kintoneへの問い合わせ内容の登録や、適切な担当者の割り振り、手作業で行っていませんか？
「どの担当者に割り振るべきか、毎回内容を確認するのが手間」
「担当者の割り振りに時間がかかり、お客様への対応が遅れてしまう」
など、kintoneでの担当者割り当て業務に課題を感じている方も多いかもしれません。
もし、受信したお問い合わせ内容をAIが自動で解析し、適切な担当者を割り当ててkintoneに自動でレコード追加できる仕組みがあれば、担当者割り当てにかかる工数を削減し、対応漏れやミスを防ぎながら、より迅速な顧客対応を実現できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneへの担当者割り当てを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- 問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
- AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から担当者の割り当て、kintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での担当者割り振りミスや、kintoneへのデータ転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、受信したメール内容から担当者を割り当てるよう指示します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、メール情報とAIが割り当てた担当者情報を指定のアプリに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます。
- kintoneへレコードを追加するアクションでは、追加先のアプリIDを任意で設定してください。
■ 注意事項
- GmailとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信をトリガーに、AIで担当者を割り当てkintoneに登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneにレコードを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- kintoneとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- 問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
- AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から担当者の割り当て、kintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での担当者割り振りミスや、kintoneへのデータ転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、受信したメール内容から担当者を割り当てるよう指示します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、メール情報とAIが割り当てた担当者情報を指定のアプリに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます。
- kintoneへレコードを追加するアクションでは、追加先のアプリIDを任意で設定してください。
■ 注意事項
- GmailとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：kintoneとGmailをマイアプリ連携
1．Gmailのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
2．kintoneのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
なおここで、タスク内容を登録できるアプリを作成しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- 問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
- AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から担当者の割り当て、kintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での担当者割り振りミスや、kintoneへのデータ転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、受信したメール内容から担当者を割り当てるよう指示します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、メール情報とAIが割り当てた担当者情報を指定のアプリに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます。
- kintoneへレコードを追加するアクションでは、追加先のアプリIDを任意で設定してください。
■ 注意事項
- GmailとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
-
ラベル:候補から選択します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「TEST用」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
その後Yoomの設定画面に戻ってテストをクリックしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキスト生成設定
ここでは、受信したメールから担当者を割り当てます。
「テキストを生成」をクリックしましょう。
テキスト生成は下記の中から設定できます。
設定したいプロンプトの文字数に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費します。
プロンプトはデフォルトで設定されています。
割り当てに必要な件名や本文は、先ほど取得した値から選択できます。
変更がなければテストしましょう。
生成された情報を確認したら保存します。
ステップ5：kintoneにレコードする設定
メール内容や生成した担当者をkintoneのアプリに追加します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
データベースの連携をします。
アプリIDは候補から選択するか、手入力してください。
追加するレコードの値を取得した値から選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他の項目も必要に応じて設定しましょう。
設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。
kintoneを確認してみます。
Gmailの内容が無事にタスクが追加されていますね！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
kintoneを使ったその他の自動化例
顧客情報・商談データ・名刺情報などの登録や更新を、Box・Slack・Zoho CRM・freee会計・Outlookなどの各種ツールへ自動連携できます。
レコード追加や更新をトリガーに、フォルダ作成、通知、メール送信、外部システムへの反映までを一気通貫で自動化することで、二重入力や連携漏れを防ぎ、日々の業務をより正確かつスピーディーに進めることが可能です。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoho CRMを併用し、顧客情報や案件情報を管理している方
- kintoneからZoho CRMへの手動でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- データ入力のミスをなくし、顧客情報の一元管理と運用の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がZoho CRMへ自動で反映されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のkintoneアプリと連携するためのWebhook URLを発行します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定で、Webhookを設置する対象のアプリを任意に指定してください。
- Zoho CRMで取引先を作成する際、kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を、どの項目に反映させるかを変数として埋め込み、任意に設定してください。
■注意事項
- kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報をWordPressで発信しており、手作業での投稿に手間を感じている方
- コンテンツの投稿作業における、コピー＆ペーストなどのミスをなくしたいと考えている方
- kintoneとWordPressを連携し、情報発信のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にWordPressへの投稿が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を元に投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPressで新規投稿を作成するアクションを設定する際に、投稿のタイトルや本文（コンテンツ）に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する
試してみる
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報を更新する
試してみる
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
- kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
- バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報が更新されると、自動でfreee会計の口座情報が更新されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（口座情報）」アクションを設定し、取得した情報をもとに口座情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先の口座情報を更新するアクションを設定する際に、更新対象となる事業所のIDを任意で設定してください
- kintoneから取得した情報のうち、どのデータをfreee会計のどの項目に反映させるかを設定画面でマッピングしてください。例えば、kintoneの「銀行名」フィールドをfreee会計の「銀行名」に紐づける、といった設定が可能です
■注意事項
- freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneへの担当者割り当てを自動化することで、これまで手作業で行っていたお問い合わせ内容の確認や担当者の選定、kintoneへの入力といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの防止と対応の迅速化を実現できます。
これにより、担当者は本来注力すべき顧客とのコミュニケーションなどのコア業務に集中できる環境が整い、サービス全体の質向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール以外の問い合わせも自動化できますか？
A：
はい、できます。
例えばSlackやGoogleフォームなど、他のアプリを設定することが可能です。
設定できるアプリは、下記のページをご確認ください。
Q：自動割り当てが失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：AIはどのように担当者を判断しますか？
A：
プロンプトに「契約に関する内容→田中」のように入力していると、それをもとに判断します。
