Gmailでお問い合わせを受信したら、AIで担当者を割り当ててkintoneに追加する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせの対応で、内容を確認して担当者を判断し、kintoneに手入力する作業は手間がかかる上に、割り振りミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでの受信をきっかけにAIが内容を判断し、kintoneの担当者を自動で割り当ててレコードを追加するため、一連のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた問い合わせをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 問い合わせ内容に応じてkintoneの担当者を自動で割り振り、対応の迅速化を図りたい方
• AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する担当者の割り当て業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信から担当者の割り当て、kintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での担当者割り振りミスや、kintoneへのデータ転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、受信したメール内容から担当者を割り当てるよう指示します
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、メール情報とAIが割り当てた担当者情報を指定のアプリに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト生成では、受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、担当者を割り当てるための指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます。
• kintoneへレコードを追加するアクションでは、追加先のアプリIDを任意で設定してください。

■ 注意事項

• GmailとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。