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「メールに返信があった顧客情報をリストに手作業で追加している…」
「商談が成立した顧客のメールに、後から手動でラベルを付けて管理するのが面倒…」
このように、マーケティングに関連する煩雑な手作業に多くの時間を費やしていませんか？
キャンペーン自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することです。
もし、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメールを受信した際に自動でコンタクトリストを作成できる仕組み</span>があればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの悩みから解放され、より重要な戦略立案やコンテンツ作成に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">特定のメール受信をきっかけに、マーケティング・キャンペーン関連業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGmailと様々なツールを連携させ、マーケティングやキャンペーンに関連する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、Brevoなどのマーケティングツールへコンタクト情報を自動で追加する</span>ことが可能です。
手作業でのリスト更新の手間をなくし、素早いアプローチが可能になります！
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMサービスで商談が成立した際に、関連するGmailのスレッドに自動でラベルを追加する</span>ことができます。
重要なメールを見逃さず、案件管理の精度を高めることができます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
マイアプリ連携の基本的な設定方法については、以下のナビで詳しく解説しています！
下記をご確認の上、設定をお試しください。
マイアプリ＞新規登録からBrevoを探してクリックしてください。
Brevoのマイアプリ連携にはアクセストークンが必要なので、Brevoのページより確認を行います。
Brevoホームより、歯車マークの設定ボタンをクリックします。
SMTP＆APIをクリックし、API Keys&MCPタブから「Generate a new API」をクリックします。
任意のAPIキーの名前を入力し、「Generate」を押すとAPIキーが生成されます。
Yoomマイアプリ登録画面で任意のアカウント名と、上記で取得したAPIキーを入れ、追加をクリックします。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールを絞り込むキーワードを入力します。
トリガー感知テストの為、連携アカウントのGmailアドレス宛に以下のようなメールを送信しました。
メールの受信を確認したら、Yoom設定画面から「テスト」ボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
次にメールよりテキストを抽出していきます。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
テキスト抽出に使うAIの設定はそのままで構いません。
もし3,500文字以上の文章の場合などは別途違うものに変更する必要があります。
対象のテキストは取得した値より入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目は、今回「姓,名,メールアドレス」としています。
必要に応じて追加や削除を行っても構いません。
指示内容は、複雑な抽出を行う際に入力してください。
入力が終わったら、テストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
次に、Brevoでコンタクトを作成します。
「コンタクトを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
実際にコンタクトに追加する項目を入力していきます。
メールアドレスは下記の通り、取得した値より入力してください。
リストIDは候補が表示されますので、そちらから選択します。
姓・名などは取得した値より入力しましょう。
入力が完了したらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Brevoも確認し、該当リストにコンタクトが追加されていれば完了です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面「完了」ボタンをクリックしてください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
Gmailと様々なツールを連携して業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコンタクトリストの更新などの作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マーケティング担当者はより素早く顧客へアプローチでき、コア業務である戦略立案や分析に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：姓名やメアド以外の情報もAIで抽出できますか？（会社名や問い合わせ内容の要約など）
A：メールに記載されていて、抽出時に指定すれば抽出できます。
お問い合わせ内容の要約は、別で「要約」のフローを挟む必要があります。
要約については以下のページもご確認ください。
Q：一度処理したメールを重複して処理しない方法は？
A：同じメールをもう一度受信しない限り、重複処理されることはありません。
Q：BrevoやSalesforce以外のMA/CRMツールとも連携できますか？
A：もちろん可能です。
テキスト抽出の後のフローを別のMA/CRMツールにし、Brevoのアクションを削除することで行えます。
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