フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
仕事のスケジュール管理に手間がかかりすぎていませんか？たとえば、会議の日程をGoogleカレンダーに手動で登録し、その後メールで資料を送る作業は意外と時間を取られるものです。
そんな悩みを解決できるのが、ノーコードツールのYoomを活用したGoogleカレンダーの自動化です。
フォームに入力された情報をもとにGoogleカレンダーへ予定を作成し、必要な資料やリンクをGmailで送信できるため、スケジュール管理がぐっと楽になります。
この記事では、Yoomを活用してGoogleカレンダーとGmailを連携し、フォームの情報を基に予定を作成する方法を詳しく解説します。
仕事の効率を上げ、ミスを減らすために、ぜひ最後まで読んでみてください！
GoogleカレンダーとGmailを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
GoogleカレンダーとGmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
予定作成を自動化する便利なテンプレート
Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する
試してみる
■概要
お客様や取引先との日程調整メールが届くたびに、内容を確認して手動でカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールの内容を正規表現で自動的に読み取り、Googleカレンダーへ予定として登録する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日程調整メールが多く、GmailからGoogleカレンダーへの転記作業に手間を感じている方
- 手作業によるカレンダーへの入力ミスや、ダブルブッキングなどの登録漏れを防ぎたい方
- 正規表現を用いてテキスト情報を抽出し、定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけでGoogleカレンダーに予定が登録されるため、手作業での転記や確認にかかっていた時間を短縮できます。
- メール本文から日付や時刻を自動で抽出して登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、起動のきっかけとしたいメールのラベルを指定します。
- 続いて、オペレーションの「正規表現によるデータの抽出」アクションで、メール本文から予定の日付を抽出するよう設定します。
- 同様に、「正規表現によるデータの抽出」アクションで、予定の開始時刻と終了時刻をそれぞれ抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「正規表現によるデータの抽出」オペレーションで設定されている正規表現の表記は一例です。実際に受信するメールの文面に合わせて、日付や時刻を抽出するための記述を任意で変更してください。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したらGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した会議や打ち合わせの案内を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を自動で解析しGoogleカレンダーへ予定を登録します。これにより、面倒な予定登録作業を自動化し、重要なアポイントを見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る予定をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
- メールでの日程調整が多く、予定の登録漏れや入力ミスを防ぎたい方
- 日々の定型的なタスクを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに予定が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたカレンダーへの転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の件名や日時などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を基にカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元メールアドレスを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを「会議」や「打ち合わせ」のように任意で設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで受信したメールの本文を変数として設定し、その中から「会議名」「日時」「場所」といった項目を任意で指定して抽出できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
更新を自動化する便利なテンプレート
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
ミーティングの日程変更など、特定のメールを受信した際に手作業でGoogleカレンダーの予定を更新するのは手間がかかる作業です。また、多くのメールに紛れて対応が漏れてしまうと、スケジュールの齟齬にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けるだけでAIがメール内容を解析し該当するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleカレンダーを連携させ、手動で予定を更新している方
- 日程変更のメールなど、特定の連絡への対応漏れや更新ミスを防ぎたい方
- 定型的なスケジュール管理を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールにラベルを付けるだけで予定が自動更新されるため、手作業でカレンダーを操作する時間を短縮することができます。
- 手動での更新作業がなくなることで、情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文から予定の更新に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、更新対象となる予定を特定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信メールの本文や件名から、どのような情報を抽出するかをプロンプトで自由に設定可能です。
- Googleカレンダーの「予定を更新」アクションでは、更新する項目に固定のテキストを入力したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として紐付けたりと、柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
通知を自動化する便利なテンプレート
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Geminiで解析しGmailで通知する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、内容を確認して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に重要な会議などでは、概要をまとめて事前に通知するなどの対応が必要になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定作成をきっかけに、Geminiが自動で内容を解析し、その結果をGmailで関係者に通知する一連の流れを自動化でき、GoogleカレンダーとGeminiを用いた効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGeminiを連携させ、スケジュール共有を効率化したいと考えている方
- 会議の予定が登録された際に、アジェンダなどを自動で抽出し関係者に通知したいチームリーダーの方
- 手作業による情報共有での連絡漏れや内容の誤りをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が登録されると、Geminiによる内容の解析からGmailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮します。
- 手動での情報伝達による通知漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Gemini、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションで起動するカレンダーを指定します。
- 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションでトリガーで取得した予定情報を元に、通知したい内容を生成するようプロンプトを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションでGeminiが生成した内容を本文に含めたメールを指定の宛先に送るよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDのほか、予定の種別や検索キーワードを任意で設定することで、特定の予定のみを対象にフローを起動させることが可能です。
