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「求人への応募があるたびに、手動で受付確認メールを送るのが大変…」
「面接日程の調整やリマインドメールの作成・送信に時間がかかり、他の採用業務に手が回らない…」
採用担当者の方であれば、このように応募者や候補者との煩雑なメールコミュニケーションに課題を感じているのではないでしょうか。
特に応募者が多い時期や、複数のポジションで採用活動を並行している場合、これらの定型的なメール業務が大きな負担となりがちです。
<span class="mark-yellow">もし、応募フォームへの入力があった際に受付確認メールを自動で送信したり、登録された面接日程に基づいて案内メールを自動で作成・送信したりできるようになったら、候補者とのより丁寧なコミュニケーションや、採用戦略の検討といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができそうですよね！</span>
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
ぜひ自動化を導入して採用業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、採用関連のメールをOutlookで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
採用業務では、応募者への連絡、面接日程の調整、結果通知など、様々な場面でメールのやり取りが発生します。
例えば、これらのメール連絡をOutlookなどのメールツールと連携して自動化することで、採用担当者の負担を軽減し、業務効率の向上が見込めます！
ここでは、一例としてOutlookを活用した具体的なテンプレートをいくつか紹介しながら、採用業務におけるメール連絡を自動化する方法を見ていきましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Typeformのようなオンラインフォームサービスで求人応募者の情報が送信された際に、その情報を基にOutlookで受付確認メールや次のステップの案内メールを自動送信します。
応募者への迅速な一次対応を実現し、採用プロセスの初期段階におけるコミュニケーションをスムーズに進めることができるでしょう。
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに面接日程や選考結果が追加・更新された際に、その情報をトリガーとしてZoho MailやOutlookといったメールツールから候補者へ面接案内メールや結果通知メールを自動で送信します。
日程調整や通知連絡の遅延を防ぎ、候補者体験の向上にも繋がり、常に最新の情報に基づいた正確なコミュニケーションが可能になりますね！
Slackなどのビジネスチャットツールで内定者の情報が特定のチャンネルに投稿された際に、その内容を検知してGmailやOutlookといったメールツールから採用通知書を添付した内定承諾依頼メールを自動で送信します。
社内での情報共有から候補者への正式な通知までをシームレスに連携させ、採用決定後の手続きを迅速かつ確実に行うことが可能です。
それではここから代表的な例として、Typeformで求人応募者の情報が送信された際に、Outlookで受付確認メールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくTypeformからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にTypeformと入力するとTypeformのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.ログイン画面が表示されます。
今回はメールアドレスでログインしていきます。
2.パスワードを入力します。
3.画面を下までスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Outlookも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にTypeformとOutlookのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「フォームが送信されたら」のアイコンをクリックします。
Typeformと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォームが送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Typeformで回答者として情報を送信してください。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示されます。
テストが終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されます。
テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Typeformから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
なお、今回は取得する値を変更しています。詳しい方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
メール内容を設定していきます。
Toの部分にはTypeformから取得したメールアドレスを引用しましょう。
メッセージ：件名、本文は編集欄をクリックすると、Typeformで取得した情報を引用できます。メッセージ作成の際にはぜひ活用してみてください！
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認した後、「テスト」をクリックして動作を確かめます。
問題なければ、保存を忘れずに行いましょう！
ちゃんと送信されているか、送ったメールを確認しておくとより安心です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Typeformで求人応募者の情報が送信されたら、Outlookで受付確認メールを自動送信する方法でした！
Yoomでは他にも、採用に関する自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
採用業務におけるメール連絡をツールと連携して自動化することで、これまで手作業で行っていた応募受付確認や合否通知などの定型的なメール送信業務にかかる時間と手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">これにより、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのコミュニケーションの質を高めたり、採用戦略の立案や改善といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし採用業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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