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■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「CRMの顧客リストを元にしたメール配信を毎回手作業で行っているから時間がかかる…」
「メール配信を手作業で行っているから宛先間違いなどのミスが発生してしまう」
このように、定期的なメール配信のたびにリストを作成し、一件ずつ送信する作業は時間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちで、大きな負担に感じている方も多いかもしれません。
もし、CRMツールなどから顧客リストを自動で取得し、Gmailで一斉にパーソナライズドメールを送信できる仕組みがあれば、こうした手作業から解放されることも可能です。
これにより時間的制約やヒューマンエラーのリスクから解放され、メールのコンテンツ作成や効果分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailを活用したメールマーケティングを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールの時にHubSpotからコンタクト情報を取得し、Gmailを使って一斉にメールを送信するフローを解説していきます！
このフローを使えば、定期的なニュースレター配信やキャンペーン案内などを自動化でき、手作業による配信漏れや遅延を防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するのは、指定したスケジュールになると起動するテンプレートです。
まずはテンプレートを起動させたいタイミングの登録をしましょう。
スケジュールトリガーでは、日付指定や曜日指定など自由にスケジュールを設定することができます。
今回はデフォルトで設定されている、毎月1日の朝9時に起動させます。
各項目を確認し設定できたら完了をクリックしましょう。
スケジュールトリガーについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
プロパティの内部値の設定を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
表示された候補の中から検索項目として使用したいものを選択してください。
次に検索条件、値を設定します。
今回は会社名にテスト株式会社が設定されているコンタクトを検索します。
検索条件の等しい値にはテスト株式会社と設定しました。
※実際にテストを行う際はそれぞれご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
FromはGmailと連携したアカウントのメールアドレスを利用するため、今回は設定しません。
設定を行いたい方は注釈を確認し、設定を行ってください。
To（宛先）を設定します。
任意のメールアドレスを設定してください。
※From、Toなどの入力欄に直接メールアドレスを入力すると、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成されるメール全てに設定されますのでご注意ください。
BCCを設定します。
BCCはデフォルトで、HubSpotの複数のコンタクトを検索で取得した値である、メールアドレスのリストが設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
件名と本文を設定します。
それぞれ任意の内容を設定してください。
入力欄をクリックすることで、取得した値や日付を設定することも可能です。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした。ここまでで設定は完了です！
以上が指定したスケジュールの時にHubSpotからコンタクト情報を取得し、Gmailを使って一斉にメールを送信するフローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
時間指定やリスト、フォーム送信などをきっかけに自動でメールを作成・送信したり、受信メールを起点に、内容の分析・分類・データ登録・翻訳・要約・返信などを自動で行う仕組みです。
メール対応や情報処理にかかる時間と手間を削減でき、業務を効率化できるでしょう。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、Google スプレッドシートの既存シートに手作業でコピーして新しいタブを追加するのは、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートの指定したファイルに新しいタブとして自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々大量に届くメールの中に、紛らわしいスパムメールが混じっていて対応に困ることはありませんか？手作業での確認は時間がかかり、重要なメールを見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で判定し、スパムの可能性がある場合にSlackへ通知することで、メール対応の効率化とセキュリティ向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
メールで受信した音声ファイルから文字起こしを行い、要約後送信者に対して要約内容を返信します。
■設定方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たした音声ファイル付きのデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、音声データを文字起こしするオペレーションを選択し、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：日本語音声文字起こし（20タスク）を選択します。
・ファイルの添付方法：取得したファイルに設定し、添付ファイル1を候補から設定します。
・テスト：テストを実施し、解析結果が取得できたら保存します。
※※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679199
※仕様上、音声データが長尺の場合解析ができない場合があります。現状およそ20分ほどのデータであれば解析可能なため1時間などの場合はファイルをトリミングしてそれぞれのファイルで日本語音声文字起こしのオペレーションを繰り返してください。
③＋マークを押し、要約するオペレーションを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション●●文字以内の文章の要約というアクションを選びます。
・要約対象のテキスト：②で取得した解析結果を{{解析結果}}のように埋め込んでください。
・文字数：要約後の文字数を指定してください。
・要約の条件：条件があれば任意で設定してください。
※文字起こしされる字数が多いことが想定される場合は、15,000文字以内を選択してください。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して以下の設定を行ってください。
・To：①のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名：任意の件名を入力します。
・本文：③で要約した結果を埋め込みます。
※メールを送る操作の詳細設定はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
フォームに入力されたテキストを英語に翻訳し、フォームに入力されたメールアドレス宛に翻訳結果を送付します。
◼️設定方法
1.GmailとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.入力フォームの項目を任意の項目に変更してください。
3.「メールを送る」オペレーションでメール宛先や本文を設定してください。
◼️注意事項
・Gmailのアカウント連携が必要です。
・フォームの設定やメール内容や翻訳言語を適宜変更してご利用ください。
■概要
名刺交換後の情報入力や、迅速なお礼メールの送信は重要ですが、手作業では時間がかかり対応が遅れがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが自動で情報を読み取り、Salesforceへの登録からGmailでのお礼メール送信までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。
オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
■注意事項
・事前に情報を登録するデータベースを作成し、「メールの情報をDBに登録」オペレーションのデータベース情報を変更してご利用ください。
■概要
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。
リマインドの自動送信などにご活用ください。
■注意事項
・メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
・起動タイミングは自由に設定いただけます。
本記事では、Gmailを活用したメールマーケティングを自動化する方法について解説しました。
HubSpotのようなCRMツールと連携することで、手作業でのリスト作成やメール配信作業から解放され、配信ミスを防ぎながら、適切なタイミングで顧客にアプローチできるようになります。
これにより、マーケティング担当者は単純作業に追われることなく、より創造的で戦略的な業務である、コンテンツの質向上やキャンペーンの企画立案に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：HubSpot以外（例：スプレッドシート）のリストも使えますか？
A：はい、使えます。
別のアプリに変更する場合はフローボットの変更したいアクションの右上にある…をクリックし削除してください。
そのあと、追加したい箇所にある+をクリックし、アプリを追加してください。
新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となります。
Q：メールの配信停止（オプトアウト）は管理できますか？
A：はい、できます。
今回ご紹介したテンプレートを利用しつつメールの配信停止を管理するには、HubSpotの検索フィルタに引っかからないように対象のコンタクト情報を更新する必要があります。
Yoomでは自由にフローボットを作成できるため、例えばGmailでメールの配信停止が含まれるメールを受信したらHubSpotのコンタクトを更新するといったフローボットを作成することも可能です。
フローボットの作成にご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：定期配信以外のタイミングでも自動送信できますか？
A：はい、できます。
例えば取引が成立したタイミングなどに関係者へ自動送信することもできます。ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
