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「Gmailに届いた請求書のPDFを開いて、内容を会計システムに手入力するのが面倒…」
「申込書のPDFが添付されたメールが来るたびに、内容を転記してタスクを作成するのに時間がかかる…」
このように、Gmailで受信するPDFファイルに関する手作業での情報入力や転記作業に、日々追われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したPDFファイルの添付ファイルを自動で読み取り、その内容をプロジェクト管理ツールなどに自動で登録できる仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放され、重要な業務に使える時間を増やせます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間や時間も抑えられるので、ぜひ導入して作業をよりスムーズにしましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信したPDFファイルの内容を自動で読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験できます。
それではここから代表的な例として、特定のラベルが付いたGmailの添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をTrelloにカードとして登録するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
続いて、TrelloとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
1つ目の項目を選択します。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したときに動くトリガーを設定しましょう。
Gmailアカウントを選び、連携情報を確認します。
確認が終わったら「次へ」をクリックしてください。
Gmailでラベル「test」にテストメールを用意しておきましょう。
添付PDFが付いていることを確認します。
トリガーの起動間隔を選びます。
ラベルに「test」と入力し「テスト」をクリックしてください。
件名・本文・添付ファイル名などのデータが取得できたら成功です。
「完了」をクリックします。
2つ目の項目を設定します。
メールの添付PDFから必要な情報を読み取っていきましょう！
OCR画像は「取得した値を使用 → 添付ファイル1」を選びます。
抽出したい項目に「会社名, 名前, メールアドレス」と入力してください。
使用するAIは「Gemini（推奨）」を選び、言語はプルダウンより選択しましょう。
設定後「テスト」をクリックします。
会社名・名前・メールアドレスが正しく表示されていることを確認し、「完了」をクリックします。
3つ目の項目として、Trelloにカードを作成する設定を行いましょう！
連携するTrelloアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
ボードIDは、枠外の注釈を参考にTrelloのURL内から確認し設定します。
リストIDは、表示される候補から設定してください。
カードのタイトルを設定します。
例として「メール添付ファイル確認：添付ファイル1（ファイル名）」の形式に設定してみました。
説明欄は自由に設定可能です。
今回は、OCRで抽出した「会社名・名前・メールアドレス」を差し込み、取得した値の一覧から該当項目を選んで挿入してみました。
※実際に使用する際は「例）」や「←OCRのアウトプットを設定してください」等の文言は削除して使用してください。
テストを実行し、テストが成功したら「完了」をクリックします。
Trello上で作成されたカードを確認します。
タイトルと説明に抽出内容が入っていれば設定完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がGmailで受信したPDFファイルを自動で読み取り、情報を活用する方法でした。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのテンプレートを活用することで、ツール間で情報を自動連携し、課題の登録・更新・削除や期限の共有、進捗ステータスの反映を自動化できます。
これにより、重複入力や通知漏れを防ぎ、チーム間でのタスク共有と進行管理を効率化できるでしょう。
GmailとTrelloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や転記、タスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、請求書処理や申込対応などをスムーズかつ正確に進められ、担当者はコア業務に集中しやすくなるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に興味があれば、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：PDFの内容を読み取るだけでなく、編集もできますか？
A：YoomはPDFの直接編集は不可ですが、雛形の置換で新規PDFを自動発行できます。Gmail起点で差し込み更新→発行まで自動化が現実的です。
Q：特定のラベル以外に、差出人や件名でメールを絞れますか？
A：検索箇所にFrom/件名/本文を指定可能です。例：From＝取引先ドメイン、件名に「請求書」を含む等で起動条件を作れます。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が届きます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また、サポート窓口を利用することも可能です。
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