※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「このJPGファイル、急ぎでPDFにして送ってほしいと言われたけど、やり方がわからない…」
「毎日大量の画像ファイルが送られてきて、一つひとつPDFに変換するのが本当に手間…」
このように、JPGからPDFへのファイル変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
特に、複数のファイルを扱ったり、変換後のファイルをすぐに共有したりする必要がある場合、手作業では限界を感じることもあるかもしれません。
もし、フォームやメール、チャットツールなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換し、指定の場所に保存したり、関係者に通知したりできる仕組みがあれば、こうしたファイル変換のわずらわしさから解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJPGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
- 手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
- ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、JPGからPDFへの変換、ファイル名の変更、Slackでの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- ファイルのアップロードミスや変換後の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、JPGファイルをアップロードするための項目を含むフォームを作成します。
- オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でJPGからPDFへの変換とダウンロードを行う操作を記録します。
- 次に、オペレーションのデータ変換機能「ファイル名の変換」などを設定し、ダウンロードしたPDFのファイル名を任意のルールに基づき変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、JPGファイルのアップロード項目以外にも、テキスト入力欄や選択式の質問など、業務に合わせて項目を自由に追加・設定できます。
- RPA機能のブラウザ操作は、普段お使いのオンラインファイル変換ツールに合わせて、アクセス先のURLや操作内容を自由に設定することが可能です。
- 変換後のファイル名は、データ変換機能を用いて、フォームで入力された情報や日付などを組み合わせた、分かりやすい名前に自動で変更できます。
- Slackへの通知は、共有したいチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込み、状況を伝えやすくできます。
■注意事項
- SlackとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
JPGをPDFに変換する自動化の方法
普段お使いの様々なツールで受け取ったJPGファイルを、自動でPDF形式に変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
JPGファイルを受け取る方法に応じて、様々な業務フローの自動化が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したJPGをPDFに変換する
お問い合わせフォームや申込フォームなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換することができるので、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と共有の手間を削減し、顧客対応や情報管理をスムーズに行えます。
フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
- 手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
- ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、JPGからPDFへの変換、ファイル名の変更、Slackでの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- ファイルのアップロードミスや変換後の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、JPGファイルをアップロードするための項目を含むフォームを作成します。
- オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でJPGからPDFへの変換とダウンロードを行う操作を記録します。
- 次に、オペレーションのデータ変換機能「ファイル名の変換」などを設定し、ダウンロードしたPDFのファイル名を任意のルールに基づき変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、JPGファイルのアップロード項目以外にも、テキスト入力欄や選択式の質問など、業務に合わせて項目を自由に追加・設定できます。
- RPA機能のブラウザ操作は、普段お使いのオンラインファイル変換ツールに合わせて、アクセス先のURLや操作内容を自由に設定することが可能です。
- 変換後のファイル名は、データ変換機能を用いて、フォームで入力された情報や日付などを組み合わせた、分かりやすい名前に自動で変更できます。
- Slackへの通知は、共有したいチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込み、状況を伝えやすくできます。
■注意事項
- SlackとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールで受信したJPGをPDFに変換する
Discordなどのチャットツールで共有されたJPGファイルを検知して自動でPDFに変換することもできるので、チーム内のファイル共有や確認作業がより円滑に進みます。
Discordで特定の投稿があったら、添付JPGファイルをオンラインツールでPDFに変換して返信する
試してみる
■概要
Discord上で共有されたJPGファイルを、手作業でPDFに変換して返信する業務に手間を感じていませんか。特にやり取りが増えると、変換作業やファイル管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Discordの特定メッセージをトリガーとして、添付されたJPGをPDFに変換し、自動で返信する一連の流れを構築できます。手作業による変換の手間を省き、コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DiscordでJPG画像を頻繁に受け取り、PDFへの変換を手作業で行っている方
- JPGをPDFに変換して返信する定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
- コミュニティ運営などで、メンバーからの提出物を指定フォーマットで管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿を起点にJPGからPDFへの変換と返信までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換や返信作業が不要になるため、ファイルの取り違えや送信ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定します
- オペレーションの分岐機能で、特定のキーワードを含むメッセージにのみフローが作動するよう条件を設定します
- 次に、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで、添付されたJPGファイルを取得します
- RPA機能（ブラウザを操作）で任意のオンライン変換ツールを操作し、ダウンロードしたJPGをPDFに変換します
