Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する方法

ステップ1:Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackをマイアプリ連携

まずGmail・適格請求書発行事業者公表システム・SlackをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Gmailの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜適格請求書発行事業者公表システムの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Slackの場合＞

・ワークスペースのURLを入力して「続行する」をクリックし、続く画面でサインインします。

・投稿するチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらのヘルプページでも解説しています。

3.Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGmailの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailで特定のラベルのメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

3.Gmailと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とラベルを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。登録番号の確認をすぐ行いたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ラベルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにGmailから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する設定

次に、請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認する設定を行います。

1.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

2.タイトルとアクションが下記のようになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3.ファイルの添付方法と追加で抽出したい項目を設定し、テストを行います。
※ファイルの添付方法の右枠には、Gmailから取得した請求書を設定します。
※追加で抽出したい項目には、登録番号が記載された項目を設定します。

4.テストが成功すると、アウトプットに請求書から取得した登録番号が表示されます。
問題がなければ保存します。

5.「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」をクリックします。

6.適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.登録番号を設定し、テストを行います。
※登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功すると、登録番号に紐づけられた情報がアウトプットに取得されます。
問題がなければ保存します。

9.「分岐　コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

10.分岐対象のアウトプット、分岐条件を下記のように設定して保存します。
この設定により、登録番号が実在する場合のみ、Slackへ通知します。

ステップ4:Slackのを設定

最後に、登録番号が実在した場合にSlackに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定し、テストを行います。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。また、Gmailや適格請求書発行事業者公表システムの情報を反映させる場合は、アウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」や「登録番号から公表情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Slackにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Gmailで特定のラベルのメールが受信されるたび、請求書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を確認し、Slackに通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例

他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認する

Notionで取引先が登録された際に、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を自動確認できます。
この連携により、手動での確認やNotionへの反映作業を削減し、業務の効率化が期待できます。

2.Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認する

Airtableで取引先が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を自動確認できます。
この連携により、登録番号の確認漏れを防ぎ、正確な顧客データの管理が可能になるでしょう。

3.kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する

kintoneでステータスが更新された際に、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を自動確認できます。
この連携により、手動による登録番号の更新を削減でき、取引先データの管理負担が軽減するでしょう。

Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackを連携するメリットと具体例

メリット1:手動確認作業の削減による効率化

請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認する作業には、手間がかかります。
確認作業が増えると、他の生産性の高い業務に対応する時間が減り、効率が低下します。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Slackを連携すれば、登録番号の確認を自動で行い、Slackに通知されるため業務効率が向上するでしょう。
例えば、ASPのように個人の取引先を多数抱える場合、請求書が短期間にまとまって送られてくるため、確認作業に多くの時間がかかります。
この連携を利用すれば、空いた時間で他の業務に対応でき、効率化を図れるでしょう。

メリット2:確認漏れ防止

手動で登録番号をチェックする場合、確認漏れが発生することがあります。
こうしたヒューマンエラーにより請求書を間違って処理してしまうと、余計な修正業務が発生します。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Slackを連携すれば、確認漏れを防ぎ、請求書を正確に処理できるでしょう。
例えば、請求書以外にも複数の業務を担当するメンバーの場合、他の業務に追われることで確認が漏れやすくなります。
この連携を導入すれば、自動で登録番号を確認してくれるため、忙しい時でも確実に確認して請求書を処理できるでしょう。

メリット3:監査対応の効率化

監査が入った場合には、請求書の確認履歴を提示することが重要です。
確認した記録が残っていない場合は、信頼性が低下するかもしれません。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Slackを連携すれば、登録番号の確認履歴を可視化でき、効率的な監査対応が可能になるでしょう。
例えば、手動での確認作業は、監査時に確認した証拠を提示することが難しくなってしまいます。
しかし、この連携を利用すれば、Slackに確認履歴が残るため、スムーズに監査を終えられるでしょう。

まとめ

請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで手動確認する作業は大変です。
時間がかかる上に、確認漏れが発生するリスクもあります。
さらに、確認履歴が残らないことで監査対応が大変になる可能性もあります。
これらの課題は、Gmailと適格請求書発行事業者公表システム、Slackを連携し、確認プロセスを自動化することで解決できるでしょう。
それにより、正確で効率的な登録番号の確認作業が可能になり、監査対応の効率化も期待できます。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Slackの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できるので、この機会に自動化を導入してみてください。