【簡単設定】契約書の翻訳作業を自動化する方法

ストレージに追加された契約書を自動で翻訳する

DropboxやBoxといったクラウドストレージに契約書ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動化フローが起動します。
アップロードされたファイルをOCRで読み取り、AIが翻訳。翻訳結果をPDFファイルとして自動生成し、Slackで関係者に共有します。
ファイル管理から翻訳、共有までを一気通貫で自動化できるのが魅力です！

フォームで受け付けた契約書を自動で翻訳する

GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能などを利用して契約書ファイルを受け付ける場合も、自動化が可能です。
フォーム送信をトリガーに、添付された契約書ファイルをOCRで読み取り、AIが翻訳。翻訳結果をPDF化してSlackに通知します。
契約書の受付プロセスと翻訳作業をシームレスに連携できるため、効率的です！

メールで受信した英文契約書を翻訳し、通知するフローを作ってみよう

ここでは代表的な自動化フローとして、「Gmailで受信した英文契約書をOCRで読み取り、AIで翻訳してSlackに送信する」テンプレートを例に、具体的な設定の流れを見ていきましょう。
このフローを使えば、Gmailに特定の条件（送信元や件名など）に合ったメールが届いた際に、添付された契約書ファイルの内容が自動で翻訳され、Slackに通知されるようになります。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスでフローを作成します。

• Gmail、Slackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとなるGmailとAI、Slackの通知設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Gmail、Slackのマイアプリ連携

1．Gmailのマイアプリ登録

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

2．Slackのマイアプリ登録

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。

‍

以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。

‍

マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるメールの受信設定

契約書が送付されたことをこの自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。

次の設定画面で、入力を進めましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に「ラベル」を設定します。

以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。

入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：添付されたPDFから文字を読み取る

メールに添付されたファイルから文字を読み取るための設定を行います。
このステップはテンプレートですでに設定されているので、内容の確認を行いましょう。

※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

‍

アクションを選択する画面が表示されますが、既に設定済みのため「次へ」をクリックします。

詳細を設定する画面が表示されます。
メールの添付ファイルから文書を読み取るための設定がされています。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

言語は、今回英文の契約書を日本語に翻訳するため「日本語」を選択します。
入力後「テスト」をクリックしましょう。

テスト成功すると、添付されたPDFや画像から文字を読み取り、「取得した値」が表示されます。
この値も、アウトプット（取得した値）として入力に使用することが可能です。
「保存する」をクリックし次へ進みましょう。

ステップ5：翻訳する

取得した文章データを翻訳するための設定です。
このステップもテンプレートで設定されているので、内容の確認を行いましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アクションを選択する画面が表示されます。
この箇所も変更は必要ないため、「次へ」をクリックしましょう。
（アクションの箇所は最新のバージョンを選択することをおすすめします。）

詳細を設定する画面が表示されます。
既に設定されていますが、AIでPDFから取得した文章データが日本語に翻訳されます。
「テスト」をクリックし、実際に翻訳できているか確認しましょう。

「翻訳する」の設定方法

テスト成功すると以下のように翻訳後の内容が表示されます。
（今回は架空の契約書を作成しました。）

テストの成功が確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：テキストからデータを抽出する

翻訳内容からSlackに通知するためのテキストデータを抽出します。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アクションを選択する画面はそのまま「次へ」をクリックします。

詳細を設定する画面が表示されます。
翻訳後のテキストから「件名, 署名者1の会社名, 署名者1の名前, 署名者2の会社名, 署名者2の名前, 署名日, 契約開始日, 契約終了日, 本文」を抽出するように設定されています。

「テスト」をクリックし、実際に抽出されるか確認しましょう。

「テキストからデータを抽出する」の設定方法

テストが成功するとアウトプット（取得した値）に、抽出した内容が表示されます。
「保存する」をクリックし最後の設定に進みましょう。

ステップ7：Slackへ通知する

翻訳し、抽出したデータをSlackへ通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するアカウントか確認し「次へ」をクリックします。

投稿先のチャンネルIDは以下のように、下に表示される候補から選択しましょう。

メッセージはSlackに送信される内容です。
すでに抽出した内容が送信されるように設定されていますが、必要応じて編集しましょう。

アウトプット（取得した値）を使用したい場合は以下の画面のように、入力欄の下に表示される「取得した値＞テキストからデータを抽出する」をクリックし、入力しない内容をクリックします。

入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackにメッセージが送信されているか確認しましょう。
実際に架空の英文の契約書を翻訳し、内容を通知した画面は以下です。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

翻訳業務を効率化するその他のテンプレート

Yoomでは、契約書の翻訳以外にも、契約書管理や多言語コミュニケーションに関連する様々な業務を自動化するためのテンプレートが用意されています。
いくつか例をご紹介しますね。

まとめ

契約書の翻訳作業は、専門性と正確性が求められる一方で、時間とコストがかかる業務でもあります。
メールやクラウドストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取る契約書に対して、OCRとAI翻訳を組み合わせた自動化フローを導入することで、これらの課題を効果的に解決できますよ！

Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような契約書翻訳の自動化フローを構築することが可能です。
Gmail、Outlook、Dropbox、Box、各種フォームサービス、Slackなど、普段お使いのツールと連携させ、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズも柔軟に行えます！

<span class="mark-yellow">翻訳作業の自動化は、単に時間やコストを削減するだけでなく、ヒューマンエラーを減らし、より迅速な意思決定やビジネス展開を後押ししますよ。</span>
特にグローバルにビジネスを展開する企業にとっては、大きな助けとなるでしょう。

Yoomでは、すぐに試せるテンプレートを多数用意しています。
ぜひ無料プランから始めて、契約書翻訳をはじめとする様々な業務の自動化による効率化を体験してみてください！

アカウント発行はこちらから！