Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
試してみる
「求人への応募があるたびに、手動で受付確認メールを送るのが大変…」
採用担当者の方であれば、このように応募者や候補者との煩雑なメールコミュニケーションに課題を感じているのではないでしょうか。
もし、応募フォームへの入力があった際に受付確認メールを自動で送信したり、登録された面接日程に基づいて案内メールを自動で作成・送信したりできるようになったら、候補者とのより丁寧なコミュニケーションや、採用戦略の検討といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、採用関連のメールをOutlookで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
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Outlookを活用した採用連絡などを自動化するテンプレート
採用業務では、応募者への連絡、面接日程の調整、結果通知など、様々な場面でメールのやり取りが発生します。
フォームの送信情報をトリガーにOutlookでメールを自動送信する
Typeformのようなオンラインフォームサービスで求人応募者の情報が送信された際に、その情報を基にOutlookで受付確認メールや次のステップの案内メールを自動送信します。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
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データベースの更新情報をトリガーに各種メールツールで通知を自動送信する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに面接日程や選考結果が追加・更新された際に、その情報をトリガーとしてGmailやOutlookといったメールツールから候補者へ面接案内メールや結果通知メールを自動で送信します。
Google スプレッドシートに面接日程が追加されたら、Gmailで案内を自動送信する
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チャットツールへの投稿をトリガーに各種メールツールで通知を自動送信する
Slackなどのビジネスチャットツールで内定者の情報が特定のチャンネルに投稿された際に、その内容を検知してGmailやOutlookといったメールツールから採用通知書を添付した内定承諾依頼メールを自動で送信します。
Slackで内定者の情報が投稿されたら、Gmailで採用通知を自動送信する
試してみる
応募受付メールを自動送信するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Typeformで求人応募者の情報が送信された際に、Outlookで受付確認メールを自動送信するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
TypeformとOutlookのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Typeformのトリガー設定とOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
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ステップ1: TypeformとOutlookのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄からアプリ名で検索できます。
Typeformのマイアプリ登録 では、さっそくTypeformからマイアプリ登録していきましょう！
1. ログイン画面が表示されます。
2. パスワードを入力します。
3. 画面を下までスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ登録 Outlookも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。 ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:求人応募者の情報が送信されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「フォームが送信されたら」のアイコンをクリックします。
Typeformと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
フォームID： フォームIDは、フォームのURLの後ろのほうに書かれてます。たとえば「https://mysite.typeform.com/to/○○」なら、「○○」がフォームIDです。
タグ： 注釈を確認しながら入力しましょう。以下は例です。
設定が終わったらテストのため、Typeformで回答者として情報を送信してください。
以下のような画面が表示されます。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Typeformから取得した情報を引用できるようになります。アウトプットについて なお、今回は取得する値を変更しています。 詳しい方法についてはこちら
ステップ4:メールを送信する設定 最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
メール内容を設定していきます。
To の部分にはTypeformから取得したメールアドレスを引用しましょう。
メッセージ：件名、本文 は編集欄をクリックすると、Typeformで取得した情報を引用できます。メッセージ作成の際にはぜひ活用してみてください！
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。「メールを送付する」の設定方法
メールのプレビューが表示されます。
ちゃんと送信されているか、送ったメールを確認しておくとより安心です！
ステップ5:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する方法でした！
採用に関するその他の自動化例
Yoomでは他にも、採用に関する自動化の実現が可能です！
Gmailで履歴書を受信したら、AIでタグづけをしてGoogle スプレッドシートの採用管理シートに追加する
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Gmailで採用候補者のデータを受信したら、Google スプレッドシートに自動追加する
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Google スプレッドシートに求職者情報が追加されたら、Gmailでスカウトメールを自動送信する
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Googleフォームで採用候補者の情報が送信されたら、AIで面接の質問案を生成してSlackに通知する
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Googleフォームで求職者情報が送信されたら、Outlookでスカウトメールを自動送信する
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まとめ 採用業務におけるメール連絡をツールと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていた応募受付確認や合否通知などの定型的なメール送信業務にかかる時間と手間を削減できます。
これにより、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのコミュニケーションの質を高めたり、採用戦略の立案や改善といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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