GMOサインを活用し契約締結を行っている企業は多いと思います。
今回ご紹介するGMOサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータス更新を自動化する方法を解説します。この自動化により、営業チームの業務効率が向上し、データの整合性が保たれるため、企業全体の生産性向上が期待できます。
こんな方におすすめ
- おすすめの方：GMOサインとサスケを活用して契約書の管理と商談管理を行っている企業
- 商談ステータスの更新作業に手間やミスが発生している営業チームの担当者
- 契約成立後の営業活動を効率化したいと考えている営業マネージャー
- 手動での進捗管理が煩雑で、業務を自動化したいと考えている営業部門のリーダー
- 営業チームの生産性向上に向けて、API連携で業務の効率化を検討している企業
GMOサインとサスケの連携メリットと具体例
契約後の商談ステータス更新の効率化
契約が締結されると通常は商談ステータスを手動で更新する必要があります。しかし、GMOサインで契約が締結された段階で、サスケの商談ステータスが自動的に更新される仕組みを構築することで、この手間を大幅に削減できます。これにより、営業担当者は契約成立後の次のアクションに集中で、業務の流れがスムーズになります。例えば、契約書にサインされたら、「契約成立」といったステータスに自動で変わり、その後の手続きや請求書の発行など、次の業務にすぐに取りかかることが可能です。れにより、商談の進行管理がリアルタイムで正確になり、業務の無駄を省くことにつながります。
手作業のミス削減とデータ整合性の向上
手動で商談ステータスを更新していると、入力ミスや重複が発生することがあります。自動化により、GMOサインで契約が完了した際に、サスケの商談ステータスが正確に更新されるため、データの整合性が保たれます。例えば、契約書に関する情報を営業担当者が手動で入力する際に誤った情報が入力されるリスクが減り、商談の進行が誤ったステータスで管理されることがありません。これにより、営業チーム全体で正確なデータを基に業務を進めることができ、ミスによるトラブルを未然に防ぐことにつながります。
営業チームの時間の有効活用
GMOサインで契約が締結された後、サスケの商談ステータスが自動的に更新されることで、営業担当者は手動での作業から解放され、貴重な時間を営業活動や新規顧客の開拓に充てることができます。例えば、契約締結後に営業担当者が商談ステータスを更新する作業を省くことができ、その分、次の商談に向けた準備や顧客とのフォローアップに時間を使うことが可能です。業務の自動化によって、無駄な手間を削減し、営業チームの生産性が向上します。結果として、営業チーム全体のパフォーマンスや効率性が高まることが期待できます。
[Yoomとは]
GMOサインとサスケの連携フローの作り方
フローの完成までの作業は大きく分けて４つあります。
・GMOサインとサスケをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・トリガーとなるGMOサインの設定とその後に続くサスケのステータス更新の設定
・トリガーをONにして自動化連携の確認
今回は以下のテンプレートを使用します。
GMOサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が締結された後、CRM/SFAである「サスケ」の商談ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか。この更新作業は重要ですが、多忙な中では対応が遅れたり、更新漏れが発生したりする可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約締結をトリガーとして、サスケの顧客情報に含まれる商談ステータスを自動で更新し、営業プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとサスケを連携させ、契約締結後のステータス更新を自動化したい営業担当者の方
- 手作業による情報更新での対応漏れやミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、自動でサスケのステータスが更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで取得した文書情報をもとに、サスケの「顧客情報を検索」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで検索した顧客情報に対して、「顧客情報を修正」するアクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- サスケの顧客情報を検索、および修正する際には、検索のキーとなる項目や更新したいレコード情報を任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
Yoomではテンプレートを使用することで、自動化の設定が簡単にできます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：GMOサインとサスケをマイアプリ連携
まずGMOサインとサスケのマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先に行うことで、今後のフローをスムーズに進めることができます。
GMOサインのマイアプリ連携から行っていきましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、GMOサインをクリックしてください。
「GMOサインの新規登録」の画面が表示されるので、内容を入力し「追加」をクリックします。
続いてサスケのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、GMOサインをクリックしてください。
サスケの情報を入力する画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力したら「追加」をクリックしマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
GMOサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が締結された後、CRM/SFAである「サスケ」の商談ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか。この更新作業は重要ですが、多忙な中では対応が遅れたり、更新漏れが発生したりする可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約締結をトリガーとして、サスケの顧客情報に含まれる商談ステータスを自動で更新し、営業プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとサスケを連携させ、契約締結後のステータス更新を自動化したい営業担当者の方
- 手作業による情報更新での対応漏れやミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、自動でサスケのステータスが更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで取得した文書情報をもとに、サスケの「顧客情報を検索」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで検索した顧客情報に対して、「顧客情報を修正」するアクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- サスケの顧客情報を検索、および修正する際には、検索のキーとなる項目や更新したいレコード情報を任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：トリガーとなるGMOサインの設定とその後に続くサスケのステータス更新の設定
実際にフロ－ボットの操作を行っていきます。
まず以下の画像の赤枠の箇所「文書の状態が変更されたら」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、今回連携するGMOサインのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
