・
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「このJPGファイル、急ぎでPDFにして送ってほしいと言われたけど、やり方がわからない…」
「毎日大量の画像ファイルが送られてきて、一つひとつPDFに変換するのが本当に手間…」
このように、JPGからPDFへのファイル変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
特に、複数のファイルを扱ったり、変換後のファイルをすぐに共有したりする必要がある場合、手作業では限界を感じることもあるかもしれません。
もし、フォームやメール、チャットツールなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換し、指定の場所に保存したり、関係者に通知したりできる仕組みがあれば、こうしたファイル変換のわずらわしさから解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJPGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
・手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
JPGをPDFに変換する自動化の方法
普段お使いの様々なツールで受け取ったJPGファイルを、自動でPDF形式に変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
JPGファイルを受け取る方法に応じて、様々な業務フローの自動化が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したJPGをPDFに変換する
お問い合わせフォームや申込フォームなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換することができるので、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と共有の手間を削減し、顧客対応や情報管理をスムーズに行えます。
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
・手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールで受信したJPGをPDFに変換する
Discordなどのチャットツールで共有されたJPGファイルを検知して自動でPDFに変換することもできるので、チーム内のファイル共有や確認作業がより円滑に進みます。
■概要
Discord上で共有されたJPGファイルを、手作業でPDFに変換して返信する業務に手間を感じていませんか。特にやり取りが増えると、変換作業やファイル管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Discordの特定メッセージをトリガーとして、添付されたJPGをPDFに変換し、自動で返信する一連の流れを構築できます。手作業による変換の手間を省き、コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・DiscordでJPG画像を頻繁に受け取り、PDFへの変換を手作業で行っている方
・JPGをPDFに変換して返信する定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
・コミュニティ運営などで、メンバーからの提出物を指定フォーマットで管理したい方
■注意事項
・DiscordとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・仕様上、Discordの投稿ファイルの名称が反映されない場合があります。その際は、下記を参考に「title」の値を取得してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
メールで受信したJPGをPDFに変換する
Outlookなどのメールで受信した添付JPGファイルを自動でPDFに変換し、指定のツールに共有することが可能なため、取引先や顧客から送られてくる様々なファイルを効率的に処理し、対応漏れを防ぎます。
■概要
日々の業務で受け取るJPG形式の請求書や申込書などを、その都度手作業でPDFに変換して共有する作業に時間を取られていませんか。手作業でのファイル変換や共有は、手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、JPGからPDFへの変換、そしてMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取ったJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
・ファイルの変換や共有作業でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
・定型的なファイル処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで受信したJPGをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでJPGファイルが送信された際に、自動でPDFに変換してSlackで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
・手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：Slackのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
まずはYoomとアプリを連携する作業を行います。
Yoomにログインし、画面左上のマイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
その後アプリ一覧に進み、アプリを選択します。
新規アプリを登録する際はこの手順で操作してください。
Slackのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でSlackを選択してください。
投稿先のチャンネルをプルダウンから選択して、「許可する」をクリックしましょう。
これでSlackのマイアプリ登録ができました。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
ブラウザを操作するというアクションを行う際にブラウザ操作用アカウントの登録が必要ですので設定していきます。
画面左のマイアプリを選択後、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でをクリックします。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力してください。
アカウント名は「Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Chromeのパスワード」を入力しましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用したフローボット設定手順を解説します。
下のバナーをクリックしてみましょう。
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
・手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：フォームトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックします。
添付画像のフォームが設定されています。
もし項目を増やしたい場合は、「質問を追加」から設定できます。
フォームに設定を確認したら、次へをクリックしてください。
フォームの表示確認と詳細設定ではフォームの回答サンプル値を設定し、保存してください。
ステップ4：ブラウザを操作する設定をしよう
アクションを設定する前に、こちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」を選択しましょう。
拡張機能を追加後、Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにします。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ります。
