Notionでのガントチャート作成をAIエージェントで自動化する方法

プロジェクトごとにガントチャートをイチから作成し、エクセルやGoogle スプレッドシートのセルを塗りつぶす作業に疲れていませんか？

「スケジュールをサッと引いて、本来のディレクション業務に集中したい」と思いつつも、タスクの洗い出しと期間の設定に時間を取られている方は多いのではないでしょうか。

しかし、AIエージェントを活用すれば、対話を通じてプロジェクトの概要から最適なタスク一覧を導き出し、Notionへガントチャートを自動で作成します。

この記事では、AIエージェントを使ってタスクの洗い出しから期間の線引きを行い、Notion上にタスクと期間を登録し、タイムラインビュー上でガントチャートとして活用する方法をご紹介します。

とにかく早く試したい方へ

「ガントチャート作成を今すぐ効率化したい！」という方は、以下のバナーをクリックしましょう！

プロジェクトの概要からタスク抽出・期間設定にかかる手作業を自動化し、より早く実際の進行管理や実務に移りたい方にぴったりの内容です。

クリックするだけで、あなたのYoom環境にAIエージェントがコピーされ、すぐに業務の効率化を体感できます。

ガントチャート作成担当

プロジェクトの概要から最適なタスク一覧を導き出し、Notionへガントチャートを自動作成するAIワーカーです。工数や規模の判定を自動化し、スケジュール管理をスムーズに開始できるので、計画策定を迅速に行い本来の業務に集中したいプロジェクトマネージャーやチームリーダーにおすすめです。

試してみる

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■概要

プロジェクトの立ち上げ時、詳細なタスクの洗い出しやスケジュールの策定に多くの時間と労力を費やしていませんか？プロジェクト全体の期間や目標を考慮しながら、漏れなくタスクを抽出し、適切な期間を設定する作業は非常に負荷がかかるものです。 このAIワーカーを活用すれば、ユーザーとの対話を通じてプロジェクトの概要から最適なタスク一覧を導き出し、Notionへガントチャートを自動で作成します。指示に基づき自ら判断して工数や規模を判定するため、煩雑なスケジュール管理をスムーズに開始できます。

■このAIワーカーをおすすめする方

• プロジェクトのタスク抽出やスケジュール作成を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• Notionを活用してチームの進捗管理を行っており、ガントチャート作成の手間を削減したいチームリーダーの方
• 新規プロジェクトの計画策定を迅速に行い、本来の業務に集中したいと考えている担当者の方

■AIワーカー設定の流れ

1. まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
2. 次に、AIワーカー内で使用するNotionをYoomと連携し、マイアプリ登録を行います。
3. 最後に、AIワーカーへの指示書である「マニュアル」を、自社の運用ルールに合わせて作成・編集します。

※マニュアルの内容は、管理したいプロジェクトの特性や自社の基準に合わせて自由に調整が可能で、使用ツールも普段お使いの他のアプリに変更できます。

■このAIワーカーのカスタムポイント

• マニュアル内の「# タスク規模」という項目に、自社の基準に合わせた定義を設定してください。これにより、AIが自社の基準に沿ってタスクの重要度を正しく判定できるようになります。
• マニュアル内の「# 想定工数」という項目に、実務に即した時間枠を設定してください。具体的な工数基準を提示することで、AIの判断精度が向上し、より現実的なスケジュール立案が可能になります。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

詳細を見る このAIワーカーと働く

ガントチャート作成をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン

ここでは、ガントチャート作成をAIエージェントが行うことで得られる具体的なメリットと活用シーンを解説していきます！

1.タスクの洗い出しと期間の線引きをAIがまとめて実行する

新しいプロジェクトが始まるたびに、必要なタスクを一つずつリストアップし、それぞれの工数や開始日・終了日を考えるのは頭を使う作業ですよね。

AIエージェントなら、プロジェクトの目的や概要を入力するだけで、必要なタスクの抽出から適切な期間の線引きまでを自動で実行することができます。

ゼロからスケジュールを組み立てる手間が省け、プロジェクトの立ち上げをスムーズに進められますよ。

2.Notionへの直接描画でドラッグ＆ドロップ調整を可能にする

ChatGPTなどの生成AIでタスクを洗い出せても、それをGoogle スプレッドシートやNotionに手作業で転記していては二度手間になってしまいます。

YoomのAIエージェントは、Notionなどの連携ツールに直接データを書き込むことが可能です。

Notionのタイムラインビューにそのままスケジュールが反映されるため、あとは直感的にバーをドラッグ＆ドロップして日程を微調整するだけで実用的なガントチャートが完成します。

3.抜け漏れを防ぎ、プロジェクト管理の属人化を解消する

スケジュール作成は、担当者によっては特定のタスクが抜けてしまったり、少し無理のある納期設定になってしまうこともありますよね。
過去のプロジェクト例や基本となる工数をAIエージェントに共有しておくことで、精度の高いガントチャートを再現できます。
人によるばらつきや抜け漏れを減らし、安定したプロジェクト管理を実現できます！

