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「新しいメンバーが入社するたびに、Trelloでオンボーディング用のタスクリストを手作業で作成しているが、時間や手間がかかる...」
「毎回同じカードを作成し、担当者や期限を設定する作業に追われ、本来注力すべき新入社員のフォローアップがおろそかになってしまう…」
このように、繰り返し発生するオンボーディングの準備作業に、負担を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、人事労務システムに従業員情報が登録されたタイミングで、Trelloに必要なタスクカード一式を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放されます。
さらに、新入社員の受け入れ準備をスムーズに進めつつ、チームへの紹介やコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTrelloでオンボーディングタスクを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、SmartHRに従業員情報が登録された際に、Trelloにオンボーディング用のカードを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Trello／SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
TrelloとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
SmartHRとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmartHRと検索し対象アプリをクリックしてください。
注釈に沿ってサブドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
SmartHRと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
SmartHRでWebhook連携を開始するため、まずは接続確認を行います。
サブドメイン
注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、YoomがSmartHRからWebhookを正しく受け取れるか確認しましょう。
SmartHRとYoomのWebhook接続に問題なければ、以下のように「Webhook URLの登録に成功しました」とのメッセージが表示されます。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
接続確認ができたら、次は実際にWebhookを起動させるための事前準備を行います。
テスト用に、SmartHRで従業員を登録しておきましょう。
今回は以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
SmartHRで新しい従業員が登録されるとその情報が事前に設定したWebhook URLに送信され、Yoomがそのイベントをトリガーとして自動処理を開始します。
先ほど登録した従業員情報が正しく受信されるかを確認するために、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、SmartHRに登録された従業員に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップでSmartHRから取得した値を利用して、Trelloでオンボーディング用のカードを作成しましょう。
「新しいカードを作成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Trelloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ボードID
Trelloのボードを開き、表示されるURLから注釈に沿ってコピーして入力しましょう。
リストID
入力欄をクリックすると、ボードIDに設定したボードから候補が表示されるので、カードを作成するリストを選択しましょう。
タイトル
作成するカードのタイトルを設定します。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでSmartHRから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じカードがTrelloに作成されてしまうので注意が必要です。
期日
こちらもタイトルと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
メンバーID／ラベルID
入力欄をクリックし、表示される候補一覧から該当する項目を選択することで設定できます。
説明
こちらもタイトルと同様に、入力欄をクリックすると、取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTrelloにカードが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらTrelloの画面を開き、指定した内容でカードが実際に作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、SmartHRに従業員情報が登録されたタイミングで、Trelloにオンボーディング用のカードが自動で作成されるようになります。
実際にSmartHRに従業員情報を登録し、Trelloにカードが作成されるかを確認してみましょう。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にJira Softwareに課題を追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にJira Softwareに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、Jira SoftwareそれぞれとYoomを連携してください。
・Jira Softwareのエピックキーの確認方法はこちらを参考にしてください。
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
・Trelloの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの更新状況を把握し、チームの進捗管理に役立てたい方
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Microsoft Teamsで通知を受け取ることで、Trelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいカードが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあり、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合には更にTrelloのボードを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、チームメンバーはMicrosoft Teamsの通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
また、Microsoft Teamsの通知機能は時間や場所などを問わず利用することができるためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握できます。
■注意事項
・Trello、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Trelloに新規カードが作成されたら、Chatworkと連携してカードの内容を引用してメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理にTrelloを使用している方
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れが自動で完結するため、手作業の手間を省き業務を効率化します。
■注意事項
・Chatwork、 TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Trelloのカード情報が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloのカード情報の更新有無をわざわざ確認しなくても、自動的にSlackに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Slackで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Trelloで管理しているタスクが完了リストに移動した際、その都度関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での連絡は対応漏れが発生する可能性もあり、プロジェクトの進行に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動したことを自動で検知し、Outlookから関係者へメールで通知できるため、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GitHubでIssueが作成されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GitHubを業務に活用している方
・Issueを活用してタスクを管理している方
・開発環境効率化を目指す方
2.Trelloを活用している企業
・カードを作成してタスク管理を行う方
・進捗状況を可視化し、確実なタスク解決を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
GitHubはIssueの登録でタスクを管理できるツールです。
さらにTrelloにもタスクの登録を行うことでプロジェクト全体の可視化につながり、業務進行を円滑にします。
しかし、GitHubにIssueが登録されるたびに毎回Trelloに手入力で登録を行うのは、組織全体の成長を妨げる可能性があります。
このフローを活用すると、GitHubにIssueが登録されたら自動でTrelloにもカードを作成し、手作業を省いて情報共有を行います。
カードを作成する際に引用した情報を使用するため、手作業による入力ミスを省くことができます。
これまで手作業にかかっていた時間を省き他の業務に充てることで、迅速なタスク解決ができ、生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・GitHub、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Discordの特定チャンネルに投稿されるタスク依頼を、都度Trelloへ手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Discordへの投稿をトリガーに、AIがタスク内容を解析し、Trelloへ自動でカードを追加できるため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手作業でTrelloにタスクカードを作成していませんか？この単純作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されたタイミングで、Trelloにカードを自動で作成できます。手作業によるタスク管理の手間を省き、よりスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつTrelloに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかる上にコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容を自動でTrelloにカードとして登録します。面倒な転記作業から解放され、対応の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールのTrelloへ手動でタスクを登録する作業は手間ではないでしょうか。特に、情報の転記には時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TrelloとSmartHRを連携してオンボーディングプロセスを自動化することで、新入社員が入社するたびに発生していたタスク作成の手間を削減し、設定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者や受け入れ部署のメンバーは、歓迎の準備に追われることなく、本来注力すべき新メンバーのサポートやチームへの溶け込みを促進する活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：タスクの期日を「入社日から3日後」のように設定できますか？
A：
はい、可能です。
フローボットの「計算」機能である「日時・日付の加算減算」を活用することで、入社日などの取得した日付データを基準に「X日後」といった形で期日を動的に設定できます。
Q：タスク作成と同時にSlackなどへ通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボットで使用するアプリやアクションを変更することで、Trelloにタスクが作成されたタイミングにあわせて、Slackなどのコミュニケーションツールへ自動で通知を送ることができます。
Q：配属部署によって担当者を自動で振り分けられますか？
