kintoneへの問い合わせ内容の登録や、適切な担当者の割り振り、手作業で行っていませんか？
「どの担当者に割り振るべきか、毎回内容を確認するのが手間」
「担当者の割り振りに時間がかかり、お客様への対応が遅れてしまう」
など、kintoneでの担当者割り当て業務に課題を感じている方も多いかもしれません。
もし、受信したお問い合わせ内容をAIが自動で解析し、適切な担当者を割り当ててkintoneに自動でレコード追加できる仕組みがあれば、担当者割り当てにかかる工数を削減し、対応漏れやミスを防ぎながら、より迅速な顧客対応を実現できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneへの担当者割り当てを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
・AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信をトリガーに、AIで担当者を割り当てkintoneに登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneにレコードを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- kintoneとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
・AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：kintoneとGmailをマイアプリ連携
1．Gmailのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
2．kintoneのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
なおここで、タスク内容を登録できるアプリを作成しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
・AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
-
ラベル:候補から選択します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「TEST用」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
その後Yoomの設定画面に戻ってテストをクリックしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキスト生成設定
ここでは、受信したメールから担当者を割り当てます。
「テキストを生成」をクリックしましょう。
テキスト生成は下記の中から設定できます。
設定したいプロンプトの文字数に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費します。
プロンプトはデフォルトで設定されています。
割り当てに必要な件名や本文は、先ほど取得した値から選択できます。
変更がなければテストしましょう。
生成された情報を確認したら保存します。
ステップ5：kintoneにレコードする設定
メール内容や生成した担当者をkintoneのアプリに追加します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
データベースの連携をします。
アプリIDは候補から選択するか、手入力してください。
追加するレコードの値を取得した値から選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
その他の項目も必要に応じて設定しましょう。
設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。
kintoneを確認してみます。
Gmailの内容が無事にタスクが追加されていますね！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
kintoneを使ったその他の自動化例
顧客情報・商談データ・名刺情報などの登録や更新を、Box・Slack・Zoho CRM・freee会計・Outlookなどの各種ツールへ自動連携できます。
レコード追加や更新をトリガーに、フォルダ作成、通知、メール送信、外部システムへの反映までを一気通貫で自動化することで、二重入力や連携漏れを防ぎ、日々の業務をより正確かつスピーディーに進めることが可能です。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知をします。
Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する」フローは、kintoneとZoho CRMの連携を通じて、営業データの自動同期を実現する業務ワークフローです。新しい取引先情報がkintoneに入力されると、Yoomを活用して自動的にZoho CRMに取引先が作成されます。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、情報の一貫性と正確性を維持しながら、営業チームの業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとZoho CRMを既に活用しており、データの手動入力に時間を取られている営業担当者の方
・複数のシステム間で顧客情報を管理しており、情報の一貫性を保ちたいと考えているチームリーダーの方
・営業プロセスの効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている経営者の方
・Zoho CRMとkintoneの連携を活用して業務フローの自動化を進めたいIT担当者の方
■注意事項
・kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する」ワークフローは、コンテンツの作成作業を効率化します。
データ入力作業の手間が削減するので作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理やデータ管理を行っている方
・チームでkintoneを使っているが、レコードの追加や変更を迅速に把握したい方
・データの更新情報をスピーディに共有し、効率的に業務を進めたいと考える方
・ブログやサイトのコンテンツ管理にWordPressを利用している方
・WordPressを日常的に使っていて、新しい情報をすぐに投稿したい方
・マーケティング担当者として新しいレコード情報を有効活用し、顧客に素早く情報を提供したい方
■注意事項
・kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する
試してみる
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
・案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報を更新する
試してみる
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
・kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
・バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■注意事項
・freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneへの担当者割り当てを自動化することで、これまで手作業で行っていたお問い合わせ内容の確認や担当者の選定、kintoneへの入力といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの防止と対応の迅速化を実現できます。
これにより、担当者は本来注力すべき顧客とのコミュニケーションなどのコア業務に集中できる環境が整い、サービス全体の質向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール以外の問い合わせも自動化できますか？
A：
はい、できます。
例えばSlackやGoogleフォームなど、他のアプリを設定することが可能です。
設定できるアプリは、下記のページをご確認ください。
Q：自動割り当てが失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：AIはどのように担当者を判断しますか？
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プロンプトに「契約に関する内容→田中」のように入力していると、それをもとに判断します。
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