Googleフォームで送信された情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、Slackで通知する方法

[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogleカレンダーとSlackの連携フローの作り方

それでは、自動化できる業務の例として最初にご紹介したGoogleフォームで送信される予約情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、その内容をSlackで通知するフローについて、ツールの連携と業務自動化フローの作り方を詳しく説明します。

ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識や技術は必要ありません。
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！

事前準備

こちらの業務フローは、Googleフォームからの回答によって起動します。
Googleフォームで、予定作成の情報元となるフォームを作成しておいてください。
ミーティングや個別説明会に関する予定を作成する場合、予約フォームとして、回答者の身元情報（社名、氏名、メールアドレス）や希望する日時などの情報を必須項目にしておくと良いでしょう。

ここまでの準備が完了したら、Yoomにログインしてください。
実際に、テンプレートを用いて連携と自動化のフローを作成していきます。

ステップ1:Googleフォーム、Googleカレンダー、Slackをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

‍

‍

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォーム、Googleカレンダー、Slackの3つをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Slackの連携については、こちらを参照してください。

‍ステップ2:Googleフォームの予約フォームの回答が送信されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開き、必要に応じてタイトルを変更してください。
　※最初は「マイプロジェクト」に保存されています。
　　自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
　　画面右上の「編集する」をクリックしてください。

‍

‍

4.フローボットから「アプリトリガー 予約フォームの回答が送信されたら」を選択してください。

‍

‍

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

‍

‍

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・フォームID：欄下部の注記を参考に、事前に作成したGoogleフォームのIDを入力してください。

‍

‍

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3:Googleカレンダーで予定を作成するアクションを設定

8.フローボットから「アプリと連携する 予定を作成する」を選択してください。

‍

‍

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックしてください。

‍

‍

10.API接続設定をします。
　各項目を、それぞれ欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　必要に応じて、ステップ2-手順7で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。

‍

11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Slackに通知するアクションを設定

12.フローボットから「アプリと連携する Slackに通知する」を選択してください。

‍

‍

13.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックしましょう。

‍

‍

14.API接続設定をします。
　投稿先のチャンネルID、メッセージをそれぞれ入力してください。
　※チャンネルIDの設定でエラーが出る場合、こちらを参考にしてください。
　※ステップ2-手順7やステップ3-手順11で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。

‍

15.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Googleフォームで予約情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約してSlackに通知する」フローの完成です！

GoogleフォームとGoogleカレンダーとSlackのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとGoogleカレンダーとSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームとGoogleカレンダーを活用した自動化例

Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加する

Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加するフローボットです。
合わせてチャットツールと連携することで、スケジュール情報を共有できます。

GoogleフォームとSlackを活用した自動化例

フォームの回答内容を処理して通知する

フォームの回答内容からPDF化したり請求書を作成したりして、Slackに通知するフローボットです。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで登録された情報を登録する

タスク管理ツールと連携して、Googleフォームで登録された情報を登録するので、手動の転記作業をなくせる可能性があります。

Googleカレンダーを活用した自動化例

登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

タスク管理ツールと連携して、登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローボットです。
自動化フローにより、予定管理業務の効率化が見込めます。

Slackを活用した自動化例

申請の承認・完了の旨を通知する

申請の承認・完了の旨をSlackへ通知するので、申請状況を迅速に把握できるようになるでしょう。

GoogleフォームとGoogleカレンダーとSlackの連携メリットとは？

1.手動作業を減らせる

ミーティングの予定を組む際、Googleフォームで送信される予約情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成し、その内容をSlackで通知することができるようになるでしょう。
Googleフォームとも連携が必要ですが、連携と業務フローの自動化により、フォーム回答の確認やカレンダーへの予定の設定を行う際の一部プロセスを省ける可能性があります。
また、その予定を関係者に通知する際の手動での共有作業が不要となり、作業時間の短縮やミスの防止につながるはずです。

2.コミュニケーションの円滑化

自動化により、Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーで予定を自動作成することが可能です。
会議など予定の内容とその日時に関する情報をGoogleフォームから抽出し、Googleカレンダーでの予定の作成から参加者全員への通知までが自動で行えるようになるでしょう。
予定の調整を効率的に行うことができ、チームメンバーやSlackで情報のやりとりを行っている取引先とのコミュニケーションの円滑化につながります。

3.作業効率の向上が見込める

あらかじめ設定した時間にGoogleカレンダーの予定をSlackへ自動送信することで、スケジュールのリマインド機能として活用することもできます。
重要な会議などの予定を忘れてしまうリスクが低くなり、準備から予定の本番までスムーズに業務を行えるようになるでしょう。
Googleフォームの回答内容がそのまま反映されるので、情報の転記作業を省けるかもしれません。

このように、ツールの連携を行うことで、スケジュール管理の効率化やコミュニケーション強化が期待できます！

まとめ

今回は、GoogleフォームとGoogleカレンダーとSlackを連携するメリットや自動化できる業務フローについてご紹介しました。
スケジュール管理の効率化や社内外のコミュニケーション向上につながるため、連携と色々な業務フローの自動化をぜひ試してみてください！