ブラウザ操作を自動化するオペレーションの設定を行います。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
→詳しくはこちらを参考にしてください。
今回は操作例としてファイル変換サイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
1.URLにアクセス
アクション名と対象のURLを設定してください。
2.ファイルをアップロード
アクション名を任意で設定し、ファイルにはフォームで取得したファイル情報を選択します。
3.クリック
このオペレーションはブラウザ上でクリックが必要な場面で使用します。
4.ファイルをダウンロード
アクション名とファイルの名称を任意で設定してください。
待機して実行は、ファイルをダウンロードしている間、オペレーションをストップさせてエラーを防止します。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存してください。
ステップ5：データを操作・変換する設定をしよう
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックします。
操作条件の設定を行いましょう。
ここでは元のファイル名から拡張子を削除するために行います。
タイトルは変更できます。
置換対象はフォームの取得した値から「ファイル添付」を選択してください。
置換箇所を正規表現で指定は添付画像のように設定がされています。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
ステップ6：Slackのアクションを設定しよう
次に「ファイルを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができているので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。
チャンネルIDもしくはメンバーIDは候補から選択してください。
メッセージは送信したい内容を設定します。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用する」、「ファイル」を選択後、テストをクリックします。
テストが成功し、Slackに通知できたら保存しましょう。
ステップ7：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、フローボットが正しく作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Slackを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもSlackを活用した様々な自動化を実現できます。
■概要
「Googleフォームから送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する」ワークフローは、ビジネス文書の自動処理を実現する業務ワークフローです。
Googleフォームで提出された資料をOCRでテキスト化し、AIが要約。要約結果をSlackに自動で通知することで、情報共有の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ビジネス文書の内容を迅速に共有したい方
・Googleフォームで資料を収集しているが、要約作業が手間に感じる方
・Slackを活用してチーム内の情報共有を効率化したい方
・AIやOCRを活用した業務自動化に興味がある方
・業務プロセスのデジタル化を推進したい企業のIT担当者
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Slackに送信されたファイルをOCRで読み取り、Chatworkに送信する」ワークフローは、異なるプラットフォーム間での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
Slackにアップロードされた画像やPDFなどのファイルを自動的にOCR（光学文字認識）技術でテキスト化し、その内容をChatworkへ転送します。
これにより、手動でのデータ入力や情報の再共有といった煩雑な作業を削減し、スムーズなコミュニケーションと情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとChatworkを日常的に利用しているチームや企業の方
・ファイル共有が頻繁で、その内容を他のプラットフォームでも活用したいと考えている方
・手動でのデータ転記に時間を取られている事務担当者やチームリーダー
・情報の一元管理を目指し、異なるツール間の連携を強化したいIT担当者
・OCR技術を活用して、紙媒体の情報をデジタル化し業務に活かしたい方
・業務の自動化により、効率化とミスの削減を図りたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Slack、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Slackに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する」フローは、Slack上でやり取りされた情報を自動的に書類化し、複数ファイルを合体してPDF形式で保存する業務ワークフローです。
日常的なコミュニケーションツールであるSlackを活用することで、手動で行っていた書類作成やファイルの結合作業を自動化するより、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
また、複数のファイルを一つのPDFにまとめることで、情報の整理や共有がスムーズになります。
このワークフローを導入することで、チームのコミュニケーションから必要な書類作成までを一貫して自動化し、時間と労力を大幅に節約しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、情報の整理や書類作成に時間がかかっているチームリーダーの方
・複数のファイルを手動で結合し、PDF形式で保存する作業を効率化したいと考えている事務担当者の方
・業務プロセスの自動化を進め、チームの生産性を向上させたいと考えている経営者の方
・書類作成やファイル整理におけるヒューマンエラーを減らしたいと考えている管理者の方
■注意事項
・Slack、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Slackでファイルが投稿されたらkintoneに保管する」フローは、チーム内で共有されるファイルを自動的にkintoneに保存し、情報管理を効率化する業務ワークフローです。
Slack上で頻繁にやり取りされるファイルは適切に整理・管理することが重要です。しかし手動でkintoneに保存するのは手間がかかり漏れやミスの原因にもなります。
そこでこのフローを活用すれば、Slackで投稿されたファイルを自動的にkintoneに保管し情報の一元管理が可能になります。
これによりチームの生産性向上と情報管理の精度アップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に利用しており、共有ファイルの管理に課題を感じているチームリーダーの方
・kintoneに情報を一元管理したいが、手作業では効率が悪いと感じている担当者の方
・ファイル管理の自動化を通じて業務プロセスを改善したいと考えている経営者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
JPGからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた単純なファイル変換の手間を完全になくし、変換後のファイル共有も迅速に行うことで、業務全体のスピードを格段に向上させることができます。
これにより、ファイル形式を気にする必要がなくなり、本来集中すべき業務にリソースを割けるようになるため、チーム全体の業務効率が改善するはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし少しでも自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.png)
.avif)
