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「CRMの顧客リストを元にしたメール配信を毎回手作業で行っているから時間がかかる…」
「メール配信を手作業で行っているから宛先間違いなどのミスが発生してしまう」
このように、定期的なメール配信のたびにリストを作成し、一件ずつ送信する作業は時間がかかる上に、宛先間違いなどのミスも起こりがちで、大きな負担に感じている方も多いかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">CRMツールなどから顧客リストを自動で取得し、Gmailで一斉にパーソナライズドメールを送信できる仕組み</span>があれば、こうした手作業から解放されることも可能です。
これにより時間的制約やヒューマンエラーのリスクから解放され、メールのコンテンツ作成や効果分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailを活用したメールマーケティングを自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールの時にHubSpotからコンタクト情報を取得し、Gmailを使って一斉にメールを送信するフローを解説していきます！
このフローを使えば、定期的なニュースレター配信やキャンペーン案内などを自動化でき、手作業による配信漏れや遅延を防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するのは、指定したスケジュールになると起動するテンプレートです。
まずはテンプレートを起動させたいタイミングの登録をしましょう。
スケジュールトリガーでは、日付指定や曜日指定など自由にスケジュールを設定することができます。
今回はデフォルトで設定されている、毎月1日の朝9時に起動させます。
各項目を確認し設定できたら完了をクリックしましょう。
スケジュールトリガーについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
プロパティの内部値の設定を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
表示された候補の中から検索項目として使用したいものを選択してください。
次に検索条件、値を設定します。
今回は会社名にテスト株式会社が設定されているコンタクトを検索します。
検索条件の等しい値にはテスト株式会社と設定しました。
※実際にテストを行う際はそれぞれご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
FromはGmailと連携したアカウントのメールアドレスを利用するため、今回は設定しません。
設定を行いたい方は注釈を確認し、設定を行ってください。
To（宛先）を設定します。
任意のメールアドレスを設定してください。
※From、Toなどの入力欄に直接メールアドレスを入力すると、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成されるメール全てに設定されますのでご注意ください。
BCCを設定します。
BCCはデフォルトで、HubSpotの複数のコンタクトを検索で取得した値である、メールアドレスのリストが設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
件名と本文を設定します。
それぞれ任意の内容を設定してください。
入力欄をクリックすることで、取得した値や日付を設定することも可能です。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした。ここまでで設定は完了です！
以上が指定したスケジュールの時にHubSpotからコンタクト情報を取得し、Gmailを使って一斉にメールを送信するフローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
時間指定やリスト、フォーム送信などをきっかけに自動でメールを作成・送信したり、受信メールを起点に、内容の分析・分類・データ登録・翻訳・要約・返信などを自動で行う仕組みです。
メール対応や情報処理にかかる時間と手間を削減でき、業務を効率化できるでしょう。
本記事では、Gmailを活用したメールマーケティングを自動化する方法について解説しました。
HubSpotのようなCRMツールと連携することで、<span class="mark-yellow">手作業でのリスト作成やメール配信作業から解放され、配信ミスを防ぎながら、適切なタイミングで顧客にアプローチできるようになります。</span>
これにより、マーケティング担当者は単純作業に追われることなく、より創造的で戦略的な業務である、コンテンツの質向上やキャンペーンの企画立案に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：HubSpot以外（例：スプレッドシート）のリストも使えますか？
A：はい、使えます。
別のアプリに変更する場合はフローボットの変更したいアクションの右上にある…をクリックし削除してください。
そのあと、追加したい箇所にある+をクリックし、アプリを追加してください。
新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となります。
Q：メールの配信停止（オプトアウト）は管理できますか？
A：はい、できます。
今回ご紹介したテンプレートを利用しつつメールの配信停止を管理するには、HubSpotの検索フィルタに引っかからないように対象のコンタクト情報を更新する必要があります。
Yoomでは自由にフローボットを作成できるため、例えばGmailでメールの配信停止が含まれるメールを受信したらHubSpotのコンタクトを更新するといったフローボットを作成することも可能です。
フローボットの作成にご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：定期配信以外のタイミングでも自動送信できますか？
A：はい、できます。
例えば取引が成立したタイミングなどに関係者へ自動送信することもできます。ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
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