- Geminiのオペレーションでは、どのようなテキストを生成させたいかに応じてプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段のGoogleカレンダーから取得した予定の件名や詳細などを変数として利用できます。
- Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、メッセージ内容を任意に設定でき、Geminiが生成したテキストを変数として件名や本文に含めることが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加しGmailで通知する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに入力した予定を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、指定した宛先にGmailで通知します。GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、日々のスケジュール管理と共有業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを併用し、予定の転記作業に手間を感じている方
- チームや部署内でカレンダーの予定を共有しており、通知の自動化で抜け漏れを防ぎたい方
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業による入力ミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Google スプレッドシートへの記録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
- 手動での転記やメール通知による、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、トリガーで取得した予定情報を書き込む設定をします
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、予定が記録された旨を指定の宛先に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDの指定や、「会議」「訪問」といった特定の検索キーワードを含む予定のみを対象とするように条件をカスタマイズできます
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を記録したいスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブル範囲などを任意で指定することが可能です
- Gmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Googleカレンダーから取得した予定名や日時といった情報を本文内に変数として差し込むこともできます
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が削除されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
チームや部署で共有しているGoogleカレンダーで誰かが知らないうちに予定を削除してしまい、重要な会議の機会を逃してしまった経験はありませんか？
手動で変更履歴を確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が削除された際に指定した宛先にGmailで自動通知を送るため、こうした課題を解消しスケジュール管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数人でGoogleカレンダーを共有し、予定の変更や削除を確実に把握したい方
- 予定の削除によるダブルブッキングや、取引先との調整漏れを防ぎたい営業担当者
- チーム内のスケジュール管理を効率化し、情報共有の遅延をなくしたいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーで予定が削除されると自動で通知が届くため、手動で変更履歴を確認する手間や時間を削減することができます。
- 重要な予定の削除を見落とすことがなくなり、会議の欠席や関係者への連絡遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が削除されたら」というアクションで監視したいカレンダーを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定することが可能です。個人だけでなく、関係者が含まれるメーリングリストなどを指定することもできます。
- 通知メールの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した「削除された予定のタイトル」や「開始・終了時間」などの情報を変数として埋め込むことができ、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している予定が更新された際、都度確認したり関係者に連絡したりするのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に複数のカレンダーを運用していたり、共有メンバーが多い場合、情報の伝達漏れや遅延が発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定更新をトリガーに、Gmailで指定した宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定更新を関係者へ確実に通知したいと考えている方
- 手作業でのGmail通知に手間や時間を取られ、非効率を感じている方
- 重要な予定の変更を見逃さず、迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーの予定が更新されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、手作業による連絡の手間を削減し、情報共有の迅速化が図れます。
- 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、予定の更新情報を記載したメールを指定した宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象としたいカレンダーのIDや、特定の種別、検索キーワードなどを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで新規予定が作成されたら、Trelloにカードを作成しGmailで通知する
試してみる
■概要
Googleカレンダーの予定をTrelloのタスクに手作業で転記する際に、手間を感じたりタスク化を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でTrelloにカードが作成され、関係者への通知まで一連の流れを自動化できます。GoogleカレンダーとTrelloの連携を効率化し、タスク管理の精度を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとTrelloを併用し、予定を手作業でタスクに登録している方
- GoogleカレンダーとTrello間の情報共有漏れや、タスク化の遅れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理を自動化し、生産性を向上させたいと考えている全てのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるTrelloへの入力間違いやタスク化のし忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、抜け漏れのないタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Googleカレンダーで取得した予定の情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、カードが作成されたことを関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、特定のカレンダーIDや予定の種別、検索キーワードを指定して、特定の予定のみを自動化の対象とすることが可能です。
- Trelloでカードを作成する際、カード名や説明などの各項目に、前段のGoogleカレンダーから取得した予定の情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。
