GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携して情報の蓄積や共有を効率化する方法を紹介します！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

まずは、「Googleスプレッドシート」と「Google Chat」を連携するメリットについて、実例を交えて紹介していきます！

メリット1：リアルタイムのデータ共有

Googleスプレッドシートのデータが更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されます。

そのため、メールや別途通知を送る手間を省くことができ、必要なデータを素早く共有・参照できるので業務効率が向上します！

メリット2：タスク管理の効率化

Googleスプレッドシートでタスク管理を行い、Google Chatで進捗通知を受け取ることもできます。

また、タスクの追加や変更がスプレッドシートに自動的に同期されます。そのため、タスクの一元管理が可能となり、ツール間の切り替えが不要になります！

メリット3：チーム間の共有

Googleスプレッドシートの変更に対して、リアルタイムでフィードバックを共有することができます。

Google Chatでの会話を通じて、Googleスプレッドシートの共同編集を効率化することができ、迅速な対応が可能になります！

メリット4：通知とアラートの自動化

特定の条件が満たされた時やGoogleスプレッドシート内のエラーが発生した時に、Google Chatに自動的に通知を受け取ることができます。

そのため、重要な変更やエラーの見逃しを防いだり、手動での確認作業の手間を削減することができます！

ノーコードツール「Yoom」で簡単にGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリットについてご理解いただけましたでしょうか？

さて、この便利な2つのアプリの連携ですが、どうすればできるのでしょうか？専門的な知識や、プログラミングができないと作れないと思っていませんか…？

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実は、「Yoom」を使えば簡単に作成することができます！

プログラミングの知識やスキルがなくても作成できますよ。（機械音痴の私でも簡単にできました…！）

「Yoom」とは…、SaaS連携ツール（異なるSaaSアプリケーションやサービス間でデータや機能を連携させるためのツール）にです。

Yoomでは、従来のRPAのように難しい知識は必要とせず、ブラウザ上で実際に操作を進めていくだけで設定できるため、誰でもすぐに利用できます！

今回取り上げる連携例の完成形は以下になるので、連携方法がわかったらぜひコピーして使ってみてください。

フォームの内容をGoogleスプレッドシートに追加しGoogle Chatに通知する方法

それでは実際に、Yoomで「Googleスプレッドシート」と「Google Chat」を連携するフローを分かりやすく紹介していきます！

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はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

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ステップ1:GoogleスプレッドシートとGoogle Chatをマイアプリ連携

1.まずはYoomにログインし、左欄にある「マイアプリ」を選択して「＋新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「Googleスプレッドシート」と「Google Chat」を選択し、アプリを連携して下さい。

3.左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「＋新規作成」をクリックします。

4.任意のタイトルを入力します。

※解説）GoogleChatは「GoogleChat(OAuth)」の使用が推奨されています！連携方法に注意点があるので、こちらを参照してください。

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ステップ2:フォームが回答されたら起動するトリガーを設定

5.フローボット起動の条件として「フォームに情報を送信したとき」を選択します。

6.フォームを作成していきます。

・フォームのタイトルを入力：任意で設定してください。（今回は「フォームの回答が送信されたら」と入力）

・質問事項の数だけ「＋質問を追加ボタン」をクリックし質問事項を追加で作成します。

・質問を入力：任意で設定してください。（今回は「会社名」「名前」「メールアドレス」「メッセージ内容」と入力）　

※解説）質問の回答形式に合うものを選択してください。例えば…メッセージ内容⇒長文テキスト、回答日⇒日付、購入数⇒数量 etc）

7.下部の「次へ」ボタンをクリックしてください。

8.フォームの表示確認と詳細設定ページの入力を行います。

質問に対する回答をサンプルで入力してください。

※解説）この値をこのあとの設定で利用することができ、実際の環境と同じようなテストを行うことができるので回答のサンプル値はぜひ設定してください！

9.「保存する」をクリックします。

ステップ3:Googleスプレッドシートに追加するアクションを設定

10.先ほど作成したフォームトリガーの下にある⊕ボタンをクリックします。

11.「データベースを操作する」を選択します。

12.「Googleスプレッドシート」を選択します。

13.「データベースの連携」を設定します。

・オペレーションのタイトル：タイトル：任意で設定してください（今回は「レコードを登録する」等と記載すると分かりやすいです。）

・Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：任意で設定してください。

・実行アクション：「レコードを追加する」を選択する。

・スプレッドシートID：任意のシートを選択

・スプレットシートのタブ名：任意のタブを選択

・テーブル範囲：任意の範囲を設定してください（今回は「A1:D」と設定します）‍

※補足）テーブル範囲の考え方についてはこちらをご覧ください！

14.設定が完了したら「次へ」をクリックします。

15.データベース操作の詳細設定をします。

枠内をクリックし、アウトプットの中にあるフォームをクリックし質問内容と同じ項目をクリックします。

16.上記画像のように{{会社名}}と記載されているのを確認します。

※解説）今回のように{{会社名}}が入力されることで、フォームの会社名の回答を引用することができます！

17.全ての項目を同様に設定します。

18.テストをクリックし、成功したら「保存する」をクリックします。

ここまでで、Googleスプレッドシートに対してフォームの内容を追加するという設定は完了です！

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ステップ4:Google Chatに通知するアクションを設定

19.先ほど作成したアクションの下にある⊕ボタンをクリックします。

20.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。

21.アプリ一覧から「Google Chat(OAuth)」を選択します。

22.連携アカウントとアクションを選択の設定をします。

・タイトル：任意で設定してください（今回は「Google Chatに通知する」等と記載すると分かりやすいです。）

・Google Chatと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。　

・アクション：「スペースにメッセージを送信する」を選択してください。

23.詳細の接続設定をします。

・スペースID：任意で設定してください

・キー：任意で設定してください

・トークン：任意で設定してください

・メッセージ内容：Google Chatに転送したい内容を任意で設定してください。

枠内をクリックして、アウトプットの中のフォームの回答がされたらを選択し、引用したい情報をクリックします。

今回は画像のように作成しました。

上記画像のように引用したい内容が{{会社名}}{{名前}}{{メッセージ内容}}と記載されているのを確認します。

※解説）Googleスプレッドシートのときの設定と同様、これでフォームに回答された内容をGoogle Chatに引用することができます！

24.テストをクリックし、成功したら「保存する」をクリックします。

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これでGoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの完成です！！

お疲れ様でした！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フロー応用編

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作成方法はご理解いただけましたでしょうか？

Yoomでは、様々なアプリと連携してフローボットを作成することができるので、今回紹介した連携方法以外にも業務に合わせて簡単に変更＆アレンジできますよ！

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例えば…こんな便利なフローもできます！

是非、業務にあわせたオリジナルのフローを作ってみてくださいね。

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●Notionのデータベースに情報が追加されたら、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する