kintoneのようなアプリはニーズに沿った形式でデータの管理や編集が行える便利ツールですが、そのデータを流用して他アプリで見積書などの帳票を作成する場合、どのようなフローで行っていますか？ほとんどの場合、保管済みのデータを目視で確認しながら手動で作成することとなるはずです。
このような毎回の作業、「もう少しスマートに行いたい！」なんて思うことはありませんか？
こういった要望にお応えできるのがkintoneを活用した自動化です！
kintoneを活用した自動化を導入できれば、kintoneのデータを任意のツールへ送信し、自動的に見積書を作成することができます。
今よりもスムーズに書類の作成業務が完結できるかもしれないため、業務をもっと簡単にしたい方は、ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動でDropboxに格納もされるため、ファイル管理も効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでデータを管理している方
・kintoneを使って業務プロセスを効率化しているが、見積書の作成や管理に時間がかかっていると感じている方
・営業担当として、見積書を迅速に作成し、管理したい方
・業務効率化のためにクラウドストレージサービスであるDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、見積書やその他のドキュメントをスピーディに共有したい方
・経理担当として、見積書を一元管理し、スムーズに請求処理を進めたい方
■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのデータで見積書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneのデータで見積書を自動で作成することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをストレージサービスに自動で格納する
kintoneに追加されたレコードのデータを元に、見積書の作成と保存を自動化するフローです。
営業部門がkintoneで商談情報を登録し、管理部門がDropboxやBoxで見積書を扱っているような場合でも、ツールを跨いだ連携がスムーズに行えます。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動でDropboxに格納もされるため、ファイル管理も効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでデータを管理している方
・kintoneを使って業務プロセスを効率化しているが、見積書の作成や管理に時間がかかっていると感じている方
・営業担当として、見積書を迅速に作成し、管理したい方
・業務効率化のためにクラウドストレージサービスであるDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、見積書やその他のドキュメントをスピーディに共有したい方
・経理担当として、見積書を一元管理し、スムーズに請求処理を進めたい方
■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してBoxに格納する」ワークフローを利用すると、書類作成の手間が削減します。
自動でBoxに保存されるため、保存する手間も軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理をしている方
・見積書の作成に時間がかかり、業務効率を向上させたい方
・迅速に見積書を作成し、クラウドストレージに保存したい方
・Boxを利用してファイル管理を行っている方
・手動での見積書作成にミスが発生しやすく、精度を高めたい方
・業務の自動化によって、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・kintoneとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
以下のフローでは、kintoneのデータを用いて見積書を作成した後、そのファイルをDiscrodといったチャットツールに送信します。
見積書が作成されたことを関係者に知らせたい場合や、作成後に承認や確認が必要な場合などに活用できます。
kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してDiscrodに通知する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してDiscrodに通知する」ワークフローは、事務作業の効率化と情報共有の迅速化に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して営業活動を行っている方
・見積書の作成が多く、手作業での作成に時間を取られている方
・スピーディに見積書を作成し、迅速にクライアントに送付したいと考える方
・チームメンバーと案件情報の共有を効率化したい方
・Discordをコミュニケーションツールとして日常的に使用している企業やチーム
・見積書作成後に迅速にチーム内で共有し、フィードバックを得たい方
■注意事項
・kintoneとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのデータをメールで自動で送信・転送する
作成した見積書を、そのままメールで送付することも可能です。
ヒューマンエラーが発生しやすいメール業務を自動化することでミスの防止になり、対応スピードも上げられます。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「kintoneの情報をもとに見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、書類の作成作業とメールの送付作業を効率化します。
kintone上でワンクリックするだけで、見積書の作成とメールの送付が完了します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客情報や案件管理を行っている方
・案件ごとに見積書を作成する業務が多く、効率化を図りたい方
・見積書の作成をスピーディに行いたいが、手間を感じている方
・社内ツールとしてGmailを利用している企業
・Gmailを利用して、見積書の送付を迅速に行いたい方
・手動で見積書を作成して送付する時間を短縮したいと考える方
■注意事項
・kintoneとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
「kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する」ワークフローを利用すると、スムーズな業務進行につながります。
kintone上でワンクリックするだけで、書類の作成とメールの送付が完了するため、生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客情報や案件管理を行っている方
・見積書の作成や送付に時間がかかっており、効率化を図りたいと考えている方
・見積書をスピーディに作成し、迅速に顧客に送付したい方
・社内コミュニケーションツールとしてOutlookを利用している企業
・Outlookで手動でメールを送信しているが、その作業を自動化したい方
・定型的な見積書作成作業から解放され、他の業務に集中したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneのデータで見積書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneで見積書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- レコード取得と見積書の発行、アップロードの設定
- フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動でDropboxに格納もされるため、ファイル管理も効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでデータを管理している方
・kintoneを使って業務プロセスを効率化しているが、見積書の作成や管理に時間がかかっていると感じている方
・営業担当として、見積書を迅速に作成し、管理したい方
・業務効率化のためにクラウドストレージサービスであるDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、見積書やその他のドキュメントをスピーディに共有したい方
・経理担当として、見積書を一元管理し、スムーズに請求処理を進めたい方
■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
使用するアプリ（kintone、Google スプレッドシート、Dropbox）をマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。
先ずはkintoneを連携しましょう。
- アプリ一覧でkintoneを選択。
- 「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力。
クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。
