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「特定のメールが届くたびに、内容をコピーしてTelegramに貼り付けてチームに共有する作業が面倒…」
「重要なメールを見落としてしまい、対応が遅れてしまったことがある…」
このように、メールでの情報共有に関する手作業や、それに伴う確認漏れに課題を感じていませんか？
もし、特定のメールを受信した際に、その内容を自動でTelegramの指定したチャンネルやグループに通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、チーム内での迅速な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールをTelegramに通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Telegramを使っている場合、手作業でのコピペ通知は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定したTelegramのチャットへ通知する処理を自動化します。TelegramとGmailの連携で、情報共有の速度と正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
メールとTelegramを連携する基本的な方法
メールをTelegramに自動転送する方法は、基本的にTelegramボットを作成し、APIトークンを取得した後、GmailやOutlookのフィルター機能を使って特定のメールを転送する設定を行います。特に、大量のデータを処理する場合や、複数のアプリを横断する必要がある場面では、手動での設定が煩雑になる可能性があります。
そこで、Yoomのようなツールを使うと複数のアプリを簡単に連携させて、もっと自由な自動化が可能になります。Yoomならノーコードでサクッと自動化できて、手間も省けるでしょう。
メールの内容をTelegramに自動通知する方法
普段お使いのメールツールで受信した情報を、Telegramへ自動で通知する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールの受信をトリガーにTelegramへ通知する
Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信したことをきっかけに、その内容を要約してTelegramに自動で通知することができるので、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム内での情報共有を迅速化しましょう！
■概要 Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Telegramを使っている場合、手作業でのコピペ通知は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定したTelegramのチャットへ通知する処理を自動化します。TelegramとGmailの連携で、情報共有の速度と正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで受信したメールをTelegramに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIで要約し、Telegramに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Telegramを使っている場合、手作業でのコピペ通知は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定したTelegramのチャットへ通知する処理を自動化します。TelegramとGmailの連携で、情報共有の速度と正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：TelegramとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
TelegramとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Telegram」と入力し、検索結果からTelegramのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンの発行方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにTelegramとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Telegramを使っている場合、手作業でのコピペ通知は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定したTelegramのチャットへ通知する処理を自動化します。TelegramとGmailの連携で、情報共有の速度と正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Telegramに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：要約する設定
1.続いて、AI技術を使って、テキストを要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
要約する文字数によってはアクションを変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますのでご使用のプランもご確認ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
3.詳細設定を行います。
「要約対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値を選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「文字数」は、要約後の文字数を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、テキストが要約されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Telegramの設定
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャットID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「Gmailでメールを受信しました」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にTelegramにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Telegramを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Telegramを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Telegramに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
■概要 日々大量に届くお問い合わせメールの確認、回答作成、担当者への共有といった一連の作業に追われていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答内容を作成し、その内容をTelegramで担当者に通知できます。これにより、対応の初動を迅速化し、業務効率の向上に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 毎日決まった時間にZoomの会議情報をTelegramに自動通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomを利用してリモート会議を行っている方 ・毎日Zoomにアクセスして会議情報の確認を行っている方 2.Telegramを利用して業務に関するやりとりをしている方 ・予定されている会議を抜漏れなく正確に把握したい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、Zoomの会議情報をTelegramに自動通知することができます。 ■注意事項 ・ZoomとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームから届くお問い合わせに対し、内容を確認して返信文を作成し、担当者に通知する一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、対応の遅れや漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、DifyがAIで回答文を自動作成し、その内容を即座にTelegramへ通知できるため、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
・頻繁にリモート会議を行っている営業担当者
・直接ZoomにアクセスせずにTelegram上で会議情報を把握したい方
毎回Zoomにアクセスして情報を確認していた方は、このテンプレートにより、ZoomにアクセスすることなくTelegram上で確認できるようになります。
これにより、情報の確認が簡単になるため、把握漏れを防ぐことができます。
また、チームメンバーへの情報共有としても有効です。
毎日Telegramに通知が送られるため、メンバー間で予定されている会議の共有ができ、情報の可視性が向上します。
誰がどんな会議を予定しているかわかりやすくなるでしょう。
■このワークフローのカスタムポイント
まとめ
メールとTelegramの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた重要なメール内容の転記・共有作業の手間を削減し、情報共有の遅延や対応漏れを防ぐことができます。
これにより、チームは常に最新の情報をリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定やアクションに繋げることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q:メールに添付されたファイルも送信できますか？
A:はい、添付ファイルも送信可能です。以下のようなテンプレートもご活用ください。
■概要 Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でGoogle Driveに保存し、関係者に連絡する作業は手間がかかる上に見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルのGoogle DriveへのアップロードとTelegramへの通知までを自動で完結させることができるため、こうした定型業務の課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q:連携が失敗した場合、どうなりますか？
A:連携が失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定で設定しているチャットツールに連携失敗の旨が通知されます。メールに記載されているエラー原因を確認しましょう。
エラー原因は様々ですが、Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されるので、まずは、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
Q:Gmail以外のメールサービスでも連携できますか？
A:はい、連携可能です。Yoomでは、本記事でご紹介したフローボットテンプレートだけでなく、様々なテンプレートをご用意しております。テンプレートの検索は、こちらをご参照ください。