- Gmailの通知設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定でき、前段で取得したTrelloカードの情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Gmailで予定メールを受信したら、Googleカレンダーの予定をもとにAIでスケジュール管理する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する多くの予定に関するメール。それらを一つひとつ確認し、Googleカレンダーへ正確に登録・調整するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。時には対応漏れやダブルブッキングといったミスも発生しかねません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleカレンダーの既存予定をAIが考慮してスケジュールを賢く管理し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで頻繁に会議やアポイントの連絡を受け、日程調整に時間を要している方
- Googleカレンダーを主要なスケジュール管理ツールとして活用し、AIで効率化したい方
- 複数の予定が錯綜しがちで、AIによるスマートなスケジュール管理を求めている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した予定関連メールの内容をAIが理解し、Googleカレンダーへの登録や調整を自動化するため、手作業によるスケジュール管理の時間を短縮します。
- 手動での予定入力や確認作業が少なくなるため、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、スケジュール管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、既存の予定情報を収集します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容と既存の予定情報をもとに、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、AIが生成したテキストに基づき、後続の処理（例：予定を確定するか、調整を促すかなど）を条件に応じて分岐させます。
- 分岐後、必要に応じてオペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から具体的な日時や場所などの情報を抽出します。
- その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報やAIの判断に基づいて新しい予定をGoogleカレンダーに登録します。
- 最後に、分岐したもう一方のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、スケジュールの登録がない場合のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定できます。例えば「会議調整」や「アポイント依頼」といったラベルを設定することで、関連するメールのみを自動処理の対象にできます。
- AI機能によるテキスト生成では、日程調整の提案文や会議の要約など、AIに生成させるテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。既存のGoogleカレンダーの予定情報や受信メールの内容を変数として組み込み、より状況に即したテキストを生成させることが可能です。
- 分岐機能では、AIが生成したテキストの内容（例：「承諾」「再調整希望」など）を条件として、後続のオペレーションを柔軟に分岐させることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の中から、会議の件名、日時、場所、参加者といった具体的な情報を抽出するように任意で設定できます。抽出する項目は業務の必要性に応じて追加や変更が可能です。
- Gmailのメール送信設定では、送信するメールの件名や本文に、AIが生成したテキストや前段階で抽出した情報を変数として活用し、動的なメッセージを作成できます。固定の挨拶文や署名と組み合わせることも可能であり、宛先（To, Cc, Bcc）も自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Googleカレンダーで予定が作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、内容をGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定管理は便利ですが、予定に添付された請求書や申込書といったPDFファイルの内容を確認し、都度メールで関係者に連絡する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGmailで即座に送信します。こうした一連の定型作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで管理する予定に添付されたファイルの処理に、手間や時間を要している方
- 手作業によるファイル内容の転記やメール作成で、入力ミスや送信漏れをなくしたいと考えている方
- Googleカレンダーなどのツールを連携させ、定型的な通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、ファイル読取りからGmailでの送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- OCRによる自動テキスト抽出とメール作成により、手作業での転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、予定に添付されたファイルを取得します
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータ化します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知対象のカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含んだ予定のみを対象とする、といったカスタマイズが可能です
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、添付されたファイルを動的に指定できます
- OCR機能では、読み取りたいファイルの項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です
- Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を変数として本文内に差し込むこともできます
■注意事項
- Googleカレンダー、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GoogleカレンダーのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
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■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
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■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する方法
それではここからノーコードツールYoomを使って「フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する」方法をご説明します。
設定方法の流れは以下の通りです。
- YoomとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
- フローの詳細設定(3ステップ)
- トリガーをONにしてフローを動かす
難しいプログラミングの知識は不要です！Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：GoogleカレンダーとGmailをマイアプリ連携
はじめに、Yoomと各アプリを接続するマイアプリ連携を行います。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
Google カレンダーのマイアプリ連携
アプリアイコンをクリックします。
まずは、連携するアカウントを選択して次へ進みます。
アクセスを許可するために「続行」をクリックします。
Yoomの画面に戻ってきたら、連携完了です。
GmailもGoogleアカウントを使用するため、同様の操作でアプリを登録できます。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」を押しましょう。
ステップ3：フォームトリガー設定
まずはYoomのフォーム機能を使用して、トリガー設定を行いましょう！Google カレンダーに登録するために必要な情報が取得できるように、フォーム内容を設定します。
デフォルトで質問が設定されているので、変更がなければ下に進みます。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
通常「取得した値」の部分には、フォームの回答が反映されます。今回はフローを起動していないため、手入力でサンプル値を入力してください。
