【プログラミング不要】kintoneのデータで見積書を自動で作成する方法

kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

以下のフローでは、kintoneのデータを用いて見積書を作成した後、そのファイルをSlackやDiscrodといったチャットツールに送信します。
見積書が作成されたことを関係者に知らせたい場合や、作成後に承認や確認が必要な場合などに活用できます。

kintoneのデータをメールで自動で送信・転送する

作成した見積書を、そのままメールで送付することも可能です。
ヒューマンエラーが発生しやすいメール業務を自動化することでミスの防止になり、対応スピードも上げられます。

kintoneのデータで見積書を自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneで見積書を自動で作成するフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• レコード取得と見積書の発行、アップロードの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

使用するアプリ（kintone、Google スプレッドシート、Dropbox）をマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。

先ずはkintoneを連携しましょう。

1. アプリ一覧でkintoneを選択。

2. 「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力。
   クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。
   詳細はこちらの記事をご参照ください。

3. 入力を終えたら、「追加」をクリック。

4. アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。

「マイアプリ」の画面に戻り、kintoneが追加されていれば連携は完了です。

次にGoogle スプレッドシートを連携します。

1. アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択。

2. 「Sign in with Google」をクリック。

3. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

4. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

5. 内容を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていれば連携は完了です。

最後にDropboxを連携します。

1. アプリ一覧でDropboxを選択。

2. 任意の方法でDropboxにログイン。

「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

使用するアプリの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：kintoneのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. kintoneの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 対象となるkintoneアプリの管理画面でWehbookを設定。
   詳細はこちらの記事をご参照ください。

4. テスト用に対象アプリでレコードを登録後、「テスト」をクリック。

　　※ テスト用に登録したレコード

「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に登録されたレコードのID情報が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ4：レコードの取得

次に、ステップ3で取得したレコードのID情報から、レコードの詳細情報を取得します。

1. kintoneの「レコードを取得する」をクリック。

2. データベースの連携の「アプリID」に、ステップ3で取得したアプリIDを設定。
   入力欄クリック後、「取得した値」タブの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のメニューから、ステップ3で取得した値を選択できます。

3. 「次へ」をクリック。

4. 取得したいレコードの条件として「レコード番号」「=」「{{レコードID}}」を設定。
   レコードIDはアプリIDと同様に入力欄から選択してください。

5. 「テスト」をクリック。

「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に指定したレコードの詳細情報が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードを取得する」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ5：書類の発行

ステップ4で取得したレコード情報を元に、Google スプレッドシートで書類を作成します。

1. Google スプレッドシートの「書類を発行する」をクリック。

2. 「スプレッドシートのファイルID」に雛形となるスプレッドシートのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形スプレッドシートを選択します。
   ※ URL内の「/d/●●●●」となっている部分がファイルIDです。
   ※ 雛形スプレッドシートの作成につきましては、こちらの記事をご参照ください。

3. 「格納先のGoogle DriveフォルダID」に発行するPDFの格納先となるGoogle DriveフォルダのIDを設定。
   同じく入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
   ※ URL内の「/folders/●●●●」となっている部分がフォルダIDです。

4. 「出力ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
   各アクションで取得した値は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択可能です。
   デフォルトは「{{会社名}}様_見積書」となっています。

5. 「次へ」をクリック。

雛形スプレッドシートの置換対象（{}で囲われた文字列）を、ステップ4で取得した値に変換します。
デフォルトでは下図のようなスプレッドシートを想定しており、{請求金額}、{期限}、{関連プロジェクト名}、{品目}、{単価}が置換対象の文字列となっています。

‍

置換対象の文字列を指定した雛形ドキュメントに合わせる場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。

　　　　※ 再取得した場合の例

6. 各項目の「置換後の文字列」に任意の値を設定。
   値は入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択できます。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

「テスト成功」の結果が表示されると、指定したGoogle Driveフォルダにレコード情報で置換されたPDFファイルが作成され、「取得した値」に作成されたファイルのID情報が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。

フローの画面に戻り、「書類を発行する」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ6：Dropboxにファイルをアップロード

最後に、ステップ5で発行したPDFファイルをDropboxにアップロードします。

1. Dropboxの「ファイルをアップロード」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
3. 「フォルダのパス」にファイルをアップロードするDropboxのフォルダパスを設定。

4. 「ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
   ステップ5で発行したPDFファイルと同じ名称にする場合は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択することもできます。

5. 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で発行した書類が設定されています。

6. 「テスト」をクリック。

「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにレコード情報で置換されたPDFファイルがアップロードされていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

※ Dropboxのフォルダ

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

kintoneを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

ノーコードツールYoomを活用して、kintoneのデータを活用した見積書の自動作成方法を紹介しました！格納済みのデータを自動的に活用できるようになれば、見積書以外の書類作成などにも活用しやすくなりそうですよね。
これにより、今まで以上に効率的に事務作業が進んでいくはずです。業務負担の軽減にもなりそうですよね！

また、<span class="mark-yellow">今回のような自動化の導入は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。

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