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「会議の予定をカレンダーに登録する作業、もっと簡単にならないかな？」
そう思ったことはありませんか？ 例えば社内外のミーティングやアポイントメントの調整が増えるたびに、いちいちGoogleカレンダーを開いて予定を追加するのは意外と手間がかかるものです。特にフォームの情報をもとに手作業で登録する場合、転記ミスのリスクもありスムーズなスケジュール管理が難しくなってしまいます。
そこで、もしフォームの回答をもとに自動でGoogleカレンダーへ予定が追加される方法があったらどうでしょう？ 手作業での登録が不要になるため、スケジュールの漏れやミスを防いで業務の負担が軽減されるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、フォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する方法をご説明します。手間を省き、よりスマートに予定管理を行いたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
[Yoomとは]
フォームの回答を受け取り、その内容をGoogleカレンダーに自動追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogle カレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
お使いのアカウントを選択してください。
「次へ」をクリック。
すべてのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「会議予約フォーム」をクリックしてください。
タイトルや開始日等の質問事項を選び、入力方法をプルダウンから選択してください。
質問事項を追加することもできます。
更に、完了ページの設定も可能です。入力したら「次へ」をクリックしてください。
取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。内容を確認して「保存する」をクリックしてください。
「予定を作成」をクリックします。
タイトルは編集可能です。アクションは「予定を作成」にし、アカウント名が正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
カレンダーIDや予定のタイトル等、必要事項を入力してください。アウトプットから入力することもできます。
全て入力したら「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると以下の内容を設定できます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
次に、YoomのフォームをGoogleフォームに変更した場合の設定です。
YoomのフォームとGoogleカレンダー同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ1のマイアプリ連携は先程の手順と同様なので「Googleフォームに回答が送信されたら」から解説します。
タイトルは編集可能です。トリガーアクションを「フォームに回答が送信されたら」にし、アカウント名が正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔とフォームIDを入力し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
なお「詳細設定」から以下の内容を設定できます。
※Googleフォームの回答内容は、別途JSONPathというコードを使用して追加する必要があります。設定方法はこちらを参考にしてみてください。
あとは先程のステップ5と同様にGoogleカレンダーの予定を作成し、最後にトリガーをオンにして動作確認したら設定完了です。
次に、YoomのフォームをHubSpotのフォームに変更した場合の設定です。
YoomのフォームとGoogleカレンダー同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ1のマイアプリ連携は先程の手順と同様なので「フォームが送信されたら」から解説します。
タイトルは編集可能です。トリガーアクションを「フォームが送信されたら」にし、アカウント名が正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔とフォームIDを入力し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。こちらも取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
なお「詳細設定」から以下の内容を設定できます。
※HubSpotのフォームを使ったトリガーでは、回答状況によって値が前後するときがあります。指定の項目名に沿った値を取得するためのJSONPathの設定方法があるので、
こちらを参考に設定してみてください。
あとは先程のステップ5と同様にGoogleカレンダーの予定を作成し、最後にトリガーをオンにして動作確認したら設定完了です。
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する
申込フォームに入力された情報を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、関連するPDF資料やリンクをメールで送信するフローです。手動で行っていたスケジュール設定やメール送信作業を自動化することで、コア業務に注力する手助けとなりそうです。また、送信ミスの防止や効率的な情報共有などが期待できます。
2.Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、Googleスプレッドシートに情報を追加する
Googleフォームに入力された情報を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、更にGoogleスプレッドシートにも情報を追加するフローです。スケジュール管理を自動化できるだけでなく、Googleスプレッドシートでデータを一元管理するのにも役立つでしょう。
3.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。Googleスプレッドシートの予定をGoogleカレンダーに手入力する手間が省け、時間短縮につながります。また、カレンダーへの追加漏れ防止も見込めます。
今回は、フォームの回答を受け取ったら自動でGoogleカレンダーに予定を登録する方法を解説しました。この自動化によって、手作業による転記ミスを防ぎ、スケジュール管理をスムーズに行うことが期待できます。更に、Googleスプレッドシートとの連携や、関係者への通知メールの自動送信など応用次第でさらに便利な活用ができそうです。
特に会議やアポイントメントの多い方は、このフローを導入することで業務効率を大きく向上させられる可能性があります。手間のかかる繰り返し作業を減らし、より重要な業務に集中する時間を確保しましょう。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。
「スケジュール管理をもっとラクにしたい」と感じている方は、是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください。
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