グローバル化が進む現代、海外企業との取引が増え、英文契約書をはじめとする外国語の契約書を目にする機会が増えていますよね。
ただ、契約書の翻訳には専門知識が必要ですし、時間もコストもかかります…
さらに、誤訳のリスクも無視できません。外部の翻訳サービスを使うにしても、機密保持の観点から依頼できる範囲が限られたり、スピーディーな対応が難しかったりするケースもあるでしょう。
こうした課題を解決する一手として、契約書の翻訳プロセスを自動化するのがおすすめです。
OCR（光学的文字認識）技術で契約書からテキストを抽出し、AIによる機械翻訳を活用すれば、翻訳作業のスピードアップ、コスト削減、そしてヒューマンエラーの防止が見込めます！
この記事では、プログラミングの知識がなくても、メールやクラウドストレージ、フォームなどを起点として、契約書の翻訳プロセスを自動化する具体的な方法をご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「契約書の翻訳プロセスを自動化する」業務フローのテンプレートが用意されています。
OCRや自動翻訳に興味がある方は、ぜひ試してみてくださいね！
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引でGmailに届く英文契約書、その都度内容を確認し、翻訳して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された契約書のOCR処理、AIによる翻訳、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外企業との取引が多く、英文契約書の確認を頻繁に行う法務や営業担当者の方
- GmailとSlackを日常的に利用しており、手作業での情報共有に非効率を感じている方
- 契約書の翻訳や内容確認プロセスを自動化し、属人化の解消と業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで契約書を受信後、翻訳からSlackへの共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による翻訳の誤りや、重要情報の転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付された契約書ファイルのテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳文から契約社名や金額などの重要項目を抽出します。
- 最後に、Slackのオペレーションで、抽出したデータや翻訳結果を指定したチャンネルに投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能のテキスト抽出では、契約社名や日付、金額など、業務に合わせて抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- 翻訳機能では、翻訳先の言語を日本語以外にも自由に選択して設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、翻訳結果や抽出したデータを含んだメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
契約書翻訳を自動化する様々な方法
契約書の受け取り方は、メール添付、ファイル共有、フォーム経由など様々です。
Yoomを使えば、色々なシーンに合わせて契約書翻訳の自動化フローを構築できますよ！
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メールで受信した契約書を自動で翻訳する
Gmailで契約書ファイルが添付されたメールを受信したら、自動で翻訳プロセスを開始します。
添付ファイルをOCRで読み取り、AIが翻訳。その結果をSlackなどのチャットツールに通知することで、担当者はメールの見落としを防ぎ、迅速に内容を確認できるようになりますよ！
Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引でGmailに届く英文契約書、その都度内容を確認し、翻訳して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された契約書のOCR処理、AIによる翻訳、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外企業との取引が多く、英文契約書の確認を頻繁に行う法務や営業担当者の方
- GmailとSlackを日常的に利用しており、手作業での情報共有に非効率を感じている方
- 契約書の翻訳や内容確認プロセスを自動化し、属人化の解消と業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで契約書を受信後、翻訳からSlackへの共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による翻訳の誤りや、重要情報の転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付された契約書ファイルのテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳文から契約社名や金額などの重要項目を抽出します。
- 最後に、Slackのオペレーションで、抽出したデータや翻訳結果を指定したチャンネルに投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能のテキスト抽出では、契約社名や日付、金額など、業務に合わせて抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- 翻訳機能では、翻訳先の言語を日本語以外にも自由に選択して設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、翻訳結果や抽出したデータを含んだメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージに追加された契約書を自動で翻訳する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
DropboxやBoxといったクラウドストレージに契約書ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動化フローが起動します。
アップロードされたファイルをOCRで読み取り、AIが翻訳。翻訳結果をPDFファイルとして自動生成し、Slackで関係者に共有します。
ファイル管理から翻訳、共有までを一気通貫で自動化できるのが魅力です！
Dropboxにアップロードされた英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳後PDFを作成してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引で英文契約書の確認は不可欠ですが、その内容の翻訳や関係者への共有に手間がかかっていませんか。手作業による翻訳やファイル転送では時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに契約書ファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字の読み取りからAIによる翻訳、PDF化、そしてSlackへの共有までを自動化し、確認業務の迅速化とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との契約業務が多く、英文契約書の翻訳や内容確認に時間を要している法務・事業開発担当者の方
- 翻訳ツールやチャットツールを往復する作業を非効率だと感じており、プロセスを改善したいと考えている方
- 契約関連業務の属人化を防ぎ、チーム全体でスムーズに情報共有できる体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に翻訳から共有までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による翻訳の誤りや、関係者へのファイル共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Slack、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書ファイルからテキストを抽出します。