時間は「00:00」の形式で入力してください(Google カレンダー登録時の設定で必要です)
入力ができたら「保存する」を押して、トリガー設定は完了です。
ステップ4：Google カレンダー予定を作成する設定
次は「予定を作成」です。フォームで取得した情報をGoogle カレンダーに反映させましょう。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたGoogle カレンダーのアカウント情報が反映されています。アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進んでください。
次に予定を作成するための詳細設定を行います。「カレンダーID」は注釈に沿って情報を入力しましょう。
そのほかの項目は、前ステップで取得した値（アウトプット）を活用しながら入力してみます。
予定のタイトルは「～様MTG」が固定の文章になっています。
「参加者」を追加したい場合には、【+ 参加者を追加】をクリックすると設定項目を増やせます。
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」は、必要に応じてプルダウンから選択してください。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックします。すると、テストが成功し、Google カレンダーに予定が登録されました！
再テストを行うと予定が複数作成されるので、適宜削除をしてください。ここまで確認出来たら「保存する」を押して、Google カレンダーの設定は完了です。
ステップ5：Gmailを送信する設定
最後の設定は「メールを送る」です。
1ページ目は、Google カレンダーと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行ってください。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
「本文」に前ステップで取得した値（アウトプット）を引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。
固定のテキストや【：】などの記号を挿入することで、全体を見やすく整えるのがおすすめです。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。送信内容に問題がなければ、[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されて指定した宛先にメールが届きました。
反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Google カレンダーやGmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle カレンダーやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google カレンダーを活用した自動化例
予定の作成・更新を起点として別ツール上のデータを追加・更新するため、対応忘れや登録漏れといったミスの軽減が見込めます。
タスクやスケジュール管理の手間も減らせそうです。
Google カレンダーで予定が作成されたら、説明文をChat GPTで要約してSlackで通知する
試してみる
■概要
Google カレンダーに追加された予定の詳細をチームに共有する際、説明文が長いと内容を把握しづらく、要約して共有する手間が発生していませんか。
このワークフローは、Google カレンダーとChat GPTを連携させることで、こうした課題を解決します。新しい予定が登録されると、その説明文をChat GPTが自動で要約し、指定のSlackチャンネルへ即座に通知するため、手作業による共有の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google カレンダーの予定共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- Chat GPTをカレンダー管理に活用し、情報整理を効率化したいと考えている方
- Slackへの情報共有を自動化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google カレンダーへの予定登録を起点に、Chat GPTでの要約からSlackへの通知までが自動で完結するため、情報共有にかかる作業時間を短縮します。
- 手動でのコピペや要約作業が不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Chat GPT、Google カレンダー、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChat GPTを選択し、トリガーで取得した予定の説明文を要約するよう「テキストを生成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、生成された要約文を指定のチャンネルへ通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chat GPTでテキストを生成するアクションでは、目的に合わせて要約の文字数やフォーマットなどを指定するプロンプトを任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション、メッセージの文面などを業務に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
・Google カレンダー、Chat GPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
GitHubでIssueがクローズされたら、Googleカレンダーの予定を削除する
試してみる
■概要
GitHubのIssueをGoogleカレンダーでタスクとして管理しているものの、Issueがクローズされた後に手動でカレンダーの予定を削除する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueがクローズされたタイミングをトリガーにして、関連するGoogleカレンダー上の予定を自動で削除できます。これにより、手作業による更新の手間や削除漏れを防ぎ、より効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubのIssueと連動したタスクをGoogleカレンダーで管理している開発者の方
- Issueのステータス変更に伴うGoogleカレンダーの更新作業を効率化したい方
- GitHubとGoogleカレンダーを連携させ、プロジェクト管理の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでIssueがクローズされるとGoogleカレンダーの予定が自動で削除されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手動での予定削除による消し忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なスケジュール管理を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueがクローズされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、クローズされたIssueに関連する予定を特定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を削除」アクションを設定し、検索で見つかった予定を削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を検索する」オペレーションでは、検索条件を任意に設定できます。Issueのタイトルなどをキーに、削除対象の予定を特定するようカスタムしてください。
- 「予定を削除」オペレーションでは、前段の検索アクションで取得した予定IDなどの値を変数として埋め込むことで、特定の予定のみを正確に削除することが可能です。
■注意事項
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している予定を、別途Google スプレッドシートに転記して管理している方も多いのではないでしょうか。しかし、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加でき、面倒な転記作業から解放され正確な予定管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 予定の転記作業における入力漏れやミスを防止し、業務効率を改善したい方
- チームや個人のスケジュール管理を一元化し、可視化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、対象のカレンダーを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。トリガーで取得した予定のタイトルや日時などの情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用いただくには、お使いのGoogleカレンダーアカウントおよびGoogle スプレッドシートアカウントとYoomをそれぞれ連携する必要があります。
