kintoneのようなアプリはニーズに沿った形式でデータの管理や編集が行える便利ツールですが、そのデータを流用して他アプリで見積書などの帳票を作成する場合、どのようなフローで行っていますか？ほとんどの場合、保管済みのデータを目視で確認しながら手動で作成することとなるはずです。
このような毎回の作業、「もう少しスマートに行いたい！」なんて思うことはありませんか？
こういった要望にお応えできるのがkintoneを活用した自動化です！
kintoneを活用した自動化を導入できれば、kintoneのデータを任意のツールへ送信し、自動的に見積書を作成することができます。
今よりもスムーズに書類の作成業務が完結できるかもしれないため、業務をもっと簡単にしたい方は、ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を元に見積書を作成し、Dropboxに格納する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、入力ミスや格納漏れが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の作成からDropboxへの格納までを自動化し、担当者の負担を減らしながら正確な業務遂行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理している情報から、都度手作業で見積書を作成している方
- 見積書の作成から格納までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードを追加するだけで見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスやファイル名の付け間違い、格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 3.続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
- 4.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
- 5.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した見積書以外の雛形ファイルも使用でき、報告書や議事録など用途に合わせた書類を自動作成することが可能です。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に指定できます。また、kintoneから取得した受付番号や日付などをファイル名に自動で付与する設定も可能です。
■注意事項
- kintoneとDropboxとYoomを連携してください。
kintoneのデータで見積書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneのデータで見積書を自動で作成することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをストレージサービスに自動で格納する
kintoneに追加されたレコードのデータを元に、見積書の作成と保存を自動化するフローです。
営業部門がkintoneで商談情報を登録し、管理部門がDropboxやBoxで見積書を扱っているような場合でも、ツールを跨いだ連携がスムーズに行えます。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を元に見積書を作成し、Dropboxに格納する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、入力ミスや格納漏れが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の作成からDropboxへの格納までを自動化し、担当者の負担を減らしながら正確な業務遂行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理している情報から、都度手作業で見積書を作成している方
- 見積書の作成から格納までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードを追加するだけで見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスやファイル名の付け間違い、格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 3.続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
- 4.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
- 5.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した見積書以外の雛形ファイルも使用でき、報告書や議事録など用途に合わせた書類を自動作成することが可能です。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に指定できます。また、kintoneから取得した受付番号や日付などをファイル名に自動で付与する設定も可能です。
■注意事項
- kintoneとDropboxとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに見積書を作成し、Boxへ格納する。この一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業による転記ミスや格納漏れは、ビジネスの機会損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の自動作成からBoxへの格納までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとBoxを連携させ、見積書作成から格納までの流れを自動化したい方
- 手作業による見積書作成やファイル管理に、非効率を感じている営業担当者の方
- 入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に見積書作成とBoxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた業務時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル操作がなくなるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定することで、kintoneへのレコード追加をフロー起動のきっかけとします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された見積書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
以下のフローでは、kintoneのデータを用いて見積書を作成した後、そのファイルをDiscrodといったチャットツールに送信します。
見積書が作成されたことを関係者に知らせたい場合や、作成後に承認や確認が必要な場合などに活用できます。
kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してDiscrodに通知する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、手作業で見積書を作成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Google スプレッドシートを元に見積書を自動で作成し、Discordに通知までを自動化できるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでの顧客・案件管理と、見積書作成を連携させたいと考えている営業担当者の方
- 見積書作成後のチームへの共有をDiscordで行っており、通知の手間を削減したい方
- 手作業による見積書の作成や共有で発生する、転記ミスや共有漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に見積書作成から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の誤入力や宛名間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定して、フローが起動するアプリを指定します。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された見積書を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいkintoneアプリのIDを正しく指定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形ファイルを使用します。見積書だけでなく、報告書や議事録など、任意のレイアウトの雛形を設定することで、用途に合わせた書類を作成できます。
- Discordにファイルを送信するアクションでは、通知したいチャンネルやメンション先を任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携してください。
kintoneのデータをメールで自動で送信・転送する
作成した見積書を、そのままメールで送付することも可能です。
ヒューマンエラーが発生しやすいメール業務を自動化することでミスの防止になり、対応スピードも上げられます。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してGmailで送付する
