Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
試してみる
■概要
求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
「求人への応募があるたびに、手動で受付確認メールを送るのが大変…」
採用担当者の方であれば、このように応募者や候補者との煩雑なメールコミュニケーションに課題を感じているのではないでしょうか。
もし、応募フォームへの入力があった際に受付確認メールを自動で送信したり、登録された面接日程に基づいて案内メールを自動で作成・送信したりできるようになったら、候補者とのより丁寧なコミュニケーションや、採用戦略の検討といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、採用関連のメールをOutlookで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
試してみる
■概要
求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Outlookを活用した採用連絡などを自動化するテンプレート
採用業務では、応募者への連絡、面接日程の調整、結果通知など、様々な場面でメールのやり取りが発生します。
フォームの送信情報をトリガーにOutlookでメールを自動送信する
Typeformのようなオンラインフォームサービスで求人応募者の情報が送信された際に、その情報を基にOutlookで受付確認メールや次のステップの案内メールを自動送信します。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
試してみる
■概要
求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
データベースの更新情報をトリガーに各種メールツールで通知を自動送信する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに面接日程や選考結果が追加・更新された際に、その情報をトリガーとしてGmailやOutlookといったメールツールから候補者へ面接案内メールや結果通知メールを自動で送信します。
Google スプレッドシートに面接日程が追加されたら、Gmailで案内を自動送信する
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■概要
面接日程の調整後、候補者一人ひとりへの案内メール作成・送信に手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google スプレッドシートに面接情報を追加するだけで、Gmailから候補者へ案内メールを自動で送信します。こうした面接の案内業務から解放され、より重要な採用活動に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで面接スケジュールを管理している採用担当者の方 候補者への面接案内メールの作成と送信を自動化し、業務を効率化したい方 手作業によるメール送信でのミスをなくし、採用体験を向上させたい人事の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの入力だけで面接案内メールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 宛先や日程の入力間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者とのコミュニケーションを円滑に進めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。スプレッドシートから取得した情報を本文や宛先に設定することで、面接案内が自動で送信されます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。Google スプレッドシートの特定の列から候補者のアドレスを自動で取得するように設定することも可能です 送信するメールの件名や本文は、固定の文章を設定するだけでなく、トリガーで取得した候補者名や面接日時といった情報を変数として埋め込み、個別の内容にカスタマイズできます ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールへの投稿をトリガーに各種メールツールで通知を自動送信する
Slackなどのビジネスチャットツールで内定者の情報が特定のチャンネルに投稿された際に、その内容を検知してGmailやOutlookといったメールツールから採用通知書を添付した内定承諾依頼メールを自動で送信します。
Slackで内定者の情報が投稿されたら、Gmailで採用通知を自動送信する
試してみる
■概要
内定者への採用通知は、喜ばしい業務である一方で、Slackでの情報確認からGmailでの通知メール作成・送信といった一連の作業に手間を感じている方もいるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
SlackとGmailを利用し、採用通知業務を効率化したい方 手作業による採用通知メールの作成・送信に時間的負担やミスを感じている方 定型的な採用業務を自動化し、より戦略的な人事業務に注力したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの内定者情報投稿後、採用通知メールの作成・送信が自動化されるため、手作業の時間を短縮し、迅速な通知が可能になります。 メール作成時の宛先間違いや、Slackからの情報転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な採用通知業務を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。 トリガーでSlackの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを選択し、内定者情報が投稿される特定のチャンネルやキーワードを指定します。 次に、AI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容から採用通知に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するよう指示します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を元に作成された採用通知メールを内定者へ自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能でテキストを抽出する際、トリガーで取得したメッセージ内容を変数として利用することができます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。本文についても、固定の文章を設定するだけでなく、SlackのメッセージやAI機能で抽出した情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
応募受付メールを自動送信するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Typeformで求人応募者の情報が送信された際に、Outlookで受付確認メールを自動送信するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
TypeformとOutlookのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Typeformのトリガー設定とOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
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■概要
求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
ステップ1: TypeformとOutlookのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄からアプリ名で検索できます。
Typeformのマイアプリ登録 では、さっそくTypeformからマイアプリ登録していきましょう！
1. ログイン画面が表示されます。
2. パスワードを入力します。
3. 画面を下までスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ登録 Outlookも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。 ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
