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「カレンダーに新しい予定が入るたびに、Smartsheetのプロジェクトシートに手作業で転記するのが面倒…」
「予定の詳細をコピー＆ペーストする際に、入力ミスや更新漏れが発生して困っている…」
このように、カレンダーの予定とプロジェクト管理ツールの情報を手作業で同期させる業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのカレンダーアプリに新しい予定が登録されたら、その詳細情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加できる仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な転記作業から解放され、プロジェクトの進捗管理やタスクの調整といった、より本質的な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カレンダーアプリの予定をプロジェクト管理ツールに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのカレンダーアプリに登録された予定情報を、Smartsheetに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールに新しい予定が登録されたタイミングで、その情報をトリガーとしてSmartsheetのシートに自動で行を追加する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていた予定の転記作業や二重管理の手間をなくし、情報の即時性と正確性を高めることができます。
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに予定が作成された際に、その情報をSmartsheetのシートに自動で行として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
事前準備
テスト用にGoogleカレンダーに予定を追加しておきます。予定が追加されるとSmartsheetに行が追加される流れです。
SmartSheet側のテーブルも以下のように準備しておきましょう。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
Smartsheetの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Smartsheetを検索し、クリックしてください。
以下の画面で「許可する」をクリックします。
これでSmartsheetのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
以下のように入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Smartsheetに行を作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
シートIDは、フィールドをクリックし選択肢から選択します。
カラムIDも同様にフィールドをクリックして、選択肢から選択します。
前項で取得した値を、どのセルに追加するのか設定します。
値には、既に前項で取得した値から、予定のタイトルが選択されています。
取得した値から、日付や予定IDなどカスタマイズすることも可能です。
以下のように取得した値を設定することで、値が固定されずトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Smartsheetに行が追加されます。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーに予定が作成された際に、その情報をSmartsheetのシートに自動で行として追加する方法は以上です。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、Smartsheetにフォルダやシートを作成したり、ユーザーを追加したりと、プロジェクト管理と情報連携を自動化できます。
カレンダーとSmartSheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定情報の転記漏れや入力ミスを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できます。</span>
これにより、チーム全体のタスク管理やプロジェクトの進捗把握がスムーズになり、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携する項目はカスタマイズ可能ですか？
A：はい可能です。Googleカレンダーの予定の説明や場所などもSmartsheetに追加できます。
Q：特定の条件に合う予定だけ連携できますか？
A：はい可能です。検索キーワードで特定のキーワード条件を設定し、該当する予定だけ連携できます。
Q：連携が失敗した際のエラー通知はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
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