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「このJPGファイル、急ぎでPDFにして送ってほしいと言われたけど、やり方がわからない…」
「毎日大量の画像ファイルが送られてきて、一つひとつPDFに変換するのが本当に手間…」
このように、JPGからPDFへのファイル変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
特に、複数のファイルを扱ったり、変換後のファイルをすぐに共有したりする必要がある場合、手作業では限界を感じることもあるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">フォームやメール、チャットツールなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換し、指定の場所に保存したり、関係者に通知したりできる仕組み</span>があれば、こうしたファイル変換のわずらわしさから解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JPGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取ったJPGファイルを、自動でPDF形式に変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
JPGファイルを受け取る方法に応じて、様々な業務フローの自動化が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">お問い合わせフォームや申込フォームなどで受け取ったJPGファイルを自動でPDFに変換する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていたファイル形式の変換と共有の手間を削減し、顧客対応や情報管理をスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールで共有されたJPGファイルを検知して自動でPDFに変換する</span>こともできるので、チーム内のファイル共有や確認作業がより円滑に進みます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールで受信した添付JPGファイルを自動でPDFに変換し、指定のツールに共有する</span>ことが可能なため、取引先や顧客から送られてくる様々なファイルを効率的に処理し、対応漏れを防ぎます。
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでJPGファイルが送信された際に、自動でPDFに変換してSlackで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはYoomとアプリを連携する作業を行います。
Yoomにログインし、画面左上のマイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
その後アプリ一覧に進み、アプリを選択します。
新規アプリを登録する際はこの手順で操作してください。
アプリ一覧でSlackを選択してください。
投稿先のチャンネルをプルダウンから選択して、「許可する」をクリックしましょう。
これでSlackのマイアプリ登録ができました。
ブラウザを操作するというアクションを行う際にブラウザ操作用アカウントの登録が必要ですので設定していきます。
画面左のマイアプリを選択後、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」の順でをクリックします。
サービス名サービス名・識別名は「任意の値」を入力してください。
アカウント名は「Chromeのログインアカウント」、パスワードは「Chromeのパスワード」を入力しましょう。
これでブラウザ操作用アカウントの登録ができました！
ここではYoomで用意されているテンプレートを活用したフローボット設定手順を解説します。
下のバナーをクリックしてみましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォーム」をクリックします。
添付画像のフォームが設定されています。
もし項目を増やしたい場合は、「質問を追加」から設定できます。
フォームに設定を確認したら、次へをクリックしてください。
フォームの表示確認と詳細設定ではフォームの回答サンプル値を設定し、保存してください。
アクションを設定する前に、こちらにアクセスし、「chromeに追加」を選択してください。
「拡張機能を追加」を選択しましょう。
拡張機能を追加後、Chromeの管理画面に移動して、「シークレットモードでの実行を許可する」項目のトグルをONにします。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用できます。
フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認しましょう。
ここまでできたら、「ブラウザを操作する」をクリックして、フローボットの設定に戻ります。
ブラウザ操作を自動化するオペレーションの設定を行います。
1アクション実行につき、1タスク消費します。
→詳しくはこちらを参考にしてください。
今回は操作例としてファイル変換サイトを使用しています。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
アクション名と対象のURLを設定してください。
アクション名を任意で設定し、ファイルにはフォームで取得したファイル情報を選択します。
このオペレーションはブラウザ上でクリックが必要な場面で使用します。
アクション名とファイルの名称を任意で設定してください。
待機して実行は、ファイルをダウンロードしている間、オペレーションをストップさせてエラーを防止します。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存してください。
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックします。
操作条件の設定を行いましょう。
ここでは元のファイル名から拡張子を削除するために行います。
タイトルは変更できます。
置換対象はフォームの取得した値から「ファイル添付」を選択してください。
置換箇所を正規表現で指定は添付画像のように設定がされています。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「ファイルを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができているので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行います。
チャンネルIDもしくはメンバーIDは候補から選択してください。
メッセージは送信したい内容を設定します。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用する」、「ファイル」を選択後、テストをクリックします。
テストが成功し、Slackに通知できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、フローボットが正しく作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもSlackを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Googleフォームと連携することで、送信された資料をOCRで読み取り、AIで要約した内容をSlackに通知できます。
これにより、手動での要約や通知作業が削減されるため、人為的ミスの削減や業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
JPGからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた単純なファイル変換の手間を完全になくし、変換後のファイル共有も迅速に行うことで、業務全体のスピードを格段に向上させることができます。</span>
これにより、ファイル形式を気にする必要がなくなり、本来集中すべき業務にリソースを割けるようになるため、チーム全体の業務効率が大きく改善します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。
もし少しでも自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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