Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認してMicrosoft Teamsに通知する方法

・Gmailと適格請求書発行事業者公表システムとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)まずはGmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。

‍

‍

(2)Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

‍

‍

(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGmailの接続が完了しました。

(4)次に適格請求書発行事業者公表システムのアプリ連携を行います。
Gmailのマイアプリ登録と同様に、適格請求書発行事業者公表システムを選択します。

‍

‍

(5)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
これで適格請求書発行事業者公表システムの接続は完了です。

(6)適格請求書発行事業者公表システムのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリMicrosoft Teamsを接続していきます。
同様の操作でMicrosoft Teamsのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(7)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

‍

‍

設定フローは分岐アクションを含めて5つです。

・Gmailの起動設定

(1)まず、Gmailのアプリトリガーを設定します。

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)1つ目のアクション「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。

‍

‍

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

‍

‍

(5)「ラベル」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。

‍

‍

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで以下のようなアウトプットを取得できます

‍

・AIオペレーションの確認

(1)次に、2つ目のアクション「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックして内容を確認します。

‍

‍

(2)移行後の画面で内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。

(3)次の画面の「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは、プルダウンから【取得した値を使用】を選択し、右の項目は【添付ファイル1】を選択します。
「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（「支払い先」「日付」「合計金額」「税率」「消費税額」「適格請求書発行事業者登録番号」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。

・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

‍

‍

(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・適格請求書発行事業者システムで登録番号から公表情報を取得する設定

(1)次に、3つ目のアクション「登録番号から公表情報を取得」をクリックしましょう。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)次の画面で「登録番号」の項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。
（以下は例として、前ステップで取得した「適格請求書発行事業者登録番号」の情報を引用したものです。）

‍

‍

(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・分岐アクションの確認

(1)続いて、すでに設定されている4つ目のアクション「コマンドオペレーション」をクリックして内容を確認しましょう。

‍

‍

(2)以下の画面のように、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：登録番号から公表情報を取得」→「アウトプット：登録番号」を対象として指定しています。

‍

‍

(3)「アウトプット」や「分岐条件」は、状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「登録番号のアウトプット項目が、空の状態でないと分岐される」ように設定しています）

(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・通知するMicrosoft Teamsの設定

(1)最後に、5つ目のアクション「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(3)次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。

‍

‍

(4)「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプット【登録番号】を入力し設定したものです。
（メッセージを改行したい場合、文章の末尾に<br>と入力してください）

‍

‍

(5)下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を埋めていきましょう。
通知の際にファイルを添付する場合には、事前にOneDriveにアップロードし、取得したeTagの中の{}に囲まれた文字列を入力する必要があります。

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

適格請求書発行事業者公表システムやGmailを使ったその他の自動化例

他にも適格請求書発行事業者公表システムやGmailを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する

請求書の処理を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方におすすめのフローボットです。
適格請求書発行事業者の登録状況を自動で確認することで、作業の効率化とヒューマンエラーの防止が期待できます。

Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する

Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知することで、作業負担の軽減が期待できます。
自動的に必要な情報が取得され、事業者の登録状況をスピーディに確認できるようになるかもしれません。

Airtableで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する

Airtableで取引先が登録されると適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認できるため、登録有無の確認作業の効率化が期待できます。
Airtableに登録されている情報を活用することで、手入力や確認作業が不要となり、業務をスムーズに進められるようになるかもしれません。

Gmailと適格請求書発行事業者公表システムとMicrosoft Teamsを連携するメリットと具体例

1.確認作業の手間を削減できる

AIオペレーションを活用して、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取ることで、事業者の登録有無状況を手動で確認する作業が不要になるかもしれません。
確認作業を自動化することで、担当者が領収書画像から一件ずつ登録番号を抽出後、別システムにアクセスして登録状況を確認する作業がなくなり、作業の手間を削減できる可能性があります。
さらに、Microsoft Teamsへ結果を通知することで、把握したい情報（登録の有無）のみを把握できるようになるため、作業の効率化も期待できます。

2.確認漏れの防止につながる

手動での確認作業は、番号違いや確認漏れが発生するリスクがあります。
Gmailで受信した書類を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無状況を自動的に確認し、Microsoft Teamsへ結果を確実に通知することで、確認漏れを防げる可能性が高くなります。
確認作業が自動化されれば、事業者登録を正確に行っている事業者が誤って見逃されるといったトラブルを未然に防止できるようになるかもしれません。
これにより業務精度の向上にも寄与するでしょう。

3.一連の作業を統一できる

適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無状況を確認する際、異なる担当者が作業を行うと、対応や共有内容にばらつきが生じることもありました。
Gmailでの領収書の受領からMicrosoft Teamsへの通知までの作業が自動化されることで、どの担当者が作業を行っても統一したプロセスで作業を完結できるようになるかもしれません。
初めて作業を行うスタッフでもわかりやすいフローを構築することは、安心して業務を行える環境を整えることにもつながります。

まとめ

今回紹介したGmailと適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft Teamsの連携を業務に取り入れることで、Gmailで受信した領収書から適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動的に確認できるようになり、登録確認業務の効率向上につながります。
この自動化フローの導入は確認作業の手間やミスを削減することにも寄与するので、業務精度の向上も期待できます。
さらに、Microsoft Teamsで迅速に情報を共有することで、後続作業をスムーズに行えるようになるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。