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GMOサインを活用し契約締結を行っている企業は多いと思います。
今回ご紹介するGMOサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータス更新を自動化する方法を解説します。この自動化により、営業チームの業務効率が向上し、データの整合性が保たれるため、企業全体の生産性向上が期待できます。
契約が締結されると通常は商談ステータスを手動で更新する必要があります。しかし、GMOサインで契約が締結された段階で、サスケの商談ステータスが自動的に更新される仕組みを構築することで、この手間を大幅に削減できます。これにより、営業担当者は契約成立後の次のアクションに集中で、業務の流れがスムーズになります。例えば、契約書にサインされたら、「契約成立」といったステータスに自動で変わり、その後の手続きや請求書の発行など、次の業務にすぐに取りかかることが可能です。れにより、商談の進行管理がリアルタイムで正確になり、業務の無駄を省くことにつながります。
手動で商談ステータスを更新していると、入力ミスや重複が発生することがあります。自動化により、GMOサインで契約が完了した際に、サスケの商談ステータスが正確に更新されるため、データの整合性が保たれます。例えば、契約書に関する情報を営業担当者が手動で入力する際に誤った情報が入力されるリスクが減り、商談の進行が誤ったステータスで管理されることがありません。これにより、営業チーム全体で正確なデータを基に業務を進めることができ、ミスによるトラブルを未然に防ぐことにつながります。
GMOサインで契約が締結された後、サスケの商談ステータスが自動的に更新されることで、営業担当者は手動での作業から解放され、貴重な時間を営業活動や新規顧客の開拓に充てることができます。例えば、契約締結後に営業担当者が商談ステータスを更新する作業を省くことができ、その分、次の商談に向けた準備や顧客とのフォローアップに時間を使うことが可能です。業務の自動化によって、無駄な手間を削減し、営業チームの生産性が向上します。結果として、営業チーム全体のパフォーマンスや効率性が高まることが期待できます。
[Yoomとは]
フローの完成までの作業は大きく分けて４つあります。
・GMOサインとサスケをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・トリガーとなるGMOサインの設定とその後に続くサスケのステータス更新の設定
・トリガーをONにして自動化連携の確認
今回は以下のテンプレートを使用します。
■概要
GMOサインで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、GMOサインでの契約締結をトリガーに、サスケの顧客情報のステータスを更新するため、作業の正確性向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomではテンプレートを使用することで、自動化の設定が簡単にできます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずGMOサインとサスケのマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先に行うことで、今後のフローをスムーズに進めることができます。
GMOサインのマイアプリ連携から行っていきましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、GMOサインをクリックしてください。
「GMOサインの新規登録」の画面が表示されるので、内容を入力し「追加」をクリックします。
続いてサスケのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、GMOサインをクリックしてください。
サスケの情報を入力する画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力したら「追加」をクリックしマイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
GMOサインで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、GMOサインでの契約締結をトリガーに、サスケの顧客情報のステータスを更新するため、作業の正確性向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
実際にフロ－ボットの操作を行っていきます。
まず以下の画像の赤枠の箇所「文書の状態が変更されたら」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、今回連携するGMOサインのアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
続いて「アクセストークンの生成」をクリックします。
以下画面の「次へ」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されます。
「シークレットキー」と「顧客ID」はGMOサインに問い合わせ確認してください。
入力出来たらテストをクリックし、テスト成功後に保存するをクリックしましょう。
続いて以下画面の「ユーザー検索」をクリックします。
「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力していきましょう。
「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
赤枠内はGMOサインでの確認が必要です。
「※必須」がついていない箇所は任意で設定が可能です。
入力ができたらテストを実施し、「保存する」をクリックしましょう。
続いてサスケの設定を進めていきます。
以下の画像のような画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
会社名で顧客情報を検索するため、このままの状態でテストを行い、テスト成功を確認したら「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので赤枠内の「顧客情報を修正」をクリックします。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
注略を確認しながら、内容に従って入力していきましょう。
・顧客番号：「{{顧客番号}}」の値のままで問題ないです
・項目のキー：「顧客テーブルの設定」へ進み、項目毎の「詳細設定」部分で右クリックし、「リンクのアドレスを取得」などでリンク先のURLを取得してください。取得したURL内の「f_code=●」部分が項目キーとなります。
・項目名：「顧客テーブルの設定」へと進み、該当の項目名を設定してください。
・値：任意の値を設定してください。分類項目の場合は「g」ではじまるコード値のみ指定し、複数指定する場合には、カンマ「,」を使用してください。
テストを行い、テスト成功を確認した後「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
GMOサインで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。
この定型的な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローは、GMOサインでの契約締結をトリガーに、サスケの顧客情報のステータスを更新するため、作業の正確性向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
①GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
②kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することも期待できます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
③Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正する
Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正するフローです。Googleスプレッドシートで顧客情報の更新があれば、自動的にサスケの顧客情報も更新するため、顧客情報を常に最新の状態に保つことに繋がります。
■概要
Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらサスケも修正するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを用いて仕事をしている方
・Googleスプレッドシートでデータ管理をしている管理者の方
・チーム作業でGoogleスプレッドシートを共同編集している方
2.業務でサスケを使用している方
・顧客情報をサスケで一元管理している営業部門の方
・Googleスプレッドシートとサスケの情報を同期させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートとサスケの両方で顧客情報を管理している場合、更新漏れや更新ミスがあると非同期の状態となり、データの最新性を保てない場合があります。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートで顧客情報の更新があれば、自動的にサスケの顧客情報も更新するため、顧客情報を常に最新の状態に保つことができます。
顧客情報が最新化されることで、営業戦略も柔軟に調整することができるため、効率的に業務を進めることができます。
また、サスケに対して手動による更新作業の手間も省けるため、ヒューマンエラーも減らすことが可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインとサスケの連携により、契約締結後の商談ステータス更新が自動化され、営業チームの業務効率が大幅に向上します。手作業によるミスを削減し、データの整合性を保つことで営業活動の質が向上し、企業全体の生産性が高まります。この連携を導入することで営業チームはより戦略的な活動に集中できるようになり、ビジネスの成長を加速させることが期待できます。
Yoomの自動化は、難しいコード入力不要で誰でも簡単に導入できますので、ぜひテンプレートを活用して日常業務を効率化してみてください！