- 続けて、別のAI機能のアクションで、抽出した英文テキストを日本語に翻訳するよう設定します。
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを使い、翻訳後のテキストを元にPDFファイルを作成します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションで、作成したPDFファイルを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能のため、フリープランやミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランで提供されるすべての機能は、2週間の無料トライアルにてお試しいただくことが可能です。トライアル期間中は、本ワークフローも問題なくご利用いただけます。
Boxにアップロードされた英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳後PDFを作成してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引で扱う英文契約書の確認は、専門知識が必要な上に時間もかかり、担当者の負担になりがちです。このワークフローは、Boxに契約書ファイルをアップロードするだけで、AIがOCR機能で内容を読み取り、自動で翻訳してPDF形式でSlackに共有します。これにより、手作業による翻訳や共有の手間を省き、契約書確認の初動を迅速化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管している英文契約書の翻訳や内容確認に、多くの時間を費やしている方
- 手作業でのファイル共有や情報連携に課題を感じている法務・事業開発担当者の方
- 契約書レビューのプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、翻訳から共有までが自動実行されるため、手作業での翻訳やファイル転送にかかっていた時間を短縮します。
- 一連のプロセスが自動化されることで、翻訳漏れや共有ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化と属人化の解消につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 抽出したテキストを、AI機能の「翻訳する」や「テキストからデータを抽出する」アクションで日本語に翻訳し、要点をまとめます。
- 次に、Googleドキュメントの「書類発行する」アクションで、翻訳結果を記載したドキュメントをPDFとして作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成したPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローに含まれるAI機能「画像・PDFから文字を読み取る」は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランではオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、OCR機能を含む全てのアプリ連携や機能をご利用可能ですので、実際の業務に近い形での検証にお役立てください。
フォームで受け付けた契約書を自動で翻訳する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能などを利用して契約書ファイルを受け付ける場合も、自動化が可能です。
フォーム送信をトリガーに、添付された契約書ファイルをOCRで読み取り、AIが翻訳。翻訳結果をPDF化してSlackに通知します。
契約書の受付プロセスと翻訳作業をシームレスに連携できるため、効率的です！
Googleフォームで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳後PDFを作成してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引で発生する英文契約書の対応に、時間や手間がかかっていませんか。内容の読解から翻訳、社内共有までを手作業で行うと、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った契約書ファイルを起点に、OCRでの文字読取り、AIによる翻訳、PDFでの書類作成、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外取引が多く、英文契約書の確認や翻訳業務に時間を費やしている法務・契約担当者の方
- Googleフォームで受け取ったファイルの処理を手作業で行っており、非効率を感じている方
- OCRやAIといった技術を活用して、契約書関連業務のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル提出を起点に、OCRでの読取りから翻訳、PDF化、通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳の誤りや転記漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された契約書ファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 抽出したテキストを、AI機能の「翻訳する」アクションで翻訳し、さらに「テキストからデータを抽出する」アクションで契約者名などの重要項目を抜き出します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、翻訳済みテキストを元にした書類をPDF形式で発行します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによるOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアルでお試しいただくことが可能です。トライアル期間中は、本テンプレートに含まれる全てのAI機能をご利用になれます。
フォームで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳後PDFを作成してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外の取引先から英文契約書をフォームで受け取るものの、その後の翻訳や共有に手間がかかっていませんか？特に、スキャンされたPDFファイルなどはテキストのコピーもできず、内容確認に時間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した契約書ファイルをOCRで読み取り、AIで自動翻訳した上でPDFを作成し、指定のSlackチャンネルへ通知する一連の流れを自動化し、契約内容の迅速な確認と共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、英文契約書の内容確認や共有に時間を要している法務・営業担当者の方
- フォームで受け取ったファイルを都度手作業で翻訳・共有しており、非効率を感じている方
- OCRやAIを活用して、契約書関連の定型業務を自動化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信を起点にOCR、AI翻訳、PDF作成、共有までを自動化し、手作業での翻訳やファイル共有にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや翻訳漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、契約書ファイルをアップロードする項目などを作成します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、前のステップで読み取ったテキストを翻訳します。