ガントチャート作成のAIエージェントを作ってみよう

それでは、実際にYoomを使ってガントチャート作成担当のAIワーカーを作成してみましょう。
YoomのAIワーカーはノーコードの直感的な操作で作成できますよ。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらの登録フォームから発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Notion

[Yoomとは]

【AIワーカー設定の手順】

1. AIワーカーをコピー
2. AIワーカーの基本設定
3. AIワーカーのマニュアル作成
4. 使用ツールの連携
5. 挙動を確認

【注意事項】

• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。

ステップ1：AIワーカーをコピーする

まずは、以下のバナーからAIワーカーをコピーしてください。

ガントチャート作成担当

プロジェクトの概要から最適なタスク一覧を導き出し、Notionへガントチャートを自動作成するAIワーカーです。工数や規模の判定を自動化し、スケジュール管理をスムーズに開始できるので、計画策定を迅速に行い本来の業務に集中したいプロジェクトマネージャーやチームリーダーにおすすめです。

試してみる

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■概要

プロジェクトの立ち上げ時、詳細なタスクの洗い出しやスケジュールの策定に多くの時間と労力を費やしていませんか？プロジェクト全体の期間や目標を考慮しながら、漏れなくタスクを抽出し、適切な期間を設定する作業は非常に負荷がかかるものです。 このAIワーカーを活用すれば、ユーザーとの対話を通じてプロジェクトの概要から最適なタスク一覧を導き出し、Notionへガントチャートを自動で作成します。指示に基づき自ら判断して工数や規模を判定するため、煩雑なスケジュール管理をスムーズに開始できます。

■このAIワーカーをおすすめする方

• プロジェクトのタスク抽出やスケジュール作成を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• Notionを活用してチームの進捗管理を行っており、ガントチャート作成の手間を削減したいチームリーダーの方
• 新規プロジェクトの計画策定を迅速に行い、本来の業務に集中したいと考えている担当者の方

■AIワーカー設定の流れ

1. まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
2. 次に、AIワーカー内で使用するNotionをYoomと連携し、マイアプリ登録を行います。
3. 最後に、AIワーカーへの指示書である「マニュアル」を、自社の運用ルールに合わせて作成・編集します。

※マニュアルの内容は、管理したいプロジェクトの特性や自社の基準に合わせて自由に調整が可能で、使用ツールも普段お使いの他のアプリに変更できます。

■このAIワーカーのカスタムポイント

• マニュアル内の「# タスク規模」という項目に、自社の基準に合わせた定義を設定してください。これにより、AIが自社の基準に沿ってタスクの重要度を正しく判定できるようになります。
• マニュアル内の「# 想定工数」という項目に、実務に即した時間枠を設定してください。具体的な工数基準を提示することで、AIの判断精度が向上し、より現実的なスケジュール立案が可能になります。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

詳細を見る このAIワーカーと働く

AIワーカーのコピーに成功すると、以下のようなチャット画面が表示されます。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。

ステップ2：AIワーカーのマニュアルの作成

AIワーカーの名前や説明、役割を設定しましょう。
基本的な内容はすでに記載してありますので、そのまま使ってもOKです。

参考：【AIワーカー】基本的な設定方法
①名前

AIワーカーの名前を設定します。
あとからAIワーカーを修正することも可能ですが、わかりやすい名前にしておきましょう。

②説明

メモ書きとして使用するイメージです。実際の処理には関係しません。
ここでは、どんなAIワーカーなのかを入力しています。

③役割

ここに設定した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響するため、具体的な役割や作業内容を記載しておきましょう。

ステップ3：AIワーカーのマニュアル設定

ここが最も重要なステップです！
AIへの指示（プロンプト）を具体的に設定するとより精度が高くなるので、できるだけ具体的な手順を記載しておくことをおすすめします！

参考：【AIワーカー】マニュアルの作成方法
それでは、マニュアル名をクリックしてマニュアルの編集を行いましょう。

まずは「マニュアル名」を設定します。
「マニュアル名」はこのままでも構いませんし、より分かりやすい名前にしてもOKです。

続いて、「内容」を設定します。
ここは処理精度を決める肝となる部分なので、なるべく具体的に記載しましょう。
AIワーカーの精度を高めるためには、マニュアルの書き方を工夫することが大切です。
各手順でやるべきことや注意点などを細かく記載することで、AIワーカーの精度を高められます。

ステップ4：AIワーカーの使用ツール設定

AIワーカーが使用するツールを連携していきましょう。

【Notionの設定方法】

使用するツールのNotionの鉛筆マークをクリック後、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。