- Googleカレンダーのトリガー設定では、どのカレンダーで作成された予定を起動のきっかけにするか、任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したいファイル及びシートを任意で選択し、どの列に何の情報を追加するかを指定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Backlogの課題情報を更新する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している予定とBacklogの課題情報を手作業で連携させていませんか。二重入力の手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスによってタスクの進捗に影響が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定が更新されると、Backlogの課題情報が自動で更新されるため、これらの連携作業の効率化に繋がり、正確なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとBacklogを併用してタスクやプロジェクトを管理している方
- 手作業での情報同期に手間を感じており、ヒューマンエラーを削減したい方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーの予定更新をトリガーにBacklogの課題が自動更新されるため、手作業による二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れのリスクをなくし、常に正確な情報に基づいたタスク管理が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のカレンダーを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、カレンダーの予定概要などから課題キーといった必要な情報を取り出します。
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題情報の取得」アクションを設定し、更新対象の課題を特定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題情報の更新」アクションを設定し、カレンダーの予定情報をもとに課題のステータスや期限日などを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定情報からどの情報を抽出するかを自由に設定できます。
- Backlogで更新対象の課題を指定する際に、固定の課題IDや課題キーだけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- Backlogの課題情報を更新する際に、更新したい項目（期限日やコメントなど）と、そこに反映させる値を自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報や固定値を設定可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailを活用した自動化例
受け取ったメールの情報をそのままもう一方のツールに反映することで、データの正確性維持にも寄与します。
他にも、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、必要な情報を効率的に関係者に共有することができます。
Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてNotionに追加する
試してみる
■概要
日々大量に受信するメールの中から重要なものだけを抽出し、タスク管理ツールへ転記する作業に時間を取られていませんか。手作業による対応では、見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析して重要度を判断し、Notionのデータベースへタスクとして追加します。これにより、メール対応に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールの確認とNotionへの転記作業に手間を感じている方
- AIを活用して受信メールの重要度を自動で判断し、対応漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスク登録のミスをなくし、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するたびにAIが自動で内容を分析しNotionへ追加するため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- AIによる自動的な重要度判定とタスク登録により、重要なメールの見落としや、手作業での転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のラベルが付いたメールなどを受信したらフローが起動するようにします。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文から重要度を判定させます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、AIが判定した重要度に応じてその後の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「データベースを操作する」を設定し、判定結果とともにメールの情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能でテキストを生成する際に、重要度の基準を判断するために指示するプロンプトを任意で設定できます。
- Notionのオペレーション設定で、情報を追加したいデータベースのIDや、登録するプロパティ（ステータス、担当者など）を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
- 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
- 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。
- OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。
- Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に後回しにしてしまいがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、これらの定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveにアップロードされた書類の内容確認と通知を手作業で行っている方
- 書類内容の転記ミスや関係者への通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの情報を効率的にデータ化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードから内容の読み取り、Gmailでの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業での確認や情報転記が不要になるため、読み取り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して対象のフォルダを指定します。
- オペレーションで「分岐する」アクションを追加し、特定のファイル形式のみ処理を進めるなど、任意の条件を設定します。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDを設定してください。
- 分岐機能では、業務に合わせた条件を自由に設定可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類の中から会社名や金額など、必要な情報だけを任意に指定して抽出することができます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文、宛先は、OCRで読み取った情報などを活用して自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームに回答があったら、Googleドキュメントの雛形を用いて書類を作成しGmailで送信する
試してみる
まとめ
Yoomを活用すれば、Google カレンダーへの予定作成とGmailでの資料送付を自動化できるため、手間を大幅に減らせるはず！
プログラミングの知識は不要なので、誰でも簡単に導入可能です。
スケジュールの入力ミスを防げるだけでなく、チーム内でのスムーズな情報共有も期待できます。
Yoomを使えば、日々の複雑な作業から解放され、本来の業務に集中できる環境を整えられます。
2週間無料で始められるので、まずはYoomに登録して、その便利さを体験してみてください！