- 必要に応じて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、契約者名などの特定の情報を抽出することも可能です。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、翻訳結果などを元にPDF形式の書類を発行します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用する「画像・PDFから文字を読み取る」AIオペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、OCR機能を含む全てのアプリやAI機能（オペレーション）を制限なく利用することが可能です。
メールで受信した英文契約書を翻訳し、通知するフローを作ってみよう
ここでは代表的な自動化フローとして、「Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する」テンプレートを例に、具体的な設定の流れを見ていきましょう。
このフローを使えば、Gmailに特定の条件（送信元や件名など）に合ったメールが届いた際に、添付された契約書ファイルの内容が自動で翻訳され、Slackに通知されるようになります。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスでフローを作成します。
- Gmail、Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとなるGmailとAI、Slackの通知設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引でGmailに届く英文契約書、その都度内容を確認し、翻訳して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された契約書のOCR処理、AIによる翻訳、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外企業との取引が多く、英文契約書の確認を頻繁に行う法務や営業担当者の方
- GmailとSlackを日常的に利用しており、手作業での情報共有に非効率を感じている方
- 契約書の翻訳や内容確認プロセスを自動化し、属人化の解消と業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで契約書を受信後、翻訳からSlackへの共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による翻訳の誤りや、重要情報の転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付された契約書ファイルのテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳文から契約社名や金額などの重要項目を抽出します。
- 最後に、Slackのオペレーションで、抽出したデータや翻訳結果を指定したチャンネルに投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能のテキスト抽出では、契約社名や日付、金額など、業務に合わせて抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- 翻訳機能では、翻訳先の言語を日本語以外にも自由に選択して設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、翻訳結果や抽出したデータを含んだメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmail、Slackのマイアプリ連携
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Slackのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する
試してみる
■概要
海外との取引でGmailに届く英文契約書、その都度内容を確認し、翻訳して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での翻訳や転記作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付された契約書のOCR処理、AIによる翻訳、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外企業との取引が多く、英文契約書の確認を頻繁に行う法務や営業担当者の方
- GmailとSlackを日常的に利用しており、手作業での情報共有に非効率を感じている方
- 契約書の翻訳や内容確認プロセスを自動化し、属人化の解消と業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで契約書を受信後、翻訳からSlackへの共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による翻訳の誤りや、重要情報の転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付された契約書ファイルのテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを日本語に翻訳します。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、翻訳文から契約社名や金額などの重要項目を抽出します。
- 最後に、Slackのオペレーションで、抽出したデータや翻訳結果を指定したチャンネルに投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能のテキスト抽出では、契約社名や日付、金額など、業務に合わせて抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- 翻訳機能では、翻訳先の言語を日本語以外にも自由に選択して設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを指定できるほか、翻訳結果や抽出したデータを含んだメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるメールの受信設定
契約書が送付されたことをこの自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
次の設定画面で、入力を進めましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：添付されたPDFから文字を読み取る
メールに添付されたファイルから文字を読み取るための設定を行います。
このステップはテンプレートですでに設定されているので、内容の確認を行いましょう。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
アクションを選択する画面が表示されますが、既に設定済みのため「次へ」をクリックします。
詳細を設定する画面が表示されます。
メールの添付ファイルから文書を読み取るための設定がされています。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
言語は、今回英文の契約書を日本語に翻訳するため「日本語」を選択します。
入力後「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功すると、添付されたPDFや画像から文字を読み取り、「取得した値」が表示されます。
この値も、アウトプット（取得した値）として入力に使用することが可能です。
「保存する」をクリックし次へ進みましょう。
ステップ5：翻訳する
取得した文章データを翻訳するための設定です。
このステップもテンプレートで設定されているので、内容の確認を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
この箇所も変更は必要ないため、「次へ」をクリックしましょう。
