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「特定のメールが届くたびに、内容をコピーしてTelegramに貼り付けてチームに共有する作業が面倒…」
「重要なメールを見落としてしまい、対応が遅れてしまったことがある…」
このように、メールでの情報共有に関する手作業や、それに伴う確認漏れに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信した際に、その内容を自動でTelegramの指定したチャンネルやグループに通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、チーム内での迅速な情報共有を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したメールをTelegramに通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのメールツールで受信した情報を、Telegramへ自動で通知する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信したことをきっかけに、その内容を要約してTelegramに自動で通知する</span>ことができるので、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム内での情報共有を迅速化しましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIで要約し、Telegramに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
TelegramとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Telegram」と入力し、検索結果からTelegramのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンの発行方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにTelegramとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Telegramに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、メールを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、メール内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
要約する文字数によってはアクションを変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますのでご使用のプランもご確認ください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
3.詳細設定を行います。
「要約対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値を選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「文字数」は、要約後の文字数を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、テキストが要約されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャットID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「Gmailでメールを受信しました」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にTelegramにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Telegramを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Telegramに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
メールとTelegramの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた重要なメール内容の転記・共有作業の手間を削減し、情報共有の遅延や対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、チームは常に最新の情報をリアルタイムで把握でき、迅速な意思決定やアクションに繋げることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:メールに添付されたファイルも送信できますか？
A:はい、添付ファイルも送信可能です。以下のようなテンプレートもご活用ください。
Q:連携が失敗した場合、どうなりますか？
A:連携が失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定で設定しているチャットツールに連携失敗の旨が通知されます。メールに記載されているエラー原因を確認しましょう。
エラー原因は様々ですが、Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されるので、まずは、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
Q:Gmail以外のメールサービスでも連携できますか？
A:はい、連携可能です。Yoomでは、本記事でご紹介したフローボットテンプレートだけでなく、様々なテンプレートをご用意しております。テンプレートの検索は、こちらをご参照ください。
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