連携方法は、以下のナビを参照してください。

自分のアカウント情報が入っていればOKです！
次に、アクションは「ページを作成」・「ページのプロパティを更新（日付プロパティ）」を選択してください。

続いて、「ページを作成」アクションの詳細設定を行います。
「親コンテンツ」は、プルダウンから「データベース」を選択しましょう。

「親コンテンツID」は、ガントチャート用データベースのIDを設定します。
入力欄をクリックすると、候補が表示されるので候補から選択してください。

※なお、ガントチャートを作成した際に、登録するデータベースは事前に作成しておいてください。以下は例です。

そのほかの項目は、必要に応じて設定し、「保存」をクリックしましょう！

次に、「ページのプロパティを更新（日付プロパティ）」の設定を行います。
ここでは、「AIが設定」のトグルをOFFにし、「保存」をクリックします。
最後に、アクション一覧画面でも「保存」をクリックしましょう。

ステップ5：チャットにテスト指示を送信

ここでは、「ガントチャート作成」AIワーカーに対して、チャットで「プロジェクト概要」と「全体の期間（開始日〜終了日）」を入力し、対話をしながら必要なタスクや目安期間（スケジュール）を整理・調整していきます。
また、「これでOK」と指示すると、タスクと期間データがNotionへ一括登録され、NotionのURLがチャット上に返されます。
それでは、テストメッセージを送信しましょう！

問題点がある場合はチャットで壁打ちを行い、修正版を提示してもらいます。

問題がなければ、「これでOK」などと指示してください。
すると、タスクと期間データがNotionへ自動で登録されます。以上で、「ガントチャート作成」AIワーカーの完成です！

実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips

基本のフローボットをさらに自社の業務にフィットさせるため、アレンジ方法を2つご紹介します。

1.アウトプット形式を調整する

稟議の最低日数や広報チェックの期間など、自社特有のスケジュール制約をAIに加味させ、より実用的なガントチャートを生成する方法です。

設定方法

AIエージェントの「マニュアル設定」内に、自社特有のルールを文章で追記します。
生成されるタスクと期間が自社の実態に即したものになり、手直しの手間を減らすことができます。

• 入力例：
  • 「法務チェックには最低5営業日を確保する」
  • 「広報の確認タスクを必ずリリースの3日前に設定する」

2.タスク一覧をチャットで共有する

Notionにガントチャートを作成するだけでなく、抽出されたタスク一覧をプロジェクトメンバーが集まるSlackやMicrosoft Teamsに自動共有し、チーム全体への共有漏れを防ぐ方法です。

設定方法

1.「＋ツールを追加」をクリックします。

2.「ツールを検索」に追加したいツール名を入力し、選択しましょう。
今回は、Microsoft Teamsを追加します。

3.次の画面で「連携アカウントを追加」をクリックし、マイアプリ連携を行います。
連携方法は、以下のナビと注意事項を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

4.アクションを選択後、AIワーカーのマニュアルを変更すれば完了です！

導入時の注意点と運用ルール

AIエージェントは非常に強力な助っ人ですが、プロジェクト管理の根幹となるスケジュール作成に導入する際には、いくつか決めておくべきルールがあります。
スムーズかつ安全に運用するためのポイントを整理しました。

1.「人間による微調整」をフローに組み込む

AIエージェントが作成するスケジュールは非常に優秀ですが、予期せぬ祝日やメンバーの個別の休暇までは完璧に把握しきれない場合があります。

AIが生成したガントチャートはあくまで「たたき台」として扱い、最終的にはプロジェクトマネージャーがNotion上でバーを動かして確定させるステップを設けましょう。

ベースができているので、確認と微調整にかかる時間は手作りの数分の一で済みます。

2.AIへ入力する情報のフォーマットを統一する

AIが正確なタスクを抽出できるかどうかは、最初に入力する「プロジェクトの概要」の具体性に大きく依存します。

「誰が・何を・いつまでに・どんな目的で」行うプロジェクトなのか、AIに渡す前提条件のフォーマット（ヒアリングシートなど）を事前にチームで用意しましょう。この一工夫で、見当違いのタスクが生成されるのを防ぐことができます。

3.API連携時のアクセス権限を適切に設定する

NotionなどのデータベースにAIエージェントからタスクを追加する際、どのワークスペースやページにアクセスできるかを設定する必要があります。

利用するアプリ連携の権限は、必要なデータベースのみに限定して設定してください。意図しない場所に社外秘のプロジェクト情報が公開されてしまうリスクを防ぐための大切なルールです。

まとめ

Yoomを活用すれば、ノーコードで自社に最適な「ガントチャート作成AI」を構築することができます。 

これまで人手で行っていたタスクの洗い出しから期間の線引き、そしてNotionへのデータ登録までを、AIが自動で判定し一気通貫で実行できるようになります。 

まずはテンプレートをコピーして、その効率化を体感してみてください。

AIエージェントを活用し、スケジュール管理の準備作業そのものを自動化する仕組みを構築していきましょう。

よくあるご質問