（アクションの箇所は最新のバージョンを選択することをおすすめします。）
詳細を設定する画面が表示されます。
既に設定されていますが、AIでPDFから取得した文章データが日本語に翻訳されます。
「テスト」をクリックし、実際に翻訳できているか確認しましょう。
「翻訳する」の設定方法
テスト成功すると以下のように翻訳後の内容が表示されます。
（今回は架空の契約書を作成しました。）
テストの成功が確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：テキストからデータを抽出する
翻訳内容からSlackに通知するためのテキストデータを抽出します。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面はそのまま「次へ」をクリックします。
詳細を設定する画面が表示されます。
翻訳後のテキストから「件名, 署名者1の会社名, 署名者1の名前, 署名者2の会社名, 署名者2の名前, 署名日, 契約開始日, 契約終了日, 本文」を抽出するように設定されています。
「テスト」をクリックし、実際に抽出されるか確認しましょう。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
テストが成功するとアウトプット（取得した値）に、抽出した内容が表示されます。
「保存する」をクリックし最後の設定に進みましょう。
ステップ7：Slackへ通知する
翻訳し、抽出したデータをSlackへ通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するアカウントか確認し「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDは以下のように、下に表示される候補から選択しましょう。
メッセージはSlackに送信される内容です。
すでに抽出した内容が送信されるように設定されていますが、必要応じて編集しましょう。
アウトプット（取得した値）を使用したい場合は以下の画面のように、入力欄の下に表示される「取得した値＞テキストからデータを抽出する」をクリックし、入力しない内容をクリックします。
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信されているか確認しましょう。
実際に架空の英文の契約書を翻訳し、内容を通知した画面は以下です。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
翻訳業務を効率化するその他のテンプレート
Yoomでは、契約書の翻訳以外にも、契約書管理や多言語コミュニケーションに関連する様々な業務を自動化するためのテンプレートが用意されています。
いくつか例をご紹介しますね。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Airtableに追加する
試してみる
■概要
海外から送られてくる請求書や資料など、Boxに保存されたPDFの内容確認や翻訳に手間がかかっていませんか？
手作業でのテキスト抽出やデータ転記は時間もかかり、ミスも起こりがちです。
このワークフローでは、BoxへのPDFファイルアップロードを起点に、OCRによるテキストの抽出とAIによる翻訳を行い、Airtableへの追加までを自動化できます。
自動化を活用し、翻訳を伴うファイル管理の課題を解消しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAirtableを連携させ、海外のドキュメント管理を効率化したいと考えている方
- PDFからの手作業によるテキスト抽出や翻訳に非効率を感じている業務担当者の方
- グローバルな取引が多く、多言語の書類を扱う業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルがアップロードされると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたテキスト抽出や翻訳、転記作業の時間を短縮します。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを処理対象とします。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキストを抽出します。
- AI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、翻訳されたテキストなどの情報を任意のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、PDFファイルのどの項目を読み取るかを任意で指定できます。
- AIによる翻訳の設定では、翻訳先の言語（日本語、英語など）を任意で選択することが可能です。
- Airtableにレコードを作成する設定では、追加先のベースやテーブルを任意で指定し、各フィールドにどの情報を記録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。
Google Chatの投稿内容をリアルタイムに翻訳する
試してみる
■概要
グローバルチームとの連携や海外顧客とのやり取りにおいて、Google Chat上での言語の壁に課題を感じていませんか。メッセージを都度コピーして翻訳ツールで確認し、返信を作成する作業は手間がかかるだけでなく、コミュニケーションの遅延にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google ChatのメッセージをAIが自動で翻訳し、指定のスペースに投稿するため、言語の壁を感じさせない円滑なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外拠点や外国籍のメンバーとGoogle Chatで頻繁にやり取りをされている方
- 多言語でのリアルタイムなコミュニケーションを効率化し、業務を円滑に進めたい方
- 外国語での問い合わせに対し、翻訳の手間をなくして迅速な対応を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chat上のメッセージを都度翻訳サイトで確認する手間がなくなるため、コミュニケーションにかかる時間を短縮できます。
- 翻訳から投稿までを自動化することで、担当者による翻訳の品質や対応速度のばらつきを防ぎ、安定したコミュニケーションを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogle ChatアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「ボットにメンション付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、トリガーで受け取ったメッセージの内容を翻訳するよう設定します。
- 最後に、別のオペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、翻訳されたテキストを指定のスペースに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる翻訳のアクションでは、翻訳元の言語や翻訳先の言語、翻訳の丁寧さなどを任意に設定することが可能です。
- Google Chatに翻訳結果を送信するアクションでは、投稿するスペースやスレッドを指定したり、メッセージの本文に定型文を追加したりできます。
■注意事項
- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をDiscordのスレッドに投稿する
試してみる
■概要
グローバルなチームや海外の顧客とのやり取りで、Microsoft Teamsのメッセージを都度翻訳し、Discordへ共有する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、翻訳ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの翻訳とDiscordへの投稿が自動化され、言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションを効率的に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外拠点や多国籍のメンバーと、Microsoft TeamsとDiscordを使って連携している方
