Garoonでワークフローが承認されたらSlackに自動通知する方法

Garoonのワークフロー承認が完了した後に、Slackに通知されたら、とても便利ですよね。
このフローの自動化を実現できたら、ワークフローの承認を見逃すことがなくなります。
Yoomを利用すれば、誰でも簡単に自動化の実現が可能です。
難しい操作も一切ないので、機械操作が苦手な私でも簡単に設定ができました。
本記事では「Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する」テンプレートの設定をします。
連携させるメリットや応用編もご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

GaroonとSlackを活用している方
GaroonとSlackを連携して、業務効率化を考えている方
GaroonとSlackを連携して、ワークフローの管理を行っている方
GaroonとSlackを連携して、社内外申請の管理業務の負担を軽減したいと考えている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

GaroonとSlackの連携フローの作り方

今回使用するテンプレートは「Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する方法」です。

以下の2ステップで設定ができるので、すぐに完了します。

Garoonでワークフローが承認されたら起動するフローボットの設定
Slackに通知するアクションの設定

GaroonとSlackをYoomと接続する方法

GaroonとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
まずはGaroonのマイアプリ登録から行いましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGaroonを選択するか、「アプリ名で検索」から探しましょう。

以下の画面に移行したら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
「アカウント名」には、管理用の名前を登録します。(例)tanaka@yoom.fun
「アクセストークン」には、ログイン名とパスワードを合わせた「ログイン名:パスワード」のような文字列を入力してください。

続いてSlackのマイアプリ登録を行います。
こちらのヘルプページを参考にして、設定してください。

Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する方法

それでは、以下にあるバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更する際はこちらで変更します。
次にGaroonの設定をするので、「ワークフローが承認されたら」を選択してください。

以下の画面に移行したら、下記の設定を確認しましょう。

「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可
Garoonと連携するアカウント情報→合っているか確認
「トリガーアクション」→ワークフローが承認されたら

以下の画面に移行したら、下記の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定
「サブドメイン」→GaroonのURL内から取得可
※「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインです。
「申請フォームID」→該当の申請フォームのURLの「fid=⚫️⚫️」が申請フォームID
※たとえば「fid=3」の場合、申請フォームIDは3です。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

次にSlackに通知する設定を行うので、「Slackに通知する」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、下記の設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可
「Slackと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面に移行したら、下記の設定を行います。

「投稿先のチャネルID」→候補から選択
※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などです。
「メッセージ」は自由に変更可
メッセージにはGaroonのアウトプットを必ず入力しましょう。
{{作成日時}}←こちらがアウトプットで、以下の赤枠より設定が可能です。

例としてメッセージ欄に入力してみました。

最後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

こちらのアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化設定は完了です。

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GaroonやSlackを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGaroonやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GaroonとSlackのその他の自動化例

毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しSlackに通知したり、予定の登録を通知することができます。

Garoonを活用した自動化例

ワークフローが承認されたら通知する

ワークフローが承認されたらチャットツールに通知するフローボットです。

Garoonでワークフローが承認されたらタスクを追加する

Garoonで承認された情報をBacklogにタスクとして自動で追加されるので、手入力によるミスや漏れの防止につながります。

Slackを活用した自動化例

タスクが登録されたらSlackに通知する

自動でSlackに通知されることで、迅速な対応や効率的なコミュニケーションが実現します。

Slackに投稿された内容を追加する

繰り返しデータを入力する手間が省けて、情報管理の抜けや漏れの防止にもつながります。

コメントで自身がメンションされたらSlackに通知する

コメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

GaroonとSlackの連携によるメリット

GaroonとSlackの連携のメリットは、承認フローがスムーズになったり、円滑にコミュニケーションが取れたりとたくさんあります。
詳しいメリットについては以下にまとめてみました。

1.承認フローがスムーズになる

GaroonとSlackを連携するメリット3つ目は、承認フローがスムーズになることが挙げられます。
Garoonでワークフローが承認されたら、Slackに通知することが可能です。
このフローは、承認を担当する管理者やリーダーにオススメです。
この自動化を利用することで、手動でステータスを確認する手間が省けることが予想されます。

2.スケジュールの管理がしやすい

GaroonとSlackを連携するメリット2つ目は、スケジュールの管理がしやすいことが挙げられます。
たとえば、Garoonで予定が登録された際に、Slackに通知することができます。
これにより、Garoon上で予定が登録されて気づかないままといったことは起こりにくいです。
予定が登録されてすぐにSlack上でスケジュール内容を確認できるので、Garoonを開く操作をなくせるかもしれません。

3.円滑にコミュニケーションが取れる

GaroonとSlackを連携するメリット3つ目は、円滑にコミュニケーションが取れることが挙げられます。
Garoonで予定が変更されたら、Slackに通知することが可能です。
急な予定変更があった場合でも、通知はリアルタイムで行われるため、スムーズに対応することができます。
また、チームへ通知するように設定すれば、予定の変更を全体に周知することも可能です。
わざわざスケジュールの変更があった旨を全体に伝えなくていいので、コミュニケーションが円滑になります。

まとめ

GaroonとSlackを連携することによって、承認フローがスムーズになり、スケジュールの管理がしやすくなります。
情報共有がスムーズに行われるため、チーム内のコミュニケーションもぐんっと高まります。
Yoomを利用すれば、難しい技術も必要なく、簡単に自動化させることが可能です。
ぜひ応用編で紹介したテンプレートも利用して、業務を効率化させましょう。

Yoomではまだまだ連携できるアプリはあるので、これを機に連携させてみてくださいね。
また、2週間の無料体験を実施しているので、興味のある方は試してみてください。