「もう手動管理は不要！」Googleカレンダー＆PDF共有で予定作成とGmail送信をラクにする方法

ステップ1：YoomとGoogle カレンダーをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Google カレンダーのマイアプリ連携

まずは連携するアカウントを選択します。

アカウントを選択したら、確認して次に進みます。

アクセスを許可するために「続行」をクリックします。
Yoomの画面に戻ってきたら、連携完了です。

マイアプリ一覧に追加されたことが確認出来たら、フローの詳細設定に進みます。
以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：フォームトリガー設定

まずはYoomのフォーム機能を使用して、トリガー設定を行いましょう！

Google カレンダーに登録するために必要な情報が取得できるようにフォーム内容を設定します。

「必須」の項目も設定可能です。抜け漏れが怖い場合は必須項目を増やしておきましょう！
今回の設定では「会社名・氏名・メールアドレス・予約日・開始/終了時刻」などを設定しました。

なお、<span class="mark-yellow">最後にGmailでメールを送信する際に添付する、資料やリンクなどの情報がフォームで取得できるように必ず項目を作成するよう気を付けてください。</span>

設定ができたら次に進んでください。
次のページでは設定したフォームの確認とテストのためのサンプル値を入力します。

通常「取得した値」の部分には、フォームの回答が反映されますがフローを起動していないので今回は手入力でサンプル値を入力してください。

<span class="mark-yellow">時間は「00:00」の形式で入力してください(Google カレンダー登録時の設定で必要です)</span>

入力ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Google カレンダー予定を作成する設定

次に「予定を作成する」です。フォームで取得した情報をGoogle カレンダーに反映させましょう。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたGoogle カレンダーのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進んでください。

次に予定を作成するための詳細設定を行います。

アウトプットを活用しながら入力してみましょう。
予定のタイトルは「～様MTG」が固定の文章になっています。

すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、Google カレンダーに予定が登録されました！

再テストを行うと予定が複数作成されるので、適宜削除をしてください。ここまで確認出来たら「保存する」Google カレンダーの設定は完了です。

ステップ4：Gmailを送信する設定

最後の設定は「メールを送る」です。
1ページ目は、Google カレンダーと同様にアカウント情報とタイトルの修正を行ってください。

そのまま下にスクロールすると送信するメールの内容が設定できます。

アウトプットを活用しながら件名は本文を入力しましょう。
今回の設定では赤枠の「添付資料」を選択したので、フォームの回答時に添付されている資料が、メールに自動添付されるようになります。

すべて入力ができたら「次へ」をクリックして、メールの確認をしましょう。
問題がなければ「テスト」をクリックして、指定した通りのメールが届くかチェックです！

テストが成功し、無事にメールが届きました。確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です！お疲れさまでした。

最後にトリガーをONにしてフローを起動しましょう。

これで以下のフローが動き始めました。

さらに自動化するには

Yoomを活用してさらに自動化するには、メールの送信完了を通知で受け取ってみましょう！
普段使用しているコミュニケーション用アプリを活用してみてください。

メールの内容や作成した予定を通知で受け取れるので、複数のアプリを行き来する手間が省けますね。

ぜひ参考にしてみてください！

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをOutlookで送信する方法

まずは、GmailではなくOutlookでメールを送信するフローです。
以下のバナーからテンプレートをコピーしてみましょう。

3番目のアプリが変わっていることがわかります。
使用するアプリが変わるだけで、設定の方法は全く変わりません！

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ご自身が使いやすいほうを選択してみてください。

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する方法

普段使っているメールとは分けたい、特定のメールアプリを使っていないなどの場合にはYoomのメール機能も活用できます！

使用アプリがYoomに代わるだけで、設定は同じです。
普段使用しているものとメールの送信先を分けたい場合などには活用してみてください！

Google カレンダーを使ったその他の自動化例

フォーム情報をGoogleカレンダーとkintoneに自動登録

手入力でのスケジュール管理が負担になっている方におすすめの自動化フローです。<span class="mark-yellow">フォームに入力した情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成し、さらにkintoneにデータを追加することで、情報の一元管理が可能になります。</span> 

これにより、予定の重複や入力ミスを防ぎ、業務効率の向上が期待できます。特に複数人で情報を共有する場合に便利と見込まれます。

Zoho CRMの会議予定をGoogleカレンダーとOutlookで自動管理

顧客との会議スケジュール管理をスムーズにする自動化フローです。<span class="mark-yellow">Zoho CRMに登録された会議予定をGoogleカレンダーに反映し、その会議URLをOutlookで送信する仕組みを構築できます。</span> 

これにより、会議のダブルブッキングを防ぎ、スケジュール調整の手間を削減できることが期待できます。営業やサポート業務の効率化にもつながると見込まれます。

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Googleカレンダーの予定をGoogle Chatに自動通知

毎日のスケジュール確認を効率化したい方に適した自動化フローです。<span class="mark-yellow">Googleカレンダーから当日の予定を取得し、Google Chatに自動で通知を送ることで、朝の確認作業がスムーズになります。</span>

予定を見落とすリスクを軽減し、スケジュール管理の精度向上が期待できます。リモートワークやチームでの業務管理にも役立つと見込まれます。

まとめ

Yoomを活用すれば、Google カレンダーへの予定作成とGmailでの資料送付を自動化できるため、手間を大幅に減らせます。プログラミングの知識は不要なので、誰でも簡単に導入可能です。
スケジュールの入力ミスを防げるだけでなく、チーム内でのスムーズな情報共有も期待できます。

Yoomを使えば、日々の複雑な作業から解放され、本来の業務に集中できる環境を整えられます。2週間無料で始められるので、まずはYoomに登録して、その便利さを体験してみてください！

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