- 外国語での問い合わせや情報共有が多く、翻訳作業の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業によるメッセージの転記や翻訳に起因する、コミュニケーションロスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに自動で翻訳・投稿されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳漏れや、別のスレッドへの誤投稿といったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「翻訳する」アクションを設定して、トリガーで取得したメッセージを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「スレッドにメッセージを送信」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のスレッドに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動する頻度（起動間隔）や、対象としたいチームID、チャネルIDを任意で設定してください。
- AI機能の「翻訳する」では、翻訳したいテキストの内容（例：メッセージ本文）や、どの言語に翻訳するかを任意で指定できます。
- Discordの「スレッドにメッセージを送信」では、投稿先のチャンネルにあるスレッドIDや、投稿するメッセージの本文内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DiscordでWebhookURLを取得する方法はこちらをご参照ください。
Telegramで受信したメッセージをリアルタイムに翻訳する
試してみる
■概要
海外の顧客やパートナーとのやり取りでTelegramを利用する際、メッセージを都度翻訳ツールにコピー＆ペーストするのは手間ではないでしょうか。この作業はコミュニケーションの遅延や誤訳のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Telegramでメッセージを受信するだけで、AIが自動で内容を翻訳するため、こうした課題を解消し、スムーズな多言語コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Telegramを使い、海外の顧客やパートナーと頻繁にコミュニケーションを取る方
- 外国語のメッセージを都度、翻訳ツールで確認する作業に手間を感じている方
- 多言語でのコミュニケーションを、より迅速かつ円滑に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Telegramで受信したメッセージをコピー＆ペーストする手間なく自動で翻訳するため、リアルタイムでのスムーズなやり取りが可能になります。
- 手作業による翻訳の抜け漏れや、翻訳内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報把握をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、TelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTelegramを選択し、「ボットがメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAIを選択し、「翻訳する」アクションを設定して、トリガーで受け取ったメッセージを翻訳します。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャットに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「翻訳する」アクションでは、翻訳対象の言語や翻訳後の言語、出力する文字数などを任意で設定できます。
- Telegramの「メッセージを送信」アクションでは、翻訳結果を送信する先のチャットIDや、メッセージの本文を自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- TelegramとYoomを連携してください。
Zoomミーティングの音声文字起こしを行い、ChatGPTで多言語に翻訳して共有する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画からの文字起こしや議事録作成、さらに多言語への翻訳と共有に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、録画データの文字起こし、ChatGPTによる多言語翻訳、関係者へのメール共有までを自動で実行し、こうした面倒な作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外メンバーとのZoomミーティングが多く、議事録の翻訳と共有に時間をかけている方
- ミーティング後の文字起こしや要約作成といった定型業務の工数を削減したいと考えている方
- ZoomとChatGPTを連携させ、より高度な業務自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから翻訳、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成などの時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや共有漏れといったヒューマンエラーをなくし、正確な情報をスピーディーに関係者へ共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- ダウンロードした音声ファイルを「音声データを文字起こしする」オペレーションでテキスト化します。
- その後、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで文字起こしした内容を翻訳させます。
- 最後に、「メールを送る」オペレーションで、翻訳されたテキストを関係者に送付するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定において、特定のミーティングIDを持つ会議のみを自動化の対象としたい場合は、取得したミーティングIDを元に後続の処理を分岐させる設定が可能です。
- ChatGPTのオペレーションでは、翻訳したい言語や要約の形式などをプロンプトで具体的に指示してください。（例：「以下の日本語テキストを英語に翻訳してください。」など）
まとめ
契約書の翻訳作業は、専門性と正確性が求められる一方で、時間とコストがかかる業務でもあります。
メールやクラウドストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取る契約書に対して、OCRとAI翻訳を組み合わせた自動化フローを導入することで、これらの課題を効果的に解決できますよ！
Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような契約書翻訳の自動化フローを構築することが可能です。
Gmail、Outlook、Dropbox、Box、各種フォームサービス、Slackなど、普段お使いのツールと連携させ、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズも柔軟に行えます！
翻訳作業の自動化は、単に時間やコストを削減するだけでなく、ヒューマンエラーを減らし、より迅速な意思決定やビジネス展開を後押ししますよ。
特にグローバルにビジネスを展開する企業にとっては、大きな助けとなるでしょう。
Yoomでは、すぐに試せるテンプレートを多数用意しています。
ぜひ無料プランから始めて、契約書翻訳をはじめとする様々な業務の自動化による効率化を体験してみてください！
アカウント発行はこちらから！
