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【簡単設定】kintoneとSMS HaNaを連携してSMS配信を自動化する方法
「kintoneに顧客情報が登録されたら、SMS HaNaからサンクスメッセージを送りたい」
「面談やイベントの案内をSMS HaNaで送りたいけど、宛先はkintoneで管理してる…」
宛先の管理はkintoneで、メッセージの送信はSMS HaNaで、というように二つのアプリを使い分けていると、どうしても手作業で宛先やメッセージ内容を転記する手間が発生してしまいますよね。
こうした作業には時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先ミスといったリスクも伴います。明日の予定の案内といった急ぎの連絡においては、素早く正確に転記する必要がありますから、担当者の精神的な負担が大きくなることも。
そんな課題を解決するのが、kintoneとSMS HaNaの連携です。
本記事では、kintoneにレコードが登録されたら、そのデータを自動で取得し、対象の宛先へSMS HaNaからメッセージを送信する仕組みについて詳しく解説します。
この自動化を導入することで、データの登録からメッセージ送信までのスピードが向上し、転記の際に起きるヒューマンエラーを防ぐことができますよ。
この仕組みはプログラミングの知識がなくても、ノーコードで簡単に構築できます。この記事を参考に、迅速な顧客アプローチを実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとSMS HaNaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしてください！
- kintoneへのレコード登録後、SMS HaNaでの通知配信を手作業で行っている方
- 顧客への連絡を迅速かつ正確に行い、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- kintoneとSMS HaNaを連携させ、定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方
- kintoneにレコードが登録されると、SMS HaNaから自動でSMSが配信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や本文の入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
- はじめに、kintoneとSMS HaNaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSMS HaNaの「SMS送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にSMSを送信します。
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーとなったレコードのIDを指定することで、特定のレコード情報を取得できます。
- SMS HaNaの「SMS送信」オペレーションでは、kintoneから取得した電話番号や名前などの情報を変数として本文に差し込み、パーソナライズされたSMSを送信することが可能です。送信先や本文の内容は任意で設定してください。
- kintone、SMS HanaのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとSMS HaNaの連携フローを作ってみよう
それでは早速、kintoneとSMS HaNaを連携したフローを作成していきます！
今回使用するテンプレートは「kintoneにレコードが登録されたら、レコードのデータを取得して、対象となる宛先にSMS HaNaで配信を行う」という業務フローを自動化するものとなっています。
ノーコードツールのYoomを使用して、kintoneとSMS HaNaの連携を進めていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／SMS HaNa
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて以下の手順で作成します。
- kintoneとSMS HaNaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーと各アクションの設定
- フローの起動と動作確認
- kintoneへのレコード登録後、SMS HaNaでの通知配信を手作業で行っている方
- 顧客への連絡を迅速かつ正確に行い、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- kintoneとSMS HaNaを連携させ、定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方
- kintoneにレコードが登録されると、SMS HaNaから自動でSMSが配信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や本文の入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
- はじめに、kintoneとSMS HaNaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSMS HaNaの「SMS送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にSMSを送信します。
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーとなったレコードのIDを指定することで、特定のレコード情報を取得できます。
- SMS HaNaの「SMS送信」オペレーションでは、kintoneから取得した電話番号や名前などの情報を変数として本文に差し込み、パーソナライズされたSMSを送信することが可能です。送信先や本文の内容は任意で設定してください。
- kintone、SMS HanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneとSMS HaNaのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
左側のメニューから「マイアプリ」を開き、「新規接続」をクリック。
検索バーで連携するアプリ（まずはkintone）を検索して選択。
- kintoneは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているkintoneも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会に様々な機能を体験してみてください！
kintoneの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！
ヘルプページ：kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
マイアプリの一覧にkintoneのアイコンが表示されていれば連携は完了です！
次はSMS HaNaを検索して、マイアプリ連携を進めていきましょう。
SMS HaNaのマイアプリ連携では、アカウント名・APIキー・Auth IDを設定します。
※SMS HaNaもミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。
アカウント名は、連携するアカウントが判別しやすいような名前にするとよいでしょう。
APIキーとAuth IDには、SMS HaNaのアカウント開設時に通知された値を設定してください。
※APIキーとAuth IDが分からない場合は社内の管理者にお尋ねください。
それぞれの項目を設定したら「追加」をクリック。
SMS HaNaの連携も完了したら、次のステップに進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、今回使用するYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
- kintoneへのレコード登録後、SMS HaNaでの通知配信を手作業で行っている方
- 顧客への連絡を迅速かつ正確に行い、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
