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Googleが提供するスケジュール管理ツールGoogleカレンダーと、チャットによるコミュニケーションツールSlack、どちらも仕事で使っている方は多いのではないでしょうか。
この2つのツールに関して、日時の決まった予定やタスクの管理にGoogleカレンダーを、チーム内での連絡のためにSlackを、と用途ごとにそれぞれで作業している場合はもったいないと言わざるを得ません。2つのツールを連携すれば、多くの業務を自動化することができ、それによって生まれるメリットもたくさんあるので、ぜひ連携を試してみてください！
ここで、実際にGoogleカレンダーとSlackの連携で自動化できる業務フローを3例、そして、その例ごとの利点をお伝えします。
まず、ミーティングの予定を組む際、Googleフォームで送信される予約情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、その内容をSlackで通知することができます。
Googleフォームとも連携が必要ですが、連携と業務フローの自動化により、フォーム回答の確認やカレンダーへの予定の設定、その予定の共有に関して、手動での作業が不要となり、作業時間の短縮やミスの防止につながります。
2つ目の例として、Slackでの投稿をもとにGoogleカレンダーで予定を自動作成することができます。会議など予定の内容とその日時に関する情報をSlackの投稿から抽出し、Googleカレンダーでの予定の作成から参加者全員への通知までが自動で行えます。
予定の調整を効率的に行うことができ、チームメンバーやSlackで情報のやりとりを行っている取引先とのコミュニケーションの円滑化につながります
3つ目の例として、あらかじめ設定した時間にGoogleカレンダーの予定をSlackへ自動送信することで、スケジュールのリマインド機能として活用することも可能です。
重要な会議などの予定を忘れてしまうリスクが低くなり、準備から予定の本番までスムーズに業務を行うことができます。
このように、2つのツールの連携を行うことで、スケジュール管理の効率化やコミュニケーション強化が期待できます。
それでは、自動化できる業務の例として最初にご紹介したGoogleフォームで送信される予約情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、その内容をSlackで通知するフローについて、ツールの連携と業務自動化フローの作り方を詳しく説明します。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識や技術は必要ありません。
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
以下のテンプレートがあれば、より簡単に業務フローを作成することができますので、リンクを開いて「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
こちらの業務フローは、Googleフォームからの回答によって起動します。
Googleフォームで、予定作成の情報元となるフォームを作成しておいてください。
ミーティングや個別説明会に関する予定を作成する場合、予約フォームとして、回答者の身元情報（社名、氏名、メールアドレス）や希望する日時などの情報を必須項目にしておくと良いでしょう。
ここまでの準備が完了したら、Yoomにログインしてください。
実際に、テンプレートを用いて連携と自動化のフローを作成していきます。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォーム、Googleカレンダー、Slackの3つをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Slackの連携については、こちらを参照してください。
3.コピーしたテンプレートを開き、必要に応じてタイトルを変更してください。
※最初は「マイプロジェクト」に保存されています。
自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
画面右上の「編集する」をクリックしてください。
4.フローボットから「アプリトリガー 予約フォームの回答が送信されたら」を選択してください。
5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
・フォームID：欄下部の注記を参考に、事前に作成したGoogleフォームのIDを入力してください。
7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
8.フローボットから「アプリと連携する 予定を作成する」を選択してください。
9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
10.API接続設定をします。
各項目を、それぞれ欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
必要に応じて、ステップ2-手順7で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
※下図は入力例です。
11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
12.フローボットから「アプリと連携する Slackに通知する」を選択してください。
13.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
14.API接続設定をします。
投稿先のチャンネルID、メッセージをそれぞれ入力してください。
※チャンネルIDの設定でエラーが出る場合、こちらを参考にしてください。
※ステップ2-手順7やステップ3-手順11で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
※下図は入力例です。
15.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約してSlackに通知する」フローの完成です。
GoogleカレンダーとSlackの連携によりYoomを用いて自動化できる業務フローは他にもたくさんあります。
メリットとともにご紹介した2例目・3例目の業務フローに関してもテンプレートがありますので、これらの業務フローについても自動化を試してみるのはいかがでしょうか。
社内や取引先との間でSlackによる情報共有を行っている場合に便利です。
Slackへ新たに投稿された内容からGoogleカレンダーで予定が自動作成されるため、会議などの予定を改めて相談する手間を省くことができ、スケジュール管理の精度が上がります。
毎日の指定時刻など、あらかじめ設定した時間にGoogleカレンダーの予定を一覧として取得し、その内容をSlackへ自動送信することで、リマインダーとして活用できます。
以下のテンプレートでは、毎朝10時に当日の予定を取得してSlackのチャンネルへ送信する内容となっています。また、送信テキストを整えるため、ChatGPTによるメッセージ生成を手順として組み込んでいます。
必要なタイミングで予定を再確認するために用いると便利です。
今回は、GoogleカレンダーとSlackを連携するメリットや自動化できる業務フローについてご紹介しました。
スケジュール管理の効率化や社内外のコミュニケーション向上につながるため、連携と色々な業務フローの自動化をぜひ試してみてください！
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