詳細はこちらの記事をご参照ください。
- 入力を終えたら、「追加」をクリック。
- アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、kintoneが追加されていれば連携は完了です。
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
- アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていれば連携は完了です。
最後にDropboxを連携します。
- アプリ一覧でDropboxを選択。
- 任意の方法でDropboxにログイン。
「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
使用するアプリの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動でDropboxに格納もされるため、ファイル管理も効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでデータを管理している方
・kintoneを使って業務プロセスを効率化しているが、見積書の作成や管理に時間がかかっていると感じている方
・営業担当として、見積書を迅速に作成し、管理したい方
・業務効率化のためにクラウドストレージサービスであるDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、見積書やその他のドキュメントをスピーディに共有したい方
・経理担当として、見積書を一元管理し、スムーズに請求処理を進めたい方
■注意事項
・kintoneとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- kintoneの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 対象となるkintoneアプリの管理画面でWehbookを設定。
詳細はこちらの記事をご参照ください。
- テスト用に対象アプリでレコードを登録後、「テスト」をクリック。
※ テスト用に登録したレコード
「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に登録されたレコードのID情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ4：レコードの取得
次に、ステップ3で取得したレコードのID情報から、レコードの詳細情報を取得します。
- kintoneの「レコードを取得する」をクリック。
- データベースの連携の「アプリID」に、ステップ3で取得したアプリIDを設定。
入力欄クリック後、「取得した値」タブの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のメニューから、ステップ3で取得した値を選択できます。
- 「次へ」をクリック。
- 取得したいレコードの条件として「レコード番号」「=」「{{レコードID}}」を設定。
レコードIDはアプリIDと同様に入力欄から選択してください。
- 「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に指定したレコードの詳細情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードを取得する」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ5：書類の発行
ステップ4で取得したレコード情報を元に、Google スプレッドシートで書類を作成します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」をクリック。
- 「スプレッドシートのファイルID」に雛形となるスプレッドシートのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形スプレッドシートを選択します。
※ URL内の「/d/●●●●」となっている部分がファイルIDです。
※ 雛形スプレッドシートの作成につきましては、こちらの記事をご参照ください。
- 「格納先のGoogle DriveフォルダID」に発行するPDFの格納先となるGoogle DriveフォルダのIDを設定。
同じく入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
※ URL内の「/folders/●●●●」となっている部分がフォルダIDです。
- 「出力ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
各アクションで取得した値は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択可能です。
デフォルトは「{{会社名}}様_見積書」となっています。
- 「次へ」をクリック。
雛形スプレッドシートの置換対象（{}で囲われた文字列）を、ステップ4で取得した値に変換します。
デフォルトでは下図のようなスプレッドシートを想定しており、{請求金額}、{期限}、{関連プロジェクト名}、{品目}、{単価}が置換対象の文字列となっています。
置換対象の文字列を指定した雛形ドキュメントに合わせる場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。
※ 再取得した場合の例
- 各項目の「置換後の文字列」に任意の値を設定。
値は入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択できます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、指定したGoogle Driveフォルダにレコード情報で置換されたPDFファイルが作成され、「取得した値」に作成されたファイルのID情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「書類を発行する」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ6：Dropboxにファイルをアップロード
最後に、ステップ5で発行したPDFファイルをDropboxにアップロードします。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダのパス」にファイルをアップロードするDropboxのフォルダパスを設定。
- 「ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
ステップ5で発行したPDFファイルと同じ名称にする場合は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択することもできます。
- 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で発行した書類が設定されています。
- 「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにレコード情報で置換されたPDFファイルがアップロードされていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ Dropboxのフォルダ
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
kintoneを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方
■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
kintoneに登録された情報を基に自動でGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業を効率化してくれます。
完了した契約情報が自動で追加されるため、作業効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約書の締結を行っている方
・契約が完了した際のデータ管理を簡素にしたい方
・kintoneを利用して契約データを管理しているが、手動での入力に負担を感じている方
・迅速に契約完了情報をkintoneに反映させたい方
・業務プロセスの効率化を図りたい方
・スムーズな情報共有とデータ管理を実現したい企業担当者・チームマネージャー
■注意事項
・DocuSignとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、kintoneのデータを活用した見積書の自動作成方法を紹介しました！格納済みのデータを自動的に活用できるようになれば、見積書以外の書類作成などにも活用しやすくなりそうですよね。
これにより、今まで以上に効率的に事務作業が進んでいくはずです。業務負担の軽減にもなりそうですよね！
また、今回のような自動化の導入は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
今すぐ無料でアカウントを発行する
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
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