- kintoneとSMS HaNaを連携させ、定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方
- kintoneにレコードが登録されると、SMS HaNaから自動でSMSが配信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や本文の入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
- はじめに、kintoneとSMS HaNaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSMS HaNaの「SMS送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にSMSを送信します。
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーとなったレコードのIDを指定することで、特定のレコード情報を取得できます。
- SMS HaNaの「SMS送信」オペレーションでは、kintoneから取得した電話番号や名前などの情報を変数として本文に差し込み、パーソナライズされたSMSを送信することが可能です。送信先や本文の内容は任意で設定してください。
- kintone、SMS HanaのそれぞれとYoomを連携してください。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
※コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
ステップ3：トリガーを設定する
まずは、kintoneでレコードが登録されたら、フローが起動するように設定していきます。
今回は例として以下のような顧客管理アプリを使用します。運用に合わせて項目などは自由に設定してください。
1. フローの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリック。
2. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントにステップ1で連携したアカウントが設定されていることを確認。
4. 「次へ」をクリック。
5. 対象となるkintoneアプリの管理画面でWebhookを設定します。
ヘルプページ：kintoneでWebhook設定を行う
6. 設定したWebhookがレコードの登録を検知できるかテストしていきます。
まずは対象となるkintoneアプリにテスト用のレコードを登録してください。
※電話番号はテスト用の送信を行っても問題のない番号にすることをお勧めします。
7. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
8. テストに成功すると、登録したレコードのIDやURLが「取得した値」に追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
ヘルプページ：取得した値について／取得した値のテスト値について
9. レコードIDが取得できていれば「完了」をクリック。フローの設定画面に戻ってきます。
ステップ4：レコードの取得
次に、ステップ3で取得したID情報から、レコードの詳細情報を取得します。1. フローの「レコードを取得する」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントとアクションを確認します。
3. データベースの連携の「アプリID」に、ステップ3で取得したアプリIDを設定。
入力欄をクリックした際に表示される「取得した値」タブのトリガーアクションメニューから、アプリIDを選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
4. 「次へ」をクリック。
5. 取得したいレコードの条件として、レコード番号がレコードIDに等しくなるよう設定。
レコードIDはアプリIDと同様に、入力欄をクリックした際に表示される「取得した値」から選択してください。
6. 「テスト」をクリック。
7. テストに成功すると、「取得した値」に指定したレコードの詳細情報が追加されます。
- 各項目に入っている値がずれている場合には、該当する項目のオンマウス時に表示される「×」をクリックして削除してください。
- その後、「+ 取得する値を追加」をクリックし、項目と値が一致するように設定し直してください。
- 取得できていない値がある場合にも、同じ手順で項目を追加できます。
8. テスト用に登録したレコードの項目が取得できていれば「完了」をクリック
ステップ5：SMS HaNaでメッセージを送信する
最後に、レコードから取得した値を使ってSMS HaNaでメッセージの配信を行いましょう。1. フローの「SMS送信」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントとアクションを確認して「次へ」をクリック。
3. SMSを送信する「宛先電話番号」を設定。
入力欄クリック時に表示されるメニューから電話番号を選択してください。
4. 送信先となる「発信元番号docomo」を設定。
入力欄をクリックすると連携アカウントに紐づくチャンネルが表示されるので、対象となるチャンネルを選択してください。
5. 「発信元番号Rakuten」と「発信元番号au」も同様に候補から設定します。
6. 取得した値と固定テキストを組み合わせて、通知する「メッセージ本文」を設定しましょう。
※動的な値を使用せずに固定テキストだけで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じメッセージが送信されてしまうためご注意ください。
7. その他の項目は任意で設定してください。
8. 設定が完了したら「テスト」をクリック。
※実際にSMSが送信されます。
9. テストに成功したら、指定した電話番号にSMSが送信されていることを確認しましょう。
10. 期待通りにSMSが送信されていれば「完了」をクリック。
ステップ6：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速、フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
これで、kintoneにレコードが登録されたら、自動でSMS HaNaからメッセージが送信されるようになりました！
まとめ
本記事では、kintoneとSMS HaNaを連携させて、レコード登録をトリガーにSMS送信を自動化する方法をご紹介しました。
日々増えていく顧客情報に対して、一つひとつ手動でメッセージを送る作業は、単純でありながら神経を使うものです。このプロセスを自動化することで、データを登録するだけでシステムがあなたの代わりにメッセージを届けてくれるようになりますよ。
開封率の高いSMSの送信を自動化することで、リピーターの獲得やキャンセル防止といったメリットにもつなげられます。
ノーコードツールのYoomを使えば、画面上の操作だけで誰でも簡単に自動化フローを構築可能。
「配信業務のスピードを上げたい」「連絡漏れをなくしたい」と感じているのであれば、ぜひこの機会に無料アカウントを登録して、業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：kintone側へ送信結果を残せますか？
A：
SMS HaNaの「SMS送信」アクションのあとにkintoneの「レコードを更新」アクションを追加することで、送信結果をkintoneに反映させられます。
※送信結果を記録するレコードを用意してください。
Q：SMS送信失敗時にエラーを通知できますか？
A：
不明な宛先などでSMS送信に失敗してもフロー自体は成功扱いとなります。
処理結果が取得した値に入るため、上記のように「SMS送信」の後で処理結果やステータスコードをkintoneに書き戻すか、「分岐」処理を追加して成功時以外にはチャットツールに通知するといった対策をとってみてください。
※「分岐」を使用するにはパーソナルプラン以上のプランが必要です。
Q：電話番号のフォーマット変換は必要ですか？
A：
宛先電話番号はハイフンなしの半角数字である必要があるため、「データの変換」処理などをご活用ください。
「SMS送信」の前に「データの変換」を追加することで、kintoneの宛先データをハイフンなしの半角数字に変換できます。
ヘルプページ：「データの変換（2タスク）」の設定方法
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
