Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとBrevoを活用してマーケティング活動を行っている担当者の方
・キャンペーンの自動化におけるリード登録のプロセスを自動化したい方
・手作業によるコンタクトリスト管理での入力ミスや対応遅れに課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールに返信があった顧客情報をリストに手作業で追加している…」
「商談が成立した顧客のメールに、後から手動でラベルを付けて管理するのが面倒…」
このように、マーケティングに関連する煩雑な手作業に多くの時間を費やしていませんか？
キャンペーン自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することです。
もし、特定のキーワードを含むメールを受信した際に自動でコンタクトリストを作成できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの悩みから解放され、より重要な戦略立案やコンテンツ作成に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには特定のメール受信をきっかけに、マーケティング・キャンペーン関連業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとBrevoを活用してマーケティング活動を行っている担当者の方
・キャンペーンの自動化におけるリード登録のプロセスを自動化したい方
・手作業によるコンタクトリスト管理での入力ミスや対応遅れに課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
様々なツールと連携してマーケティングを自動化する方法
普段お使いのGmailと様々なツールを連携させ、マーケティングやキャンペーンに関連する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携してコンタクトを自動作成する
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、Brevoなどのマーケティングツールへコンタクト情報を自動で追加することが可能です。
手作業でのリスト更新の手間をなくし、素早いアプローチが可能になります！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとBrevoを活用してマーケティング活動を行っている担当者の方
・キャンペーンの自動化におけるリード登録のプロセスを自動化したい方
・手作業によるコンタクトリスト管理での入力ミスや対応遅れに課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスの情報をもとにGmailの操作を自動化する
SalesforceなどのCRMサービスで商談が成立した際に、関連するGmailのスレッドに自動でラベルを追加することができます。
重要なメールを見逃さず、案件管理の精度を高めることができます。
Salesforceで商談が成立したら、Gmailの該当メッセージにラベルを追加する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立した際に、関連するGmailのやり取りに手動でラベルを付けて管理するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談ステータス更新をトリガーとして、自動でGmailの該当メッセージにラベルを追加できます。これにより、手間のかかる手作業をなくし、効果的なEmailキャンペーンを実現して、キャンペーン成果の可視化や管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGmailを連携させ、Emailキャンペーンを効率化したいマーケティング担当者の方
・商談成立とメールの関連性を可視化し、手作業でのラベル付けに手間を感じている営業担当者の方
・メールキャンペーン後の顧客対応を自動化し、抜け漏れを防ぎたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐オペレーションはミニプラン以上、【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GmailとBrevoを連携して、マーケティングツールへの情報追加を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとBrevoのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とBrevoのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとBrevoを活用してマーケティング活動を行っている担当者の方
・キャンペーンの自動化におけるリード登録のプロセスを自動化したい方
・手作業によるコンタクトリスト管理での入力ミスや対応遅れに課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとBrevoをマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
マイアプリ連携の基本的な設定方法については、以下のナビで詳しく解説しています！
1．Gmailのマイアプリ連携
下記をご確認の上、設定をお試しください。
2．Brevoのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規登録からBrevoを探してクリックしてください。
Brevoのマイアプリ連携にはアクセストークンが必要なので、Brevoのページより確認を行います。
Brevoホームより、歯車マークの設定ボタンをクリックします。
SMTP＆APIをクリックし、API Keys&MCPタブから「Generate a new API」をクリックします。
任意のAPIキーの名前を入力し、「Generate」を押すとAPIキーが生成されます。
Yoomマイアプリ登録画面で任意のアカウント名と、上記で取得したAPIキーを入れ、追加をクリックします。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとBrevoを活用してマーケティング活動を行っている担当者の方
・キャンペーンの自動化におけるリード登録のプロセスを自動化したい方
・手作業によるコンタクトリスト管理での入力ミスや対応遅れに課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、BrevoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールを絞り込むキーワードを入力します。
トリガー感知テストの為、連携アカウントのGmailアドレス宛に以下のようなメールを送信しました。
メールの受信を確認したら、Yoom設定画面から「テスト」ボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：AIでテキスト抽出を行う
次にメールよりテキストを抽出していきます。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
テキスト抽出に使うAIの設定はそのままで構いません。
もし3,500文字以上の文章の場合などは別途違うものに変更する必要があります。
対象のテキストは取得した値より入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目は、今回「姓,名,メールアドレス」としています。
必要に応じて追加や削除を行っても構いません。
指示内容は、複雑な抽出を行う際に入力してください。
入力が終わったら、テストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：Brevoでコンタクトを作成する
次に、Brevoでコンタクトを作成します。
「コンタクトを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
実際にコンタクトに追加する項目を入力していきます。
メールアドレスは下記の通り、取得した値より入力してください。
リストIDは候補が表示されますので、そちらから選択します。
姓・名などは取得した値より入力しましょう。
入力が完了したらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Brevoも確認し、該当リストにコンタクトが追加されていれば完了です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに通知するフローです。
まとめ
Gmailと様々なツールを連携して業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたコンタクトリストの更新などの作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者はより素早く顧客へアプローチでき、コア業務である戦略立案や分析に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：姓名やメアド以外の情報もAIで抽出できますか？（会社名や問い合わせ内容の要約など）
A：メールに記載されていて、抽出時に指定すれば抽出できます。
お問い合わせ内容の要約は、別で「要約」のフローを挟む必要があります。
要約については以下のページもご確認ください。
Q：一度処理したメールを重複して処理しない方法は？
A：同じメールをもう一度受信しない限り、重複処理されることはありません。
Q：BrevoやSalesforce以外のMA/CRMツールとも連携できますか？
A：もちろん可能です。
テキスト抽出の後のフローを別のMA/CRMツールにし、Brevoのアクションを削除することで行えます。
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