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■概要
求人応募があるたびに、一件ずつ受付確認メールを作成し送信する作業は手間がかかり、応募者への対応が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで求人応募を受け付け、Outlookで応募者と連絡を取っている方 応募者への受付確認メールの送信作業に、時間や手間を感じている方 手作業によるメール送信漏れや遅延を防ぎ、採用活動を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの応募情報送信をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、手作業でのメール作成・送信にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、応募者との確実なコミュニケーションを支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」アクションを設定することで、指定したTypeformのフォームに応募があった際にフローが起動します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、応募者への受付確認メールの件名や本文、送信先メールアドレス（応募者のメールアドレス）などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。固定のメッセージを設定するだけでなく、Typeformから取得した応募者の氏名や応募職種などの情報を、変数としてメール本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:求人応募者の情報が送信されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「フォームが送信されたら」のアイコンをクリックします。
Typeformと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
フォームID： フォームIDは、フォームのURLの後ろのほうに書かれてます。たとえば「https://mysite.typeform.com/to/○○」なら、「○○」がフォームIDです。
タグ： 注釈を確認しながら入力しましょう。以下は例です。
設定が終わったらテストのため、Typeformで回答者として情報を送信してください。
以下のような画面が表示されます。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Typeformから取得した情報を引用できるようになります。アウトプットについて なお、今回は取得する値を変更しています。 詳しい方法についてはこちら
ステップ4:メールを送信する設定 最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
メール内容を設定していきます。
To の部分にはTypeformから取得したメールアドレスを引用しましょう。
メッセージ：件名、本文 は編集欄をクリックすると、Typeformで取得した情報を引用できます。メッセージ作成の際にはぜひ活用してみてください！
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。「メールを送付する」の設定方法
メールのプレビューが表示されます。
ちゃんと送信されているか、送ったメールを確認しておくとより安心です！
ステップ5:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する方法でした！
採用に関するその他の自動化例
Yoomでは他にも、採用に関する自動化の実現が可能です！
Gmailで履歴書を受信したら、AIでタグづけをしてGoogle スプレッドシートの採用管理シートに追加する
試してみる
■概要
採用活動において、Gmailで受信した多数の履歴書を手作業で確認し、内容を転記する作業は多くの時間を要するのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する履歴書の管理や転記作業に手間を感じている採用担当者の方 AIを活用して履歴書の情報から自動でタグ付けを行いたいと考えている人事担当者の方 Google スプレッドシートを用いた採用管理の効率化を目指すマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、手作業にかかる時間を短縮し、コア業務へ注力できます。 AIによるタグ付けと自動転記により、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイル（履歴書）から「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで抽出した情報をもとにAIがタグを生成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで抽出された情報と生成されたタグを採用管理シートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、履歴書メールを特定するための受信キーワード（例：「履歴書送付」「応募書類」など）を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、履歴書から追加で抽出したい項目や、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。 テキスト生成機能の設定では、生成するタグの文字数制限や、タグに関するプロンプト、出力したい言語を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加する採用管理シートのIDや、追加するレコードの値を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで採用候補者のデータを受信したら、Google スプレッドシートに自動追加する
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■概要
採用活動において、Gmailで受け取る多くの候補者情報。その都度Google スプレッドシートへ手作業で転記する作業は、時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが自動で情報を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGoogle スプレッドシートで採用候補者の情報を管理し、手作業での転記に手間を感じている方 採用候補者に関するメール対応とデータ入力に追われ、他のコア業務へ注力できていない採用担当者の方 手作業による情報入力のミスを削減し、採用業務全体の効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した採用候補者の情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 メールからのデータ抽出と転記を自動化することで、入力間違いや情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するようにします。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。 AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメール本文などの前段階で取得した情報の中から、抽出対象としたい項目（氏名、連絡先、応募職種など）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したい任意のスプレッドシートとシートを指定できます。