバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更する際はこちらで変更します。
次にGaroonの設定をするので、「ワークフローが承認されたら」を選択してください。

以下の画面に移行したら、下記の設定を確認しましょう。

「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可
Garoonと連携するアカウント情報→合っているか確認
「トリガーアクション」→ワークフローが承認されたら

以下の画面に移行したら、下記の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「サブドメイン」→GaroonのURL内から取得可
※「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインです。
「申請フォームID」→該当の申請フォームのURLの「fid=⚫️⚫️」が申請フォームID
※たとえば「fid=3」の場合、申請フォームIDは3です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

次にSlackに通知する設定を行うので、「Slackに通知する」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、下記の設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可
「Slackと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面に移行したら、下記の設定を行います。

「投稿先のチャネルID」→候補から選択
※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などです。
「メッセージ」は自由に変更可
メッセージにはGaroonのアウトプットを必ず入力しましょう。
{{作成日時}}←こちらがアウトプットで、以下の赤枠より設定が可能です。

例としてメッセージ欄に入力してみました。

最後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

こちらのアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化設定は完了です。

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GaroonとSlackの連携フロー応用編

今回は「Garoonでワークフローが承認」→「Slackに通知」といったフローを解説しました。
Yoomでは他にもGaroonとSlackを用いたテンプレートがあるので、そちらをご紹介します。

まずは「Googleカレンダーに予定が登録されたら、Garoonのカレンダーにも予定を追加する」といったテンプレートです。

こちらのフローは以下のようになっています。

予約フォームの回答が送信されたら
予約を作成する
テキストからデータを抽出する
予定を登録する

こちらは、Googleフォーム、Googleカレンダー、Garoonを利用しています。
Googleフォームを利用して予約管理をしている方にピッタリです。
Googleカレンダーの予約情報を確認しなくても、Garoonで予定が登録されるのでスケジュールの漏れが少なくなります。

次にご紹介するテンプレートは「Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogleスプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する方法」です。

こちらのフローは以下のようになっています。

新しくファイル・フォルダが作成されたら
PDFファイルをダウンロードする
画像・PDFから文字を読み取る
担当者へ対応を依頼する
レコードを追加する
チャネルにメッセージを送る

こちらのテンプレートを利用することで、PDFのファイル情報をGoogleスプレッドシートに入力する必要がありません。
手入力の手間が省ける上に、情報を転記させ、共有までを担ってくれます。
これにより、担当者の負担が少なくなるので、他の業務に取り組むことが可能です。

まとめ

GaroonとSlackを連携することによって、承認フローがスムーズになり、スケジュールの管理がしやすくなります。
情報共有がスムーズに行われるため、チーム内のコミュニケーションもぐんっと高まります。
Yoomを利用すれば、難しい技術も必要なく、簡単に自動化させることが可能です。
ぜひ応用編で紹介したテンプレートも利用して、業務を効率化させましょう。

Yoomではまだまだ連携できるアプリはあるので、これを機に連携させてみてくださいね。
また、2週間の無料体験を実施しているので、興味のある方は試してみてください。