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「カレンダーに新しい予定が入るたびに、Smartsheetのプロジェクトシートに手作業で転記するのが面倒…」
「予定の詳細をコピー＆ペーストする際に、入力ミスや更新漏れが発生して困っている…」
このように、カレンダーの予定とプロジェクト管理ツールの情報を手作業で同期させる業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリに新しい予定が登録されたら、その詳細情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な転記作業から解放され、プロジェクトの進捗管理やタスクの調整といった、より本質的な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはカレンダーアプリの予定をプロジェクト管理ツールに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 日々のスケジュール管理でGoogle カレンダーを利用し、プロジェクト管理をSmartsheetで行っているものの、それぞれの情報を手作業で転記する手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローは、Google カレンダーとSmartsheetを連携させ、カレンダーに新しい予定が登録されると、自動でSmartsheetに新しい行が追加される仕組みを構築します。手作業による二重入力の手間を省き、タスクの登録漏れといったミスを防ぎます。
カレンダーアプリとSmartsheetを連携する方法
普段お使いのカレンダーアプリに登録された予定情報を、Smartsheetに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールツールの予定作成をトリガーにSmartsheetへ連携する
Googleカレンダーなどのスケジュールツールに新しい予定が登録されたタイミングで、その情報をトリガーとしてSmartsheetのシートに自動で行を追加することができるので、これまで手作業で行っていた予定の転記作業や二重管理の手間をなくし、情報の即時性と正確性を高めることができます。
■概要 日々のスケジュール管理でGoogle カレンダーを利用し、プロジェクト管理をSmartsheetで行っているものの、それぞれの情報を手作業で転記する手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローは、Google カレンダーとSmartsheetを連携させ、カレンダーに新しい予定が登録されると、自動でSmartsheetに新しい行が追加される仕組みを構築します。手作業による二重入力の手間を省き、タスクの登録漏れといったミスを防ぎます。
GoogleカレンダーとSmartsheetを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに予定が作成された際に、その情報をSmartsheetのシートに自動で行として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GoogleカレンダーとSmartsheetをマイアプリ連携
事前準備
テスト用にGoogleカレンダーに予定を追加しておきます。予定が追加されるとSmartsheetに行が追加される流れです。
SmartSheet側のテーブルも以下のように準備しておきましょう。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleカレンダーの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
Smartsheetの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Smartsheetを検索し、クリックしてください。
以下の画面で「許可する」をクリックします。
これでSmartsheetのアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
■概要 日々のスケジュール管理でGoogle カレンダーを利用し、プロジェクト管理をSmartsheetで行っているものの、それぞれの情報を手作業で転記する手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローは、Google カレンダーとSmartsheetを連携させ、カレンダーに新しい予定が登録されると、自動でSmartsheetに新しい行が追加される仕組みを構築します。手作業による二重入力の手間を省き、タスクの登録漏れといったミスを防ぎます。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
以下のように入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Smartsheetに行を作成
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Smartsheetに行を作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
シートIDは、フィールドをクリックし選択肢から選択します。
カラムIDも同様にフィールドをクリックして、選択肢から選択します。
前項で取得した値を、どのセルに追加するのか設定します。
値には、既に前項で取得した値から、予定のタイトルが選択されています。
取得した値から、日付や予定IDなどカスタマイズすることも可能です。
以下のように取得した値を設定することで、値が固定されずトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Smartsheetに行が追加されます。
ステップ5（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーに予定が作成された際に、その情報をSmartsheetのシートに自動で行として追加する方法は以上です。
Smartsheetを使った便利な自動化例
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、Smartsheetにフォルダやシートを作成したり、ユーザーを追加したりと、プロジェクト管理と情報連携を自動化できます。
■概要 Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Smartsheetでプロジェクトシートを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでSmartsheetのシート作成が自動化され、こうした課題を解消し、よりスムーズな業務連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している情報を、Smartsheetへ手作業で転記していませんか？このような定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Smartsheetへのユーザー追加が自動で実行されるため、手作業による負担やミスを解消し、より効率的な情報管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトについて、新しい行が追加されるたびに手動でチームに共有するのは手間がかかる作業です。また、重要な更新の共有漏れは、プロジェクトの遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると、自動でMicrosoft Teamsに必要な情報を通知できるため、手作業による連絡の手間や共有漏れのリスクを解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 SmartsheetとNotionを併用したタスクやプロジェクトの管理において、手作業での情報同期に手間を感じていませんか。両方のツールに同じ情報を入力する作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れや転記ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加された際に、自動でNotionにも情報が追加されるため、こうした二重入力の課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
まとめ
カレンダーとSmartSheetの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定情報の転記漏れや入力ミスを防ぎ、リアルタイムでの情報共有を実現できます。
これにより、チーム全体のタスク管理やプロジェクトの進捗把握がスムーズになり、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携する項目はカスタマイズ可能ですか？
A：はい可能です。Googleカレンダーの予定の説明や場所などもSmartsheetに追加できます。
Q：特定の条件に合う予定だけ連携できますか？
A：はい可能です。検索キーワードで特定のキーワード条件を設定し、該当する予定だけ連携できます。
Q：連携が失敗した際のエラー通知はありますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