また、各列に対して、前段階のAI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟にカスタムが可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートへの求職者情報の追加、そして個別のスカウトメール作成・送信は、採用活動において重要ですが、件数が増えると大きな手間になることはありませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい求職者情報が追加されると、AIが候補者に合わせたスカウトメール文面を生成し、Gmailから自動で送信するため、採用業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで求職者リストを管理し、手動でスカウトメールを作成・送信している採用担当者の方 スカウトメール送信業務の効率化と、候補者への迅速なアプローチを目指す人事担当者の方 採用プロセスの自動化を進め、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、スカウトメールの作成から送信までが自動化されるため、手作業による時間的制約を解消します。 AIによるメール文面生成と自動送信により、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、採用コミュニケーションの質を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、新しい求職者情報が追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された求職者情報に基づいてパーソナライズされたスカウトメールの文面を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたメール文面を適切な候補者に自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、求職者情報が記載されている任意のスプレッドシートやシートを指定してください。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、定型文のほか、Google スプレッドシートから取得した氏名や職務経歴などの情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、メールの件名やメッセージ内容に、AI機能で生成したテキストやGoogle スプレッドシートの情報を変数として利用できます。また、固定の署名などを設定することも可能です。送信先のメールアドレスも、Google スプレッドシートの情報から動的に設定するか、任意のアドレスを指定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで採用候補者の情報が送信されたら、AIで面接の質問案を生成してSlackに通知する
試してみる
■概要
採用活動において、Googleフォームで受け付けた候補者情報を基に、面接の質問を考えるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に応募者が多い場合、一人ひとりに合わせた質問を考えるのは大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、AIが自動で面接の質問案を生成し、指定したSlackチャンネルへ通知するため、採用プロセスの効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとSlack、AIを活用して採用業務を効率化したい人事担当者の方 面接の質問作成にかかる時間を短縮し、より戦略的な業務に注力したい採用マネージャーの方 手作業による情報共有の遅れや、質問内容のばらつきを解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信を起点に、AIによる質問案生成からSlack通知までを自動化し、面接準備にかかる作業時間を短縮できます。 AIが候補者の情報に基づいて質問案を生成するため、面接官ごとの質問の質のばらつきを抑え、面接プロセスの標準化を促進します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した候補者の情報を含めて、面接の質問案を生成するようプロンプトを記述します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、AI機能が生成した質問案を、指定したチャンネルに通知するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、候補者情報の受付に使用している任意のフォームを指定できます。 AI機能のオペレーションでは、面接質問案を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。例えば、Googleフォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことが可能です。 Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンションするユーザーを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やAIが生成した質問案を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleフォームで求職者情報が送信されたら、Outlookでスカウトメールを自動送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた求職者情報をもとに、Outlookでスカウトメールを手作業で作成・送信するのは、時間もかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。特に応募者が多い場合、その負担は無視できません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが適切なスカウトメールの文面を生成し、Outlookから自動でメール送信まで完結させることができ、採用業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで求職者情報を集め、Outlookでスカウトメールを送付している採用担当者の方 手作業でのメール作成や送信に時間がかかり、本来の選考業務に集中できていないと感じている方 スカウトメール送信時のヒューマンエラーを減らし、候補者への対応品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答後、AIによるメール文案作成からOutlookでのメール送信まで自動化され、スカウト業務にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの宛先間違いや、文面の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、候補者への確実なアプローチを実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信した求職者情報に基づいたスカウトメールの文面を作成するための指示（プロンプト）を入力します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先には求職者のメールアドレスを、件名や本文にはAI機能で生成したテキストやGoogleフォームから取得した情報を活用して設定し、メールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、求職者情報を収集する任意のフォームを指定してください。 AI機能のオペレーションでは、生成したいスカウトメールの内容に合わせて、プロンプトを自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した求職者のスキルや経験などの情報を変数として組み込むことで、よりパーソナライズされたメール文面を生成可能です。また、定型文をあらかじめプロンプトに含めておくこともできます。 Outlookのオペレーションでは、メールの件名や本文に、AI機能で生成したテキストやGoogleフォームの回答項目を変数として挿入できます。固定の署名や追伸などを加えることも可能です。送信先のメールアドレスも、Googleフォームの情報を基に動的に設定したり、任意のアドレスに固定したりすることができます。 ■注意事項
Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ 採用業務におけるメール連絡をツールと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていた応募受付確認や合否通知などの定型的なメール送信業務にかかる時間と手間を削減できます。
これにより、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのコミュニケーションの質を高めたり、採用戦略の立案や改善といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