- データ変換機能のアクションで、変換後のファイル名を分かりやすいように変更します
- 最後に、Discordの「ファイルを送信」アクションで、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいチャンネルを任意で指定できます
- 分岐機能では、フローを作動させる条件として「変換して」といった特定のキーワードなどを自由に設定することが可能です
- RPA機能（ブラウザを操作）では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLを指定し、実際の操作手順に合わせて設定をカスタマイズできます
- データ変換機能を利用し、変換後のファイル名を「（元のファイル名）_変換完了.pdf」のように自由な形式に変更できます
- 変換したPDFをDiscordに送信する際、返信するチャンネルを指定したり、本文に元の投稿内容を変数として埋め込んだりといった設定が可能です
■注意事項
- DiscordとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 仕様上、Discordの投稿ファイルの名称が反映されない場合があります。その際は、こちらを参考に「title」の値を取得してください。
メールで受信したJPGをPDFに変換する
Outlookなどのメールで受信した添付JPGファイルを自動でPDFに変換し、指定のツールに共有することが可能なため、取引先や顧客から送られてくる様々なファイルを効率的に処理し、対応漏れを防ぎます。
OutlookでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する
試してみる
■概要
日々の業務で受け取るJPG形式の請求書や申込書などを、その都度手作業でPDFに変換して共有する作業に時間を取られていませんか。手作業でのファイル変換や共有は、手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、JPGからPDFへの変換、そしてMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取ったJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
- ファイルの変換や共有作業でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 定型的なファイル処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信から共有までが自動処理され、JPGをPDFに変換するといった手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を設定します。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでJPGファイルを保存します。
- RPA機能（ブラウザ操作）を用いてオンラインツール上でファイルをPDFに変換し、データ変換機能でファイル名を整形します。
- 変換したファイルをOneDriveにアップロードし、AI機能で関連情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、PDFファイルと抽出した情報を合わせて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- JPGをPDFに変換するRPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、アップロード・ダウンロードなどの操作手順を自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、ファイル名を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで受信したJPGをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでJPGファイルが送信された際に、自動でPDFに変換してSlackで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Slackのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定、ファイル変換、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
- 手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
- ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、JPGからPDFへの変換、ファイル名の変更、Slackでの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- ファイルのアップロードミスや変換後の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、JPGファイルをアップロードするための項目を含むフォームを作成します。
- オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でJPGからPDFへの変換とダウンロードを行う操作を記録します。
- 次に、オペレーションのデータ変換機能「ファイル名の変換」などを設定し、ダウンロードしたPDFのファイル名を任意のルールに基づき変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、JPGファイルのアップロード項目以外にも、テキスト入力欄や選択式の質問など、業務に合わせて項目を自由に追加・設定できます。
- RPA機能のブラウザ操作は、普段お使いのオンラインファイル変換ツールに合わせて、アクセス先のURLや操作内容を自由に設定することが可能です。
- 変換後のファイル名は、データ変換機能を用いて、フォームで入力された情報や日付などを組み合わせた、分かりやすい名前に自動で変更できます。
- Slackへの通知は、共有したいチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込み、状況を伝えやすくできます。
■注意事項
- SlackとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ステップ1：Slackのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントの登録をしよう
まずはYoomとアプリを連携する作業を行います。
Yoomにログインし、画面左上のマイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
その後アプリ一覧に進み、アプリを選択します。
新規アプリを登録する際はこの手順で操作してください。
Slackのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でSlackを選択してください。
投稿先のチャンネルをプルダウンから選択して、「許可する」をクリックしましょう。
これでSlackのマイアプリ登録ができました。
ブラウザ操作用アカウントの登録手順
ブラウザを操作するというアクションを行う際にブラウザ操作用アカウントの登録が必要ですので設定していきます。
画面左のマイアプリを選択後、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でをクリックします。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力してください。
アカウント名は「Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Chromeのパスワード」を入力しましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用したフローボット設定手順を解説します。
下のバナーをクリックしてみましょう。
フォームでJPGファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してSlackで共有する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するJPGファイルを、その都度オンラインツールなどを利用して手動でPDFに変換し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームにJPGファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でJPGをPDFに変換、指定のSlackチャンネルへ共有するまでの一連の流れを自動化できます。ファイル変換に関わる定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 申請書や報告書などでJPGファイルの受け取りが多く、PDFに変換する手間を削減したい方
- 手動でJPGをPDFに変換し、その後の共有までの一連の作業を自動化したいと考えている方
- ファイル形式の変換作業を標準化し、チーム全体の業務効率を向上させたい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、JPGからPDFへの変換、ファイル名の変更、Slackでの共有までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- ファイルのアップロードミスや変換後の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、JPGファイルをアップロードするための項目を含むフォームを作成します。
- オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でJPGからPDFへの変換とダウンロードを行う操作を記録します。
- 次に、オペレーションのデータ変換機能「ファイル名の変換」などを設定し、ダウンロードしたPDFのファイル名を任意のルールに基づき変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、JPGファイルのアップロード項目以外にも、テキスト入力欄や選択式の質問など、業務に合わせて項目を自由に追加・設定できます。
- RPA機能のブラウザ操作は、普段お使いのオンラインファイル変換ツールに合わせて、アクセス先のURLや操作内容を自由に設定することが可能です。
- 変換後のファイル名は、データ変換機能を用いて、フォームで入力された情報や日付などを組み合わせた、分かりやすい名前に自動で変更できます。
- Slackへの通知は、共有したいチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込み、状況を伝えやすくできます。
■注意事項
- SlackとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：フォームトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックします。
添付画像のフォームが設定されています。
もし項目を増やしたい場合は、「質問を追加」から設定できます。
フォームに設定を確認したら、次へをクリックしてください。
フォームの表示確認と詳細設定ではフォームの回答サンプル値を設定し、保存してください。
ステップ4：ブラウザを操作する設定をしよう
アクションを設定する前に、こちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」を選択しましょう。
拡張機能を追加後、Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにします。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ります。
ブラウザ操作を自動化するオペレーションの設定を行います。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
→詳しくはこちらを参考にしてください。
今回は操作例としてファイル変換サイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
1.URLにアクセス
アクション名と対象のURLを設定してください。
2.ファイルをアップロード
アクション名を任意で設定し、ファイルにはフォームで取得したファイル情報を選択します。
3.クリック
このオペレーションはブラウザ上でクリックが必要な場面で使用します。
4.ファイルをダウンロード
アクション名とファイルの名称を任意で設定してください。
待機して実行は、ファイルをダウンロードしている間、オペレーションをストップさせてエラーを防止します。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存してください。
ステップ5：データを操作・変換する設定をしよう
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックします。
操作条件の設定を行いましょう。
ここでは元のファイル名から拡張子を削除するために行います。
タイトルは変更できます。
置換対象はフォームの取得した値から「ファイル添付」を選択してください。
置換箇所を正規表現で指定は添付画像のように設定がされています。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
ステップ6：Slackのアクションを設定しよう
次に「ファイルを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができているので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。
チャンネルIDもしくはメンバーIDは候補から選択してください。
メッセージは送信したい内容を設定します。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用する」、「ファイル」を選択後、テストをクリックします。
テストが成功し、Slackに通知できたら保存しましょう。
ステップ7：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、フローボットが正しく作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Slackを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもSlackを活用した様々な自動化を実現できます。
Googleフォームから送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで社内資料や報告書を受け取った後、一つひとつファイルを開いて内容を確認し、要約を作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRでテキスト化し、AIが自動で要約を作成、その結果をSlackへ通知するまでの一連のプロセスを自動化し、情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した報告書や資料の確認・共有に時間がかかっている方
- 手作業での情報共有で、内容の要約や転記にミスが発生しがちなチームリーダーの方
- 情報収集から要約、共有までを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイルダウンロードから要約、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での内容確認や転記が不要になるため、要約の抜け漏れや通知ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルIDを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCR機能で抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を特定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーとなるGoogleフォームの回答から取得した値からファイルIDを選択してください。