続いて「アクセストークンの生成」をクリックします。
以下画面の「次へ」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されます。
「シークレットキー」と「顧客ID」はGMOサインに問い合わせ確認してください。
入力出来たらテストをクリックし、テスト成功後に保存するをクリックしましょう。
続いて以下画面の「ユーザー検索」をクリックします。
「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力していきましょう。
「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
赤枠内はGMOサインでの確認が必要です。
「※必須」がついていない箇所は任意で設定が可能です。
入力ができたらテストを実施し、「保存する」をクリックしましょう。
続いてサスケの設定を進めていきます。
以下の画像のような画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
会社名で顧客情報を検索するため、このままの状態でテストを行い、テスト成功を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので赤枠内の「顧客情報を修正」をクリックします。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
注略を確認しながら、内容に従って入力していきましょう。
・顧客番号：「{{顧客番号}}」の値のままで問題ないです
・項目のキー：「顧客テーブルの設定」へ進み、項目毎の「詳細設定」部分で右クリックし、「リンクのアドレスを取得」などでリンク先のURLを取得してください。取得したURL内の「f_code=●」部分が項目キーとなります。
・項目名：「顧客テーブルの設定」へと進み、該当の項目名を設定してください。
・値：任意の値を設定してください。分類項目の場合は「g」ではじまるコード値のみ指定し、複数指定する場合には、カンマ「,」を使用してください。
テストを行い、テスト成功を確認した後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
GMOサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が締結された後、CRM/SFAである「サスケ」の商談ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか。この更新作業は重要ですが、多忙な中では対応が遅れたり、更新漏れが発生したりする可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの契約締結をトリガーとして、サスケの顧客情報に含まれる商談ステータスを自動で更新し、営業プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとサスケを連携させ、契約締結後のステータス更新を自動化したい営業担当者の方
- 手作業による情報更新での対応漏れやミスを防ぎ、営業活動の精度を高めたいマネージャーの方
- 営業部門の定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、自動でサスケのステータスが更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとサスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで取得した文書情報をもとに、サスケの「顧客情報を検索」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで検索した顧客情報に対して、「顧客情報を修正」するアクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- サスケの顧客情報を検索、および修正する際には、検索のキーとなる項目や更新したいレコード情報を任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
GMOサイン・サスケを使ったその他の自動化例
①GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
②kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することも期待できます。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
試してみる
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
③Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正する
Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正するフローです。Googleスプレッドシートで顧客情報の更新があれば、自動的にサスケの顧客情報も更新するため、顧客情報を常に最新の状態に保つことに繋がります。
Google スプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正する
試してみる
■概要
顧客情報の管理にGoogle スプレッドシートとCRMツールであるサスケを併用しているものの、情報の二重入力や更新作業に手間を感じていませんか。 手作業でのデータ転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでサスケの顧客情報を自動で修正できるため、こうした連携作業を効率化し、常に最新の情報を維持することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとサスケで顧客情報を管理し、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ更新での入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたいチームリーダーの方
- 顧客情報の一元管理を自動化することで、営業活動全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されるとサスケの顧客情報が自動で修正されるため、これまで手作業でのデータ移行に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとサスケをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定することで、特定のスプレッドシートへの行追加をフローボット起動のきっかけにします
- 最後に、オペレーションでサスケを選択し、「顧客情報を修正」アクションを設定します。Google スプレッドシートから取得した情報を紐付けることで、該当する顧客情報を自動で修正します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- サスケで顧客情報を修正するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値を、サスケ内のどのフィールドに反映させるかを自由に設定できます
■注意事項
- Google スプレッドシート、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
まとめ
GMOサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータス更新が自動化され、営業チームの業務効率が大幅に向上します。手作業によるミスを削減し、データの整合性を保つことで営業活動の質が向上し、企業全体の生産性が高まります。この連携を導入することで営業チームはより戦略的な活動に集中できるようになり、ビジネスの成長を加速させることが期待できます。
Yoomの自動化は、難しいコード入力不要で誰でも簡単に導入できますので、ぜひテンプレートを活用して日常業務を効率化してみてください！