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■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、都度見積書を作成してメールで送付する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、宛名や金額、品目などの情報を手作業で転記するプロセスは、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の情報から見積書を自動で作成し、Gmailでの送付までをシームレスに自動化するため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、見積書作成と送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積書作成時の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 定型的な書類作成・送付業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報を基に見積書の作成からGmailでの送付までが自動化されるため、手作業での書類作成やメール作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、金額や宛名の間違いといった入力ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneのレコード画面からフローを起動できるように設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を用いて見積書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成した見積書テンプレートを指定します。このテンプレートを請求書や納品書、報告書などの雛形に変更することで、様々な書類作成に応用することが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文にkintoneから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として差し込むことで、送付先に応じた内容のメールを自動で作成できます。
■注意事項
- kintone、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneのデータで見積書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneで見積書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- レコード取得と見積書の発行、アップロードの設定
- フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を元に見積書を作成し、Dropboxに格納する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、入力ミスや格納漏れが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の作成からDropboxへの格納までを自動化し、担当者の負担を減らしながら正確な業務遂行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理している情報から、都度手作業で見積書を作成している方
- 見積書の作成から格納までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードを追加するだけで見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスやファイル名の付け間違い、格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 3.続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
- 4.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
- 5.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した見積書以外の雛形ファイルも使用でき、報告書や議事録など用途に合わせた書類を自動作成することが可能です。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に指定できます。また、kintoneから取得した受付番号や日付などをファイル名に自動で付与する設定も可能です。
■注意事項
- kintoneとDropboxとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
使用するアプリ（kintone、Google スプレッドシート、Dropbox）をマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。
先ずはkintoneを連携しましょう。
- アプリ一覧でkintoneを選択。
- 「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ入力。
クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。
詳細はこちらの記事をご参照ください。
- 入力を終えたら、「追加」をクリック。
- アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、kintoneが追加されていれば連携は完了です。
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
- アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていれば連携は完了です。
最後にDropboxを連携します。
- アプリ一覧でDropboxを選択。
- 任意の方法でDropboxにログイン。
「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
使用するアプリの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を元に見積書を作成し、Dropboxに格納する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、入力ミスや格納漏れが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の作成からDropboxへの格納までを自動化し、担当者の負担を減らしながら正確な業務遂行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理している情報から、都度手作業で見積書を作成している方
- 見積書の作成から格納までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードを追加するだけで見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスやファイル名の付け間違い、格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 3.続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
- 4.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
- 5.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した見積書以外の雛形ファイルも使用でき、報告書や議事録など用途に合わせた書類を自動作成することが可能です。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に指定できます。また、kintoneから取得した受付番号や日付などをファイル名に自動で付与する設定も可能です。
■注意事項
- kintoneとDropboxとYoomを連携してください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- kintoneの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 対象となるkintoneアプリの管理画面でWehbookを設定。
詳細はこちらの記事をご参照ください。
- テスト用に対象アプリでレコードを登録後、「テスト」をクリック。
※ テスト用に登録したレコード
「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に登録されたレコードのID情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ4：レコードの取得
次に、ステップ3で取得したレコードのID情報から、レコードの詳細情報を取得します。
- kintoneの「レコードを取得する」をクリック。
- データベースの連携の「アプリID」に、ステップ3で取得したアプリIDを設定。
入力欄クリック後、「取得した値」タブの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のメニューから、ステップ3で取得した値を選択できます。
- 「次へ」をクリック。
- 取得したいレコードの条件として「レコード番号」「=」「{{レコードID}}」を設定。
レコードIDはアプリIDと同様に入力欄から選択してください。
- 「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、「取得した値」に指定したレコードの詳細情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「レコードを取得する」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ5：書類の発行