- OCR機能のアクションでは、抽出する項目を任意で設定できます。
- Slackにメッセージを送るアクションでは、通知したいチャンネルやメンション先を任意で設定し、メッセージ本文にはAI機能によって生成された要約結果を通知します。
■注意事項
- Slack、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackに送信されたファイルをOCRで読み取り、Chatworkに送信する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される請求書や申込書などのファイル内容を確認し、その情報を手作業でChatworkに転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿された際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をChatworkに送信できます。これにより、面倒な確認・転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った画像やPDFの情報を、手作業でChatworkに転記している方
- 部署間でSlackとChatworkを併用しており、情報共有の効率化を図りたい方
- 請求書や申込書などの定型的な書類確認と報告業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿を起点に、OCRでの文字抽出からChatworkへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮します。
- 手作業による情報の転記ミスや、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、どのチャンネルに投稿されたファイルを対象にするかチャンネルIDで指定でき、フローの起動間隔も設定可能です。
- Slackのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのダウンロードリンクを動的に指定します。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法や、請求書番号や金額など特定の項目のみを抽出する設定、使用するAIや言語も選択できます。
- Chatworkへのメッセージ送信設定では、通知先のルームIDを指定し、OCRで読み取った内容を含めたメッセージ本文を自由に作成できます。
■注意事項
- Slack、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Slackで受け取った依頼を元に、複数の書類を作成してGoogle Driveに格納する作業は、定型的でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。特に書類の結合や手作業でのアップロードは、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AIが内容を解析してGoogle スプレッドシートから書類を自動で作成・結合し、Google Driveへ格納までを一気通貫で自動化することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの依頼に基づき、Google スプレッドシートで複数書類を作成している方
- 作成したファイルを都度手作業で結合し、Google Driveへ格納している方
- 書類作成や管理業務を自動化し、ミスの削減と効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に書類作成から結合、格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの結合漏れ、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容から書類作成に必要なデータを抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて1つ目の書類を作成します。
- さらに、同様にGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで2つ目の書類を作成します。
- 次に、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」を設定し、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の際は、お使いのSlack、Google スプレッドシート、Google DriveのアカウントをそれぞれYoomと連携してください。
- Slackのトリガー設定では、投稿を監視する対象のチャンネルを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、書類の元となるテンプレートファイルを任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダを任意で設定してください。
Slackでファイルが投稿されたらkintoneに保管する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有された重要なファイルを、後から参照するためにkintoneへ手作業で登録するのは手間がかかるうえ、登録漏れの原因にもなりがちです。特に、複数人から多くのファイルが投稿されると、管理はより煩雑になります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定のチャンネルにファイルが投稿されると、自動でkintoneに保管されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取ったファイルをkintoneで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームで共有されたファイルを資産としてkintoneに集約し、情報管理を効率化したい方
- 重要なファイルの登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにファイルが投稿されると自動でkintoneに保管されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの登録漏れや、誤ったレコードに添付してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視したいチャンネルを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをkintoneの任意のアプリやレコードに添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneへファイルをアップロードするアクションでは、Slackのトリガーから取得した情報を活用して、登録内容をカスタマイズできます。
- 例えば、Slackの投稿者名やファイル名、投稿されたテキストなどの情報を取得し、kintoneアプリの各フィールドに自動で入力する設定が可能です。
■注意事項
- Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
JPGからPDFへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた単純なファイル変換の手間を完全になくし、変換後のファイル共有も迅速に行うことで、業務全体のスピードを格段に向上させることができます。
これにより、ファイル形式を気にする必要がなくなり、本来集中すべき業務にリソースを割けるようになるため、チーム全体の業務効率が改善するはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし少しでも自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
