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「クラウドサインとGMOサインを両方使っていて、書類の管理が煩雑になっている…」
「クラウドサインで締結した書類を、手作業でGMOサインにアップロードするのが手間だし、忘れそうで怖い…」
複数の電子契約サービスを利用する中で、このような手作業によるデータ連携の非効率さや、情報の分断に悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にGMOサインにもその書類が保管される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、契約管理の抜け漏れやミスを根本からなくし、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、反復的な契約管理業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">クラウドサインとGMOサインを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
クラウドサインとGMOサインのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたサービス間の情報連携を自動化できます。
例えば、クラウドサインで締結が完了した契約書を、自動的にGMOサインにアップロードするといったことが可能になり、契約管理業務の効率化に繋がります。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
クラウドサインで書類の締結が完了したことをトリガーに、該当の契約書ファイルを自動でGMOサインにアップロードできます。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのダウンロード・アップロード作業が一切不要となり、契約書管理の二度手間やヒューマンエラーをなくす</span>ことが可能です。
また、このフローは特定の条件で処理を分けることもできるため、柔軟な契約書管理体制を構築できます。
クラウドサインで締結が完了した書類の中から、例えば「業務委託契約書」など、特定の件名や種別の書類のみを対象として、自動でGMOサインに文書をアップロードする連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">管理対象としたい重要な契約書だけをGMOサインに集約し、より整理された効率的な文書管理が実現</span>できます。
この連携は、特定の条件に応じて処理を分岐させることで、必要な書類だけを的確に連携させます。
それでは、さっそく実際にクラウドサインとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでクラウドサインとGMOサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「クラウドサインで書類の締結が完了したら、GMOサインに文書をアップロードする」フローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGMOサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGMOサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにクラウドサインとGMOサインが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】クラウドサインで書類の締結が完了したら、GMOサインに文書をアップロードする
」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するクラウドサインで、書類を締結完了にしておきましょう！
※後続のクラウドサインのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「書類の添付ファイルを取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「書類ID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルの取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、それぞれGMOサインにお問合せして、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、生成に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「トランザクションIDの取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
先ほどのステップと同様に、「シークレットキー」「顧客ID」は、それぞれGMOサインにお問合せして、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、IDの取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「文書のアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
先ほどのステップと同様に、「シークレットキー」「顧客ID」は、それぞれGMOサインにお問合せして、入力してください。
また、「アクセストークン」は前ステップと同様、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「トランザクションID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGMOサインに文書がアップロードされることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はクラウドサインからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからクラウドサインへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
契約プロセスの起点となるサービスに合わせて、柔軟に自動化のフローを選択できます。
GMOサインで署名が完了したことをトリガーにして、その情報を基にクラウドサイン側で自動的に書類を作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">GMOサインをメインで利用している場合でも、クラウドサイン上で契約情報を一元的に管理したいといったニーズに応える</span>ことができ、サービスを横断したスムーズな情報同期が実現します。
GMOサインで署名が完了した情報の中から、特定の条件（例えば、特定の取引先や契約金額など）に合致するものだけを抽出し、クラウドサインに書類を自動作成する連携フローです。
この設定を活用することで、<span class="mark-yellow">全件連携ではなく、特に重要な契約や管理対象としたい契約のみをクラウドサイン側で管理する</span>といった、より戦略的で無駄のない契約管理体制を構築できます。
契約書作成・送信の自動化は、クラウドサインやGMOサインとさまざまなアプリを連携させることで、より幅広い業務に対応可能です。
フォーム、データベース、メールなどからの情報をもとに、契約業務をスムーズに進められるテンプレートが多数用意されています。
クラウドサインは、Gmail・Notion・SPIRALなどと連携し、条件に応じて自動で契約書を作成・送信できます。
契約プロセスの自動化により、書類作成や送付の手間を省き、業務スピードの向上に貢献できるかもしれません。
GMOサインは、Notion・kintone・Airtableなどの情報をもとにワンクリックで契約書を生成し、スピーディーに送信できます。
紙の契約書作成や押印の手間を削減し、契約処理の迅速化と正確性の向上に役立つはずです。
クラウドサインとGMOサインの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたサービス間のファイル移動や情報転記の手間を完全に排除し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は契約書のダウンロードやアップロードといった単純作業から解放され、契約内容の確認や管理といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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