ステップ4で取得したレコード情報を元に、Google スプレッドシートで書類を作成します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」をクリック。
- 「スプレッドシートのファイルID」に雛形となるスプレッドシートのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形スプレッドシートを選択します。
※ URL内の「/d/●●●●」となっている部分がファイルIDです。
※ 雛形スプレッドシートの作成につきましては、こちらの記事をご参照ください。
- 「格納先のGoogle DriveフォルダID」に発行するPDFの格納先となるGoogle DriveフォルダのIDを設定。
同じく入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
※ URL内の「/folders/●●●●」となっている部分がフォルダIDです。
- 「出力ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
各アクションで取得した値は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択可能です。
デフォルトは「{{会社名}}様_見積書」となっています。
- 「次へ」をクリック。
雛形スプレッドシートの置換対象（{}で囲われた文字列）を、ステップ4で取得した値に変換します。
デフォルトでは下図のようなスプレッドシートを想定しており、{請求金額}、{期限}、{関連プロジェクト名}、{品目}、{単価}が置換対象の文字列となっています。
置換対象の文字列を指定した雛形ドキュメントに合わせる場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。
※ 再取得した場合の例
- 各項目の「置換後の文字列」に任意の値を設定。
値は入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択できます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、指定したGoogle Driveフォルダにレコード情報で置換されたPDFファイルが作成され、「取得した値」に作成されたファイルのID情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「書類を発行する」にチェックマークがついていれば完了です。
ステップ6：Dropboxにファイルをアップロード
最後に、ステップ5で発行したPDFファイルをDropboxにアップロードします。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダのパス」にファイルをアップロードするDropboxのフォルダパスを設定。
- 「ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
ステップ5で発行したPDFファイルと同じ名称にする場合は、入力欄クリック時に表示される「取得した値」から選択することもできます。
- 「ファイルの添付方法」にはデフォルトで、ステップ5で発行した書類が設定されています。
- 「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにレコード情報で置換されたPDFファイルがアップロードされていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ Dropboxのフォルダ
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
kintoneを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定の手間をなくしたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
- 定型業務を自動化することで、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をきっかけに、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の入力や転記がなくなるため、日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコードの情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピック（件名）や説明文に、kintoneから取得した顧客名や案件名といった情報を動的に割り当てることが可能です。
- ミーティングの開始時刻や所要時間も、kintoneのフィールド情報を基に設定するか、あるいは固定の値を指定するかなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報やタスク、予定に基づき、Googleカレンダーへ手動で予定を登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。二重入力の手間をなくし、確実なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogleカレンダーを併用し、手作業での予定登録に課題を感じている方
- 顧客訪問や打ち合わせの予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を正確に行いたい方
- 営業活動やプロジェクト管理における、情報登録から予定作成までの流れを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの情報登録をトリガーに、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、レコードの追加だけでなく編集など、フローを起動させたいWebhookイベントを任意で設定してください。
- kintoneからレコードを取得する際に、アプリ内のどのレコード情報を取得するかをフィールド等を指定して設定します。
- Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、登録先のカレンダーや予定のタイトル、開始・終了日時などをkintoneから取得した情報をもとに任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは日付・日時の自動変換が行われます。ただし、kintoneから取得した日時情報の形式によっては、変換対象外となり日時変換のオペレーション追加が必要な場合がありますのでご注意ください。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了するたびに、kintoneへ顧客情報を手入力していませんか？重要な契約情報だからこそ、手作業による転記ミスや対応漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約者情報が自動でkintoneにレコードとして追加されるため、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消し、契約管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとkintoneを用いた契約管理で、手作業での情報転記に手間を感じている方
- ・契約締結後の迅速な顧客情報登録と、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- ・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業から管理までのプロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた情報入力の時間を短縮できます。
- ・手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、DocuSignとkintoneをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します。
- 4.最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneアプリへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・はじめに、ユーザー自身の利用環境に応じてDocuSignおよびkintoneのアカウントをYoomと正しく連携してください。
- ・kintoneの「レコードを追加する」オペレーションで、レコードを追加したいkintoneアプリを指定し、DocuSignから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを設定してください。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、kintoneのデータを活用した見積書の自動作成方法を紹介しました！格納済みのデータを自動的に活用できるようになれば、見積書以外の書類作成などにも活用しやすくなりそうですよね。
これにより、今まで以上に効率的に事務作業が進んでいくはずです。業務負担の軽減にもなりそうですよね！
また、今回のような自動化の導入は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
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無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
