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■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「メールに返信があった顧客情報をリストに手作業で追加している…」
「商談が成立した顧客のメールに、後から手動でラベルを付けて管理するのが面倒…」
このように、マーケティングに関連する煩雑な手作業に多くの時間を費やしていませんか？
キャンペーン自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することです。
もし、特定のキーワードを含むメールを受信した際に自動でコンタクトリストを作成できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの悩みから解放され、より重要な戦略立案やコンテンツ作成に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには特定のメール受信をきっかけに、マーケティング・キャンペーン関連業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのGmailと様々なツールを連携させ、マーケティングやキャンペーンに関連する業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、Brevoなどのマーケティングツールへコンタクト情報を自動で追加することが可能です。
手作業でのリスト更新の手間をなくし、素早いアプローチが可能になります！
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SalesforceなどのCRMサービスで商談が成立した際に、関連するGmailのスレッドに自動でラベルを追加することができます。
重要なメールを見逃さず、案件管理の精度を高めることができます。
■概要
Salesforceで商談が成立した際に、関連するGmailのやり取りに手動でラベルを付けて管理するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談ステータス更新をトリガーとして、自動でGmailの該当メッセージにラベルを追加できます。これにより、手間のかかる手作業をなくし、効果的なEmailキャンペーンを実現して、キャンペーン成果の可視化や管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Brevoにコンタクトを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
マイアプリ連携の基本的な設定方法については、以下のナビで詳しく解説しています！
下記をご確認の上、設定をお試しください。
マイアプリ＞新規登録からBrevoを探してクリックしてください。
Brevoのマイアプリ連携にはアクセストークンが必要なので、Brevoのページより確認を行います。
Brevoホームより、歯車マークの設定ボタンをクリックします。
SMTP＆APIをクリックし、API Keys&MCPタブから「Generate a new API」をクリックします。
任意のAPIキーの名前を入力し、「Generate」を押すとAPIキーが生成されます。
Yoomマイアプリ登録画面で任意のアカウント名と、上記で取得したAPIキーを入れ、追加をクリックします。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
効果的なキャンペーンの自動化の第一歩は、リード情報を迅速かつ正確にリスト化することですが、問い合わせメールなどから手作業で情報を転記する作業は手間がかかり、対応の遅れにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でBrevoへコンタクト情報を登録することが可能であり、手作業による手間や登録漏れといった課題を解消し、マーケティング活動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールを絞り込むキーワードを入力します。
トリガー感知テストの為、連携アカウントのGmailアドレス宛に以下のようなメールを送信しました。
メールの受信を確認したら、Yoom設定画面から「テスト」ボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
次にメールよりテキストを抽出していきます。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
テキスト抽出に使うAIの設定はそのままで構いません。
もし3,500文字以上の文章の場合などは別途違うものに変更する必要があります。
対象のテキストは取得した値より入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目は、今回「姓,名,メールアドレス」としています。
必要に応じて追加や削除を行っても構いません。
指示内容は、複雑な抽出を行う際に入力してください。
入力が終わったら、テストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
次に、Brevoでコンタクトを作成します。
「コンタクトを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
実際にコンタクトに追加する項目を入力していきます。
メールアドレスは下記の通り、取得した値より入力してください。
リストIDは候補が表示されますので、そちらから選択します。
姓・名などは取得した値より入力しましょう。
入力が完了したらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Brevoも確認し、該当リストにコンタクトが追加されていれば完了です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面「完了」ボタンをクリックしてください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
■概要
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方
・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方
・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方
・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。
■注意事項
・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・特定のメールをリスト管理したい方。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
■注意事項
・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方
2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailと様々なツールを連携して業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたコンタクトリストの更新などの作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者はより素早く顧客へアプローチでき、コア業務である戦略立案や分析に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：姓名やメアド以外の情報もAIで抽出できますか？（会社名や問い合わせ内容の要約など）
A：メールに記載されていて、抽出時に指定すれば抽出できます。
お問い合わせ内容の要約は、別で「要約」のフローを挟む必要があります。
要約については以下のページもご確認ください。
Q：一度処理したメールを重複して処理しない方法は？
A：同じメールをもう一度受信しない限り、重複処理されることはありません。
Q：BrevoやSalesforce以外のMA/CRMツールとも連携できますか？
A：もちろん可能です。
テキスト抽出の後のフローを別のMA/CRMツールにし、Brevoのアクションを削除することで行えます。
